Copilot Use Cases: 12 Praxisbeispiele und wie du Begeisterung bei deinen Mitarbeitenden weckst

Wie auch dein Unternehmen von einer optimalen Implementierung von Microsoft 365 und Copilot profitieren kann

Im modernen Arbeitsplatz ist der effektive Einsatz von Technologien wie Microsoft 365 und KI-gestützten Tools wie Microsoft Copilot mittlerweile für den Erfolg deines Unternehmens entscheidend, da dieses praktische Tool deine Mitarbeitenden produktiver machen kann. Doch es ist wichtig, dass du deinen M365-Nutzenden realistische Erwartungen vermittelst. Häufig werden unterhaltsame, aber wenig relevante Beispiele gewählt – wie fliegende Hunde im Superman-Kostüm oder ein Papst in einer Superjacke. Solche Beispiele sind zwar lustig, verdeutlichen jedoch nicht den praktischen Nutzen von Copilot im Arbeitsalltag deiner User:innen.

In unserem Webinar „Copilot Showcase – Begeisterung wecken mit den besten Use-Cases“ haben wir den Teilnehmenden wertvolle Einblicke in die Akzeptanz und Herausforderungen bei der Nutzung von Copilot gegeben. Ergänzt wurden diese Informationen durch praxisnahe Use-Cases sowie durch Einblicke in die Copilot-Site unseres Kunden KWS Group, vorgestellt von York Thielebeule.

Wissen, was möglich ist: Unbewusste Inkompetenz

Ein zentrales Thema zum Einstieg war das Konzept der unbewussten Inkompetenz im Webinar. Viele deiner Mitarbeitenden sind sich vermutlich nicht bewusst, welche Möglichkeiten und Funktionen Microsoft 365 und Copilot bieten. Diese unbewusste Inkompetenz kann dazu führen, dass wertvolle Tools und Funktionen ungenutzt bleiben, was letztlich die Effizienz und Produktivität des Unternehmens beeinträchtigt.

Akzeptanz und Herausforderungen bei der Nutzung von Copilot: Hürden überwinden für nachhaltigen Erfolg

Die Einführung von Copilot bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für viele Unternehmen mit sich. Während viele deiner Mitarbeitenden begeistert von den neuen, modernen Möglichkeiten sind, die KI-gestützte Unterstützung bieten, gibt es auch Bedenken hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und des Verständnisses der Technologie.

• • Widerstand gegen Veränderungen: Einige deiner Mitarbeitenden könnten skeptisch gegenüber neuen Technologien sein oder Angst haben ihre gewohnten Arbeitsweisen aufzugeben.
  • Unzureichendes Wissen über Funktionen: Ohne ausreichende Wissensvermittlung wissen viele Nutzer nicht welche Funktionen Copilot bietet oder wie sie diese effektiv nutzen können.
  • Governance-Bedenken: Fragen zur Datensicherheit und Compliance können ebenfalls Bedenken hervorrufen.

Copilot weiß was in Microsoft 365 los ist (aber nicht alles)

Akzeptanz fördern

Um diese Herausforderung zu meistern, ist es für dein Unternehmen sinnvoll, eine Kultur des Lernens und der Offenheit zu fördern. Die 365 Akademie setzt genau hier an: Durch gezielte Schulungen und Kampagnen werden deine Mitarbeitenden nicht nur über die grundlegenden Funktionen von Microsoft 365 informiert, sondern kontinuierlich begleitet und zum Modern Workplace befähigt.

Durch kontinuierliche Lernbegleitung und Adoption- und Change Management schaffen wir ein Umfeld, in dem deine Mitarbeitenden ermutigt werden, neue Technologien aktiv zu nutzen und deren Potenzial voll auszuschöpfen. So wird aus unbewusster Inkompetenz schrittweise bewusste Kompetenz – ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation im Unternehmen.

