Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie Sie Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementieren

von Selina Bailer | 6. Februar 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen nicht das volle Potenzial entfaltet und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeitenden die Apps und Funktionen im Arbeitsalltag effektiv nutzen?

Die Einführung von Microsoft 365 in einem Unternehmen mit tausenden von Nutzenden ist weit mehr als ein technisches Projekt – es ist ein strategischer Transformationsprozess. Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Microsoft Apps und Funktionen effizient und produktiv im Arbeitsalltag nutzen können, benötigt es eine strukturierte und praxisnahe Herangehensweise.

In diesem Artikel erhalten Sie einen Einblick in die Inhalte und Erkenntnisse unseres Webinars „Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie Sie Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementieren“: Welche Herausforderungen viele Unternehmen mit Microsoft 365 haben, welche Chancen sich bieten und wie unsere praxisorientierten Ansätze dabei helfen, Ihren Modern Workplace nachhaltig zu gestalten.

Mehrwert schaffen statt nur installieren

Viele Unternehmen beginnen ihre Implementierung mit Microsoft 365, indem sie die Software anschaffen – und das ist auch ein wichtiger erster Schritt. Doch ohne eine gezielte Strategie und begleitende Schulungen bleibt das Potenzial oft ungenutzt. Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein brandneues Auto gekauft, aber keinen Treibstoff dazu – das System bleibt weitgehend wirkungslos.

Was bedeutet das konkret?

Der Beginn der Reise: Die Anschaffung von Microsoft 365 markiert den Start in eine neue digitale Arbeitswelt.
Der leere Tank: Ohne ein durchdachtes Schulungs- und Kommunikationskonzept erhalten Ihre Mitarbeitenden nicht den notwendigen „Treibstoff“ in Form von Wissen und Unterstützung.
Die Tankstelle: Eine kontinuierliche Lernbegleitung – mit praxisnahen Inhalten und regelmäßigen Updates – stellt sicher, dass Ihre Teams die Funktionen von Microsoft 365 auch wirklich nutzen können.
Die volle Nutzung: Mit einem umfassenden Support und zielgerichteten Lernformaten können Ihre Mitarbeitenden die Tools im Arbeitsalltag effektiv einsetzen.

Das KeyLearning der Implementierung liegt vorallem darin, den technischen Rollout mit einer echten Lernstrategie zu verbinden, die den individuellen Bedürfnissen Ihrer Teams gerecht wird.

Warum bleibt Microsoft 365 oft ungenutzt?

Ein zentrales Thema, das in unserem Webinar intensiv diskutiert wurde, war die Frage, warum Microsoft 365 in vielen Unternehmen häufig nicht vollständig genutzt wird. Die häufigsten Gründe sind:

Fehlendes Wissen

Viele Ihrer Mitarbeitenden wissen nicht, welche Funktionen für ihre individuellen Aufgaben wirklich hilfreich sind. Oft werden reine Handbuch-Erklärungen präsentiert, ohne den direkten Bezug zum jeweiligen Use Case herzustellen.

Fehlende Zeit

Im hektischen Arbeitsalltag bleibt kaum Zeit, um sich intensiv mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Lange Schulungen und starre eLearning-Konzepte passen hier nicht in den Workflow.

Fehlende Zustimmung

Wenn Ihre Mitarbeitenden keinen direkten Mehrwert in den neuen Tools erkennen, fehlt die Motivation, sich mit den Neuerungen auseinanderzusetzen. Eine aktuelle Studie zeigt, dass ca. 70% der Unternehmen, die Microsoft 365 implementieren, Schwierigkeiten haben, eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen, da Schulungen oft nicht praxisnah gestaltet sind. Das führt dazu, dass das volle Potenzial von Microsoft 365 ungenutzt bleibt.

Diese Herausforderungen führen dazu, dass das Potenzial von Microsoft 365 nicht ausgeschöpft wird – und genau hier setzt unser Ansatz an.

Herausforderungen und Chancen mit Microsoft 365

Microsoft 365 bietet nicht nur ein erweitertes Toolset, sondern fördert auch neue Arbeitsweisen – es geht um einen Wandel in der Zusammenarbeit und im Wissensaustausch. In unserem Webinar haben wir aufgezeigt, dass:

Kontinuierliche Neuerungen:
Die regelmäßigen Updates und Erweiterungen von Microsoft 365 erfordern flexible Lernformate, um Ihre Mitarbeitenden stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
Neue Arbeitsweisen:
Es handelt sich nicht nur um technische Veränderungen, sondern um einen grundlegenden Wandel, der Ihre Unternehmenskultur und den Modern Workplace beeinflusst.

Diese dynamische Entwicklung eröffnet enorme Chancen, erfordert aber auch, dass Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens etablieren.

Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Einführung

Bestandteil unseres Webinars ist ein strukturierter Fahrplan, der den gesamten Transformationsprozess abbildet. Dieser Fahrplan besteht aus fünf Schritten, die sicherstellen, dass die Einführung von Microsoft 365 sowohl technologisch als auch kulturell gelingt.

1. Planung & Konzeption

In dieser Phase entwickeln Sie eine fundierte Strategie, die nicht nur die technische Implementierung, sondern auch den kulturellen Wandel in Ihrem Unternehmen berücksichtigt. Hier werden Ziele definiert und die notwendigen Ressourcen geplant.

2. Pilotphase

Testen Sie neue Ansätze in ausgewählten Teams. Sammeln Sie Erfahrungen, identifizieren Sie Herausforderungen und passen Sie Ihre Maßnahmen an, bevor Sie einen flächendeckenden Rollout starten. Diese Phase ermöglicht es, erste Erfolge zu erzielen und die interne Akzeptanz zu fördern.

3. Onboarding & Befähigung

Gezielte Schulungen und intensives Onboarding sorgen dafür, dass Ihre ersten Anwender – die sogenannten Multiplikatoren – das System verstehen und effektiv einsetzen können. Diese Personen übernehmen anschließend eine wichtige Rolle bei der internen Wissensvermittlung.

4. Rollout

Führen Sie Microsoft 365 schrittweise im gesamten Unternehmen ein. Unterstützt durch eine kontinuierliche Kommunikationsstrategie und praxisnahe Inhalte, wird der Rollout so gestaltet, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Funktionen nahtlos in ihren Arbeitsalltag integrieren können.

5. Langfristige Begleitung & Optimierung

Die erfolgreiche Einführung und vorallem auch der Nutzung von Microsoft 365 hängt von einer nachhaltigen Lernkultur in Ihrem Unternehmen ab. Regelmäßige Updates, flexible Lernmodule und interaktive Formate empfehlen sich sehr, dass der Wissenstransfer auch langfristig an Ihre Mitarbeitenden gewährleistet ist. So passen sich Ihre Prozesse kontinuierlich an die sich ändernden Anforderungen an.

Ein wichtiger Vergleich: Warum traditionelle Projekte nicht immer ausreichen

Um die Besonderheiten der Einführung von Microsoft 365 besser zu verstehen, lohnt es sich, einen Blick auf typische IT-Projekte und -Systeme zu werfen, mit denen viele Unternehmen bereits vertraut sind. Viele Organisationen haben langjährige Erfahrungen mit klar definierten, einmaligen IT-Projekten – denken Sie an ERP-Einführungen, bei denen es klare Ziele, feste Zeiträume und festgelegte Ressourcen gibt.

Doch genau hier liegt der Unterschied:

Microsoft 365 erfordert keine einmalige Implementierung, sondern einen kontinuierlichen Transformationsprozess.

Während klassische Projekte nach einem festen Plan abgewickelt werden, müssen Sie bei Microsoft 365 regelmäßig auf neue Funktionen und wechselnde Anforderungen reagieren. Diese fortlaufende Anpassung ist entscheidend, um den dynamischen Herausforderungen des Modern Workplace gerecht zu werden.

Im Folgenden erläutern wir, warum der Vergleich zwischen „Projekt versus kontinuierliche Transformation“ sowie „ERP versus Microsoft 365 – ein Paradigmenwechsel“ dabei hilft, die Notwendigkeit eines flexiblen und nachhaltigen Lern- und Anpassungsprozesses klar zu machen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden immer mit den aktuellsten Informationen und Best Practices versorgt werden – und nicht in veralteten Strukturen verharren, die den digitalen Wandel verhindern.

