Wie baut man eine moderne SharePoint Seitenstruktur auf? Früher entstanden in SharePoint häufig tiefe Strukturen mit zahlreichen Subsites. Mit dem modernen SharePoint verändert sich dieser Ansatz deutlich.
Statt vieler verschachtelter Ebenen rücken eigenständige Site Collections, Hub Sites und Communication Sites in den Mittelpunkt.
Im Experteninterview erklärt David Mehr, wie Unternehmen moderne SharePoint-Strukturen aufbauen können. Außerdem zeigt er, wie Berechtigungen, Sharing und bestehende Classic Sites dabei eine Rolle spielen.
Wie sieht eine moderne SharePoint Seitenstruktur aus?
In klassischen SharePoint-Umgebungen entstanden häufig sehr tiefe Strukturen. Unter einer Site Collection lagen mehrere Subsites. Darunter folgten teilweise weitere Ebenen.
Das kann schnell unübersichtlich werden. Besonders Berechtigungen lassen sich in solchen Strukturen nur schwer nachvollziehen.
Der moderne SharePoint verfolgt deshalb einen anderen Ansatz: Die Struktur wird flacher.
Unternehmen arbeiten stärker mit eigenständigen Site Collections. Hub Sites verbinden diese Seiten anschließend miteinander.
Warum flache SharePoint-Strukturen Vorteile bieten
Eine flache Struktur macht einzelne Bereiche unabhängiger voneinander.
Das erleichtert vor allem die Verwaltung der Berechtigungen. Administratoren können für einzelne Site Collections eigene Regeln festlegen.
Auch externes Sharing lässt sich gezielter steuern. Eine Projektseite kann zum Beispiel externe Freigaben erlauben. Andere Bereiche bleiben dagegen intern.
So entsteht eine klare Struktur, ohne zahlreiche verschachtelte Ebenen aufzubauen.
Sind Subsites im modernen SharePoint noch sinnvoll?
Subsites sind nicht grundsätzlich falsch. David empfiehlt jedoch, zuerst andere Möglichkeiten zu prüfen.
Je nach Anwendungsfall können eigenständige Site Collections oder Communication Sites besser passen.
Der Grund liegt vor allem in der langfristigen Verwaltung. Tiefe Strukturen können Berechtigungen und Abhängigkeiten komplizierter machen.
Eine flache Architektur bietet hier mehr Flexibilität.
Hub Sites verbinden eigenständige SharePoint Sites
Eine wichtige Rolle spielen SharePoint Hub Sites.
Ein Hub verbindet mehrere eigenständige Sites miteinander. Technisch bleiben diese Sites getrennte Site Collections.
Für Anwender können sie trotzdem wie eine gemeinsame Struktur wirken.
Das Unternehmen erhält dadurch eine flache technische Architektur und gleichzeitig eine verständliche Navigation.
Informationen über Hub Sites zusammenführen
Hub Sites verbinden nicht nur die Navigation. Sie können auch Informationen aus verschiedenen Sites zusammenführen.
Ein Unternehmen kann beispielsweise mehrere Abteilungsseiten mit einem Hub verbinden.
Auf der Hub-Startseite lassen sich anschließend News aus diesen Bereichen anzeigen.
Dabei muss nicht jede verbundene Site berücksichtigt werden. Unternehmen können gezielt auswählen, aus welchen Bereichen Inhalte erscheinen sollen.
Navigation trotz flacher Struktur
Eine flache technische Struktur bedeutet nicht, dass Anwender auf eine verständliche Navigation verzichten müssen.
Über die Navigation lassen sich weiterhin logische Ebenen aufbauen.
Dadurch kann im Hintergrund eine flache SharePoint-Struktur bestehen. Für den Anwender entsteht trotzdem eine vertraute Gliederung.
Technische Struktur und sichtbare Navigation müssen also nicht identisch sein.
Communication Site oder Team Site?
Bei modernen SharePoint-Strukturen stellt sich häufig die Frage: Communication Site oder Team Site?
Beide Varianten verfolgen unterschiedliche Ziele.
Communication Sites für Informationen
Eine Communication Site eignet sich vor allem für die Veröffentlichung von Informationen.
Typischerweise gibt es wenige Personen, die Inhalte erstellen. Gleichzeitig lesen viele Mitarbeiter diese Inhalte.
Damit eignet sich eine Communication Site beispielsweise für Abteilungen oder zentrale Unternehmensinformationen.
