Erfolgsgeschichte Diözese Linz: Von Präsenzschulungen zu gelebter Microsoft 365 Adoption

Success Story · Microsoft 365 · Adoption

Viele Organisationen investieren Zeit und Budget in Microsoft-365-Schulungen. Trotzdem werden zahlreiche Funktionen kaum genutzt und neue Microsoft-365-Features erreichen den Arbeitsalltag nur verzögert. Die Diözese Linz stand vor derselben Herausforderung und entschied sich bewusst für einen anderen Weg.

Das Wichtigste in Kürze

• Klassische Präsenzschulungen erwiesen sich als zu aufwendig und zu unflexibel für den Arbeitsalltag.
• Statt einzelner Schulungstage setzt die Diözese Linz heute auf kontinuierliche Lernbegleitung mit kurzen Lernimpulsen und Hilfe zur Selbsthilfe.
• Der Einstieg erfolgte bewusst als Experiment, um Widerstände abzubauen und erste Erfahrungen zu sammeln.
• Microsoft-365-Anwendungen wie Microsoft Forms wurden deutlich schneller im Arbeitsalltag etabliert.
• Mitarbeitende nutzen häufiger auch Anwendungen, mit denen sie sich ohne die Lernbegleitung vermutlich nie beschäftigt hätten.
• Kontinuierliches Lernen unterstützt heute auch neue Themen wie Microsoft Copilot und schafft Freiräume für die eigentlichen Aufgaben der Mitarbeitenden.

Projekt auf einen Blick

Definition: Was ist eine Alternative zu Microsoft 365 Schulungen?

Einleitung: Wenn Microsoft 365 da ist, aber Lernen nicht mitwächst

Microsoft 365 ist in vielen Organisationen längst vorhanden. Die Lizenzen laufen, Anwendungen wie Word gehören zum Alltag und weitere Microsoft-365-Funktionen stehen grundsätzlich bereit. Trotzdem stehen IT-, Modern-Work- und Organisationsentwicklungs-Teams immer wieder vor derselben Frage: Wie sorgen wir dafür, dass Mitarbeitende die vorhandenen Möglichkeiten wirklich nutzen?

Die klassische Antwort lautet oft: Schulungen organisieren. Mitarbeitende kommen zu einem Termin, lernen ein Tool kennen und kehren anschließend in ihren Arbeitsalltag zurück. Dieses Modell ist naheliegend. Es hat auch weiterhin seine Berechtigung. Aber es stößt dort an Grenzen, wo Microsoft 365 nicht mehr als einmaliges Projekt verstanden werden kann, sondern als dauerhaftes Arbeitsumfeld, das sich kontinuierlich verändert.

Vor genau dieser Situation stand auch die Diözese Linz. Die Organisation suchte nach einer Möglichkeit, Microsoft 365 langfristig im Arbeitsalltag zu verankern, ohne immer neue Präsenzschulungen organisieren zu müssen. Der Weg dorthin begann nicht mit einem großen Veränderungsprogramm, sondern mit bewusstem Ausprobieren. Gerade dieser schrittweise Einstieg erwies sich später als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren.

Die Ausgangssituation: Microsoft 365 war vorhanden, aber nicht einheitlich genutzt

Als die Diözese Linz vor rund drei Jahren begann, sich intensiver mit Microsoft 365 zu beschäftigen, war die technische Grundlage bereits vorhanden. Anwendungen wie Word oder Outlook gehörten längst zum Arbeitsalltag. Gleichzeitig zeigte sich jedoch ein Bild, das viele größere Organisationen kennen: Der Wissensstand der Mitarbeitenden war sehr unterschiedlich und ein großer Teil der Microsoft-365-Anwendungen blieb ungenutzt.

Während einige Mitarbeitende bereits sicher mit verschiedenen Anwendungen arbeiteten, nutzten andere ausschließlich die Programme, die sie seit Jahren kannten. Eine gemeinsame digitale Arbeitsweise entstand dadurch nur begrenzt. Für die Organisationsentwicklung wurde deshalb immer deutlicher, dass nicht die Bereitstellung der Software die eigentliche Herausforderung war, sondern ihre nachhaltige Nutzung im Arbeitsalltag.

„Meine Verantwortung ist es, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu begleiten und ihnen die Nutzung der digitalen Tools zu erleichtern oder überhaupt erst zu ermöglichen."

Bernhard Rodinger, Diözese Linz

Die entscheidende Frage lautete deshalb nicht, ob Microsoft 365 eingesetzt werden sollte. Viel wichtiger war die Frage, wie alle Mitarbeitenden die vorhandenen Möglichkeiten tatsächlich im Arbeitsalltag nutzen können.

