Telefonie aus der Cloud verspricht mehr Flexibilität und weniger lokale Infrastruktur. Doch kann ein Unternehmen seine klassische Telefonanlage wirklich einfach durch eine Cloud-Lösung ersetzen?
Genau darüber sprechen Thomas Maier und Michael Plettner im Experteninterview. Sie zeigen, welche Möglichkeiten Microsoft Teams für die Telefonie bietet. Außerdem erklären sie, worauf Unternehmen bei der Migration achten sollten.
Dabei wird schnell klar: Hinter der einfachen Oberfläche steckt ein komplexes Thema.
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Was bedeutet Telefonie aus der Cloud?
Bei klassischer Telefonie steht häufig eine eigene Telefonanlage im Unternehmen.
Bei der Cloud-Telefonie verlagern Unternehmen viele dieser Funktionen in die Cloud. Mitarbeiter können dadurch unabhängig von einem festen Arbeitsplatz telefonieren.
Das bringt vor allem zwei Vorteile: Flexibilität und Skalierbarkeit.
Warum ist Cloud-Telefonie so flexibel?
Mitarbeiter arbeiten längst nicht mehr ausschließlich an einem festen Schreibtisch.
Sie wechseln zwischen Standorten oder sind unterwegs. Genau hier spielt die Cloud ihre Vorteile aus.
Die Telefonie steht den Mitarbeitern unabhängig vom Standort zur Verfügung. Voraussetzung ist eine passende Internetverbindung.
Auch wachsende Unternehmen profitieren davon. Neue Mitarbeiter lassen sich leichter in die bestehende Lösung integrieren.
Kann jede Telefonanlage in die Cloud?
Nicht jede bestehende Telefonie lässt sich einfach vollständig in die Cloud verschieben.
Deshalb beginnt eine Migration immer mit einer Bestandsaufnahme.
Unternehmen sollten zuerst klären, welche Anschlüsse und Geräte aktuell vorhanden sind. Danach können sie entscheiden, welche davon künftig über die Cloud laufen sollen.
Faxgeräte und Notruftelefone sind Sonderfälle
Normale Arbeitsplätze eignen sich häufig gut für die Migration.
Schwieriger wird es bei speziellen Anschlüssen. Dazu gehören zum Beispiel Faxgeräte, Aufzugstelefone oder andere Notrufsysteme.
Solche Geräte stellen besondere technische Anforderungen.
Teilweise müssen Unternehmen zusätzlich gesetzliche Vorgaben beachten. Ein Notruf muss beispielsweise zuverlässig funktionieren.
Eine Bedarfsanalyse steht am Anfang
Vor der technischen Umsetzung braucht es deshalb eine genaue Bedarfsanalyse.
Welche Rufnummern existieren? Welche Geräte nutzen diese Nummern? Gibt es Faxgeräte, Alarmanlagen oder Aufzüge?
Erst danach lässt sich eine sinnvolle Zielarchitektur entwickeln.
Dabei muss nicht zwangsläufig alles auf einmal in die Cloud wechseln.
Cloud und lokale Telefonie lassen sich kombinieren
Auch eine hybride Lösung ist möglich.
Ein Unternehmen kann einen Teil seiner Telefonie in die Cloud verlagern. Bestimmte Geräte oder Anschlüsse bleiben dagegen lokal.
Das bietet vor allem größeren Unternehmen mehr Flexibilität.
Sie müssen nicht sofort ihre komplette bestehende Infrastruktur ersetzen.
Rufnummern müssen bei der Planung berücksichtigt werden
Auch bestehende Rufnummern spielen bei einer Migration eine wichtige Rolle.
Unternehmen sollten prüfen, welche Nummern zu welchen Anschlüssen gehören. Besonders relevant wird das bei Faxgeräten oder Notrufsystemen.
Liegen verschiedene Geräte im gleichen Rufnummernbereich, kann das die Migration beeinflussen.
Deshalb gehört auch die Rufnummernstruktur in die Bestandsaufnahme.
Wie startet ein Unternehmen mit Cloud-Telefonie?
Der erste Schritt ist nicht die technische Konfiguration.
Zuerst sollte das Unternehmen seinen aktuellen Stand und das gewünschte Ziel definieren.
Danach geht es um die konkrete Architektur. Welche lokale Technik bleibt bestehen? Welche Benutzer wechseln in die Cloud? Welche Endgeräte werden benötigt?
Auch die Internet- und Netzwerkanbindung muss zur geplanten Lösung passen.
Microsoft Teams als Telefonanlage nutzen
Microsoft Teams verbindet Zusammenarbeit und Kommunikation in einer Oberfläche.
Neben Chats, Besprechungen und gemeinsamer Arbeit können Anwender auch klassische Telefonie über Teams nutzen.
Dafür muss das Unternehmen die entsprechende Telefonie einrichten.
Nach erfolgreicher Konfiguration erscheint in Teams auch die Wählfunktion für Telefonnummern.
Telefonieren ist nicht mehr an den Schreibtisch gebunden
Ein großer Vorteil liegt bei den Endgeräten.
Mitarbeiter müssen nicht mehr ausschließlich über ein klassisches Tischtelefon telefonieren.
Sie können beispielsweise ein Headset, ein kompatibles Tischtelefon oder ein mobiles Gerät verwenden.
Damit folgt die Telefonie dem Benutzer und nicht mehr seinem Arbeitsplatz.
Die Büronummer funktioniert auch unterwegs
Cloud-Telefonie verändert auch die Erreichbarkeit.
Ein Mitarbeiter kann unterwegs Anrufe auf seiner geschäftlichen Rufnummer erhalten.
Auch ausgehende Gespräche können über diese Rufnummer geführt werden.