Projekt vs. kontinuierliche Transformation

Ein weiterer wichtiger Punkt im Webinar war der Unterschied zwischen klassischen IT-Projekten und einer kontinuierlichen Transformation:

Einmalige Projekte:
Traditionelle IT-Projekte, wie beispielsweise ERP-Einführungen, sind oft klar definierte Vorhaben mit einem festen Anfang und Ende. Sie haben klare Ziele, zeitliche Begrenzungen und definierte Ressourcen.
Kontinuierliche Transformation:
Der effektive Einsatz von Microsoft 365 erfordert jedoch eine fortlaufende Anpassung und regelmäßige Schulungen. Statt eines einmaligen Projekts handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der eine dauerhafte Lernkultur fördert und den stetigen Wandel in den Arbeitsprozessen berücksichtigt.
Dauerhafte Lernkultur: Eine nachhaltige Integration neuer Funktionen basiert auf einem kontinuierlichen Wissenstransfer, der sich flexibel in den Arbeitsalltag einfügt und immer wieder neu angepasst wird.

Dieser Paradigmenwechsel bedeutet, dass Sie bei Microsoft 365 mehr auf kontinuierlichen Wissenstransfer und flexible Anpassungen setzen müssen, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Praxisnahe Lernbegleitung – Relevant und interaktiv

Ein zentrales Element unseres Learning-as-a-Services ist die Aufbereitung von Lerninhalten, die exakt auf den modernen Arbeitsalltag mit M365 Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten sind:

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Anwendungs- und Tätigkeitsorientierte Use Cases

Die Inhalte werden anhand realer Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen vermittelt. So erfahren Ihre Mitarbeitenden, wie sie konkrete Probleme und mithilfe von Microsoft 365 lösen können, Hilfestellung erhalten und damit im Arbeitsalltag produktiver sein.

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Kurze, prägnante Lernmodule im Moment of need

Formate wie Quick-Tipps, How-To-Szenarien und Cheatsheets bieten leicht verdauliche Wissenshäppchen, die sich problemlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

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Interaktive Elemente

Die Nutzung von Microsoft 365-Tools wie Teams, SharePoint und Stream ermöglicht es, Inhalte zu teilen, zu kommentieren und zu diskutieren – so, wie es in einem modernen Arbeitsumfeld selbstverständlich ist. Dazu gehören auch „Events“ und besondere Aktionen wie z.B. einen KI-Führerschein oder eine Weihnachtsaktion integriert in der Lernplattform – Ihrem Infohafen.

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten?

Werden Sie Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community!

Die Aufzeichnung unseres Webinars liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community in Teams – zusammen mit zahlreichen weiteren Webinar-Aufzeichnungen, Präsentationen und praktischen Learning-Inhalten. Dort erhalten Sie kostenfreien Zugriff auf:

Adoption Material und Learning-Unterlagen zu Microsoft 365
Alle Videos und Learning-Inhalte der 365 Akademie
Regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare zu Microsoft 365
Monatliche Experten-Round Tables und einen regelmäßigen Talk

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🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Warum traditionelle Lernmethoden bei Microsoft 365 scheitern

von Selina Bailer | 9. Januar 2025 | 📃 Alle Beiträge, 📚 Change to Modern Work-Paket, 🖼️ Cheatsheet, 🧩 Lernpfad, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 🎬 Videos

Warum traditionelle Lernmethoden bei Microsoft 365 scheitern:

Welche Vorteile unser Learning-as-a-Service gegenüber traditionellen Methoden bietet

⚽ Fußball lernt man nicht im Klassenzimmer,
🏃‍➡️ Marathon laufen nicht durch ein eLearning,
🕺Tanzen nicht per YouTube-Video,
🚘und Autofahren nicht durch gute Ratschläge.

Für vieles, was wir im Leben lernen, gibt es die unterschiedlichsten Formate – und nicht jedes passt gleichermaßen. Einige sind effizient, andere weniger. Und manche sind schlichtweg ungeeignet.

Thomas Maier

Gründer und Inhaber, 365 Akademie GmbH

Microsoft 365 ist kein Lernthema wie jedes andere

Microsoft 365 ist kein gewöhnliches Lernthema. Es ist unglaublich vielseitig, ständig im Wandel und für jeden Nutzer unterschiedlich relevant. Für Sie als Learning-Verantwortliche oder Content-Produzenten bedeutet das vor allem eins: eine echte Herausforderung.

Doch genau hier liegt das Problem. Viel zu oft wird die Komplexität von Microsoft 365 unterschätzt. Ständige Updates? Individuelle Anforderungen? Unsicherheiten? Diese Themen werden gerne ignoriert, als wären sie nebensächlich. Aber das sind sie keineswegs.

Wer langfristig erfolgreich sein will – sei es in der Wissensvermittlung oder in der täglichen Nutzung – kann es sich nicht leisten, diese Aspekte zu übersehen. Flexibilität und Zukunftsorientierung erfordern, dass wir uns genau diesen Herausforderungen stellen. Und zwar nicht irgendwann, sondern jetzt.

Veränderungen erfordern Aufklärung

Stellen Sie sich Ihre Mitarbeitenden vor: Eine App verschwindet plötzlich, Besprechungs-Notizen in Teams gibt es nicht mehr, der Microsoft 365 Feed fehlt, oder gespeicherte Nachrichten sind weg. Solche Veränderungen mögen auf den ersten Blick klein erscheinen, lösen bei den Nutzenden jedoch oft Skepsis und Misstrauen aus. Die Folge? Viele ziehen sich auf altbekannte Arbeitsweisen zurück – und das Vertrauen in moderne Tools schwindet. Ohne gezielte Kommunikation und Unterstützung entstehen Unsicherheiten, die nicht nur den Arbeitsfluss stören, sondern auch die Akzeptanz neuer Technologien beeinträchtigen können.

Unser Geschäftsführer und Gründer Thomas Maier, ein Microsoft-zertifizierter Trainer mit über zehn Jahren Erfahrung, beschreibt es so:

„Ich habe viele Schulungen erlebt – sowohl als Trainer als auch als Teilnehmer. Und immer wieder sehe ich, wie wichtig es ist, dass Lernkonzepte flexibel und praxisnah gestaltet sind, damit sie tatsächlich den Arbeitsalltag unterstützen und die Unsicherheiten der Nutzenden abbauen.“

Ein durchdachtes Schulungskonzept macht den Unterschied!

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen:

Wie moderne Schulungsmethoden Ihre Mitarbeitenden wirklich erreichen.
Wie Sie indivduelle Lernbedürfnisse erkennen und praxisnah darauf eingehen können.
Wie Unsicherheiten bei technischen Neuerungen gezielt abgebaut werden.
Und wie Sie Weiterbildungsinhalte so gestalten, dass sie nicht nur Wissen vermitteln, sondern direkt anwendbar sind.

Bei der 365 Akademie setzen wir auf ein Konzept, das genau diesen Herausforderungen gerecht wird: Was bedeutet das für Sie? Weniger Frust, mehr Vertrauen und vor allem Ergebnisse, die langfristig Bestand haben. Denn nur, wenn Weiterbildung praxisnah und bedarfsorientiert gestaltet ist, wird sie zum echten Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen.

Warum klassische Schulungsmethoden oft scheitern

Microsoft 365 bietet unzählige Möglichkeiten, die Arbeitsweise in Unternehmen zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Doch genau hier beginnt Ihre Herausforderung: Wie können Sie das Potenzial von Microsoft 365 so vermitteln, dass Ihre Mitarbeitenden es nicht nur verstehen, sondern auch effektiv nutzen? Viele traditionelle Schulungsmethoden stoßen dabei an ihre Grenzen, weil sie weder auf die Bedürfnisse Ihres Teams noch auf den Moment des tatsächlichen Bedarfs eingehen.

Schauen wir uns einige Beispiele genauer an:

Warum klassische Schulungsmethoden oft scheitern

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Präsenzkurse: Nicht effektiv

Präsenzkurse gelten oft als die Königsdisziplin der Weiterbildung. Doch wenn es um Microsoft 365 geht, sind sie selten effektiv. Die Kurse finden zu einem festen Zeitpunkt statt – unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeitenden das Wissen gerade benötigen oder nicht. Aufgrund der Komplexität von Microsoft 365 kann der Kurs meist nur einen kleinen Bereich abdecken, etwa eine spezifische App.

Hinzu kommt: Ihre Mitarbeitenden bringen ganz unterschiedliche Vorkenntnisse und Anforderungen mit. Wenn nun Personen aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Aufgaben in einen Kurs gesteckt werden, bleibt kaum Raum für individuelle Bedürfnisse. Stattdessen wird oft Wissen vermittelt, das für viele überhaupt nicht relevant ist.

