Modern Work · Copilot · Adoption
Executive Summary
- Nur 12 Prozent der befragten M365-Verantwortlichen sagen, ihre User fühlen sich beim Thema KI gut begleitet. 56 Prozent beschreiben sie als neugierig, aber orientierungslos.
- Die Lernzeit pro Technologie ist geschrumpft: Excel hatte rund zehn Jahre, Teams zwei bis vier, Copilot verändert sich sechs- bis achtmal pro Jahr grundlegend.
- Klassische Schulungen scheitern strukturell: Bis zu 77 Wiederholungen braucht es bis zur Gewohnheit, rund 90 Prozent der Inhalte sind nach zwei Tagen vergessen.
- Wirksam ist eine Kampagnen-Logik aus fünf Bausteinen: Sichtbarkeit im Intranet, Lernvideo-Nuggets, Wochentipps, Live-Session mit Q&A und Lernpfade.
- Der messbare Effekt: In einem Industrieunternehmen nutzen nach mehrmonatiger Begleitung 47 Prozent der User Copilot regelmäßig und sparen mehrheitlich eine bis drei Stunden pro Woche.
Copilot Adoption bedeutet, User kontinuierlich und in kleinen Einheiten zur produktiven Nutzung von Microsoft 365 Copilot zu begleiten, statt sie mit einmaligen Schulungen und ständigen Feature-Ankündigungen zu überfordern.
Was bedeutet Copilot Adoption?
Copilot Adoption beschreibt den Prozess, mit dem Mitarbeitende Microsoft 365 Copilot dauerhaft und produktiv in ihren Arbeitsalltag übernehmen. Sie umfasst Kommunikation, Lernformate, Übung und Erfolgsmessung und unterscheidet sich damit von einer reinen Lizenzvergabe oder einer einmaligen Schulung. Der Maßstab für gelungene Copilot Adoption ist nicht die Zahl der verteilten Lizenzen, sondern die regelmäßige Nutzung und die messbar eingesparte Arbeitszeit.
Das Problem: Der Arbeitstag der User lässt keinen Raum für KI-Lernen
Stell dir eine deiner Userinnen vor. Sie klappt um 8:47 Uhr den Laptop auf: 37 neue E-Mails, in 13 Minuten startet das nächste Meeting. Im Intranet steht ein Beitrag über ein neues Copilot-Feature, rechts blinken die 10 Prompts der Woche, und der Chef fragt nebenbei, ob sie "das nicht schnell mit KI machen" kann. In dieser Situation befinden sich in großen Organisationen jeden Morgen Tausende von Usern. Sie sind nicht desinteressiert an KI. Sie sind erschlagen: von Feature-Ankündigungen, gut gemeinten Tipps und der Erwartung, das alles nebenbei zu lernen, während der eigentliche Arbeitstag längst läuft.
Wer Copilot Adoption ernsthaft vorantreiben will, muss bei diesem Moment ansetzen. Nicht bei der Lizenz und nicht beim Feature-Set, sondern bei der Frage, wie aus dem täglichen Informationslärm ein klarer Anfang wird.
Warum Copilot Adoption schwerer ist als bei Excel und Teams
Ein Blick auf die Lernzeiträume der großen Technologie-Wellen zeigt, warum bewährte Konzepte nicht mehr greifen. Als Excel kam, hatten Unternehmen rund zehn Jahre Zeit bis zum nächsten großen Meilenstein. Zehn Jahre, in denen zwei Schulungstermine pro Jahr reichten und sich Wissen langsam von Kollegin zu Kollege durchs Unternehmen bewegen konnte. Bei Teams wurde es enger, aber die Grundstruktur aus Kanälen, Chat und Videotelefonie blieb im Kern stabil. Wer sich zwei bis vier Jahre Zeit nahm, um alle User mitzunehmen, konnte das tun.
Copilot bricht mit dieser Logik. Hier wird fast täglich ein Update ausgeliefert, und allein in den letzten zwölf Monaten hat sich die Copilot-Erfahrung für End User sechs- bis achtmal grundlegend verändert. Der Chat, an dessen Position man sich gewöhnt hatte, saß Wochen später auf der anderen Seite. Wer office.com eingab, landete plötzlich direkt in Copilot statt in der gewohnten App-Auswahl. Die Halbwertszeit von Bedienwissen hat sich radikal verkürzt, während die meisten Befähigungskonzepte noch aus der Excel-Ära stammen.
Warum klassische Schulungen bei Copilot nicht funktionieren
Das eigentliche Hindernis auf dem Weg zu echter Nutzung ist selten die Technik. Es sind die Befähigungsformate, die wir alle kennen: die monatliche Info-Session, zu der ein Bruchteil der Eingeladenen erscheint. Die SharePoint-Seite mit den Microsoft-Neuerungen, die theoretisch jeder nachlesen könnte. Das Wiki im Intranet, das praktisch niemand aufruft. Diese Formate sind nicht falsch, aber sie setzen voraus, dass User von sich aus regelmäßig nachschauen, was für sie bereitgestellt wurde. Diese Voraussetzung ist in der Realität fast nie erfüllt.
