Erfolgsgeschichte Diözese Linz: Von Präsenzschulungen zu gelebter Microsoft 365 Adoption

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Die Microsoft-365-Lizenzen waren längst vorhanden. Trotzdem nutzte vor drei Jahren jeder die Tools anders, viele Funktionen blieben liegen und teure Präsenzschulungen erreichten immer nur einen kleinen Teil der Belegschaft. Wie die Diözese Linz daraus eine Kultur des kontinuierlichen Lernens gemacht hat, in der Mitarbeitende ihre Lizenzen heute im Alltag selbstverständlich nutzen.

Die Diözese Linz ist die katholische Kirche in Oberösterreich. Von ihrem Sitz in der Linzer Herrenstraße aus begleitet sie hunderte Pfarren sowie tausende haupt- und ehrenamtliche Mitarbeitende in der gesamten Region und trägt zahlreiche Einrichtungen von der Caritas über Bildungshäuser bis zu Schulen. Geleitet wird sie von Diözesanbischof Manfred Scheuer. Eine Organisation dieser Größe steht damit vor derselben Frage wie viele Unternehmen im DACH-Raum: Wie sorgt man dafür, dass moderne digitale Werkzeuge im Arbeitsalltag wirklich ankommen und genutzt werden?

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Die Ausgangslage: gute Werkzeuge, uneinheitliche Nutzung

Bei der Diözese Linz verantwortet Bernhard Rudinger aus der Organisationsentwicklung die Rahmenbedingungen für moderne Zusammenarbeit. Dazu gehört, hauptamtliche wie ehrenamtliche Mitarbeitende gleichermaßen zu begleiten und ihnen die Nutzung der digitalen Tools zu erleichtern.

Vor drei Jahren war genau das die Herausforderung. Die Microsoft-Palette stand bereit, aber die Nutzung lief völlig unterschiedlich. Manche arbeiteten bereits sicher mit einzelnen Tools, andere kannten ganz andere. Eine gemeinsame Basis für die digitale Zusammenarbeit fehlte. Der Anstoß, sich nach einer Lösung umzusehen, kam aus einer einfachen Frage:

Warum klassische Präsenzschulungen an ihre Grenzen kamen

Bis dahin setzte die Diözese stark auf Präsenzschulungen. Die Mitarbeitenden beschäftigten sich intensiv mit den Tools, die sie dort lernten. Das deckte aber immer nur einen kleinen Ausschnitt ab. Funktionen, die in keiner Schulung vorkamen, blieben schlicht ungenutzt.

Dazu kam der Aufwand. Präsenzveranstaltungen sind teuer, zeitintensiv und für den laufenden Betrieb zu unflexibel. Gemeinsam mit der Finanzabteilung rechnete das Team durch und kam zu dem Ergebnis, dass eine andere Form mehr Sinn ergibt. Statt weiterer Präsenzschulungen fiel die Entscheidung für die Zusammenarbeit mit der 365 Akademie, mit einem klaren Ziel: die vorhandenen Microsoft-Lizenzen endlich in dem Ausmaß zu nutzen, in dem sie zur Verfügung stehen.

Vom Experiment zur neuen Normalität

Der Start war bewusst als Experiment angelegt. Funktioniert das? Lassen sich die Menschen mitnehmen? Und es gab durchaus Widerstand. Manche schätzten die Präsenzschulungen gerade als Begegnungsveranstaltungen und wollten sie behalten.

Die Diözese probierte es trotzdem aus, machte gute Erfahrungen und stellte vieles um. Die Präsenztermine gibt es weiterhin, aber mit anderem Fokus: nicht mehr als Tool-Schulung, sondern als Hilfe zur Selbsthilfe. Die Mitarbeitenden lernen dort anhand der Videos, wie sie selbst mit den Tools arbeiten können. Genau dieser sanfte Weg über ein Pilotprojekt, ohne Druck nach dem Prinzip „friss oder stirb", hat den Unterschied gemacht.

Was sich messbar verändert hat

Weil der Zugang so niederschwellig ist, schauen sich heute auch Mitarbeitende ein Erklärvideo zu To Do oder Forms an, die sich sonst nie mit diesen Tools beschäftigt und auch keine Präsenzschulung dazu besucht hätten. So entdecken sie neue Möglichkeiten und die digitale Zusammenarbeit ist insgesamt selbstverständlicher geworden.

Ein konkretes Beispiel, das sich schnell durchgesetzt hat:

Copilot in der geschützten Umgebung

Besonders bei neuen Themen zeigt sich der Wert aktueller Inhalte. Die Microsoft-Welt verändert sich rasant, und gerade bei künstlicher Intelligenz rund um Copilot ist es entscheidend, schnell reagieren und passende Videos bereitstellen zu können.

Bei der Diözese Linz arbeiten die Mitarbeitenden mit Copilot in einer geschützten Umgebung und können dabei auch mit betrieblichen Daten arbeiten, was die Arbeit spürbar erleichtert. Als große Organisation gibt es zudem eine gesetzliche Schulungspflicht in diesem Bereich. In Verbindung mit eigenen Merkblättern und Empfehlungen lässt sich diese Pflicht mit dem Angebot der 365 Akademie zuverlässig erfüllen.

Der eigentliche Gewinn: Zeit für die Menschen

So technisch das Thema klingt, der größte Mehrwert ist für die Diözese ein sehr menschlicher. Bessere Nutzung der Tools bedeutet bessere Abläufe und Prozesse. Und das schafft Freiräume für die eigentliche Arbeit.

Face-to-Face-Kontakte, die Organisation von Bildungs- und karitativen Veranstaltungen, spirituelle Angebote: dafür sind die Mitarbeitenden eigentlich da. Dass die digitalen Werkzeuge dafür heute Zeit freispielen statt Zeit zu kosten, ist die eigentliche Erfolgsmeldung.

Hilfe zur Selbsthilfe statt klassischer Schulung

Aus Sicht der Diözese funktioniert die Lernbegleitung besser als klassische Schulungen, weil sie den Menschen hilft, sich selbst weiterzuhelfen. Auch beim Onboarding steht heute die Frage im Mittelpunkt: Wo finde ich was, wenn ich es brauche, und welchen Lernpfad sollte ich absolvieren?

Der Vergleich, den Bernhard Rudinger dafür zieht, trifft den Kern: Viele suchen ein Tutorial, wenn sie im Haushalt oder beim Handwerken an ihre Grenzen kommen. Im IT-Bereich ist das genauso. Dass die Anregungen aus dem Intranet wahrgenommen und aufgegriffen werden, beschreibt er als echten Kulturwandel.

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Fazit

Die Diözese Linz zeigt, worum es bei Microsoft 365 Adoption wirklich geht. Nicht um ein weiteres Tool, das eingeschaltet wird, sondern darum, dass Menschen die vorhandenen Werkzeuge im Alltag tatsächlich nutzen. Der Wechsel von teuren Einzelterminen hin zu kontinuierlicher Lernbegleitung hat aus einem Experiment eine neue Selbstverständlichkeit gemacht. Oder, wie Bernhard Rudinger es mit einem Augenzwinkern zusammenfasst:

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Häufige Fragen