Success Story · KI-Adoption · Microsoft 365 · Produktion
25.000 Mitarbeitende, 116 Standorte weltweit, ein produzierendes Unternehmen mitten im digitalen Wandel. Die AUNDE Gruppe zeigt, wie KI- und M365-Adoption gelingt, wenn man strukturiert vorgeht, statt zu improvisieren.
Vom Systemadministrator zum Change Manager
Oliver Große-Büning ist Teamleiter Digitalisierung, Change and Adoption bei der AUNDE Gruppe, der AUNDE Gruppe, einem produzierenden Unternehmen mit 25.000 Mitarbeitenden an 116 Standorten weltweit. Seine IT-Karriere begann klassisch: 29 Jahre Erfahrung, zunächst als Systemadministrator. Heute ist seine Hauptaufgabe nicht mehr die Technik, sondern der Mensch.
Dieser Wandel ist kein Zufall. Er spiegelt eine Erkenntnis, die viele Unternehmen noch nicht vollzogen haben: Der technische Rollout ist das Einfachste. Die eigentliche Arbeit beginnt danach.
Strukturierter Start statt Hoppla-Hopp
Was AUNDE von vielen anderen Unternehmen unterscheidet, ist der bewusste Entschluss, keinen überstürzten Start hinzulegen. Während viele Organisationen auf den KI-Zug aufspringen und Tools ausrollen, bevor überhaupt klar ist, was damit erreicht werden soll, hat AUNDE auf ein klares Phasenmodell gesetzt.
Kein Hoppla-Hopp: Der strukturierte Ansatz klingt langsamer, ist es aber nicht. Er ist nachhaltiger und führt dazu, dass Mitarbeitende Tools tatsächlich nutzen, statt sie nach kurzer Zeit wieder zu meiden.
KI-Adoption: Use Cases zuerst, Tools danach
Bei der KI-Einführung hat AUNDE einen Ansatz gewählt, der in der Praxis leider noch immer die Ausnahme ist: Use-Case-Shopping vor der Tool-Auswahl. In halbtägigen Brainstorming-Workshops, fachbereichsübergreifend und gezielt besetzt, wurden zuerst konkrete Anwendungsfälle gesammelt, die wirklich relevant sind. Erst dann wurde entschieden, welche Tools dafür geeignet sind.
Die übliche Reihenfolge in vielen Unternehmen ist umgekehrt: Man kauft zuerst die Lizenz, dann sucht man nach Anwendungsfällen. Das Ergebnis ist bekannt: teure Lizenzen, geringe Nutzung, diffuse Ergebnisse.
KI-Kompetenz bedeutet nicht, zu wissen, wie man Copilot bedient. Es bedeutet zu verstehen, was KI gut kann und was nicht. Das ist Führungskompetenz, nicht Toolkompetenz.
Oliver, Teamleiter Digitalisierung, Change and Adoption, AUNDE Gruppe
Governance, EU AI Act und der KI-Führerschein
AUNDE hat frühzeitig einen klaren Rahmen für den KI-Einsatz etabliert: ein dreistufiges Modell aus Sandbox, Test und Produktion, ergänzt um einheitliche Namenskonventionen und eine transparente Betrachtung der Lizenzkosten. Governance nicht als Bremse, sondern als Voraussetzung für verantwortungsvolle Nutzung.
Im Zuge des EU AI Acts hat AUNDE einen KI-Führerschein als Pflichtmodul eingeführt, der nicht nur die gesetzlichen Mindestanforderungen abdeckt, sondern darüber hinausgeht. Parallel dazu gibt es eine Keyuser- und Champions-Community, in der Mitarbeitende erfolgreiche Prompts und KI-Anwendungsfälle untereinander teilen. Wissen soll nicht bei Einzelnen bleiben, sondern multipliziert werden.
Konkrete Ergebnisse, die sprechen
Die Arbeit zeigt Wirkung, und das messbar. Der Adventskalender als Gamification-Format erzielte die besten Klickzahlen im Dezember überhaupt. Die Copilot-Townhall brachte 520 Mitarbeitende gleichzeitig in einen digitalen Raum. Lernpfade wurden nicht nach Tool, sondern nach Szenario strukturiert, zum Beispiel für den Einstieg als neue Projektleiterin oder neuer Projektleiter.
Das vielleicht bedeutendste Ergebnis ist ein kulturelles: Die Unternehmenskultur bei AUNDE ist heute deutlich offener gegenüber Veränderungen. Mitarbeitende fragen proaktiv nach Microsoft 365-Lösungen, bevor sie auf externe Tools zurückgreifen. Das ist kein Zufall, sondern das Ergebnis konsequenter Begleitung über einen längeren Zeitraum.
Was die Zusammenarbeit mit der 365 Akademie ausgemacht hat
Die Partnerschaft zwischen AUNDE und der 365 Akademie als zertifiziertem Microsoft Partner wurde von Oliver mit einem Begriff beschrieben, der für uns mehr bedeutet als ein Kompliment: auf Augenhöhe. Kein fertiges Paket von der Stange, sondern ein agiles, partnerschaftliches Vorgehen, das auf die konkreten Anforderungen und den realen Kontext von AUNDE zugeschnitten wurde.
Zusammenarbeit auf Augenhöhe, partnerschaftlich, pragmatisch, innovativ und manchmal auch mit einem Augenzwinkern.
Oliver über die Zusammenarbeit mit der 365 Akademie, auf die Frage nach einem einzigen Satz zur Beschreibung
Der Business Case für Begleitung: Eine M365-Lizenz kostet zwischen 35 und 47 Euro pro Mitarbeitendem und Monat und umfasst bis zu 55 Tools. Wer diese Investition ohne gezielte Nutzungsbegleitung ausrollt, verschenkt einen Großteil des Potenzials. Die Frage ist nicht, ob Begleitung kostet, sondern was das Nichttun kostet.
Wie geht AUNDE mit dem Evergreen-Problem um? Als eine der größten Herausforderungen nennt Oliver die Geschwindigkeit, mit der Microsoft die Plattform weiterentwickelt. Die Antwort: kein Versuch, jede Änderung sofort zu kommunizieren, sondern eine bewusste Entscheidung, welche Neuerungen für das Unternehmen tatsächlich relevant sind, und dann gezielte Begleitung dieser ausgewählten Themen.
Warum Use Cases vor Tools? Weil Menschen Veränderungen dann annehmen, wenn sie einen konkreten Nutzen für ihre eigene Arbeit sehen. Wer ein Tool einführt, ohne zu wissen, welches Problem es löst, bekommt Akzeptanzprobleme. Wer mit dem Problem startet und dann das passende Tool findet, bekommt Engagement.
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