Lernplattform mit SharePoint und Teams selbst bauen: Lernen dort, wo gearbeitet wird

Modern Work · Microsoft 365 · Adoption

Eine Lernplattform mit SharePoint und Teams brauchst du nicht teuer einzukaufen: Die Bausteine stecken bereits in Microsoft 365. Verstreute PDFs, endlose Mail-Ketten, eine externe Plattform, deren Passwort niemand mehr kennt: So sieht betriebliches Lernen in vielen Unternehmen aus. Dabei reicht ein Wissens-Hub in SharePoint plus Teams als Einstieg, ganz ohne zusätzliche Lizenzen.

Die meisten Unternehmen haben Microsoft 365 längst im Einsatz. Trotzdem findet Lernen oft an ganz anderen Orten statt: auf einem Fileserver, in einem separaten Learning-Management-System mit eigenem Login oder gar nicht. Das Ergebnis kennst du vielleicht: Inhalte sind da, aber sie werden nicht gefunden, nicht genutzt und gehen im Arbeitsalltag unter.

In unserem Webinar hat Lena Bentz aus dem Customer-Success-Team der 365 Akademie gezeigt, wie sich das ändern lässt. Der Kern ihres Ansatzes ist einfach: Lernen muss dort stattfinden, wo gearbeitet wird. Und das ist in den meisten Unternehmen Microsoft Teams. Dieser Beitrag fasst den Bauplan zusammen.

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Warum eine Lernplattform ohne SharePoint und Teams oft scheitert

Wenn Lerninhalte verstreut liegen, entstehen viele Einstiegspunkte, unterschiedliche Logins und Funktionen, in die man sich erst einarbeiten muss. Mitarbeitende müssen sich merken, welcher Inhalt an welchem Ort liegt. Genau das führt dazu, dass viele gar nicht erst anfangen.

Lernen geht im Arbeitsalltag also nicht unter, weil niemand lernen will, sondern weil es zu kompliziert, zu umständlich oder zu aufwendig ist. Die Lösung liegt deshalb nicht in noch mehr Inhalten, sondern in einem zentralen Ort, der ohne Umwege erreichbar ist.

SharePoint als Wissens-Hub: die Bausteine

Technisch steckt hinter der Lernplattform eine SharePoint Communication Site. Viele kennen SharePoint nur als Ablageort für Dateien. Tatsächlich lassen sich mit Communication Sites und ihren Unterseiten attraktive, strukturierte Informationsumgebungen aufbauen. Die einzelnen Seiten werden über ein Baukastensystem aus Webparts gestaltet: Texte, Grafiken, eingebundene Videos und dynamische Inhalte.

Zwei Elemente bilden das Rückgrat:

Die Startseite entscheidet über die Nutzung

Auf der Startseite gilt: möglichst übersichtlich, möglichst wenig Klicks. Ein kurzer Erklärungstext zur Orientierung, optional ein Erklärvideo zur ganzen Plattform, ein dynamischer Banner mit den neuesten News und Tipps sowie klare Absprungpunkte zu den wichtigsten Inhalten. Die zentralen Punkte gehören zusätzlich in die Navigation, damit man sie praktisch nicht verfehlen kann.

Je länger der Weg und je mehr Klicks, desto mehr Personen gehen unterwegs verloren. Ebenfalls auf die Startseite gehört der Bereich Hilfe und Unterstützung: ein Feedback-Formular, ein Link zum Austausch und konkrete Ansprechpartner oder ein direkter Draht zum Helpdesk.

Content-Mix in SharePoint: Formate für verschiedene Lernbedarfe

Unterschiedliche Menschen lernen unterschiedlich. Deshalb kombinierst du Formate, statt nur auf eines zu setzen:

Ein Beispiel aus dem Webinar war ein Lernpfad für Teams-Besitzerinnen und -Besitzer, eine Art Leitfaden, den alle einmal durcharbeiten. Am Ende steht ein eingebundenes Forms-Formular, eine Art Teams-Führerschein. Die Daten aus der SharePoint-Anmeldung werden automatisch übernommen, sodass niemand seinen Namen erneut eintippen muss. Das ausgefüllte Formular lässt sich per Automatisierung direkt an die zuständige Abteilung weiterleiten, etwa zur Vergabe der Berechtigung.

