Success Story · Microsoft 365 Adoption · Lernbegleitung
Microsoft 365 Adoption ist kein Tool-Problem, sondern eine Frage der Nutzung im Alltag. Bei KWS SAAT war Microsoft 365 technisch längst da, doch viele Mitarbeitende arbeiteten weiter wie bisher. Diese Success Story zeigt, wie ein global verteiltes Unternehmen mit 5.500 Mitarbeitenden und einer schlanken IT es geschafft hat, dass die Tools wirklich genutzt werden, statt nur lizenziert zu sein.
Viele Unternehmen kennen die Situation: Microsoft 365 ist ausgerollt, die Lizenzen laufen, die Apps sind verfügbar. Trotzdem arbeiten die Leute weiter wie vorher. Genau an diesem Punkt stand auch KWS SAAT. Was folgte, war kein weiteres Schulungsprogramm, sondern der Aufbau eines kontinuierlichen Befähigungs-Systems gemeinsam mit der 365 Akademie.
Im Gespräch geben zwei Verantwortliche Einblick: Matthias Helmke, Leiter des Expert Hub für Servicemanagement, Infrastruktur und Security, und York Thielebeule, Global IT, verantwortlich für SharePoint, Teams und OneDrive bei der KWS SAAT SE & Co. KGaA.
5.500
Mitarbeitende
Weltweit verteilt, mit einer schlanken Global IT und ohne eigene IT-Marketing-Abteilung. Microsoft 365 ist voll im Einsatz, Copilot wird stark nachgefragt.
30.000+
Views / Jahr
Weltweit
verteilt
Schlanke IT
ohne Marketing
M365 &
Copilot
Die Ausgangslage: alles da, aber nicht genutzt
KWS war von einer klassischen On-Premises-Welt zu einem neuen Enterprise Agreement mit Microsoft gewechselt und hatte Microsoft 365 Welle für Welle ausgerollt. Technisch lief alles. Die stille Annahme dahinter: Die Leute wissen schon, wie die Tools funktionieren.
Die Realität sah anders aus. Anwender:innen blieben in alten Mustern: Dateianhänge wanderten weiter per Mail durch die Organisation, die Versionierung in Word, Excel und PowerPoint war unbekannt, ganze Apps wurden gar nicht oder völlig anders als vorgesehen genutzt. Freigeschaltete Funktionen blieben liegen, weil niemand wusste, dass es sie gibt. Parallel lief noch die alte Fileserver-Struktur, die Schritt für Schritt zugunsten von Teams und SharePoint abgelöst wurde. Doch ohne Begleitung verstanden viele Mitarbeitende den Wechsel schlicht nicht.
Drei Wege, die bei KWS nicht funktioniert haben
Bevor das heutige System stand, hatte KWS andere Ansätze ausprobiert. Drei davon haben sich als untauglich erwiesen, und sie tauchen in fast jedem Unternehmen auf, das Microsoft 365 Adoption ernst nimmt.
01
Nur PDFs.
Anleitungen als PDF in einem internen Channel. Die Bereitschaft, während der Arbeitszeit eine PDF zu lesen, lag praktisch bei null.
Wird nicht gelesen
02
Lange Schulungen.
Präsenztrainings binden tagelang, sind teuer und bei 5.500 Mitarbeitenden weltweit kaum skalierbar. Der Inhalt ist nach einer Woche verflogen.
Zu teuer, zu selten
03
Einfach einschalten.
Die Annahme, dass Anwender Tools schon verstehen, sobald sie freigeschaltet sind. Ohne Begleitung passiert genau das nicht.
Funktioniert nie
Die eigentliche Herausforderung: Befähigung mit einer schlanken IT
Die Belegschaft bei KWS ist gemischt: langjährige Kolleg:innen, junge Mitarbeitende aus der YouTube-Generation, Fachbereiche mit sehr unterschiedlicher Affinität zu Microsoft 365. Was sie eint: Niemand hat im Tagesgeschäft Zeit, sich tagelang in Trainings zu setzen, und die Geschwindigkeit, mit der Microsoft neue Funktionen liefert, holt kein normaler Anwender allein ein. Dazu kam die strukturelle Lücke, die viele Mittelständler kennen: eine schlanke Global IT, aber keine interne Marketing- oder Schulungsabteilung, die Mitarbeitende kontinuierlich befähigt.
„Wir sind eine ganz kleine Mannschaft: IT-Security, Infrastruktur, Servicemanagement, M365-Apps. Ihr seid für uns eine verlängerte Werkbank."
Matthias HelmkeLeiter Expert Hub Servicemanagement, Infrastruktur und Security, KWS SAAT
Die Lösung: ein IT-Channel als One-Stop-Shop
Statt einzelner Schulungen baute KWS gemeinsam mit der 365 Akademie eine SharePoint-basierte Lernplattform auf, intern „IT-Channel" genannt. Dort laufen alle Inhalte zusammen, durchsuchbar, mit Metadaten strukturiert und gezielt auf einzelnen Seiten ausgespielt. Ein kleiner Bot erlaubt die Suche in freier Sprache: „Ich möchte Externe zu einem Teams-Meeting einladen", und schon kommen die passenden Lernvideos. Das Entscheidende ist der Mix der Formate, alle so kurz, dass sie in den Arbeitsalltag passen.