Dazu kommen zwei Zahlen, die jede Planung verändern sollten.
77 Wiederholungen: So oft braucht es im IT-Umfeld im Schnitt, bis aus einer neuen Funktion eine Gewohnheit wird. Manche User schaffen es nach vier bis fünf Wiederholungen, andere brauchen 100. Eine einzelne Schulung deckt davon genau eine ab.
90 Prozent: So viel vom Inhalt einer klassischen Schulung ist zwei Tage später wieder vergessen.
Genau aus dieser Erfahrung heraus ist die 365 Akademie entstanden: Thomas Maier, MCT und Microsoft MVP, hat über Jahre klassische Office-Schulungen gehalten und festgestellt, dass das Format gegen die Funktionsweise menschlichen Lernens arbeitet, nicht mit ihr.
In einer Umgebung, die sich ohnehin alle paar Wochen verändert, kostet jede gewanderte Schaltfläche jeden einzelnen User Zeit. Multipliziert mit Tausenden Usern und Hunderten Arbeitstagen ist das der eigentliche Produktivitätsverlust, über den in ROI-Diskussionen selten gesprochen wird.
Wo Unternehmen bei der Copilot Adoption wirklich stehen
Wie geht es Usern gerade mit dem Thema KI? Viele IT-Leiter berichten uns von genau der Gemengelage aus Neugier und Überforderung, und eine aktuelle Erhebung bestätigt das. In einer Umfrage der 365 Akademie unter 43 IT- und Modern-Work-Verantwortlichen aus DACH-Unternehmen (Juli 2026) verteilten sich die Antworten auf die Frage "Wie geht es dir mit KI?", beantwortet aus Sicht der End User, so:
Umfrage unter 43 M365-Verantwortlichen · Juli 2026
"Wie geht es dir mit KI?", beantwortet aus Sicht der End User
In absoluten Zahlen: 24 von 43 Befragten beschreiben ihre User als neugierig, aber orientierungslos, 10 als überfordert, 4 sehen Schulungen ohne bleibenden Effekt und nur 5 fühlen sich gut begleitet. Fast vier von fünf Organisationen stecken also in der Kombination aus Neugier und Orientierungslosigkeit oder in echter Überforderung. Die gute Nachricht in diesen Zahlen: Das Problem ist nicht Ablehnung. Die Mehrheit der User will. Sie braucht jemanden, der die Informationsflut filtert und einen konkreten Anfang definiert. Genau das ist Copilot Adoption, und diese Aufgabe liegt bei IT und Digital Workplace Management, nicht bei Microsoft.
Die fünf Bausteine einer Befähigungskampagne
Wirksame Copilot Adoption folgt einer Kampagnen-Logik: Ein klar abgegrenztes Thema wird über mehrere Wochen mit fünf ineinandergreifenden Bausteinen bespielt. Jeder Baustein existiert in vielen Unternehmen schon irgendwo, wirksam werden sie erst in ihrer Gesamtheit.
1Aufmerksam machen, wo die User ohnehin sind
Das Monatsthema wird dort sichtbar, wo User morgens landen: über Viva Connections direkt in Teams, über Newsletter und Beiträge auf den Startseiten oder über eine in Teams integrierte Lernplattform aus SharePoint. Nicht die User kommen zum Content, der Content kommt zu den Usern.
2Lernvideos als Nuggets, nicht als Vorlesung
Maximal drei bis fünf Minuten pro Video, zugeschnitten auf das Monatsthema. Nicht "Das ist Copilot", sondern "Dein Einstieg in Copilot": Warum solltest du es nutzen, was bringt es dir, wie kommst du am einfachsten rein. Wenige schauen einstündige Videos, fast alle schauen zweieinhalb Minuten.
3Wochentipps zum sofortigen Ausprobieren
Ein bis zwei kleine Tipps pro Woche, so gestaltet, dass User sie direkt im Alltag anwenden können. Große Informationsblöcke ohne direkten Arbeitsbezug verarbeiten die wenigsten, kleine Einheiten mit sofortigem Nutzen bleiben hängen.
4Live-Session mit echter Q&A
Zum Abschluss des Themas ein Live-Event, in dem User zuschauen, mitmachen und direkt ausprobieren. Die anschließende Fragerunde ist kein Anhängsel, sondern zentral: Gerade bei Copilot sind viele Fragen nicht technisch, sondern praktisch. Darf ich das nutzen? Mache ich das im Chat oder woanders?