Use-Cases aus dem Webinar: Praktische Anwendungen für den Arbeitsalltag

Im Webinar wurden mehrere praxisnahe Use-Cases vorgestellt, die verdeutlichen, wie Copilot konkret im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann:

• • Effiziente Dokumentenerstellung: Ein Beispiel war die Verwendung von Copilot zur automatisierten Erstellung von Berichten aus Rohdaten in Excel. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch menschliche Fehler.
  • Intelligente E-Mail-Antworten: Ein weiterer Use-Case zeigte auf, wie Copilot Vorschläge für E-Mail-Antworten generieren kann. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, schneller auf Anfragen zu reagieren und ihre Kommunikation effizienter zu gestalten.
  • Übersetzungen in Teams: Das Webinar beleuchtete auch die Funktionalität von Übersetzungen innerhalb von Microsoft Teams. Dies ist besonders nützlich für internationale Teams oder Projekte mit Beteiligten aus verschiedenen Sprachräumen.

Diese Use-Cases verdeutlichen nicht nur die Vielseitigkeit von Copilot, sondern auch dessen Potenzial zur Steigerung der Effizienz und Produktivität im Unternehmen.

Copilot Use Cases nach Abteilung: 12 Beispiele aus dem Arbeitsalltag

Die Use Cases aus dem Webinar sind ein guter Einstieg. Den größten Nutzen bringt Copilot aber dort, wo er zu den Aufgaben einer Abteilung passt. Hier findest du 12 Copilot Use Cases, die in Unternehmen immer wieder auftauchen. Zu jedem gibt es einen Beispiel-Prompt, den deine Mitarbeitenden direkt ausprobieren können.

Vertrieb

• Gesprächsvorbereitung: Copilot fasst E-Mails, Chats, Besprechungen und Dokumente zu einem Kunden zusammen. So startet jeder Termin mit dem aktuellen Stand statt mit langer Suche im Postfach.
  Beispiel-Prompt: „Fasse meine letzten E-Mails, Chats und Besprechungen mit [Kunde] zusammen und liste offene Punkte auf.“
• Angebote schneller erstellen: In Word erstellt Copilot aus einer bestehenden Vorlage und deinen Gesprächsnotizen einen ersten Angebotsentwurf, den du nur noch anpasst.
  Beispiel-Prompt: „Erstelle auf Basis von /Angebotsvorlage und /Gesprächsnotizen einen Angebotsentwurf für [Kunde].“

Marketing

• Inhalte in mehrere Formate bringen: Aus einem Blogbeitrag oder Whitepaper entstehen mit Copilot Entwürfe für LinkedIn, Newsletter und Website. Die Kernaussagen bleiben gleich, der Ton passt zum Kanal.
  Beispiel-Prompt: „Erstelle aus /Blogbeitrag drei kurze LinkedIn-Posts mit unterschiedlichem Einstieg.“
• Kampagnen auswerten: Copilot in Excel findet Trends in Kampagnendaten und erstellt passende Diagramme, ohne dass du Formeln bauen musst.
  Beispiel-Prompt: „Welche Kampagne hatte im letzten Quartal die niedrigsten Kosten pro Lead? Zeige das Ergebnis als Diagramm.“

Personal (HR)

• Stellenanzeigen und Onboarding-Material: Copilot erstellt aus einer Rollenbeschreibung eine Stellenanzeige oder aus internen Richtlinien einen Onboarding-Leitfaden für neue Mitarbeitende.
  Beispiel-Prompt: „Erstelle aus /Rollenbeschreibung eine Stellenanzeige mit Aufgaben, Profil und Benefits.“
• Befragungen auswerten: Freitextantworten aus einer Mitarbeiterbefragung fasst Copilot zu Themen zusammen und zeigt, was besonders oft genannt wurde.
  Beispiel-Prompt: „Fasse die Freitextantworten in dieser Tabelle zu den fünf häufigsten Themen zusammen.“