FORMAT 1
Videonuggets
Kurze Lernvideos, maßgeschneidert auf das KWS-Portfolio, einfach im Alltag zu konsumieren.
FORMAT 2
Live-Sessions
20 Minuten, in einer Zeitzone für rund 80 % der weltweiten Belegschaft, ohne den Arbeitstag zu sprengen.
FORMAT 3
Prompt-Yoga
Eine Beispiel-Prompt-Sammlung pro Woche in der Teams-Community, die das KI-Denken der Anwender fördert.
FORMAT 4
Lernpfade & News
Strukturiertes Lernen zu Apps und Themen wie KI, inklusive Quiz und Gamification-Elementen.
Wichtig war KWS die Kontrolle über die Inhalte. Ein Doppelcheck-Workflow benachrichtigt das Team bei neuen Videos. Wenn ein Microsoft-Standardprozess intern anders läuft, etwa beim Passwort-Wechsel, wird das Video per Berechtigung gesperrt und nicht veröffentlicht. So sieht niemand etwas, das im eigenen Tenant gar nicht funktioniert.
„Die Mitarbeitenden können selbst entscheiden, wann sie sich weiterbilden möchten, auch am Wochenende. Diese Flexibilität ist für mich Platz eins."
York ThielebeuleGlobal IT (SharePoint, Teams, OneDrive), KWS SAAT
Die wichtigste Lektion: internes Marketing
Eine Lernplattform aufzubauen reicht nicht. Das war das zentrale Learning bei KWS. Eine SharePoint-Seite zu bauen und zu hoffen, dass jemand kommt, funktioniert nicht. Vier Hebel haben den Unterschied gemacht.
Thomas Maier bringt das Prinzip gern auf den Punkt: Niemand ist überrascht, dass es beim Elektromarkt einen Laptop oder beim Discounter Gurken gibt. Trotzdem wird informiert. Genauso funktioniert internes Marketing: immer wieder erinnern, immer wieder zeigen, was es gibt.
Ein Moment aus der Praxis
Bei einer Reorganisation mussten Inhalte in Teams verschoben werden. Plötzlich kam aus einem Fachbereich die Frage: „Kannst du mir mal etwas über Metadaten erzählen?" Nicht über Ordner. Über Metadaten. In diesem Moment war klar: Die Tipps und Tricks aus dem IT-Channel kommen an. Aus „Wie geht das?" sind gezielte Fragen geworden, etwa ob für einen Anwendungsfall eine SharePoint Communication Site nicht besser passt als ein Team.
Dieser Mechanismus ist das eigentliche Ergebnis. York Thielebeule nennt einen Effekt, der zunächst paradox klingt: Microsoft-Tools sind oft zu einfach. Forms, Whiteboard, Loop, Lists, alles in der E3- oder E5-Lizenz enthalten, aber niemand sucht danach, wenn er nicht weiß, dass es existiert. Die Lernbegleitung löst genau diese unbewusste Inkompetenz auf. Erst wenn der Funke „Es gibt so etwas wie Forms" gesetzt ist, kann jemand danach fragen und sich vertiefen.
Die Ergebnisse
30.000+
Views auf den IT-Channel pro Jahr
Warteliste
für Copilot-Lizenzen, weil die Nachfrage so hoch ist
20 Min.
pro Live-Session, mitten im Arbeitsalltag
Die spürbarste Veränderung zeigt sich im Arbeitsalltag, nicht nur in Dashboards. Es kommen weniger Dateianhänge, es wird mehr über Teams kollaboriert, SharePoint und OneDrive werden besser genutzt. Bei Reorganisationen kommen Mitarbeitende mit verschobenen Strukturen klar. Vieles ist in den Köpfen angekommen und trägt Früchte.
Auch der IT-Support profitiert: Wiederkehrende Fragen müssen nicht mehr getippt beantwortet werden, der Support verweist auf den passenden Artikel oder das Video im IT-Channel. Das ist schneller und gleichzeitig Werbung für den Channel. Und weil die Inhalte über die Microsoft-Suche auffindbar sind, sind sie nah am Arbeitsplatz, ohne separates Lernsystem mit eigenen Zugangsdaten.
Der Business Case
Die Rechnung ist für KWS eindeutig. 5.500 Mitarbeitende ließen sich kostentechnisch gar nicht alle auf vollumfängliche M365-Präsenzschulungen schicken: Reisekosten, Übernachtung von Südniedersachsen nach Frankfurt, Hannover oder Hamburg, Schulungsgebühren, dazu zwei Tage aus dem Tagesgeschäft. Und nach einem halben Jahr ist das Wissen durch Updates schon teilweise veraltet. Die Lernbegleitung erreicht stattdessen jeden Einzelnen in einem überschaubaren Kostenrahmen, kontinuierlich und immer aktuell.