5Lernpfade zum Nacharbeiten
Wer in der Live-Session nur mit halbem Ohr dabei war, braucht strukturierte Lernpfade, um sich die Inhalte im Nachgang in kleinen Schritten selbst zu erarbeiten. So werden auch die User erreicht, die weder lesen noch live dabei sein wollten.
Typische Fehler, die Copilot Adoption ausbremsen
In unseren Projekten beobachten wir drei Fehler immer wieder. Der häufigste ist Themen-Überladung. "Copilot" ist kein Kampagnen-Thema, "SharePoint" auch nicht. Wer seinen Usern in einer Stunde das komplette Wissen zu einem Produkt präsentiert, kann sich ausrechnen, wie viel hängen bleibt: praktisch nichts. Tragfähige Themen sind klein und abschließbar: "Die ersten Schritte in Copilot", "Richtig teilen in SharePoint", "Meetings mit Copilot nachbereiten".
Ein typischer zweiter Fehler ist, scheinbar banale Themen zu unterschätzen. Beispiel Teilen: Wie viele User wissen wirklich, wie man in Microsoft 365 sauber teilt, und wie viele tun es dann auch? Jede Rückmeldung wie "Ich kann auf die Aufzeichnung nicht zugreifen" oder "Zu dem Link habe ich keine Rechte" kostet zwei Personen Zeit, die für die eigentliche Arbeit gedacht war. Das passiert in großen Organisationen tausendfach am Tag, und spätestens mit Sensitivity Labels wird aus dem Bedienthema zusätzlich ein Sicherheitsthema.
Der dritte Fehler ist fehlende Wiederholung. Kleine Hinweise, immer wieder platziert, sind nie verschwendet und selten zu oft. Sie sind nur manchmal zu viel auf einmal. Deshalb gehören Fokus und Wiederholung zusammen: ein Thema, viele kleine Kontakte, dann das nächste Thema.
Was strukturierte Befähigung messbar bringt
Kein Mittelständler kauft eine neue Maschine, stellt sie in die Halle und schaut dann, ob der Maschinenmeister sie benutzt, um sie anschließend zu 20 Prozent auszulasten. Genau das passiert aber mit KI-Lizenzen, wenn Befähigung fehlt. Microsoft ruft für Copilot spürbar Geld auf, zusätzlich zu Lizenzen wie E3, und früher oder später muss jede IT-Leitung belegen, was diese Investition bringt.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Industrieunternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden hat seine User über Monate mit Kampagnen an Copilot herangeführt. Eine anschließende Umfrage unter den End Usern ergab, dass 47 Prozent Copilot inzwischen regelmäßig einsetzen. Mehr als jeder zweite Information Worker spart nach eigener Aussage eine bis drei Stunden pro Woche. Multipliziert mit den Stundenlöhnen in einem Unternehmen dieser Größe braucht diese Rechnung keinen ROI-Experten, um zu überzeugen.
Bemerkenswert ist, welche Arbeit eingespart wird: vor allem Tätigkeiten, die Produktivität nur unterstützen, statt sie zu erzeugen. Zusammenfassen, Kuratieren, Informationen übertragen, Aufgaben aus Meetings hinterhertragen. Wer Usern beibringt, wie Copilot Meeting-Zusammenfassung, Notizen und Aufgabenverteilung übernimmt, holt beide Typen von Meeting-Teilnehmern gleichzeitig ab: die Unstrukturierten, die ohne Notizen aus dem Termin gehen, und die Durchorganisierten, die für Agenda und Nachbereitung jedes Mal spürbar Zeit investieren.
Pragmatisches Vorgehen: So startest du
Der Einstieg in Copilot Adoption braucht kein Großprojekt. Wähle ein einziges Thema mit klarem Alltagsnutzen, etwa die ersten Schritte in Copilot oder die Meeting-Nachbereitung. Plane dafür vier bis sechs Wochen und bespiele das Thema mit den fünf Bausteinen: Ankündigung dort, wo die User ohnehin sind, zwei bis drei kurze Lernvideos, wöchentliche Tipps, eine Live-Session mit Fragerunde und ein Lernpfad zum Nacharbeiten. Miss am Ende zwei Dinge: die regelmäßige Nutzung und die subjektiv eingesparte Zeit, am einfachsten über eine kurze Umfrage in Microsoft 365. Erst wenn das Thema abgeschlossen ist, startet das nächste. So entsteht über ein Jahr eine Serie abgeschlossener Lernerlebnisse statt eines Dauerrauschens.