Controlling und Finanzen

• Abweichungen analysieren: Copilot in Excel zeigt, wo Ist-Werte vom Plan abweichen, und schlägt Formeln für die Auswertung vor.
  Beispiel-Prompt: „Welche Kostenstellen weichen im dritten Quartal um mehr als 10 % vom Plan ab? Erstelle eine Übersicht.“
• Management-Summary erstellen: Aus einem ausführlichen Bericht in Word erstellt Copilot in PowerPoint eine kurze Präsentation für die Geschäftsführung.
  Beispiel-Prompt: „Erstelle aus /Quartalsbericht eine Präsentation mit fünf Folien für die Geschäftsführung.“

Einkauf

• Angebote vergleichen: Mehrere Lieferantenangebote stellt Copilot in einer Tabelle gegenüber. Was früher Stunden gedauert hat, ist in wenigen Minuten vorbereitet.
  Beispiel-Prompt: „Vergleiche /Angebot A, /Angebot B und /Angebot C nach Preis, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen in einer Tabelle.“
• Verträge durchsuchen: Copilot zieht Laufzeiten, Kündigungsfristen und Preisanpassungsklauseln aus Verträgen heraus. Die Prüfung durch Fachleute ersetzt das nicht, spart aber viel Suchzeit.
  Beispiel-Prompt: „Welche Laufzeit und Kündigungsfrist hat /Rahmenvertrag? Nenne die Fundstellen.“

Führungskräfte und Teamleitungen

• Besprechungen nachholen: Copilot in Teams fasst Besprechungen zusammen, auch wenn du nicht dabei warst. Du siehst Entscheidungen, offene Fragen und deine Aufgaben auf einen Blick.
  Beispiel-Prompt: „Welche Entscheidungen wurden in dieser Besprechung getroffen und welche Aufgaben sind mir zugeordnet?“
• Postfach priorisieren: Copilot in Outlook fasst lange E-Mail-Verläufe zusammen und schreibt Antwortentwürfe, die du vor dem Senden prüfst.
  Beispiel-Prompt: „Fasse diesen E-Mail-Verlauf in drei Sätzen zusammen und schlage eine kurze Antwort vor.“

Wichtig: Jede Antwort von Copilot ist ein Entwurf. Deine Mitarbeitenden sollten Ergebnisse immer prüfen, bevor sie weitergegeben werden. Mehr Beispiele für einzelne Fachbereiche findest du in unseren Beiträgen zu Use Cases der HR-Abteilung, Use Cases im Vertrieb und abteilungsspezifischen Use Cases in Microsoft 365.

Copilot Use Case Workshop: So findet ihr die Anwendungsfälle, die wirklich passen

Die besten Copilot Use Cases stehen selten in einer Liste aus dem Internet. Sie stecken in den Abläufen deiner Fachbereiche. Deshalb setzen wir bei der Copilot-Einführung auf das Use-Case-Shopping. In diesem halbtägigen Workshop klären Mitarbeitende aus verschiedenen Fachbereichen gemeinsam, wo KI ihnen im Arbeitsalltag hilft. Erst danach geht es um die Frage, welches Tool das löst.

Du willst die passenden Copilot Use Cases für dein Unternehmen finden? Buche einen Termin mit unserem M365-Learning-Spezialisten.

Was unsere Webinar-Teilnehmer sagen: Einblicke und Feedback

Wenn du unser Webinar verpasst hast, bieten dir die folgenden Erkenntnisse einen Überblick darüber, wie die Teilnehmer:innen Microsoft Copilot nutzen und welche Vorteile sie daraus ziehen.

Welche Use-Cases sind in Copilot am beliebtesten?

Die Beliebtheit spezifischer Use-Cases wie „Zusammenfassen“, „Meetingzusammenfassung“ und „Excel Tabellen Formeln“ zeigt deutlich, dass Copilot vor allem bei Aufgaben glänzt, die Routinearbeit erleichtern und strukturierte Daten verarbeiten. Dies unterstreicht seine Fähigkeit sowohl administrative als auch kreative Aufgaben zu unterstützen – was seine Vielseitigkeit und Nützlichkeit in verschiedenen Kontexten hervorhebt.