„Ihr liefert uns das Mittel, effektiv und schnell Content zu unseren Anwendern zu bringen. Das zeichnet unsere Zusammenarbeit aus."
Matthias HelmkeLeiter Expert Hub Servicemanagement, Infrastruktur und Security, KWS SAAT
Blick nach vorn
Der Fokus liegt klar auf Automatisierung und KI: Power Platform, Copilot, Copilot Agents. Der Vorstand pusht das Ziel, im täglichen Job effektiver zu werden, über die gesamte Firmengruppe. Gemeinsam mit der 365 Akademie geht es darum, Anwender ins Denken zu bringen, damit sie selbst erkennen, wo Copilot ihnen im Alltag hilft. Das Leitmotiv dahinter ist denkbar einfach: Stillstand ist Rückschritt, gerade im Microsoft-365-Umfeld, wo Wissen kontinuierlich entwertet wird, sobald sich Produkte verändern.
Fazit: Microsoft 365 Adoption ist ein System, kein Projekt
Gelungene Microsoft 365 Adoption ist keine Frage des Ausrollens, sondern der dauerhaften Befähigung. KWS SAAT zeigt, wie eine schlanke IT ohne eigene Marketing-Abteilung das schafft: mit kurzen, alltagsnahen Inhalten an einem zentralen Ort, mit konsequentem internem Marketing und mit einem Partner, der monatlich aktuellen, passgenauen Content liefert. Das Ergebnis ist nicht eine geschulte Belegschaft zu einem Stichtag, sondern eine, die sich kontinuierlich selbst weiterentwickelt.
Dein nächster Schritt
Microsoft 365 ist bei euch da, aber die Nutzung bleibt zurück? So sieht der Weg zu echter Adoption aus.
Erlebe die Lerninhalte und die Plattform unverbindlich selbst.
So läuft die Zusammenarbeit ab
In vier Schritten von der Themenplanung bis zur laufenden Begleitung.
Häufige Fragen zu Microsoft 365 Adoption
Was bedeutet Microsoft 365 Adoption?
Microsoft 365 Adoption beschreibt, in welchem Maß Mitarbeitende die vorhandenen Microsoft-365-Funktionen tatsächlich im Arbeitsalltag nutzen, statt sie nur lizenziert zu haben. Erfolgreiche Adoption bedeutet messbare Nutzung, produktivere Zusammenarbeit und ROI aus bestehenden Lizenzen, nicht ein einmaliger Rollout oder eine einzelne Schulung.
Warum reichten klassische Schulungen bei KWS nicht aus?
Lange Präsenztrainings binden Mitarbeitende tagelang, verursachen Reise- und Übernachtungskosten und sind bei 5.500 Personen weltweit kaum skalierbar. Vor allem aber ist das Wissen durch laufende Microsoft-365-Updates schnell veraltet. KWS setzt deshalb auf kontinuierliche, kurze Lerneinheiten statt einmaliger Schulungen.
Was ist der IT-Channel?
Der IT-Channel ist eine SharePoint-basierte Lernplattform von KWS, in der alle Inhalte der 365 Akademie zusammenlaufen: Videonuggets, Tipps und Tricks, Live-Sessions, News-Artikel und Lernpfade. Er ist über die Microsoft-Suche auffindbar und damit nah am Arbeitsplatz, ohne ein separates Lernsystem mit eigenen Zugangsdaten.
Wie gelingt Microsoft 365 Adoption ohne eigene IT-Marketing-Abteilung?
Über einen zentralen, durchsuchbaren Lernort direkt in der M365-Umgebung, kurze Lernvideos und Live-Sessions im Arbeitsfluss sowie konsequentes internes Marketing. Einen Großteil davon, von den Inhalten bis zu den Kommunikationsformaten, kann ein externer Partner als verlängerte Werkbank übernehmen. Das Beispiel KWS SAAT mit rund 5.500 Mitarbeitenden zeigt, dass das auch im Mittelstand funktioniert.
Was bedeutet „verlängerte Werkbank" in diesem Kontext?
Viele Mittelständler haben eine schlanke IT, aber keine eigene Abteilung für internes IT-Marketing und Mitarbeiterbefähigung. Die 365 Akademie übernimmt genau diese Funktion: Sie liefert kontinuierlich aktuellen, passgenauen Content, den die IT sonst selbst produzieren müsste.
Wie misst KWS den Erfolg der Lernbegleitung?
Quantitativ über Views, Verweildauer und Abspielraten im IT-Channel sowie über die Adoption-Daten im Microsoft-365-Umfeld. Qualitativ über das veränderte Verhalten im Alltag: weniger Dateianhänge, mehr Teams-Kollaboration und deutlich gezieltere Fragen aus den Fachbereichen.
Autor
Thomas Maier
Gründer der 365 Akademie, Microsoft MVP & MCT