Warum klassische Microsoft-365-Schulungen nicht mehr ausreichten

Der erste Lösungsansatz war naheliegend - und wahrscheinlich derselbe, den viele Organisationen zunächst wählen: Präsenzschulungen. Mitarbeitende besuchten Veranstaltungen, lernten einzelne Anwendungen kennen und konnten das Gelernte anschließend in ihrem Arbeitsbereich einsetzen.

Dieses Vorgehen funktionierte, allerdings nur bis zu einem gewissen Punkt. Vermittelt wurden in erster Linie genau die Inhalte, die während der jeweiligen Schulung behandelt wurden. Die Vielzahl weiterer Microsoft-365-Anwendungen blieb dagegen für viele Mitarbeitende unsichtbar. Wer keine Schulung zu bestimmten Anwendungen besuchte, kam häufig gar nicht mit diesen Möglichkeiten in Berührung.

Hinzu kam ein zweites Problem: Microsoft 365 entwickelt sich kontinuierlich weiter. Neue Funktionen entstehen in kurzen Abständen, bestehende Anwendungen verändern sich und mit Themen wie Microsoft Copilot kommen völlig neue Arbeitsweisen hinzu. Klassische Schulungskonzepte können diese Dynamik nur schwer abbilden.

Auch organisatorisch stieß das Modell zunehmend an Grenzen. Präsenzveranstaltungen bedeuteten Terminplanung, Raumorganisation, Reisezeiten und wiederkehrende Kosten. Gleichzeitig mussten Mitarbeitende ihre eigentliche Arbeit unterbrechen, um an Schulungen teilzunehmen.

„Wir haben gemerkt, dass Präsenzveranstaltungen zu aufwendig sind, teuer sind und eigentlich auch zu unflexibel für den Alltag."

Bernhard Rodinger, Diözese Linz

Gemeinsam mit der Finanzabteilung analysierte die Diözese Linz den bisherigen Aufwand. Das Ergebnis war eindeutig: Statt immer neue Präsenzschulungen zu organisieren, sollte eine Lösung gefunden werden, die aktuelles Wissen dauerhaft verfügbar macht und Mitarbeitende genau dann unterstützt, wenn sie es benötigen.

Warum die Diözese Linz bewusst mit einem Experiment gestartet ist

Die Entscheidung für eine neue Form der Lernbegleitung fiel nicht von heute auf morgen. Auch in der Diözese Linz gab es zunächst Vorbehalte. Viele Mitarbeitende waren die bisherigen Präsenzveranstaltungen gewohnt. Sie boten nicht nur fachliche Inhalte, sondern auch persönliche Begegnungen und direkten Austausch mit Kolleginnen und Kollegen.

Anstatt die neue Lernform sofort für die gesamte Organisation verbindlich zu machen, entschied sich die Diözese Linz bewusst für einen anderen Weg: erst ausprobieren, dann entscheiden.

„Wir wollten einfach ausprobieren: Funktioniert das oder funktioniert das nicht? Können wir unsere Leute damit mitnehmen? Es war für uns ein Experiment."

Bernhard Rodinger, Diözese Linz

Gerade dieser Ansatz erwies sich als entscheidender Erfolgsfaktor. Niemand musste sofort überzeugt werden. Statt ein großes Veränderungsprogramm aufzusetzen, sammelte die Organisation zunächst eigene Erfahrungen. Die Mitarbeitenden konnten die Inhalte ausprobieren, ohne dass bestehende Formate sofort abgeschafft wurden.

Für viele Unternehmen ist genau das ein wichtiger Gedanke. Der Start mit einer neuen Lernbegleitung muss nicht als sofortige Grundsatzentscheidung verstanden werden. Ein begrenzter Einstieg reduziert das Risiko, macht erste Erfahrungen sichtbar und schafft eine bessere Grundlage für die spätere Entscheidung.

Von der Toolschulung zur Hilfe zur Selbsthilfe

Mit der Einführung der kontinuierlichen Lernbegleitung änderte sich nicht nur das Lernformat, sondern auch das Verständnis von Weiterbildung. Früher standen in Präsenzveranstaltungen einzelne Microsoft-365-Anwendungen im Mittelpunkt. Mitarbeitende lernten beispielsweise ein Tool kennen und nahmen die Inhalte anschließend mit in ihren Arbeitsalltag.

Heute verfolgt die Diözese Linz einen anderen Ansatz. Präsenztermine dienen weiterhin dem persönlichen Austausch, dem Onboarding neuer Mitarbeitender oder gemeinsamen Workshops. Die eigentliche Vermittlung von Microsoft-365-Wissen erfolgt jedoch zunehmend über kurze Lernvideos, Lernpfade und digitale Hilfestellungen.

Dadurch entsteht ein Prinzip, das Bernhard Rodinger als Hilfe zur Selbsthilfe beschreibt. Anstatt jede Frage erneut in einer Schulung zu beantworten, lernen Mitarbeitende, wie sie passende Informationen selbst finden und genau dann nutzen können, wenn sie sie benötigen. Präsenzveranstaltungen werden dadurch nicht ersetzt, sondern sinnvoll ergänzt.