Natürlich gibt es Ausnahmen: Wenn Sie beispielsweise Grundkenntnisse in Word, Excel oder PowerPoint vermitteln möchten, können Präsenzkurse eine gute Basis schaffen. Aber für alles darüber hinaus sind sie meist teuer und wenig zielführend.

LMS und Kurse: Theorielastig und wenig alltagstauglich

Lernmanagementsysteme (LMS) und eLearning-Kurse werden häufig als flexible Alternative angepriesen. Doch in der Praxis haben auch sie ihre Schwächen. Die meisten Kurse sind darauf ausgelegt, einen gesamten Themenkomplex zu bearbeiten – oft mit dem Ziel, ein Zertifikat zu erhalten. Doch genau hier beginnt das Problem: Ihre Mitarbeitenden brauchen keine theoretischen Grundlagen zu „SharePoint“ oder „Microsoft Teams“, sondern konkrete Anleitungen, die sie in ihrem Arbeitsalltag anwenden können.

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Statt Lösungen für praktische Use Cases wie „Projektmanagement mit Microsoft 365“ oder „Effizientes Arbeiten im Team“ anzubieten, sind die Inhalte oft softwarezentriert und schwer auf individuelle Bedürfnisse übertragbar. Hinzu kommt, dass viele LMS-Systeme schlecht durchsuchbar sind. Wenn Ihre Mitarbeitenden eine schnelle Antwort auf ein akutes Problem suchen, ist der Zugang zu relevanten Informationen oft umständlich und zeitaufwendig.

Ein weiteres Problem: Viele eLearning-Plattformen konzentrieren sich auf „verkaufsstarke“ Themen. Das bedeutet, dass zahlreiche Microsoft 365-Apps gar nicht abgedeckt werden, weil sie weniger populär sind – obwohl sie für Ihr Unternehmen vielleicht besonders relevant wären.

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YouTube: Schnell, aber riskant

YouTube bietet eine Fülle an Informationen – ideal, wenn Ihre Mitarbeitenden genau wissen, wonach sie suchen und die Kompetenz haben, die Qualität der Inhalte zu bewerten. Aber das ist oft leichter gesagt als getan. Viele Videos sind veraltet, da sie aufgrund hoher Klickzahlen online bleiben. Neue Videos zeigen häufig Funktionen, die noch nicht einmal flächendeckend verfügbar sind.

Und dann ist da noch die Qualität: Jeder kann Videos veröffentlichen. Doch nicht alle Inhalte sind fachlich fundiert oder passen zu Ihrer Umgebung. Für geschäftskritische Themen birgt diese Unsicherheit erhebliche Risiken.

Beratung: Hilfreich, aber begrenzt

Eine individuelle Beratung scheint auf den ersten Blick die optimale Lösung zu sein. Doch auch sie hat Grenzen. Beratungen sind zeitlich begrenzt und behandeln nur die Themen, die aktuell zur Sprache kommen. Fragen, die Ihre Mitarbeitenden in der Vergangenheit hatten, oder Herausforderungen, die in Zukunft auftreten, bleiben oft außen vor.

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Hinzu kommt: Ihre Mitarbeitenden wissen möglicherweise gar nicht, was sie nicht wissen. Wer nicht weiß, dass sich mit Power Apps einfache mobile Anwendungen erstellen lassen, wird auch keine Fragen dazu stellen. Beratung bleibt daher oft reaktiv und hängt davon ab, welche Probleme bereits erkannt wurden.

Was bedeutet das für Sie?

Die Schulung Ihrer Mitarbeitenden ist ein zentraler Faktor, um das volle Potenzial von Microsoft 365 zu nutzen. Doch traditionelle Methoden wie Präsenzkurse, eLearning oder punktuelle Beratungen sind oft zu starr, zu unflexibel oder nicht alltagstauglich. Die Folge sind Frustration, Unsicherheiten und ungenutzte Chancen.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie ein moderner, praxisorientierter Ansatz diese Herausforderungen bewältigen kann – flexibel, individuell und genau abgestimmt auf die Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden.

Maßgeschneiderte Schulungsinhalte, die wirklich funktionieren

Die Herausforderungen bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden lassen sich nur mit einem durchdachten, individuellen Ansatz lösen.

Inhalte, die perfekt auf Ihre Umgebung, Ihre Ziele und die Bedürfnisse Ihrer Teams abgestimmt sind. → Keine allgemeingültigen Lehrpläne, keine irrelevanten Informationen – sondern praxisnaher Content, der wirklich ankommt.

Individuelle Inhalte für Ihre Ziele und Ihre Umgebung

Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir vorab, welche Inhalte Ihre Mitarbeitenden wirklich benötigen. Dabei berücksichtigen wir sowohl die spezifischen Anforderungen Ihrer Arbeitsumgebung als auch die individuellen Ziele Ihres Unternehmens. Unsere Inhalte sind immer aus der Perspektive der Nutzer:innen gestaltet, nicht aus der Sicht der Software.

Beispiel: Statt das Menüband einer App von links nach rechts zu erklären, gehen wir direkt auf die Frage ein: Was möchte Ihr/e Anwender/in erreichen und wie setzen Ihre Teams das am Besten um? Dabei berücksichtigen wir, welche App am sinnvollsten ist und wie sie optimal genutzt werden sollte.

Vielfältige Formate für unterschiedliche Bedürfnisse

Nicht jeder User in Ihrem Team lernt gleich – und nicht jede Situation erfordert denselben Lernansatz. Deshalb stellen wir Inhalte in verschiedenen Formaten und für unterschiedliche Wissensstufen bereit:

Quick-Tipps:

Kurze, einminütige Hinweise, die schnell weiterhelfen.

Demovideo ⬇️

How-To-Szenarien:

Konkrete Anleitungen, die Ihre Mitarbeitenden genau bei ihrem aktuellen Thema abholen.

Demovideo ⬇️

Cheatsheets:

Übersicht, die alle wichtigen Informationen auf einen Blick zusammenfassen.

Beispiel Cheatsheet ⬇️

Cheatsheet zum Thema "Teams richtig planen"

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten, Lernformaten und weitere Demovideos?

Gezielte Kommunikation

Damit Ihre Mitarbeitenden überhaupt von den Schulungsinhalten erfahren, setzen wir auf zielgerichtete Kommunikationskampagnen. Diese spielen wir speziell an die relevanten Zielgruppen aus. Denn ein Buchhalter braucht keine Tipps für das Arbeiten von unterwegs, während jemand in der Produktion oder Fertigung nichts mit Informationen zu Intranetseiten anfangen kann.

Unsere größte Aufgabe: Informationen so zu filtern, dass Ihre Mitarbeitenden nur das erhalten, was wirklich relevant ist. Kein Overload – keine Frustration.

Lernen in der gewohnten Umgebung: Microsoft 365 als Lernplattform

Bei der 365 Akademie setzen wir nicht nur auf Microsoft 365 als Thema – wir nutzen es auch aktiv als Lernplattform. Unsere Inhalte sind direkt in Microsoft 365 integriert, sodass Ihre Mitarbeitenden in ihrer vertrauten Arbeitsumgebung lernen können.

So könnte Ihre maßgeschneiderte Lernplattform aussehen, wie sie von vielen unserer Kunden geschätzt wird:

SharePoint: Zentrale Bereitstellung der Inhalte.

Teams: Für Communitys, Social Learning und direkten Austausch.

Stream: Videoinhalte, die durchsuchbar sind, transkribiert und kommentiert werden können.

Forms: Für Wissensabfragen und Feedback.

Mehr Infos zu den Integrationsmöglichkeiten?

Button zur Champions Community Integration

So zeigen wir nicht nur, was mit Microsoft 365 möglich ist, sondern demonstrieren auch praxisnah, wie die Werkzeuge genutzt werden können. Ihre Mitarbeitenden interagieren aktiv mit der Plattform und erleben gleichzeitig einen Use Case, der den Nutzen verdeutlicht.

Immer aktuell: Monatlich erweiterte Inhalte

Die Microsoft-Welt leibt nicht stehen – und das tun wir auch nicht. Unsere Inhalte werden jeden Monat aktualisiert und erweitert, sodass Ihre Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand bleiben.

