eLearning zu Office 365 / Microsoft 365: Make or Buy?

2021-10-28

Modern Work · Microsoft 365 · Adoption

Microsoft 365 Lerninhalte: Selbst produzieren oder einkaufen?

Du hast Microsoft 365 längst im Einsatz. Die Lizenzen laufen, Copilot ist verfügbar, Teams ist überall. Trotzdem stagniert die Nutzung und die IT-Tickets bleiben. Die Frage „eigene Lernvideos produzieren oder fertige Inhalte einkaufen?" ist dabei nur die Spitze des Eisbergs. Die eigentliche Frage lautet: Was bringt deine Leute wirklich in die Nutzung?

Übersicht der Microsoft 365 Apps jenseits von Word, Excel, PowerPoint und Outlook — Microsoft 365 ist deutlich mehr als die fünf Apps, die im Unternehmen bekannt sind.

Warum M365 sich grundsätzlich anders verhält als jede andere Software

Wer schon einmal eLearning-Content zu SAP, Salesforce oder einer Branchensoftware produziert hat, kennt das Muster: einmal aufgenommen, drei bis fünf Jahre weitgehend stabil. Bei Microsoft 365 funktioniert das nicht. Die Plattform verändert sich nicht alle paar Monate, sondern wöchentlich. Neue Copilot-Funktionen, neue Teams-Features, umbenannte Apps, geänderte Oberflächen.

Dazu kommt: In M365 stecken mittlerweile rund 40 Apps. Die typische Wahrnehmung im Unternehmen umfasst fünf bis sieben davon. Niemand nutzt alles, jeder braucht etwas anderes. Und kaum jemand weiß genau, welcher Teil ihm im Alltag wirklich helfen würde.

Konsequenz: Content, der heute produziert wird, ist in zwölf Monaten zu großen Teilen veraltet. Das gilt für selbst Produziertes genauso wie für eingekaufte Inhalte.

Die ehrliche Vorab-Frage: Features erklären oder Probleme lösen?

Bevor du dich für Make oder Buy entscheidest, klär eine grundsätzlichere Frage: Was soll dein Content eigentlich leisten?

Feature-Erklärung

„So funktioniert die Menüleiste in Word." Brauchst du nur, wenn M365 bei euch Nebenwerkzeug ist und die Anwender überwiegend in Branchensoftware arbeiten.

Use-Case-Lernen

„So planst du in Teams eine Townhall mit 800 Leuten." Brauchst du, wenn du echten Produktivitätsgewinn willst und Copilot endlich Wirkung zeigen soll.

Reine Feature-Schulung funktioniert heute schlechter denn je. Wer 40 Apps mit jeweils hundert Funktionen erklärt, produziert Content, den niemand in der richtigen Reihenfolge konsumiert und niemand zum richtigen Zeitpunkt findet. Use Cases drehen die Logik um: Der Anwender startet beim eigenen Problem, nicht beim Tool.

Die acht Punkte, an denen sich die Entscheidung wirklich entscheidet

Inhaltsumfang

Welche Apps brauchen deine Anwender wirklich? Welche Funktionen? Welche Use Cases sollen abgedeckt werden? Wer das nicht sauber abgrenzt, produziert oder kauft entweder zu viel oder zu wenig.

Individualisierung deiner Umgebung

Je stärker eure M365-Umgebung vom Standard abweicht (eigene Templates, eigene Governance, abgeschaltete Apps), desto schwieriger passt fremder Content. Ohne vorherigen Abgleich entsteht Frust: Der Anwender sieht im Video Funktionen, die bei euch gar nicht verfügbar sind. Wir arbeiten dafür mit einer mehrseitigen Checkliste, die vor jedem Projekt durchgegangen wird, um genau diese Abweichungen sauber zu erfassen.

Interne Expertise

Habt ihr Leute, die sowohl die Technik als auch die Abteilungsrealität verstehen? Use Cases entstehen nicht aus dem IT-Wiki, sondern aus echten Arbeitsalltagen. Wer nur technisches Wissen hat, produziert Feature-Erklärungen. Falls die Expertise intern fehlt, ist das kein Drama, dann holt euch externe Begleitung dazu, statt es halbherzig selbst zu versuchen.

Sprachen

Jede zusätzliche Sprache verdoppelt grob den Aufwand, weil auch die Demoumgebung und die Beispiele übersetzt werden müssen. Untertitel sind ein günstiger Kompromiss, sind aber didaktisch deutlich schwächer als vertonte Inhalte.

Didaktik und Formatvielfalt

Eine Bildschirmaufnahme mit Stimme ist schnell gemacht. Mehrere Formate (Kurzvideo, Use Case, Schritt-für-Schritt, Live-Demo, Q&A, Lernpfad) erhöhen die Lernwirkung deutlich, kosten aber Produktion und Konzept. Genau hier scheitern viele interne Projekte, weil sie didaktisch eintönig bleiben.

Lerneinheiten in alltagstauglichen Häppchen

Die Theorie: Anwender startet bei Video 1 und hört bei Video 78 auf, dazwischen aufmerksam, macht Notizen, probiert alles direkt aus. Die Realität: Kaum jemand nimmt sich diese Zeit. Inhalte zwischen einer und zehn Minuten, jeweils in sich abgeschlossen, funktionieren deutlich besser. Wer dagegen in jedem Clip auf elf andere verweist, hinterlässt nicht das Gefühl „geschafft", sondern „etwas Wichtiges verpasst".

Laufende Pflege

Der größte unterschätzte Posten. Inhalte müssen mindestens quartalsweise geprüft, aktualisiert und ergänzt werden. Faustregel: Praktisch jeder M365-Content muss innerhalb von zwölf Monaten einmal komplett überarbeitet werden, um aktuell zu bleiben.

