Was die IT vom Lean Management lernen kann um Use Cases sauber umzusetzen
Deine Mitarbeitenden arbeiten täglich mit Microsoft 365. Dokumente werden erstellt, Informationen werden geteilt, Projekte werden koordiniert. Und trotzdem entsteht im Arbeitsalltag unnötiger Aufwand. Abstimmungen ziehen sich, Informationen müssen gesucht werden und Prozesse wirken komplexer, als sie eigentlich sein müssten.
Die zentrale Frage ist deshalb nicht, was Microsoft 365 kann, sondern warum bestehende Arbeitsabläufe nicht die erwartete Wirkung entfalten.
Der entscheidende Punkt liegt im Prozessverständnis. Microsoft 365 stellt die notwendigen Werkzeuge bereit, doch Produktivität entsteht erst dann, wenn Arbeitsabläufe klar strukturiert sind und sich logisch anfühlen. Genau hier liegt die Ursache dafür, dass viele Use Cases im Alltag nicht sauber funktionieren.
Lean Management liefert dafür eine klare Denkweise. Im Mittelpunkt steht nicht die Funktion, sondern der Wert eines Arbeitsschritts. Jeder Schritt wird danach bewertet, ob er zur Zielerreichung beiträgt oder lediglich Aufwand erzeugt. Überträgt man dieses Prinzip auf Microsoft 365, entsteht ein klarer Ansatz für produktive Use Cases.
Warum bestehende Use Cases häufig unnötige Komplexität erzeugen
In vielen großen Unternehmen sind die Werkzeuge längst etabliert. Auf den ersten Blick wirkt die Zusammenarbeit digital und strukturiert. Im Detail zeigt sich jedoch, dass viele Prozesse unnötig kompliziert sind. Informationen müssen gesucht werden. Abstimmungen ziehen sich in die Länge. Entscheidungen verzögern sich, obwohl alle Beteiligten Zugriff auf die gleichen Systeme haben.
Ein typischer Arbeitstag besteht daher nicht nur aus produktiver Arbeit, sondern aus einer Vielzahl kleiner Unterbrechungen:
- Informationen werden mehrfach abgelegt.
- Dateien werden als E Mail Anhang verschickt.
- Statusabfragen erfolgen außerhalb des eigentlichen Arbeitskontexts.
- Daten werden zwischen Anwendungen übertragen.
- Informationen sind nicht eindeutig auffindbar.
Jeder dieser Punkte wirkt isoliert betrachtet unkritisch. In der Summe entsteht jedoch ein klarer Produktivitätsverlust.
Die Ursache liegt selten in der Technologie. Viel häufiger fehlt ein bewusst gestalteter Arbeitsprozess. Statt klar definierter Abläufe entstehen Strukturen, die sich über Zeit entwickelt haben und heute unnötige Komplexität erzeugen.
Wie sich ineffiziente Prozesse konkret auf den Arbeitsalltag auswirken
Um die Auswirkungen greifbarer zu machen, lohnt sich ein strukturierter Blick auf typische Prozessfehler.
| Muster | Ursache | Auswirkung im Alltag |
|---|---|---|
| Mehrfachspeicherung | fehlende klare Ablagestruktur | Versionen sind unklar, Inhalte gehen verloren |
| E Mail als Prozesssteuerung | kein zentraler Arbeitskontext | hoher Abstimmungsaufwand |
| Doppelte Datenerfassung | fehlende Systemverknüpfung | Fehleranfälligkeit und Zeitverlust |
| Medienbrüche | isolierte Nutzung einzelner Tools | Kontext geht verloren |
| Manuelle Übergaben | unklare Prozesslogik | Verzögerungen und Abhängigkeiten |
Diese Tabelle zeigt deutlich, dass die Probleme nicht durch fehlende Funktionen entstehen. Sie entstehen durch fehlende Struktur im Prozess.
Warum die Orientierung an Funktionen zu unsauberen Use Cases führt
Viele Initiativen im Umfeld von Microsoft 365 starten mit der Frage, welche Funktionen genutzt werden können. Neue Möglichkeiten werden vorgestellt und Mitarbeitende sollen diese in ihren Arbeitsalltag integrieren.
Das führt häufig zu fragmentierten Lösungen. Einzelne Teile eines Prozesses werden angepasst, während andere unverändert bleiben. Es entsteht kein klarer Ablauf, sondern eine Mischung unterschiedlicher Arbeitsweisen.
Ein sauberer Use Case entsteht jedoch nicht durch Funktionen, sondern aus einer konkreten Aufgabe. Entscheidend ist daher die Frage: Welcher Arbeitsprozess soll verbessert werden und welches Ergebnis wird angestrebt.
Erst mit dieser Perspektive lassen sich klare und funktionierende Abläufe gestalten.
Lean Management als Grundlage für saubere Use Cases
Lean Management verfolgt ein klares Ziel. Arbeitsprozesse sollen so gestaltet werden, dass sie mit möglichst geringem Aufwand einen maximalen Nutzen erzeugen. Im Mittelpunkt steht dabei eine einfache, aber wirkungsvolle Frage: Welcher Schritt trägt tatsächlich zur Zielerreichung bei ?