Mit unserem Learning-as-Service bieten wir Ihnen nicht nur Schulungen, sondern eine Lösung, die individuell, flexibel und praxisorientiert ist – und die Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützt, die Möglichkeiten von Microsoft 365 voll auszuschöpfen.

Warum moderne Schulungsmethoden für Microsoft 365 unverzichtbar sind

Moderne Herausforderungen verlangen moderne Lösungen – besonders, wenn es um die Schulung Ihrer Mitarbeitenden im Umgang mit Microsoft 365 geht.

Mit den richtigen Ansätzen können Sie:

Lernprozesse optimieren, z. B. durch innovative Methoden wie Streaming.
Individuellen Schulungsbedarf erkennen und gezielt relevante Inhalte bereitstellen.
Technische Unsicherheiten abbauen, um das Vertrauen in neue Tools zu stärken.
Engagement fördern, indem Sie mit kreativen Kommunikationsansätzen Mitarbeitende aktiv einbinden.

Deshalb gibt es die 365 Akademie🎓

Viele klassische Schulungsmethoden stoßen bei Microsoft 365 an ihre Grenzen – der Grund, warum Thomas Maier die 365 Akademie gegründet hat. Das Ziel war von Anfang an, einen Service zu entwickeln, der perfekt zu den Anforderungen von damals noch Office 365 passt. Heute ist Microsoft 365 das einzige Thema, auf das wir uns spezialisiert haben.

Unsere Expertise basiert auf jahrelanger Erfahrung und wird durch den engen Kontakt mit Microsoft kontinuierlich erweitert. Als Microsoft MVP (Most Valuable Professional) stehen wir in direktem Austausch und bereiten alle relevanten Neuerungen und Best Practices gezielt für Sie auf.

Das Ergebnis: Inhalte, die nicht nur aktuell, sondern auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

Buchen Sie einen Termin mit unserem M365-Learningspezialisten!

Ich freue mich darauf Sie kennenzulernen!

Tiefer eintauchen: New Work Enablement

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Lassen Sie uns über Ihre Ziele in Bezug auf das Thema modern Work mit Microsoft 365 sprechen und erfahren Sie, wie wir Sie und Ihre Mitarbeitenden dabei Entlasten können!

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2025 mit Microsoft 365 durchstarten und wie Sie jetzt die richtigen Ziele setzen

von Selina Bailer | 8. Januar 2025 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

2025 mit Microsoft 365 durchstarten und wie Sie jetzt die richtigen Ziele setzen

Das Jahr 2025 ist bereits gestartet – und mit ihm bieten sich neue Chancen, Ihre Ziele mit Microsoft 365 erfolgreich zu erreichen. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies nicht nur, neue Tools einzuführen, sondern auch, eine klare Strategie für den Modern Workplace zu entwickeln.

Aber wie gelingt es Ihnen, Ihre M365-Ziele für dieses Jahr zu erreichen und dabei die Herausforderungen zu meistern?

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Microsoft 365 gezielt für Ihre Unternehmensziele einsetzen können. Sie erfahren, wie Sie mit klar definierten Zielen, konkreten Maßnahmen und einer starken Nutzerakzeptanz den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben können. Wir geben Ihnen wertvolle Einblicke, wie Sie die wichtigsten M365-Prioritäten für 2025 setzen und häufige Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365 meistern. Sie lernen, wie Sie Ihre Ziele richtig definieren – von der optimalen Nutzung der M365-Tools über das Überwinden mentaler Barrieren bis hin zur praktischen Umsetzung der SMARTen Zielmethoden. Zusätzlich stellen wir Ihnen den Roadmap-Workshop vor, der Ihnen hilft, Ihre Strategie passgenau auf Ihre Unternehmensbedürfnisse auszurichten.

Ein Auszug aus unserer Jahresplanungs-Vorlage für Kundentermine

Die richtigen M365-Ziele für 2025 setzen: Ihre Prioritäten im Blick

Haben Sie sich bereits Gedanken darüber gemacht, welche Ziele Sie mit Microsoft 365 in diesem Jahr erreichen möchten? Es reicht nicht aus, einfach neue Tools einzuführen – Sie müssen sicherstellen, dass diese Tools den gewünschten Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden bieten.

Es ist wichtig, den aktuellen Stand Ihrer Microsoft 365-Nutzung zu überprüfen und klar zu definieren, welche Ziele Sie im Jahr 2025 erreichen wollen. Zu den häufigsten Zielen gehören die Steigerung der Nutzung bestimmter M365-Tools wie Teams oder SharePoint sowie die Förderung der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Auch die digitale Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden spielt eine wesentliche Rolle.

Die wichtigsten Prioritäten für 2025 sind:

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Steigerung des Nutzungsgrads der Microsoft 365 Tools:

Viele Unternehmen haben nur einen Teil der Funktionen von Microsoft 365 ausgeschöpft. Setzen Sie sich das Ziel, den gesamten Funktionsumfang zu nutzen, um die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden zu steigern.

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Zielgerichtetes Onboarding und Schulung:

Es reicht nicht aus, Tools bereitzustellen. Ihre Mitarbeitenden müssen verstehen, wie sie diese richtig einsetzen, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten.

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Strategische Ausrichtung und Kommunikation:

Die Kommunikation rund um die Einführung von M365 ist entscheidend. Sie sollte nicht nur die technische Implementierung umfassen, sondern auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden fördern.

Entwickeln Sie eine klare Kommunikationsstrategie zur Einführung neuer Tools, um Akzeptanz zu schaffen. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ihre Mitarbeitenden von unseren Lerninhalten und Demovideos profitieren können?

zu den Lerninhalten

Die Herausforderungen meistern: Ein smarter Weg zur Zielverwirklichung

Im Webinar haben wir die häufigsten Herausforderungen mit den Teilnehmenden angesehen, mit welchen Ihr Unternehmen konfrontiert ist, wenn Sie Microsoft 365 einführen. Diese reichen von Angst vor Veränderungen bis hin zu Frustration, weil die Tools nicht intuitiv genug sind oder nicht effizient genutzt werden.

Was hilft Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern?

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Change Management und Akzeptanz:

Eine der größten Barrieren ist die Angst vor Veränderungen. Viele Ihrer Mitarbeitenden sind unsicher im Umgang mit den neuen Tools. Deshalb ist es wichtig, einen klaren Change-Management-Plan zu entwickeln, der Ihre Mitarbeitenden mitnimmt.

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Gewohnheiten durchbrechen:

Gewohnte Arbeitsweisen müssen nicht immer schlecht sein, aber oft verhindern sie eine effizientere Nutzung von Tools wie Microsoft Teams oder SharePoint. Schulungen und Best Practices sind entscheidend, um Frustrationen zu vermeiden.

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Unwissenheit und fehlende Schulungen:

Viele Ihrer Mitarbeitenden sind sich der vollen Funktionsweise von Microsoft 365 nicht bewusst. Hier hilft eine gezielte Wissensvermittlung, um das Vertrauen in die Tools zu stärken.

Die mentale Barriere überwinden: Angst, Frustration und Unwissenheit abbauen

Ein wichtiger Punkt, der auch noch besprochen wurde, ist die Überwindung der mentalen Barrieren, die viele Ihrer Mitarbeitenden gegenüber neuen Technologien haben. Oft spielen Angst, Frustration, Unwissenheit und tief verwurzelte Gewohnheiten eine zentrale Rolle.

Die Angst vor der Nutzung neuer Software oder der Veränderung gewohnter Arbeitsprozesse kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeitenden Microsoft 365 weniger effektiv nutzen. Um dem entgegenzuwirken, ist es entscheidend, die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

Kommunikation und Klarheit:

Es reicht nicht, einfach die Tools bereitzustellen. Ihre Mitarbeitenden müssen verstehen, warum Microsoft 365 eingeführt wird und wie es ihren Arbeitsalltag erleichtern kann. Hier hilft eine klare, zielgerichtete Kommunikation und regelmäßige Updates.

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Schulungen und Support:

Bieten Sie regelmäßige Schulungen an, in denen Ihre Mitarbeitenden nicht nur lernen, wie sie Microsoft 365 bedienen, sondern auch, wie sie mit den neuen Tools ihre Produktivität steigern können.

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Frustration abbauen:

Wenn Ihre Mitarbeitenden feststellen, dass sie Microsoft 365 nicht effizient nutzen können, entsteht Frustration. Helfen Sie ihnen, ihre Ziele mit den Tools zu erreichen, indem Sie praxisorientierte Anleitungen und maßgeschneiderte Lösungen bereitstellen.