Teams als Einstieg: die Lernplattform direkt einbinden

Inhalte allein reichen nicht. Sie müssen gefunden und genutzt werden. Dafür sorgt zum einen die Einbindung in Teams, zum anderen eine kontinuierliche Kommunikation.

Die SharePoint-Seite als Teams-Registerkarte

Die Lernplattform lässt sich direkt als Registerkarte in einem Team einbinden. So bleiben Mitarbeitende in ihrer gewohnten Umgebung und sehen Startseite, neue Videos oder den Prompt der Woche, ohne extra zu SharePoint zu wechseln. Über die App-Optionen SharePoint und SharePoint-Seiten wird die Seite per Link eingefügt. Liegt die Seite hinter dem Team, schlägt Teams sie sogar automatisch vor. Wichtig: Inhalte aktualisieren sich automatisch, sobald du sie in SharePoint änderst. Du verwaltest also nur eine Quelle, keine Versionschaos.

Kampagnen statt Einmal-Kommunikation

Damit die Plattform im Gedächtnis bleibt, hilft ein fester Rhythmus. Ein bewährtes Muster ist die monatliche Themenkampagne: Ein Monat steht zum Beispiel unter dem Thema Aufgabenverwaltung oder Dateimanagement, und alle Kommunikationsmaßnahmen richten sich danach aus. Zum Start gibt es einen Newsletter mit dem passenden Lernpfad und aktuellen Neuigkeiten, wöchentlich folgt ein Tipp oder Prompt zum Thema. Über welchen Kanal das läuft, hängt vom Unternehmen ab: Teams, SharePoint-News, Viva Connections oder klassisch per Mail.

Automatisierung mit Power Automate

Wem das manuelle Posten zu aufwendig ist, der automatisiert. Im Webinar wurde ein Flow gezeigt, der neue Videos automatisch als Karte in einem Teams-Kanal ankündigt. Die Mechanik ist schlank: In der Videobibliothek gibt es eine zusätzliche Spalte für ein Post-Datum. Der Flow prüft täglich, welche Videos das aktuelle Datum tragen, und postet dann die passende Ankündigungskarte inklusive Link. Gestaltung und Logik der Karte lassen sich frei anpassen.

Kultur vor Technik: ohne Betreuung keine lebendige Plattform

Eine Lernplattform ist kein Projekt, das mit dem Go-live abgeschlossen ist. Sie ist ein Prozess. Gerade bei Microsoft 365 ändert sich ständig etwas, also muss regelmäßig aktualisiert werden. Das braucht klare Verantwortlichkeiten und kontinuierliche Betreuung.

Drei Hebel fördern die Lernkultur:

Deine Roadmap: in sieben Schritten zur eigenen Lernplattform

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Häufige Fragen zur Lernplattform mit SharePoint und Teams

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Fazit

Eine Lernplattform muss kein teures Zusatzsystem sein. Mit SharePoint als Wissens-Hub, Teams als Einstiegspunkt und einer Prise Automatisierung über Power Automate baust du eine zentrale Lernumgebung aus Bordmitteln, die deine Mitarbeitenden dort abholt, wo sie ohnehin arbeiten. Entscheidend ist am Ende weniger die Technik als die Betreuung: klare Verantwortlichkeiten, kontinuierliche Kommunikation und Multiplikatoren, die das Lernen vorleben. Genau dann wird aus einer Plattform eine echte Self-Service-Lernkultur.

Du willst nicht bei der Technik stehen bleiben, sondern eine Lernplattform mit SharePoint und Teams, die tatsächlich genutzt wird? Dann wirf einen Blick darauf, wie wir Unternehmen bei der nachhaltigen Adoption begleiten.