Wann externe Unterstützung sinnvoll wird
Viele IT- und Digital-Workplace-Teams können diese Kampagnen-Logik grundsätzlich selbst aufsetzen. Eng wird es in der Praxis an drei Stellen: bei der kontinuierlichen Produktion aktueller Lernvideos in einer Umgebung, die sich monatlich verändert, bei der Kapazität, neben dem Tagesgeschäft jede Woche Kommunikation und Formate zu bespielen, und bei der didaktischen Erfahrung, Themen so klein zu schneiden, dass sie wirklich hängen bleiben. Wenn Lizenzen längst bezahlt sind, die Nutzung aber stagniert, ist es meist günstiger, Befähigung mit fertigen, laufend aktualisierten Inhalten einzukaufen, als sie intern immer wieder neu zu bauen.
Wie die 365 Akademie unterstützt
Die 365 Akademie begleitet große Organisationen im DACH-Raum dabei, dass Microsoft 365 und Copilot im Alltag wirklich genutzt werden: mit einer in Teams und SharePoint integrierten Lernplattform, laufend aktualisierten Lernvideo-Nuggets, fertigen Kampagnen-Bausteinen und Live-Formaten. Wie eine solche Lernbegleitung strukturiert abläuft, zeigt die Übersicht zum Ablauf. Wer sich die Umsetzung direkt in Microsoft 365 ansehen möchte, kann das in der Demo-Umgebung tun.
| So läuft die Lernbegleitung ab Demo-Umgebung ansehen |
Meine Einordnung
Ich habe jahrelang klassische Office-Schulungen gehalten und musste akzeptieren: Das Format war das Problem, nicht die Teilnehmenden. Bei Copilot verschärft sich das, weil sich das Produkt schneller verändert, als eine Schulungsreihe geplant werden kann. Was in unseren Projekten den Unterschied macht, ist unspektakulär: ein Thema, kleine Einheiten, echte Wiederholung und ein Live-Format, in dem User ihre Fragen loswerden. Wer das sechs Monate konsequent durchhält, diskutiert danach nicht mehr über Akzeptanz, sondern über die nächsten Use Cases.
Fazit
Copilot Adoption entscheidet sich nicht an der Lizenz, sondern am Morgen der User: zwischen 37 neuen E-Mails und dem nächsten Meeting. Die Mehrheit der Mitarbeitenden ist neugierig auf KI, ihr fehlt nur ein klarer Anfang und kontinuierliche Begleitung. Wer statt einmaliger Schulungen auf fokussierte Kampagnen mit kleinen Lerneinheiten, Live-Formaten und Wiederholung setzt, macht aus Überforderung messbare Nutzung, in der Praxis bis zu 47 Prozent regelmäßige Copilot-Nutzer und eine bis drei gesparte Stunden pro Woche. Microsoft 365 und Copilot sind in den meisten Unternehmen längst im Einsatz. Die Frage ist nur, ob sie auch ausgeschöpft werden.
Häufige Fragen zur Copilot Adoption
Was ist Copilot Adoption?
Copilot Adoption ist der Prozess, mit dem Mitarbeitende Microsoft 365 Copilot dauerhaft und produktiv in ihren Arbeitsalltag übernehmen. Sie umfasst Kommunikation, kleine Lernformate, Übung und Erfolgsmessung. Maßstab ist die regelmäßige Nutzung und die eingesparte Arbeitszeit, nicht die Zahl der verteilten Lizenzen.
Warum reichen klassische Schulungen für Copilot nicht aus?
Rund 90 Prozent der Inhalte einer klassischen Schulung sind nach zwei Tagen vergessen, und es braucht im Schnitt bis zu 77 Wiederholungen, bis eine Funktion zur Gewohnheit wird. Da sich Copilot mehrmals pro Jahr grundlegend verändert, veraltet einmalig geschultes Wissen schneller, als es sich festigen kann.
Wo fange ich mit der Copilot Adoption am besten an?
Mit einem einzigen, klar abgegrenzten Thema wie "Die ersten Schritte in Copilot", bespielt über vier bis sechs Wochen mit fünf Bausteinen: Sichtbarkeit im Intranet oder in Teams, kurze Lernvideos, Wochentipps, eine Live-Session mit Fragerunde und Lernpfade zum Nacharbeiten. Erst nach Abschluss startet das nächste Thema.
Wie lang sollten Lernvideos für Microsoft 365 und Copilot sein?
Drei bis fünf Minuten, besser kürzer. User verarbeiten kleine, alltagsnahe Einheiten deutlich besser als lange Informationsblöcke. Jedes Video sollte in den ersten Sekunden beantworten, worum es geht und was es dem User konkret bringt.
Welchen messbaren Nutzen bringt strukturierte Copilot Adoption?
In einem Industrieunternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitenden nutzten nach einer mehrmonatigen Kampagnen-Begleitung 47 Prozent der User Copilot regelmäßig, und mehr als jeder zweite Information Worker sparte nach eigener Aussage eine bis drei Stunden pro Woche, vor allem bei unterstützenden Tätigkeiten wie Zusammenfassen und Aufgaben-Nachhalten.
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