Pain Points – Kommunikation, Zusammenarbeit, Dokumente, Prozesse, Organisation, Sicherheit

Keine einheitliche Kommunikation
„Frontline-Worker“ werden nicht erreicht
Mitarbeitende wissen nicht wie eine Teams-Team Struktur aussehen sollte
Mitarbeitende wissen nicht wie Projekte Zusammenarbeit strukturieren
Mitarbeitende wissen nicht welche Dokumente wo abgelegt werden sollen und finden diese nicht
Nicht bekannt wie Datenredundanzen vermieden werden können
Sicherer Umgang mit Dateien und Informationen
Nicht bekannt, wie Wildwuchs eingefangen bzw. reguliert oder am besten vermieden werden.
Nicht bekannt, wie Neuerungen von Microsoft in Strategie eingeplant werden kann
Nicht bekannt, wie Akzeptanz und Nutzung von M365 gesteigert werden kann
Nicht bekannt, welche Prozesse digital und effizienter abgebildet werden können

SMARTe Ziele für Microsoft 365

Der SMART-Ansatz hilft, konkrete, messbare und realistische Ziele zu setzen. SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.

Wie können Sie dieses Konzept für Ihre Ziele umsetzen?

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Spezifisch:

Setzen Sie klare Ziele, wie die Steigerung der Nutzung von Microsoft Teams oder SharePoint innerhalb Ihres Unternehmens.

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Messbar:

Verwenden Sie den Adoption Score und Nutzungsberichte im Admin Center, um den Fortschritt zu messen.

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Erreichbar:

Stellen Sie sicher, dass die Ziele realistisch sind und dass Ihre Mitarbeitenden die nötigen Ressourcen und Schulungen haben.

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Relevant:

Überprüfen Sie, ob die Ziele im Einklang mit den Gesamtzielen Ihres Unternehmens stehen und die strategische Ausrichtung unterstützen.

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Zeitgebunden:

Legen Sie einen klaren Zeitrahmen fest, in dem diese Ziele erreicht werden sollen.

Der Schritt zur erfolgreichen M365-Strategie

Ein zentraler Bestandteil unserer Strategie ist der Roadmap-Workshop, den wir mit unseren Kunden durchführen. In diesem Workshop geht es darum, klare Ziele zu definieren und die wichtigsten Pain Points zu identifizieren, die im Unternehmen existieren – sei es im Bereich Kommunikation, Zusammenarbeit oder Dokumentenmanagement.

Kampagnenbeispiele der 365 Akademie

Der Roadmap-Workshop hilft Ihnen, den aktuellen Stand der Microsoft 365-Nutzung zu evaluieren, die Schwachstellen zu erkennen und konkrete Maßnahmen abzuleiten, um Ihre Ziele zu erreichen. Es ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Strategie auf die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt ist.

Von den Erfahrungen anderer lernen: Best Practices aus der Praxis

Der Austausch von Best Practices mit anderen Unternehmen ist ein wertvoller Schritt. Wie gehen andere Unternehmen mit ihren Zielen um? Welche Strategien setzen sie ein, um ihre M365-Ziele zu erreichen?

Nun, da Sie wissen, wie Sie Ihre M365-Ziele für 2025 definieren und umsetzen können, liegt der wahre Erfolg in der Umsetzung. Deshalb bieten wir Ihnen die Möglichkeit, tief in das Thema einzutauchen und die richtigen Strategien zu entwickeln.

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Unsere Modern Work 365-Manager Community ist genau der richtige Ort, um sich mit anderen Experten auszutauschen und von den besten Lösungen und Vorgehensweisen zu profitieren. Sie erhalten Zugang zu exklusiven Ressourcen, darunter die Aufzeichnung unseres Webinars und die Präsentation, die Ihnen hilft, Ihre M365-Ziele in konkrete Maßnahmen zu übersetzen. Melden Sie sich noch heute an und starten Sie mit frischem Input ins Jahr 2025!

Jetzt durchstarten: Werden Sie Teil der Modern Work 365-Manager Community!

Sind Sie bereits Mitglied? Dann finden Sie hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Microsoft 365 Briefing Quartal 4/2024

von Thomas Maier | 20. Dezember 2024 | 🎓 365 Akademie, 💻 Modern Work Manager

Microsoft 365 Briefing Quartal 4/2024 – Modern Work mit Microsoft

📣Microsoft 365 – Neuerungen

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?!

Copilot bekommt einige neue Funktionen: Copilot antwortet mit mehr Inhaltstypen (Artefakten) wie z.B. Code, Diagrammen, Tabellen und Mindmaps. Auf die neuen Pages lassen sich die Ergebnisse von Copilot mit anderen gemeinsam nutzen. Actions helfen künftig dabei alltägliche Aufgaben zu automatisieren.

Teams bekommt eine neue „Storyline“ Funktion von Microsoft. Außerdem wird der Outlook Kalender künftig in Teams verfügbar sein und somit deutlich mehr Funktionen bieten wie der bisherige Teams Kalender. Die neue Chat- und Kanal-Erfahrung dürfte mittlerweile bei allen angekommen sein: Teams und Chats befinden sich jetzt in einer einzigen Ansicht.

Microsoft hat einen ganzen Rundumschlag vollzogen, und schwer aussortiert. Delve, der Microsoft 365 Feed, Stream, Viva Goals, die Universal Apps sowie OneNote für Windows 10 sind allesamt abgekündigt.

Das neue Design von Planner, welches bereits in der integrierten Planner App innerhalb von Teams verfügbar war ist nun auch über die Web-Oberfläche erreichbar und verfügbar.

🎓 News aus der 365 Akademie

Beitragsbild Next Level Evergreen Management

Beitragsbild - Wie AUNDE Group Microsoft 365 erfolgreich in die Nutzung bringen

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What is Bookings

Was ist Delve
Set and change my profile and profile picture
What is Delve
Does anyone have my password – My Sign-Ins

Edge – Tips for Daily Use
Edge Features for Productive Browsing
Set Up Edge Correctly
What is Edge – Your modern browser on all devices

Auswertungen mit Pivot-Tabellen
Interessante Darstellung – Alternativen zum klassischen Balkendiagramm
Show changes in Excel

Umfrage während einer Besprechung
What is Forms
Collect information and files from several people
Integrating Videos into Teams
More Interactive Videos – Include a Hint, Survey, or Quiz
Poll during a meeting in Teams

Liste mit Listenelemente kopieren – auch auf eine andere Website
Board-View in Lists
Kalenderansicht für meine Liste einrichten
Was ist Lists
Calendar view for your list
What is Lists

Nachricht an mich selbst – Notizen im Teams-Chat
Online Besprechungen vorbereiten und nachbearbeiten
Loop component – insert content and comments
Message myself – Notes in private Teams chat

Asynchrone Zusammenarbeit
Microsoft 365 App auf dem Smartphone
Office.com – Your Microsoft 365 Homepage
Wie hole ich am meisten aus Microsoft 365 raus – Den Service der 365 Akademie nutzen

PDF Dateien am Smartphone bearbeiten und signieren
Große Dateianhänge bis 100 GB mit Outlook verschicken
Dateien freigeben und vor Veränderung und Download schützen
OneDrive Mobile App
OneDrive Mobile App – Überblick
Besprechungen aufzeichnen
Edit and Sign PDF Files on Your Smartphone
What is OneDrive for Business
Which OneDrive files are shared with others
Share files – using expiration date
Move personal files from OneDrive to SharePoint or Teams to collaborate
9 Tips – Sync SharePoint and OneDrive with Windows Explorer
Edit and comment PDF files

Offline Arbeiten – OneNote Notizbücher offline verfügbar machen
Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen
Create a table of contents in OneNote
What is OneNote
Working Offline – Making OneNote Notebooks Available Offline
Use notes together – OneDrive SharePoint and Teams
Meeting notes and meeting minutes

Eigene Kontakteordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen
Kalenderwoche in Outlook anzeigen lassen
Kommentare und Anmerkungen in Mails automatisch kennzeichnen
Mails mit Textbausteinen schnell schreiben und beantworten
Mehrere Zeitzonen im Outlook Kalender
Outlook professionell durchsuchen
Senden von Mails planen und zeitversetzt versenden
Terminerinnerungen für vergangene Termine abschalten
Editor-Bereich – Verbesserte Rechtschreib und Grammatikprüfung
Archive emails in Outlook
Automatically dismiss reminders for past calendar events in Outlook
Find emails fast – How to use SEARCH in Outlook
Mark comments in emails automatically
Share contacts
Show multiple time zones in your Outlook calendar
Use Quick Parts to write emails faster
Edit series events without changing old events
Send and share large file attachments up to 100 GB with Outlook
Room Booking in Outlook – Room Finder
Send later – set a date and time for sending an email
Search in Microsoft 365 – Use Search Operators
Create recurring tasks
Create tasks and events from mails

