Microsoft Delve hilft dabei, Dokumente und Informationen in Office 365 schneller zu finden. Denn mit Dateien in SharePoint, OneDrive und Teams wächst auch die Menge an Informationen, die uns im Arbeitsalltag zur Verfügung steht. Doch wie findet man genau die Inhalte wieder, die gerade relevant sind?
Genau hier setzt Microsoft Delve an. Delve hilft dabei, relevante Dokumente, Informationen und Personen innerhalb von Office 365 zu entdecken – ohne dafür jeden einzelnen Speicherort durchsuchen zu müssen.
Im Experteninterview sprechen wir mit Andreas Schlüter darüber, wie Microsoft Delve funktioniert, welche Möglichkeiten das Tool bietet und wie es die tägliche Zusammenarbeit in Office 365 unterstützen kann.
Was ist Microsoft Delve?
Microsoft Delve ist eine eigenständige Anwendung innerhalb von Office 365. Die Idee dahinter ist einfach: Statt selbst an verschiedenen Stellen nach relevanten Informationen zu suchen, bringt Delve Inhalte aus der Office-365-Umgebung an einer zentralen Stelle zusammen.
Dabei geht es nicht nur um die klassische Suche nach einem bestimmten Dateinamen. Microsoft Delve kann dabei helfen, Dokumente und Informationen zu entdecken, die für die eigene Arbeit gerade interessant sein könnten.
Das ist beispielsweise dann praktisch, wenn Dateien an unterschiedlichen Orten liegen – etwa in SharePoint, OneDrive oder innerhalb von Teams. Voraussetzung ist allerdings, dass die entsprechenden Informationen in der Cloud gespeichert sind.
Wie entscheidet Microsoft Delve, welche Inhalte relevant sind?
Im Hintergrund von Delve spielen die Verknüpfungen innerhalb von Office 365 eine wichtige Rolle. Dokumente, Personen und Aktivitäten stehen nicht isoliert nebeneinander, sondern sind miteinander verbunden.
Delve nutzt diese Zusammenhänge, um Informationen zu erkennen, die für den jeweiligen Nutzer interessant sein könnten. Dabei fließen beispielsweise die Zusammenarbeit an Dokumenten oder Verbindungen zu Kolleginnen und Kollegen ein.
Andreas Schlüter vergleicht das Prinzip im Interview mit Empfehlungen aus einem Onlineshop: Dort kennt man Hinweise wie „Kunden, die diesen Artikel angesehen haben, interessierten sich auch für …“. Ähnlich versucht Delve anhand des eigenen Arbeitskontexts relevante Inhalte sichtbar zu machen.
Gerade bei Teams, die nicht gemeinsam in einem Büro sitzen, kann das hilfreich sein. Denn so werden Zusammenhänge sichtbar, die man im klassischen Büro vielleicht über Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen mitbekommen hätte.
Was ist mit Berechtigungen und vertraulichen Dokumenten?
Eine wichtige Frage bei Microsoft Delve lautet natürlich: Kann ich dadurch plötzlich Dokumente sehen, auf die ich eigentlich keinen Zugriff haben sollte?
Die Antwort ist klar: Nein. Delve verändert keine bestehenden Berechtigungen. Nutzer sehen ausschließlich Inhalte, für die sie innerhalb der jeweiligen Office-365-Umgebung bereits eine entsprechende Berechtigung besitzen.
Das bedeutet gleichzeitig: Wird ein Dokument in Delve angezeigt, obwohl es dort aus Sicht des Unternehmens nicht auftauchen sollte, lohnt sich ein Blick auf die ursprünglichen Freigaben und Berechtigungen. Delve schafft keine neuen Zugriffsrechte, kann bestehende Freigaben aber deutlich sichtbarer machen.
Dokumente nicht nur über den Dateinamen finden
Ein weiterer Vorteil von Microsoft Delve ist die Suche. Statt sich ausschließlich auf Dateinamen zu verlassen, können über die Suche auch Inhalte innerhalb von Dokumenten gefunden werden.
Das kann im Arbeitsalltag einen großen Unterschied machen. Denn wer kennt es nicht: Man weiß noch ziemlich genau, was in einem Dokument stand – aber nicht mehr, wie die Datei eigentlich hieß oder wo sie gespeichert wurde.
Neben Dokumenten können über Delve außerdem Personen innerhalb des Unternehmens gefunden werden. Dadurch wird die Anwendung nicht nur zur Dokumentensuche, sondern auch zu einem Werkzeug, um Wissen und Ansprechpartner innerhalb der Organisation schneller zu entdecken.