Kontinuierliches Lernen statt Lernen auf Vorrat

Ein weiterer Grund für den Strategiewechsel war die hohe Veränderungsgeschwindigkeit innerhalb von Microsoft 365. Neue Funktionen, Änderungen bestehender Anwendungen und Themen wie Microsoft Copilot entstehen heute in deutlich kürzeren Abständen als klassische Schulungskonzepte geplant werden können.

Die Diözese Linz suchte deshalb nach einer Lösung, die aktuelles Wissen dauerhaft verfügbar macht. Genau hier sieht Bernhard Rodinger einen der größten Vorteile des neuen Ansatzes.

„Wir wollten laufend aktuelle Inhalte haben. Gerade bei neuen Themen wie Copilot merken wir, wie wichtig es ist, sehr rasch reagieren und passende Videos zur Verfügung stellen zu können."

Bernhard Rodinger, Diözese Linz

Statt Wissen auf Vorrat zu vermitteln, erhalten Mitarbeitende Unterstützung genau dann, wenn neue Funktionen tatsächlich im Arbeitsalltag relevant werden. Das reduziert den organisatorischen Aufwand und erhöht gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit, dass neues Wissen unmittelbar angewendet wird.

Wie die Lernbegleitung im Alltag sichtbar wurde

Eine Lernplattform allein verändert noch keine Arbeitsweise. Deshalb kommuniziert die Diözese Linz die Inhalte regelmäßig über das Intranet und eine eigene Lernplattform. Jede Woche wird ein spezieller Tipp veröffentlicht und ein Werkzeug oder eine Funktion besonders vorgestellt.

Diese wiederkehrenden Impulse sorgen dafür, dass Microsoft 365 nicht nur einmal im Rahmen einer Schulung auftaucht, sondern kontinuierlich im Arbeitsalltag präsent bleibt. Mitarbeitende erinnern sich an bestimmte Tipps, greifen Hinweise später wieder auf oder wissen zumindest, wo sie nachschauen können, wenn eine Frage entsteht.

Genau darin liegt der Unterschied zu klassischen Schulungskonzepten. Wissen wird nicht einmal vermittelt und anschließend wieder vergessen. Es bleibt verfügbar, auffindbar und wiederholbar.

Welche Veränderungen die Diözese Linz nach drei Jahren festgestellt hat

Nach rund drei Jahren kontinuierlicher Lernbegleitung zieht die Diözese Linz eine positive Bilanz. Dabei geht es weniger um einzelne Kennzahlen als um Veränderungen im täglichen Arbeiten und im Umgang mit Microsoft 365.

Besonders auffällig ist, dass sich heute deutlich mehr Mitarbeitende mit Anwendungen beschäftigen, die früher kaum Beachtung fanden. Während klassische Präsenzschulungen naturgemäß nur einen kleinen Teil der Microsoft-365-Welt abdecken konnten, entdecken Mitarbeitende heute eigenständig weitere Werkzeuge und deren Einsatzmöglichkeiten.

„Ich habe den Eindruck, dass wir mehr Leute dazu motivieren konnten, sich mit den Tools konkret auseinanderzusetzen - auch mit jenen Tools, mit denen sie sich sonst vermutlich nicht beschäftigt hätten."

Bernhard Rodinger, Diözese Linz

Genau dieser Effekt war eines der ursprünglichen Ziele: Microsoft 365 sollte nicht nur vorhanden sein, sondern im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt werden.

Microsoft Forms wurde innerhalb kurzer Zeit zum Standard

Ein besonders greifbares Beispiel für diese Entwicklung ist Microsoft Forms. Früher erfolgten Anmeldungen zu Veranstaltungen häufig per E-Mail. Heute werden Formulare in der Diözese Linz selbstverständlich über Microsoft Forms erstellt und verteilt.

Für Bernhard Rodinger war diese Entwicklung einer der größten Aha-Momente der vergangenen Jahre.

„Ich kenne heute keine Stelle mehr bei uns, die Anmeldungen zu Veranstaltungen noch über E-Mail macht. Es ist ganz selbstverständlich geworden, dafür Microsoft Forms zu verwenden."

Bernhard Rodinger, Diözese Linz

Gerade dieses Beispiel zeigt, wie nachhaltige Adoption entsteht. Nicht durch eine verpflichtende Vorgabe, sondern dadurch, dass Mitarbeitende den Nutzen eines Werkzeugs erkennen und es selbstverständlich in ihre Arbeitsweise übernehmen.