Besprechungen und Tagesordnungspunkte mit Planner organisieren
Wo landen Dateien aus Planner
Externe Personen in einen Planner Plan einladen
Copy a plan in Planner
Create a new plan within an existing Microsoft 365 group
Invite external users to a plan in planner
Set a background for a plan
What is Planner
Export a Planner Plan to Excel

Aktionen – Benachrichtigung auf dem Smartphone
Dateien in SharePoint automatisch aussortieren – Power Automate
Automatisierung in Teams – Flows aus Teams heraus auslösen
Save responses to a Forms survey in a SharePoint list

What is Power BI

Multiple languages in one presentation
Show PowerPoint presentation in window – Hidden feature

Gemeinsames Bearbeiten oder Ein- und Auschecken
Metadaten für Websiteseiten – Seiten organisieren
Access files and information faster – follow sites
Address in SharePoint – location column
Content Types – file storage
Design pages in SharePoint incl header
Individual content – audiance targeting
Move files from a network drive to SharePoint
Navigation in SharePoint with the Quicklinks webpart
Permissions in SharePoint – who has access to the information
Schedule news posts in SharePoint
Share files in SharePoint
SharePoint limits
SharePoint mobile app
SharePoint page navigation using images – Hero Webpart
Visualize SharePoint data with the quick chart webpart
What is SharePoint
Which files in SharePoint were shared externally
Use plans from Planner in SharePoint – webpart

Interaktivere Videos – Hinweis, Umfrage oder Quiz einbinden
What is Stream
Stream Classic is replaced by Stream on SharePoint
Record Teams Meetings

Was ist Sway

Aktivitätenfeed filtern
Befehlszeile in Teams nutzen
Beitritt zu einem Team per Link
Benachrichtigung sobald Anrufer der Besprechung beitreten
Benachrichtigungen in Teams – nichtstören und Stummschaltung
Besprechung für alle beenden oder verlassen
Besprechungen schützen vor ungebetenen Gästen – Wartebereich
Bevor es peinlich wird – 5 Tipps zum Teilen des Bildschirms
Breakout Rooms in Teams – Gruppenräume
Dateien direkt im Team Kanal oder SharePoint speichern – Standardspeicherorte definieren
Dringende und wichtige Nachrichten in Teams verschicken
Gelöschte Dateien in Teams wiederherstellen
Gemeinsames Arbeiten an Dateien in Teams
Gruppenräume – verwalten durch andere Person – Moderator festlegen
Kanäle freigeben für Nicht-Team-Mitglieder – Shared Channels
Kanäle löschen und wiederherstellen
Mails vermeiden – Zeit sparen – Unterhaltungen nutzen
Nur kurz etwas sagen – Stummschaltung per Tastenkombination vorrübergehend aufheben
Protokollführer in Teams – Teilnehmerliste und Transkript Untertitel
Sprachnachricht und Standort per Teams verschicken
Status Nicht stören – Ausnahmen zulassen
Teams auf dem iPad nutzen
Teams aufhübschen – Emojis
Teams Mobile App – Überblick
Über eine Datei diskutieren
Video mit Ton in einer Besprechung – Computer Sound einschließen
Video Nachricht im Teams Chat
Walkie-Talkie Funktion nutzen
Was passiert wenn ich Mitglieder aus meinem Team entferne
Wer ist verfügbar – Anwesenheitsinformationen im Blick
Wie gut wird das Team genutzt – Verwendungsbericht und Analyse
Mitarbeiterplanung – Massenbearbeitung und Auswertungen mit Import und Export in der Schichten-App
Mitarbeiterplanung – Zeitpläne drucken
Zusammenarbeit in der Teams Unterhaltung – Texte Tabellen und Listen
Einzelne Dateien aus OneDrive über Teams teilen
Besprechungsteilnehmer anonym einladen – BCC
Avoid common problems with online meetings
Avoid emails – save time – use chat and conversations
Backgrounds in Teams Meetings
Before you get embarrassed, tips on sharing your screen
Breakout Rooms – assign presenter to manage rooms
Breakout Rooms in Teams
Calls in Teams – Delegation
Chats and conversations in Teams
Choose co-organizers for Teams meeting
Collaborate within a Teams conversation – text tables and lists
Collaboration – when to use what – group chat or team
Contact someone quickly in Teams
Delete and restore channels
Discuss a file
Do not disturb status – allow exceptions
Emojis in Teams
Filter your activity feed
How to use links in Teams
How well is the team used – analytics
Improve camera image – brightness and soft focus
Invite participants anonymously BCC – Teams meetings
Join a Microsoft Teams Team via link
Keep an overview in Teams – Activity feed
Limits in Teams – Members, Channels and more
Meeting Minutes in Teams – attendance and transcript
Mention persons, channels and teams in Teams
Mirror webcam image and make it larger
Moderate channels in Teams
Out of office – Status in Teams
Plan and start online meetings with Teams
Prepare and follow up meetings with Teams
Presentation-Tips for Teams – Presenter mode and Spotlight
Protect meetings from uninvited guests – activate the lobby
Search feature and filter in Teams
Security risk meeting chat – who reads along
Send files in a chat – the file is only shared
Send urgent and important messages in Teams
Sending Voice Messages and Location via Teams
Set notifications in Teams – do not disturb and mute
Share a video with sound in a Teams meeting
Share channels with non-team members – Shared Channels
Share screen via PC and smartphone
Teams mobile app
Temporarily unmute mic during Teams meeting – Shortcut
The new Teams channel experience – everything upside down
The owner and Community Manager of a team in Microsoft Teams
Top 5 Teams hacks for personal productivity
Use announcements for attention in Teams
Use compact view Teams chat
Work together on files in Teams
Share files from OneDrive via Teams Chat
Start Teams chat in Outlook
Project planning with Teams and Planner
Use approval requests in Teams – Approvals App
Private channels in Teams

Block time for tasks in calendar – Drag To Dos to the calendar
To do lists for me and my team – task management

Professioneller Chat in Viva Engage mit Hashtags und Mails
Start in Viva Engage – Überblick
Viva Engage Communities anlegen – Intern Extern Öffentlich oder Privat
Viva Engage Mobile App – Überblick
Wichtiges Thema – Unterhaltung oben anpinnen
Wie gut wird Viva Engage genutzt – Verwendungsberichte
What is Viva Engage

Alles aktuell halten – Check ins
Objectives und Key Results anlegen in Viva Goals
OKRs nachverfolgen
Projekte in Viva Goals anlegen
Überblick behalten über Ihre OKRs
Viva Goals richtig einstellen – Administration
Viva Goals und OKRs in Teams
Wie Sie OKRs schließen und verschieben

What is Viva Insights

Whiteboard am Tablet und Smartphone nutzen
What is Whiteboard

Protect your eyes with night light – block blue light

Create a PDF with clickable table of contents in Word
Edit SharePoint metadata in Word

Möchten Sie von unserem Microsoft 365 New Work Enablement und Lerninhalten profitieren? Kontaktieren Sie uns, um die Lernbegeisterung in Ihrem Team zu wecken und den Frust im Unternehmen einzustellen!

Denken Sie Ihre Mitarbeitenden könnten effizienter Arbeiten, wenn sie die für sie wichtigsten und nützlichsten Funktionen und Apps von Microsoft 365 kennen würden? Könnte durch eine proaktive Kommunikation möglicherweise Unsicherheit und Frustration im Zusammenhang mit neuen Entwicklungen und Veränderungen vermieden werden?

Seit Jahren widmen wir uns des New Work Enablements für Ihre Mitarbeitenden und der Steigerung der Arbeitseffizienz. Unser vorrangiges Ziel besteht darin, eine Lernumgebung zu schaffen, die Ihr Team mit individuellen Microsoft 365-Inhalten dazu befähigt, auf höchstem Niveau zu arbeiten. Unsere maßgeschneiderten Lösungen konzentrieren sich dabei auf Evergreen-Begleitung, individuelle Lernunterstützung, erfolgreiche Implementierung sowie Change Management im Kontext von Microsoft 365 und dem Digital Workplace.