Gesamtkosten ehrlich rechnen

Vergleich nicht „Produktion eigener Videos" mit „Einkauf einer Lernplattform". Vergleich „Produktion plus Pflege plus Aktualisierung plus interne Personenkosten" mit dem Einkauf. Erst dann wird die Rechnung ehrlich.

Der Punkt, den fast alle übersehen: Distribution

Der beste Content nutzt nichts, wenn er die Leute nicht erreicht. Genau hier scheitern die meisten Adoption-Projekte, nicht an der Content-Qualität, sondern an der Auffindbarkeit und Kommunikation.

Zielgruppenscharf statt Gießkanne

Niemand nutzt M365 vollständig. Ein Vertriebsmitarbeiter braucht andere Inhalte als jemand aus der Buchhaltung oder dem Projektmanagement. Wer allen alles zeigt, erreicht in der Praxis niemanden. Das ist ungefähr so, als würdest du jemandem den ausgedruckten Brockhaus übergeben: Irgendwo steckt was Nützliches drin, aber wo? Lernpfade nach Rolle oder Use Case schlagen Themen-Bibliotheken jedes Mal.

Auffindbarkeit im Moment of Need

Wenn jemand mitten in einer Aufgabe steckt und nicht weiterkommt, ist der Weg ins LMS schon zu weit. Der Suchschlitz von Google oder die unternehmensinterne Suche liegen meist deutlich näher. Inhalte müssen dort liegen, wo gesucht wird. Konkret heißt das: Wir legen Lernvideos bevorzugt in Microsoft Stream oder SharePoint ab. Damit sind sie über die normale Microsoft Suche auffindbar, gut ins Arbeitsumfeld integriert und auch mobil vom Smartphone oder Tablet erreichbar. Für die Durchsuchbarkeit zählen außerdem Transkripte, sprechende Titel, gute Beschreibungen und passende Hashtags.

Information über Neues

Funktionen, die niemand kennt, kann auch niemand suchen. Eine Ausnahme bildet der Use Case: Hier kenne ich zwar die Lösung nicht, kann aber zumindest das Problem beschreiben. Für alles andere (neue Apps, neue Copilot-Funktionen, geänderte Oberflächen) braucht es einen festen Kommunikationskanal, über den deine Leute regelmäßig informiert werden. Wichtig dabei: zielgruppenscharf, nicht überschütten. Nicht jede Funktion ist für jeden relevant.

Bei unseren Kunden setzen wir dafür gerne ein eigenes Team in Microsoft Teams ein. Damit nutzen wir direkt die Software, die wir auch erklären, und die Inhalte landen dort, wo die Leute ohnehin täglich arbeiten.

Make oder Buy: Die ehrliche Antwort

In der Praxis ist die Entscheidung selten schwarz oder weiß. Was wir bei Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitenden immer wieder sehen:

Komplett selbst machen

Funktioniert nur, wenn ihr ein eigenes Adoption-Team mit Didaktik-, Technik- und Produktionskompetenz habt und dieses dauerhaft. Bei vielen scheitert es an der Pflege, nicht an der Erstproduktion.

Komplett einkaufen

Funktioniert, wenn eure Umgebung weitgehend Standard ist und ihr keine spezifischen Use Cases abbilden müsst. Sobald Individualisierung dazu kommt, entsteht eine Lücke.

Kombination (Empfehlung)

Standard-Content extern, unternehmensspezifische Use Cases und Governance-Themen intern, idealerweise verbunden durch eine kontinuierliche Lernbegleitung statt einer einmaligen Schulung.

Der entscheidende Unterschied liegt heute nicht mehr in der Content-Frage. Er liegt in der Frage, ob aus Inhalten echte Adoption wird. Und das passiert nur, wenn drei Dinge zusammenkommen: relevante Inhalte, gute Auffindbarkeit und ein kontinuierlicher Rhythmus aus Kommunikation und Begleitung.

Häufige Fragen

Reicht es nicht, die kostenlosen Microsoft Lernvideos zu nutzen?

Microsoft Learn ist als Referenz solide, aber selten passgenau für eure Realität. Die Inhalte sind generisch, oft englisch geprägt und decken keine Use Cases aus eurem Arbeitsalltag ab. Für ernsthafte Adoption in größeren Organisationen reicht das in der Regel nicht.

Wie oft sollte M365-Lerncontent aktualisiert werden?

Quartalsweise prüfen ist das Minimum, monatlich ist realistischer. Faustregel: Praktisch jeder Inhalt sollte innerhalb von zwölf Monaten einmal komplett erneuert worden sein. Wer Copilot abbildet, eher häufiger.

Sollten die Inhalte ins LMS oder in M365 selbst?

Idealerweise dort, wo eure Leute ohnehin arbeiten. SharePoint, Stream und Teams machen Inhalte über die Microsoft Suche auffindbar und damit alltagstauglich. Ein LMS ist gut für Pflicht-Trainings, schlecht für das schnelle Nachschlagen im Moment of Need.

Was kostet eigene Produktion realistisch?

Die Erstproduktion ist meist der kleinere Posten. Der größere Kostenblock ist die laufende Pflege durch eine Person, die sowohl die Technik als auch die Didaktik beherrscht. Wer hier kürzt, hat in zwölf Monaten veraltete Inhalte und niemanden, der es merkt.

Wie sorgt man dafür, dass die Inhalte tatsächlich genutzt werden?

Drei Hebel: zielgruppenscharfe Auslieferung statt Gießkanne, Auffindbarkeit über die normale Microsoft Suche und ein kontinuierlicher Kommunikationskanal (idealerweise in Teams), über den neue Themen regelmäßig sichtbar werden.

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Checkliste: Worauf du bei Anbietern für M365-Lerncontent achten musst

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