Auch Microsoft Copilot profitiert von der bestehenden Lernstruktur

Mit der Einführung von Microsoft Copilot zeigte sich ein weiterer Vorteil des neuen Lernkonzepts. Während neue Technologien häufig zusätzlichen Schulungsaufwand verursachen, konnte die Diözese Linz auf die bereits etablierte Lernstruktur zurückgreifen. Neue Inhalte werden über Videos, Empfehlungen und ergänzende Merkblätter bereitgestellt und erreichen die Mitarbeitenden ohne neue Präsenzschulungsreihen.

Für Bernhard Rodinger ist das besonders wichtig, weil neue KI-Anwendungen nicht nur Möglichkeiten schaffen, sondern auch Qualifizierung und verantwortungsvollen Einsatz erfordern. Die bestehende Lernbegleitung erleichtert es der Organisation, diese Themen kontinuierlich zu begleiten und neue Inhalte zeitnah bereitzustellen.

Mehr Freiraum für die eigentliche Arbeit

Aus Sicht der Organisationsentwicklung geht der Nutzen jedoch weit über Microsoft 365 hinaus. Das eigentliche Ziel bestand nie darin, möglichst viele Anwendungen einzuführen oder möglichst viele Schulungen durchzuführen. Entscheidend war vielmehr, den Mitarbeitenden mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben zu verschaffen.

„Der größte Mehrwert ist, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben nehmen können."

Bernhard Rodinger, Diözese Linz

Für die Diözese Linz bedeutet das mehr Zeit für Seelsorge, Bildungsangebote, Organisation, karitative Veranstaltungen, spirituelle Angebote und persönliche Begegnungen. Microsoft 365 wird damit nicht zum Selbstzweck, sondern zu einem Werkzeug, das Prozesse vereinfacht und Freiräume schafft.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projekt

• Präsenzschulungen bleiben wichtig, verändern aber ihre Rolle.
• Lernen funktioniert am besten im Moment des Bedarfs.
• Ein begrenzter Einstieg reduziert Risiko und baut Widerstände ab.
• Kontinuierliche Kommunikation erhöht die Sichtbarkeit der Lernangebote.
• Microsoft 365 braucht dauerhafte Begleitung, weil sich Anwendungen und Arbeitsweisen ständig weiterentwickeln.
• Hilfe zur Selbsthilfe gibt Organisationsentwicklung, IT-Service und Mitarbeitenden eine bessere Grundlage für wiederkehrende Fragen.

Was andere Unternehmen aus diesem Projekt lernen können

Die Erfahrungen der Diözese Linz sind kein Einzelfall. In vielen Unternehmen zeigt sich ein ähnliches Muster: Microsoft 365 ist technisch vorhanden, die Mitarbeitenden verfügen über unterschiedliche Wissensstände und klassische Schulungen stoßen zunehmend an organisatorische und inhaltliche Grenzen. Aus dem Projekt lassen sich deshalb mehrere Erkenntnisse ableiten, die auch für andere Organisationen relevant sind.

Wie die 365 Akademie unterstützen kann

Die 365 Akademie begleitet Unternehmen mit einer Lernplattform, die über 600 deutschsprachige Lernvideos, strukturierte Lernpfade, regelmäßige Live-Sessions und kontinuierlich aktualisierte Inhalte rund um Microsoft 365 und Copilot umfasst. Ergänzt um Adoption- und Change-Begleitung unterstützt sie Mitarbeitende direkt im Arbeitsalltag - genau dann, wenn neues Wissen benötigt wird. So wird Lernen nicht auf einzelne Schulungstage begrenzt, sondern kontinuierlich in die tägliche Arbeit integriert.

Wie eine solche Lernbegleitung konkret abläuft, zeigen wir dir hier im Überblick. Einen ersten Eindruck von der Lernplattform bekommst du in unserer Demoumgebung.

Fazit

Klassische Microsoft-365-Schulungen stoßen in vielen Organisationen an ihre Grenzen. Sie vermitteln Wissen punktuell, während sich Microsoft 365 kontinuierlich weiterentwickelt und neue Anforderungen entstehen.

Die Diözese Linz zeigt, dass ein anderer Weg möglich ist. Durch kontinuierliche Lernbegleitung, regelmäßige Impulse und Hilfe zur Selbsthilfe wurde Lernen Schritt für Schritt in den Arbeitsalltag integriert. Entscheidend war dabei nicht ein großer Veränderungsprozess, sondern der Mut, zunächst auszuprobieren und Erfahrungen zu sammeln.

Gerade diese Erkenntnis macht das Projekt auch für andere Organisationen interessant. Wer Microsoft 365 langfristig erfolgreich nutzen möchte, muss nicht zwangsläufig mehr Schulungen organisieren. Häufig ist es wirkungsvoller, Lernen dauerhaft verfügbar zu machen und Mitarbeitende genau dann zu unterstützen, wenn sie Hilfe benötigen.

FAQ: Alternative zu Microsoft 365 Schulungen