Die 8 Herausforderungen von Microsoft 365 eLearnings: Wie Sie Ihre Mitarbeitenden mit Microsoft 365 wirklich produktiver machen

von Thomas Maier | 19. Dezember 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Warum gelten eLearnings oft als perfekte Lösung fürs Homeoffice? Weil sie scheinbar so flexibel sind, dass man nebenbei E-Mails checken, die Waschmaschine anstellen und so tun kann, als würde man konzentriert lernen. Klingt witzig, oder? Doch genau hier liegt das Problem: Viele klassische eLearnings liefern im Alltag keinen echten Mehrwert.

Warum das so ist und wie Sie Ihren Teams stattdessen eine spürbare Unterstützung bieten können, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag zeigen.

Unser Gründer der 365 Akademie, Thomas Maier, ist seit über zehn Jahren Microsoft-zertifizierter Trainer. Er hat in dieser Zeit viele Schulungen konzipiert, durchgeführt und selbst an unzähligen teilgenommen. Dabei hat er immer wieder erlebt, dass die klassischen Ansätze bei Microsoft 365 leider nicht funktionieren – weil sie weder flexibel noch praxisnah genug sind.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden Microsoft 365 optimal nutzen, ohne dabei wertvolle Zeit zu verschwenden, sind Sie hier genau richtig. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was bei traditionellen eLearnings schiefläuft und wie Sie es besser machen können.

Warum herkömmliches eLearning oft nicht funktioniert

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden erhalten jederzeit genau die Unterstützung, die sie benötigen – schnell, unkompliziert und direkt in ihrer Arbeitsumgebung. Leider sieht die Realität oft anders aus: Klassische eLearnings zu Microsoft 365 bringen selten echten Mehrwert, weil sie auf die falschen Fragen setzen. Statt sich auf die Herausforderungen Ihrer Mitarbeitenden zu konzentrieren, erklären sie nur, was Microsoft 365 kann – aber nicht, wie es konkret hilft. Warum ist das so? Die meisten eLearnings basieren auf veralteten Ansätzen, die Ihre AnwenderInnen frustrieren und diese somit wertvolle Zeit verschwenden. Hier sind die 8 typischen Probleme klassischer eLearnings – und wie wir sie lösen, damit Sie echte Ergebnisse erzielen.

Warum klassische eLearnings bei Microsoft 365 oft scheitern

Auf den ersten Blick scheinen eLearnings ideal: Sie sind flexibel, modern und ortsunabhängig. Doch gerade bei einem komplexen und sich ständig verändernden System wie Microsoft 365 stoßen sie schnell an ihre Grenzen.

Microsoft 365 entwickelt sich laufend weiter, ist extrem vielseitig und wird von jedem Nutzenden anders gebraucht. Allgemeingültige, starre Kursinhalte reichen da nicht aus – sie sind oft zu oberflächlich, nicht individuell genug und schnell veraltet.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen die 8 häufigsten Fehler klassischer eLearnings aufzeigen und erklären, wie unsere modernen Methoden diese umgehen. Ziel ist es, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur lernen, sondern das Gelernte auch direkt anwenden können – in ihrer Arbeitsumgebung, individuell zugeschnitten und ohne Zeitverschwendung.

1. Fehlender Bezug zum Use Case

Das größte Problem vieler eLearnings ist deren Ausrichtung. Sie erklären die Software – oft als verfilmtes Handbuch – statt konkreter Lösungen für spezifische Aufgaben oder Use Cases zu bieten. Doch genau das ist es, was Ihre Mitarbeitenden brauchen: Anleitungen, die direkt auf ihre Probleme und Ziele eingehen.

Wer sich mit einer Herausforderung auseinandersetzt, sollte nicht mühsam Informationen aus verschiedenen Kursen zusammensuchen müssen. Es ist Aufgabe des Trainers, diese Transformationsleistung zu erbringen.

Unser Ansatz: Wir starten mit den Use Cases Ihrer Mitarbeitenden. Unsere Inhalte sind praxisorientiert und sprechen die Themen an, die für sie wirklich relevant sind. Mit einer großen Bibliothek häufig benötigter Use Cases holen wir Ihre NutzerInnen genau dort ab, wo sie stehen – unabhängig von ihrem Wissensstand.

2. Das eLearning ist in Kapitel und Kurse eingeteilt

Viele eLearning-Inhalte scheitern, weil sie sich zu sehr auf theoretisches Wissen und umfassende Funktionsübersichten von Microsoft 365 konzentrieren. Statt Ihren Mitarbeitenden konkrete Lösungen für ihre täglichen Aufgaben zu bieten, bleiben die Inhalte oft abstrakt und wenig praxisnah. Die klassische Einteilung in Kapitel und Kurse mag für Universitäten geeignet sein, nicht aber für den modernen Arbeitsalltag. Ihre Mitarbeitenden benötigen keine umfassende Schulung, sondern schnelle und gezielte Lösungen. Deshalb sind unsere Lerneinheiten in sich abgeschlossen und maximal 15 Minuten lang – perfekt für den spontanen Einsatz im Tagesgeschäft, ohne lange Planungen oder Terminabsprachen.

3. Unkenntnis über Tools und Apps

Standard-eLearnings erklären die Software, wie sie von Microsoft gedacht ist – nicht, wie sie in Ihrem Unternehmen genutzt wird. Wenn Apps deaktiviert oder Funktionen angepasst wurden, führt das bei den Nutzenden oft zu Frust: Sie versuchen, das Gelernte anzuwenden, nur um festzustellen, dass es in ihrer Umgebung gar nicht funktioniert.

Unser Content wird individuell an Ihre Unternehmensumgebung angepasst. Ihre Mitarbeitenden lernen genau das, was sie in ihrer täglichen Arbeit benötigen – keine theoretischen Szenarien, sondern praxisrelevante Inhalte.

4. Fehlender Bezug zur Unternehmensumgebung

Viele eLearnings werden in separaten Plattformen oder LMS-Systemen bereitgestellt, die schwer zugänglich und umständlich zu navigieren sind. Doch Wissen sollte immer dorthin gelangen, wo es gebraucht wird – und nicht umgekehrt.

Unser Content wird direkt in Ihrer Microsoft 365-Umgebung bereitgestellt. Über die Microsoft-Suche ist er leicht auffindbar, egal ob in Teams, SharePoint oder Outlook. Die Integration sorgt nicht nur für einfache Zugänglichkeit, sondern zeigt gleichzeitig, wie die Tools in der Praxis genutzt werden können.

5. Schwierige Zugänglichkeit und Auffindbarkeit von Inhalten

Wissen ist wertlos, wenn man es nicht findet. Wenn Mitarbeitende externe Websites besuchen müssen, um Lernmaterialien abzurufen, führt dies oft zu Frustration und mangelnder Nutzung der Angebote. Umständliche Zugriffswege mindern nicht nur die Motivation, sondern auch den tatsächlichen Nutzen der Weiterbildung.

Die Lösung: Integrieren Sie die Lerninhalte direkt in Microsoft 365. So können Ihre Mitarbeitenden über die Microsoft-Suche oder Tools wie Teams und SharePoint genau im Moment of Need auf die benötigten Informationen zugreifen – ohne zusätzliche Plattformwechsel. Diese nahtlose Einbindung macht die Inhalte nicht nur leichter zugänglich, sondern steigert auch die Nutzung und den Mehrwert Ihrer Trainingsangebote. Unser Content ist suchmaschinenoptimiert und transkribiert, sodass er über die Microsoft-Suche direkt auffindbar ist – egal ob per Desktop, Smartphone oder Tablet.

6. eLearning ohne Interaktivität

Klassisches eLearning kann für Ihre Mitarbeitenden oft nicht motivierend oder sogar langweilig wirken, da es an interaktiven Elementen mangelt. Ohne die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder den Lernstoff aktiv zu hinterfragen, bleibt der Lernerfolg oft auf der Strecke. Zudem führt das Fehlen von Diskussionen und Gruppenarbeit dazu, dass das Lernen isoliert erfolgt und der Austausch untereinander eingeschränkt bleibt.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, sollte eLearning gezielt interaktive Elemente einbeziehen. Funktionen wie die Möglichkeit, Inhalte zu kommentieren oder an Diskussionen teilzunehmen, sind hierbei super wichtig. Wir setzen in unserem Learning-as-a-Service auf Kommunikation: Unsere Inhalte werden über zielgerichtete Kampagnen beworben, die Ihre Nutzenden gezielt informieren.