Team Sites für Zusammenarbeit
Eine Team Site richtet sich stärker an die Zusammenarbeit innerhalb einer Gruppe.
Sie kann mit weiteren Ressourcen einer Office-365-Gruppe verbunden sein.
Damit eignet sie sich für Teams, Projekte und andere Bereiche, in denen mehrere Personen gemeinsam arbeiten.
Sharing in SharePoint richtig steuern
Das Teilen von Dateien gehört zu den wichtigsten Funktionen von SharePoint. Gleichzeitig müssen Unternehmen klare Regeln dafür festlegen.
Administratoren können bestimmen, welche Arten von Freigaben erlaubt sind.
So lässt sich beispielsweise festlegen, ob Mitarbeiter Inhalte nur intern oder auch mit externen Personen teilen dürfen.
Diese Einstellungen reduzieren das Risiko unbeabsichtigter Freigaben.
Warum SharePoint-Berechtigungen schnell komplex werden
Beim Teilen einzelner Dateien können eigene Berechtigungen entstehen.
Das wird problematisch, wenn sich die Berechtigungen einer übergeordneten Site später ändern.
Einzelne Dateien können weiterhin abweichende Rechte besitzen. Dadurch wird die Verwaltung schnell unübersichtlich.
Administratoren sollten deshalb früh festlegen, wie Mitarbeiter Inhalte teilen dürfen.
Extern geteilte Dateien kontrollieren
SharePoint bietet Möglichkeiten, externe Freigaben besser nachzuvollziehen.
Anwender können sehen, welche Inhalte innerhalb ihres Bereichs mit externen Personen geteilt wurden.
Auch bei einzelnen Dokumenten lassen sich vorhandene Freigabelinks und direkte Berechtigungen prüfen.
Das schafft mehr Transparenz beim Sharing.
Gruppen für SharePoint-Berechtigungen nutzen
In festen Organisationsstrukturen können Gruppen die Verwaltung vereinfachen.
Mitarbeiter erhalten ihre Rechte dann nicht einzeln. Stattdessen erfolgt die Berechtigung über ihre jeweilige Gruppe.
In dynamischen Bereichen funktioniert dieser Ansatz jedoch nicht immer gleich gut.
Projektteams verändern sich beispielsweise häufiger. Dort müssen Verantwortliche flexibel neue Mitglieder hinzufügen oder entfernen können.
Moderne SharePoint Sites funktionieren auch mobil
Ein weiterer Vorteil der modernen SharePoint-Oberfläche ist die mobile Nutzung.
Moderne Seiten reagieren automatisch auf unterschiedliche Bildschirmgrößen.
Inhalte lassen sich dadurch auch auf Smartphones und Tablets gut darstellen.
Die Navigation passt sich ebenfalls an kleinere Displays an. Unternehmen müssen dafür nicht mehr eigene mobile Seiten entwickeln.
Responsive Design ohne zusätzlichen Aufwand
Früher erforderte eine gute mobile Darstellung oft zusätzlichen Aufwand.
Moderne SharePoint Sites bringen diese Fähigkeit bereits mit.
Das spart Zeit bei der Entwicklung und Pflege der Seiten.
Unternehmen können dadurch schneller Inhalte bereitstellen, die auf verschiedenen Geräten funktionieren.
Von Classic SharePoint zu Modern SharePoint wechseln
Viele Unternehmen besitzen bereits klassische SharePoint Sites. Deshalb stellt sich die Frage, wie der Wechsel zur modernen Oberfläche gelingt.
Nicht jede bestehende Site muss komplett neu aufgebaut werden.
Listen und Dokumentbibliotheken können teilweise bereits in der modernen Darstellung erscheinen. Auch innerhalb einer klassischen Site Collection lassen sich neue moderne Seiten erstellen.
Unternehmen können ihre Umgebung deshalb schrittweise modernisieren.
Classic und Modern können parallel bestehen
Ein großer Vorteil ist der schrittweise Übergang.
Unternehmen können zunächst eine neue moderne Startseite erstellen. Bestehende klassische Seiten bleiben währenddessen erhalten.
Anschließend lassen sich weitere Bereiche nach und nach umstellen.
Das reduziert den Aufwand und erleichtert die Einführung für Anwender.
Communication Sites müssen neu aufgebaut werden
Bei Communication Sites sieht die Situation anders aus.