Favoriten und Boards in Microsoft Delve
Was passiert, wenn Delve ein interessantes Dokument vorschlägt, das man später noch einmal benötigt?
Dafür bietet Microsoft Delve unter anderem Favoriten und Boards. Interessante Dokumente können als Favoriten gespeichert oder thematisch in Boards organisiert werden.
Besonders praktisch: Die Dateien müssen dafür nicht alle am gleichen Ort liegen. Ein Board kann beispielsweise relevante Inhalte aus unterschiedlichen SharePoint-Bereichen oder OneDrive zusammenführen.
So entsteht eine thematische Übersicht, ohne dass Dokumente kopiert, heruntergeladen oder an einen neuen Speicherort verschoben werden müssen.
Delve als zentrale Sicht auf Personen und Zusammenarbeit
Delve beschränkt sich nicht ausschließlich auf Dokumente. Auch Personen und deren Profile spielen eine wichtige Rolle.
Über die Personenansicht können beispielsweise Informationen zu Kolleginnen und Kollegen sowie Zusammenhänge innerhalb der Organisation sichtbar werden. So lässt sich schneller herausfinden, wer an bestimmten Themen arbeitet oder welche Personen im eigenen Arbeitsumfeld relevant sein könnten.
Damit unterstützt Delve einen wichtigen Gedanken des modernen Arbeitsplatzes: Wissen soll nicht ausschließlich in einzelnen Ordnern oder bei einzelnen Personen liegen, sondern innerhalb des Unternehmens leichter auffindbar sein.
Best Practices für die Arbeit mit Microsoft Delve
Im Interview gibt Andreas Schlüter außerdem einige praktische Tipps für die tägliche Arbeit mit Office 365 und Delve.
- Dokumenttitel sinnvoll pflegen: Aussagekräftige Titel helfen dabei, Inhalte später besser zu finden und einzuordnen.
- Dateinamen nicht unnötig überladen: Informationen müssen nicht zwangsläufig alle im Dateinamen untergebracht werden.
- Versionierung nutzen: SharePoint und OneDrive bieten eine automatische Versionierung. Dadurch ist es häufig nicht notwendig, zahlreiche Versionen derselben Datei separat abzuspeichern.
- Cloud-Speicher konsequent nutzen: Damit Inhalte über Delve auffindbar werden können, müssen sie innerhalb der entsprechenden Office-365-Dienste gespeichert sein.
- Berechtigungen im Blick behalten: Delve zeigt, was bereits freigegeben wurde. Deshalb sind sauber gepflegte Berechtigungen und Freigaben besonders wichtig.
Microsoft Delve im Experteninterview
Wie das Ganze konkret aussieht, zeigt Andreas Schlüter im Experteninterview. Neben den Grundlagen zu Microsoft Delve gibt es einen Einblick in die Anwendung sowie praktische Tipps für den Einsatz am modernen Arbeitsplatz.
Über den Experten:
Andreas Schlüter beschäftigt sich mit den Themen Business Transformation, Cloud Computing und Mobility Solutions. Als Freelancer unterstützt er kleine und größere Unternehmen bei der Implementierung von Office 365 beziehungsweise Microsoft 365. Dabei begleitet er Rollouts sowohl technisch und konzeptionell als auch auf Anwenderseite und zeigt Mitarbeitenden, wie sie die neuen Werkzeuge effizient in ihren Arbeitsalltag integrieren können.
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Fazit: Mit Microsoft Delve weniger suchen und schneller finden
Microsoft Delve zeigt, wie sich die große Menge an Informationen innerhalb von Microsoft 365 intelligenter nutzen lässt. Statt ausschließlich selbst wissen zu müssen, wo eine bestimmte Datei gespeichert wurde, rücken die Inhalte und deren Relevanz stärker in den Mittelpunkt.
Besonders spannend ist dabei die Verbindung aus Dokumentensuche, intelligenten Empfehlungen, Personen und bestehenden Berechtigungen. Richtig eingesetzt kann Microsoft Delve damit helfen, Informationen schneller zu finden und Zusammenhänge innerhalb der täglichen Zusammenarbeit besser sichtbar zu machen.
Und genau darum geht es am modernen Arbeitsplatz schließlich: nicht möglichst viele Informationen zu haben – sondern im richtigen Moment die richtigen Informationen zu finden.