7. Veraltete Inhalte

Veraltete eLearning-Inhalte nicht nur nutzlos, sondern auch frustrierend. Wenn Schulungsmaterialien nicht regelmäßig aktualisiert werden, bleiben Ihre Mitarbeitenden im Dunkeln über neue Funktionen und Tools. Das führt zu ineffizienter Nutzung und sinkendem Engagement.

Unsere Inhalte werden monatlich aktualisiert, um Neuerungen in Microsoft 365 sofort abzubilden – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Jede neue Funktion wird zeitnah integriert, damit Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand sind. Ein Beispiel: Sobald Microsoft Teams eine neue Funktion erhält, wird diese in unseren eLearnings berücksichtigt. So sichern Sie nicht nur die Relevanz Ihrer Schulungsangebote, sondern ermöglichen es Ihren Teams, effizient und produktiv zu arbeiten – stets mit dem Wissen, das sie wirklich brauchen.

8. Fehlende soziale Lernmöglichkeiten

Traditionelles eLearning kann oft isoliert wirken und fördert keinen aktiven Austausch zwischen Ihren Mitarbeitenden. Diese isolierte Lernumgebung führt dazu, dass es kaum Möglichkeiten gibt, Wissen zu teilen oder von anderen zu lernen. Zudem kann die Motivation sinken, da der Lernprozess häufig als abstrakt und nicht als greifbar wahrgenommen wird.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, sollte Social Learning ein fester Bestandteil Ihres eLearning-Prozesses sein. Ihre Mitarbeitenden sollten die Möglichkeit haben, Inhalte zu kommentieren, zu teilen und mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu interagieren, um voneinander zu profitieren. Microsoft 365 bietet hierfür die perfekte Plattform: Tools wie Teams und Viva Engage ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, Inhalte aktiv zu diskutieren und ihr Wissen auszutauschen.

Ein Beispiel hierfür könnte die Gründung einer Champions Community in Teams sein, wo Ihre Mitarbeitenden Fragen stellen, Ideen austauschen und gemeinsam an Lösungen arbeiten können. Dies fördert nicht nur den sozialen Austausch, sondern steigert auch die Motivation und das Engagement im Lernprozess erheblich.

Wie modernes eLearning Ihre Mitarbeitenden wirklich unterstützt

Wenn Sie sehen möchten, wie ein eLearning wirklich zur Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden beitragen kann, dann schauen Sie sich an, wie wir das bei unseren Kunden umgesetzt haben. Die 8 größten eLearning-Probleme, die wir besprochen haben, sind genau der Grund, warum Thomas Maier die 365 Akademie gegründet hat– weil bestehende Angebote zwar die Anforderungen der HR-Abteilungen erfüllen, aber nicht die Bedürfnisse Ihrer AnwenderInnen.

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Austausch und News für Modern Work Manager

von Thomas Maier | 9. Dezember 2024 | 📃 Alle Beiträge, 🎓 365 Akademie, 💻 Modern Work Manager

Willkommen im Modern Work-Team für Manager, Digitalisierungsverantwortliche, Transformation- und Change-Manager!

Bereits seit mehreren Jahren läuft unser Projekt, ein Team in Microsoft Teams als Austausch für „Modern Work Manager“ von größeren Unternehmen einzurichten. Mittlerweile haben wir die Mitgliederzahl von 300 überschritten!

Was passiert im Modern Work-Team?

✔ Austauschplattform

✔ Monatlicher Talk: Die wichtigsten Infos rund um Microsoft 365

✔ Zugriff auf Cheatsheets und Adoption Material rund um Microsoft 365

✔ Checklisten rund um den modernen Arbeitsplatz

✔ Webinar-Aufzeichnungen

✔ Folien der Champions News Sendung als PPT zur internen Weiterverwendung

✔ Geschützt vor Werbung und Headhunter: Nur Manager aus Endkunden-Unternehmen

Einladung: Möchten Sie auch dabei sein?

Sind Sie selbst für das Thema „Microsoft 365“, „Modernes arbeiten“ oder „Digitalisierung“ und „Change Management“ verantwortlich und arbeiten bei einem mittleren oder großen Unternehmen? Kommen Sie gerne ins Team! Gehören Sie nicht zu dieser Zielgruppe? Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass wir Sie in dieses Team nicht aufnehmen können.

Ansprechpartner

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie gerne Dominik Ammann oder mich! Wir freuen uns darauf!

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Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie Sie Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementieren

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen nicht das volle Potenzial entfaltet und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeitenden die Apps und Funktionen im Arbeitsalltag effektiv nutzen?

Mehrwert schaffen statt nur installieren

Warum bleibt Microsoft 365 oft ungenutzt?

Fehlendes Wissen

Fehlende Zeit

Fehlende Zustimmung

Herausforderungen und Chancen mit Microsoft 365

Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Einführung

1. Planung & Konzeption

2. Pilotphase

3. Onboarding & Befähigung

4. Rollout

5. Langfristige Begleitung & Optimierung

Ein wichtiger Vergleich: Warum traditionelle Projekte nicht immer ausreichen

Microsoft 365 erfordert keine einmalige Implementierung, sondern einen kontinuierlichen Transformationsprozess.

Projekt vs. kontinuierliche Transformation

Praxisnahe Lernbegleitung – Relevant und interaktiv

Anwendungs- und Tätigkeitsorientierte Use Cases

Kurze, prägnante Lernmodule im Moment of need

Interaktive Elemente

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten?

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Warum traditionelle Lernmethoden bei Microsoft 365 scheitern

Warum traditionelle Lernmethoden bei Microsoft 365 scheitern:

Welche Vorteile unser Learning-as-a-Service gegenüber traditionellen Methoden bietet

Microsoft 365 ist kein Lernthema wie jedes andere

Veränderungen erfordern Aufklärung

Ein durchdachtes Schulungskonzept macht den Unterschied!

Warum klassische Schulungsmethoden oft scheitern

Präsenzkurse: Nicht effektiv

LMS und Kurse: Theorielastig und wenig alltagstauglich

YouTube: Schnell, aber riskant

Beratung: Hilfreich, aber begrenzt

Was bedeutet das für Sie?

Maßgeschneiderte Schulungsinhalte, die wirklich funktionieren

Individuelle Inhalte für Ihre Ziele und Ihre Umgebung

Vielfältige Formate für unterschiedliche Bedürfnisse

Gezielte Kommunikation

Lernen in der gewohnten Umgebung: Microsoft 365 als Lernplattform

Warum moderne Schulungsmethoden für Microsoft 365 unverzichtbar sind

Deshalb gibt es die 365 Akademie🎓

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

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Ich freue mich darauf Sie kennenzulernen!

Tiefer eintauchen: New Work Enablement

2025 mit Microsoft 365 durchstarten und wie Sie jetzt die richtigen Ziele setzen

Die richtigen M365-Ziele für 2025 setzen: Ihre Prioritäten im Blick

Die wichtigsten Prioritäten für 2025 sind:

Steigerung des Nutzungsgrads der Microsoft 365 Tools:

Zielgerichtetes Onboarding und Schulung:

Strategische Ausrichtung und Kommunikation:

Die Herausforderungen meistern: Ein smarter Weg zur Zielverwirklichung

Was hilft Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern?

Change Management und Akzeptanz:

Gewohnheiten durchbrechen:

Unwissenheit und fehlende Schulungen:

Die mentale Barriere überwinden: Angst, Frustration und Unwissenheit abbauen

Kommunikation und Klarheit:

Schulungen und Support:

Frustration abbauen:

SMARTe Ziele für Microsoft 365

Wie können Sie dieses Konzept für Ihre Ziele umsetzen?

Spezifisch:

Messbar:

Erreichbar:

Relevant:

Zeitgebunden:

Der Schritt zur erfolgreichen M365-Strategie

Von den Erfahrungen anderer lernen: Best Practices aus der Praxis

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

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Microsoft 365 Briefing Quartal 4/2024

Microsoft 365 Briefing Quartal 4/2024 – Modern Work mit Microsoft

📣Microsoft 365 – Neuerungen

​🎓 News aus der 365 Akademie

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Die 8 Herausforderungen von Microsoft 365 eLearnings: Wie Sie Ihre Mitarbeitenden mit Microsoft 365 wirklich produktiver machen

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