Erspart euch Copilot Zeit im Arbeitsalltag?

Eine klare Mehrheit der Nutzer (96%) erkennt den Mehrwert von Copilot an; 38% stellen sogar eine signifikante Zeitersparnis von bis zu einer Stunde oder mehr am Tag fest. Die hohe Zustimmung zeigt, dass Copilot als unterstützendes Tool im Arbeitsalltag wahrgenommen wird – auch wenn es nicht immer direkt messbare Zeiteinsparungen bringt.

Wie war das Feedback bislang zu Copilot von deinen Anwendenden?

Die Mehrheit unserer Webinar-Teilnehmenden (79%) der Nutzer ist von Copilot überzeugt und möchte es weiter nutzen; dies weist auf eine hohe Zufriedenheit und Akzeptanz hin. Diese positive Resonanz zeigt zudem, dass Copilot die Erwartungen der Nutzer erfüllt und als wertvolle Unterstützung im Arbeitsalltag angesehen wird – während der Anteil jener ohne Nutzen relativ gering bleibt.

Unser ganzheitlicher Ansatz zur User-Adoption

Die 365 Akademie bietet eine umfassende Lösung zur Unterstützung der User Adoption durch gezielte Lernkampagnen im Rahmen des Learning-as-a-Service für deine M365 New Work Enablements. Diese umfassen:

1. 1. Lernkampagnen: Du musst dich nicht um die Schaffung von Bewusstsein für neue Funktionen kümmern – das übernehmen wir für dich. Durch gezielte Kampagnen bringen wir deinen Mitarbeitenden die neuesten Features näher. Beispielsweise haben wir im Webinar gezeigt, wie sie durch effektive Übersetzungen in Teams in mehreren Sprachen kommunizieren können. So stellen wir sicher, dass deine Teams die besten Tools nutzen, ohne dass du dich mit der Einführung auseinandersetzen musst.
   2. Interaktive Lernpfade: Überlasse uns die Erstellung von Lernpfaden, die deine Mitarbeitenden zur Selbständigkeit befähigen. Wir stellen dir maßgeschneiderte Lernpfade zur Verfügung, die Videos, Grafiken und interaktive Elemente wie Umfragen enthalten. Diese sorgen dafür, dass deine Mitarbeitenden sich eigenständig mit neuen Themen vertraut machen können und dein Wissen effektiv erweitern – ohne zusätzlichen Aufwand für dich.
   3. Tipps und Tricks: Lass uns die praktischen Tipps bereitstellen, die deinen Mitarbeitenden echten Mehrwert bieten. Unsere Tipps sind so gestaltet, dass sie den Arbeitsalltag erleichtern und Zeit sparen – ganz gleich, ob es um einfache Klicks oder komplexere Aufgaben geht. So können deine Mitarbeitenden sofort von nützlichen Tricks profitieren, ohne dass du dich um die Details kümmern musst.
   4. Zentrale Informationsplattform: Unsere SharePoint-basierte Plattform dient als zentraler Informationshub, an dem deine Mitarbeitenden alle relevanten Informationen rund um Microsoft 365 und Copilot finden. Durch diesen zentralen Zugang haben deine Mitarbeitenden stets die benötigten Ressourcen zur Hand, ohne dass du dich um die Verwaltung und Organisation der Informationen kümmern musst.
   5. Regelmäßige Austauschformate: Unsere exklusive Community bietet regelmäßige Sessions und einen spannenden Austausch wie beispielsweise die „Copilot-Couch“, bei denen Copilot-Nutzende Erfahrungen austauschen und Best Practices diskutieren können.