Alle anderen Schritte werden konsequent hinterfragt. Überträgt man diese Denkweise auf Microsoft 365, verändert sich der Blick auf die Plattform. Sie wird nicht mehr als Sammlung von Anwendungen betrachtet, sondern als Werk
Prinzip 1: Den tatsächlichen Zweck eines Prozesses klären
Der erste Schritt besteht darin, den eigentlichen Zweck eines Arbeitsprozesses zu verstehen. In der Praxis zeigt sich häufig, dass dieser Zweck nicht klar formuliert ist. Prozesse bestehen aus mehreren Schritten, ohne dass klar ist, welches Ergebnis eigentlich erreicht werden soll.
Ein Beispiel:
Ein Mitarbeitender erstellt ein Dokument, das per E Mail versendet wird. Die empfangende Person speichert die Datei lokal. Kommentare werden erneut per E Mail zurückgeschickt.
Wenn man diesen Ablauf betrachtet, wird deutlich, dass mehrere Schritte keinen direkten Beitrag zum eigentlichen Ziel leisten. Der eigentliche Zweck ist der Austausch von Informationen. Eine saubere Analyse reduziert den Prozess auf genau diesen Kern und eliminiert alles, was keinen Mehrwert erzeugt.
Prinzip 2: Den gesamten Ablauf sichtbar machen
Ein klarer Prozess entsteht erst, wenn alle Schritte sichtbar sind. Viele ineffiziente Abläufe bleiben unentdeckt, weil sie nie vollständig betrachtet werden. Einzelne Schritte erscheinen sinnvoll, das Gesamtbild wird jedoch nicht hinterfragt.
Eine strukturierte Darstellung hilft dabei, den Prozess zu verstehen:
Prozessschritt | Beitrag zum Arbeitsergebnis |
Dokument erstellen | hoher Wert |
Dokument per E Mail verschicken | geringer Wert |
Datei lokal speichern | kein Wert |
Kommentare per E Mail senden | geringer Wert |
finale Version erneut speichern | kein Wert |
Diese Transparenz ist die Grundlage für jede Verbesserung.
Prinzip 3: Arbeitsabläufe ohne Unterbrechungen gestalten
Ein effizienter Prozess zeichnet sich dadurch aus, dass er ohne unnötige Unterbrechungen abläuft. Diese entstehen durch Wartezeiten, Rückfragen oder fehlende Informationen. Sie sind häufig nicht offensichtlich, haben aber einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtproduktivität.
Ein Beispiel:
Ein Projekt startet und benötigt einen digitalen Arbeitsraum. Wenn dieser nicht sofort verfügbar ist, verschiebt sich der gesamte Ablauf. Mitarbeitende beginnen mit Workarounds, speichern Informationen lokal oder arbeiten parallel in verschiedenen Systemen.
Ein sauber gestalteter Prozess verhindert genau diese Situationen.
Prinzip 4: Use Cases aus realen Aufgaben ableiten
Ein produktiver Use Case entsteht immer aus einer konkreten Aufgabe.
Nicht die Funktion steht im Mittelpunkt, sondern der Ablauf.
Typische Aufgaben sind:
- Projektkommunikation
- Dokumentenfreigaben
- Statusberichte
- Ideensammlungen
- Genehmigungsprozesse
Wenn diese Aufgaben klar definiert sind, ergibt sich die passende Nutzung von Microsoft 365 automatisch.
Prinzip 5: Kontinuierliche Verbesserung etablieren
Arbeitsprozesse entwickeln sich weiter. Anforderungen verändern sich, und neue Möglichkeiten entstehen. Deshalb sollten Use Cases regelmäßig überprüft werden.
Relevante Hinweise liefern:
- Nutzungsmuster
- Rückmeldungen von Mitarbeitenden
- IT Support Anfragen
- Beobachtungen aus Projekten
Diese Informationen zeigen, wo Prozesse nicht optimal funktionieren und wo Anpassungen sinnvoll sind.
Warum die meisten Produktivitätsprobleme keine technischen Probleme sind
Strategische Use Case Gespräche als Instrument für bessere Arbeitsprozesse
Viele Unternehmen versuchen, Produktivitätsprobleme über Wissensvermittlung zu lösen. Mitarbeitende lernen neue Funktionen und sollen diese im Arbeitsalltag einsetzen. In der Praxis führt das selten zu nachhaltigen Veränderungen, weil nicht das Wissen fehlt, sondern das Verständnis für den eigentlichen Arbeitsprozess.
Ein wirkungsvollerer Ansatz besteht darin, reale Use Cases gemeinsam zu analysieren. Ein konkreter Arbeitsablauf wird Schritt für Schritt betrachtet und gezielt hinterfragt. Dabei wird sichtbar, wo Informationen übertragen werden müssen, wo Wartezeiten entstehen oder wo unnötige Abstimmungen den Prozess verlangsamen. Genau in diesen Details liegt das größte Potenzial. Viele Abläufe enthalten Schritte, die keinen direkten Beitrag zur Zielerreichung leisten und sich mit den vorhandenen Möglichkeiten deutlich vereinfachen lassen. Der entscheidende Vorteil solcher Gespräche liegt in ihrer Nähe zur Realität. Es geht nicht um Funktionen, sondern um konkrete Arbeitsprozesse im Unternehmen.
Ich beschäftigt sich seit über zehn Jahren mit produktiver Arbeit im Microsoft Umfeld. Als Microsoft MVP und Microsoft Certified Trainer erhälte ich frühzeitig Einblicke in Entwicklungen rund um Microsoft 365, die direkt in die Arbeit der 365 Akademie einfließen. Der Fokus liegt dabei konsequent auf Produktivität im Arbeitsalltag. Nicht Funktionen stehen im Mittelpunkt, sondern klare und effiziente Prozesse.