Eine bestehende klassische Site lässt sich nicht einfach durch einen Klick in eine Communication Site verwandeln.
Unternehmen müssen die neue Communication Site deshalb separat erstellen.
Anschließend können sie entscheiden, welche Inhalte sie in die neue Struktur übernehmen möchten.
Moderne SharePoint-Seiten mit Webparts gestalten
Moderne Seiten verwenden neue Webparts für die Darstellung von Inhalten.
Damit lassen sich beispielsweise Dokumente, Listen, News und andere Informationen auf einer Seite platzieren.
Nicht jede klassische Funktion steht dabei identisch zur Verfügung.
Dafür bietet die moderne Oberfläche neue Möglichkeiten, die Unternehmen bei der Planung berücksichtigen sollten.
SharePoint-Listen moderner darstellen
Auch Listen lassen sich im modernen SharePoint stärker an die eigenen Anforderungen anpassen.
Mit der Spalten- und Ansichtsformatierung können Unternehmen Informationen optisch hervorheben.
Eine klassische Listenansicht kann dadurch deutlich übersichtlicher wirken.
Auch Bilder und weitere Informationen lassen sich in die Darstellung integrieren.
Ansichtsformatierung bietet mehr als nur Design
Die Formatierung verändert nicht nur das Aussehen einer Liste.
Unternehmen können auch zusätzliche Funktionen integrieren.
David zeigt im Interview beispielsweise eine Dokumentbibliothek mit einer angepassten Ansicht.
Dort lassen sich bestimmte Aktionen direkt über die Darstellung ausführen.
News auf modernen SharePoint-Seiten
Moderne SharePoint-Seiten bieten außerdem neue Möglichkeiten für News.
Redakteure können Beiträge mit Bildern und verschiedenen Layouts gestalten.
Dadurch lassen sich Unternehmensinformationen ansprechender veröffentlichen.
Mitarbeiter können Beiträge außerdem speichern und später lesen.
SharePoint-Strukturen vor der Umsetzung planen
Die technische Umsetzung ist nur ein Teil einer guten SharePoint-Struktur.
Unternehmen sollten zuerst überlegen, welche Bereiche sie benötigen. Danach können sie passende Site Collections und Hub Sites planen.
Auch Berechtigungen und externe Freigaben sollten bereits in dieser Phase berücksichtigt werden.
Eine klare Planung verhindert später unnötig komplizierte Strukturen.
Auch die Dateistruktur gehört zur Planung
Neben der Seitenstruktur spielt auch der richtige Ablageort für Dokumente eine wichtige Rolle.
Nicht jede Datei gehört automatisch in dieselbe SharePoint-Bibliothek.
In unserem Beitrag „Dateien teilen: OneDrive, Teams-Kanal oder SharePoint?“ zeigen wir, welcher Ablageort für verschiedene Szenarien sinnvoll ist.
Moderne SharePoint-Strukturen im Experteninterview
Im vollständigen Experteninterview zeigt David Mehr zahlreiche Funktionen direkt in SharePoint.
Dabei geht es unter anderem um Hub Sites, Sharing, Berechtigungen, Communication Sites und die mobile Darstellung.
Außerdem zeigt David, wie klassische SharePoint Sites schrittweise modernisiert werden können. Auch die Formatierung von Listen und Ansichten demonstriert er direkt im System.
Über den Experten:
David Mehr leitet den Bereich Collaboration bei der IOZ AG in der Schweiz. Sein Team beschäftigt sich mit SharePoint und Office 365. Der Schwerpunkt liegt auf Collaboration sowie nachhaltigen Lösungen für das Organisations- und Informationsmanagement.
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Fazit: Moderne SharePoint-Strukturen sind flacher
Moderne SharePoint-Strukturen unterscheiden sich deutlich von klassischen, tief verschachtelten Site-Strukturen.
Eigenständige Site Collections sorgen für eine klare technische Trennung. Hub Sites verbinden diese Bereiche anschließend zu einer gemeinsamen Struktur.
Das erleichtert die Verwaltung und schafft mehr Flexibilität bei Berechtigungen und Sharing.
Unternehmen müssen bestehende Umgebungen dabei nicht zwingend auf einmal umbauen. Classic und Modern können während der Umstellung parallel bestehen.
Eine gute SharePoint-Struktur verbindet deshalb eine flache Architektur mit einer verständlichen Navigation und klaren Berechtigungen.