→ Möchtest du bei der nächsten Copilot-Couch dabei sein? Hier geht’s zur Anmeldung, exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community:

Tipps und Erfahrungen zur Einführung von Copilot: Einblicke von York Thielebeule (KWS)

Im Webinar hatten die Teilnehmenden die Gelegenheit, wertvolle Tipps von erfahrenen Personen zu erhalten:

York Thielebeule ist bei unserem Kunden KWS in der Global IT für SharePoint, Teams und OneDrive verantwortlich und bringt viel Erfahrung mit der Einführung neuer Technologien in großen Organisationen mit. Er erklärte im Webinar die Notwendigkeit einer fundierten Einführung neuer Technologien: „Wir möchten unsere Mitarbeitenden nicht einfach ins kalte Wasser werfen. Es ist wichtig dass sie verstehen was Microsoft 365 kann und welche Governance-Themen dabei zu beachten sind.“ York Thielebeule hob hervor dass eine klare Kommunikation über den Nutzen von Tools wie Copilot entscheidend sei für deren Akzeptanz im Team.

Dominik Ammann ergänzte: „User Adoption ist mehr als nur der Zugang zu neuer Technologie. Es geht darum, sicherzustellen, dass deine Mitarbeitenden gut vorbereitet sind.“ Ammann erläuterte die Bedeutung einer strukturierten Schulung sowie einer unterstützenden Community für den Erfolg der Technologieeinführung. „Wir bieten nicht nur Schulungen an, sondern auch eine Plattform für kontinuierliches Lernen“, fügte er hinzu.

Die 365 Akademie bietet eine ganzheitliche Lösung zur Förderung der User Adoption zu allen  Microsoft 365-Apps und natürlich auch zu Copilot. Durch gezielte Kampagnen interaktive Lernformaten, sowie praxisnahe Use-Cases werden deine Mitarbeitenden optimal auf den Umgang mit neuen Technologien vorbereitet. Unsere Kunden profitieren nicht nur von einer höheren Produktivität ihrer Mitarbeitenden durch den Einsatz konkreter Anwendungsfälle von Copilot, sondern unter anderem auch von einer besseren Einhaltung von Governance-Richtlinien.

Key-Learnings aus dem Webinar:

Hier sind die wesentlichen Erkenntnisse aus unserem Webinar zusammengefasst, die dir dabei helfen werden, das Potenzial von Copilot voll auszuschöpfen und deine Nutzung von Microsoft 365 zu optimieren:

• • Copilot als Assistent: Copilot ist ein KI-basierter Assistent für Microsoft 365, der je nach App oder Kontext verschiedene Funktionen und Fähigkeiten bietet.
  • Effektive Nutzung: Um Copilot sinnvoll zu nutzen, ist es wichtig, eine solide Basis in Microsoft 365 zu haben, die Umgebung gut vorzubereiten und klare sowie präzise Anfragen an Copilot zu stellen.
  • Unterstützung: Copilot kann bei verschiedenen Aufgaben unterstützen, wie zum Beispiel Meetings zusammenfassen, Dokumente überprüfen, Tabellen erstellen, Inhalte strukturieren oder übersetzen. Dabei sollten jedoch immer die technischen Limits, Datenschutzrichtlinien und die Qualität der Ergebnisse beachtet werden.
  • Weiterentwicklung: Copilot ist ein sich ständig weiterentwickelndes Produkt, das täglich besser und schlauer wird. Es ist entscheidend, die Mitarbeitenden zu informieren, zu schulen und zu begleiten, um das volle Potenzial von Microsoft 365 und KI auszuschöpfen.

Häufige Fragen zu Copilot Use Cases

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Die Aufzeichnung liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community, zusammen mit vielen weiteren Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen.

Komme gerne in unsere Modern Work 365 – Manager Community in Teams! Dort hast du kostenfreien Zugriff auf Adoption Material von Microsoft 365, kostenlose Learning-Unterlagen, kostenlosen Zugriff auf alle Videos und Learning-Inhalte der 365 Akademie (Demoumgebung) und alle Webinar-Aufzeichnungen!

Zudem finden dort regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare über Microsoft 365 statt, sowie ein monatlicher Talk und Experten Round Tables.

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