Damit bleibt für Kunden und Geschäftspartner eine zentrale Telefonnummer sichtbar.
Warum ist die technische Umsetzung trotzdem komplex?
Die Oberfläche von Microsoft Teams wirkt zunächst einfach.
Die Technik dahinter ist jedoch deutlich komplexer.
Sprachqualität, Rufnummern, Netzwerk, Endgeräte und Verbindungen müssen korrekt zusammenspielen.
Fehler in der Planung können sich deshalb schnell auf die Anwender auswirken.
Sprachqualität muss von Anfang an stimmen
Bei einem Chat fällt eine kurze Verzögerung häufig kaum auf.
Bei einem Telefongespräch sieht das anders aus.
Probleme mit der Verbindung oder Sprachqualität bemerken Anwender sofort.
Deshalb sollten Unternehmen ihre technische Umgebung vor der Einführung genau prüfen.
Erfahrung spielt bei der Einführung eine wichtige Rolle
Microsoft stellt umfangreiche Dokumentationen zur Telefonie mit Teams bereit.
Die technische Dokumentation allein ersetzt jedoch keine praktische Erfahrung.
Viele Probleme zeigen sich erst bei der konkreten Umsetzung.
Ein erfahrener Ansprechpartner kann solche Stolpersteine früh erkennen und bei der Planung berücksichtigen.
Mit einer Pilotgruppe starten
Michael empfiehlt eine schrittweise Einführung.
Unternehmen können zunächst mit einer kleinen Pilotgruppe beginnen.
Diese Gruppe testet die neue Telefonie im Arbeitsalltag. Probleme lassen sich dadurch erkennen, bevor alle Mitarbeiter wechseln.
Anschließend kann das Unternehmen die Lösung schrittweise ausrollen.
Champions unterstützen die Einführung
Technik allein entscheidet nicht über den Erfolg einer neuen Telefonielösung.
Auch die Mitarbeiter müssen mit der neuen Arbeitsweise zurechtkommen.
Champions können dabei helfen. Sie sammeln Erfahrungen und unterstützen ihre Kollegen.
Gleichzeitig tragen sie eine positive Grundstimmung in das Unternehmen.
Cloud-Telefonie bedeutet auch Veränderung für Mitarbeiter
Manche Mitarbeiter nutzen seit vielen Jahren dieselbe Telefonanlage.
Eine neue Lösung verändert vertraute Abläufe.
Unternehmen sollten deshalb erklären, wie die neue Telefonie funktioniert und welche Vorteile sie bietet.
Eine gute Einführung verbindet Technik mit Change Management.
Ist Cloud-Telefonie günstiger?
Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten.
Eine klassische Telefonanlage verursacht verschiedene Kosten. Dazu gehören Anschaffung, Wartung, Administration und spätere Ersatzinvestitionen.
Bei einer Cloud-Lösung verändert sich diese Kostenstruktur.
Unternehmen sollten deshalb einen individuellen Business Case berechnen.
Skalierbare Kosten können ein Vorteil sein
Cloud-Telefonie lässt sich leichter an die Unternehmensgröße anpassen.
Wächst ein Unternehmen von 50 auf 100 Mitarbeiter, kann es die benötigten Leistungen entsprechend erweitern.
Damit werden Kosten besser planbar.
Gleichzeitig sinkt der Bedarf an eigener Hardware für die klassische Telefonanlage.
Für welche Unternehmensgröße lohnt sich Cloud-Telefonie?
Cloud-Telefonie ist nicht automatisch für jedes Unternehmen die wirtschaftlich beste Lösung.
Gerade sehr kleine Unternehmen sollten genau rechnen.
Klassische Telefonielösungen für wenige Arbeitsplätze können sehr günstig sein.
Arbeiten alle Mitarbeiter dauerhaft vor Ort und wächst das Unternehmen kaum, fällt der Vorteil der Cloud kleiner aus.
Wann spielt die Cloud ihre Vorteile aus?
Interessant wird Cloud-Telefonie besonders bei flexiblen Arbeitsmodellen.
Auch mehrere Standorte, reisende Mitarbeiter oder ein starkes Unternehmenswachstum sprechen für eine skalierbare Lösung.
Dann gewinnt die Möglichkeit an Bedeutung, überall unter derselben geschäftlichen Rufnummer erreichbar zu sein.
Telefonie und Zusammenarbeit wachsen zusammen
Microsoft Teams führt verschiedene Kommunikationswege in einer Oberfläche zusammen.
Für den Anwender spielt die Technik dahinter eine immer kleinere Rolle.
Er möchte chatten, telefonieren, Dateien austauschen oder an einer Besprechung teilnehmen.
Teams bündelt diese Möglichkeiten in einer gemeinsamen Anwendung.
Hinter der einfachen Oberfläche steckt viel Technik
Aus Sicht des Anwenders wird Kommunikation einfacher.
Für Administratoren treffen dagegen unterschiedliche technische Welten aufeinander.
Klassische Telefonie, Skype for Business, Microsoft Teams und die übrigen Office-365-Dienste müssen zusammenspielen.
Genau deshalb braucht die Einführung eine saubere Planung.
Auch Lifecycle Management wird wichtiger
Mit Microsoft Teams entstehen neue Anforderungen an die Administration.
Unternehmen müssen nicht nur neue Teams und Benutzer verwalten. Sie brauchen auch Regeln für den gesamten Lebenszyklus.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Wer übernimmt seine Arbeitsbereiche?
Auch nicht mehr genutzte Teams sollten Unternehmen regelmäßig überprüfen.
Experteninterview zur Telefonie aus der Cloud
Im vollständigen Interview erklären Michael Plettner und Thomas Maier die wichtigsten Grundlagen der Cloud-Telefonie.
Sie sprechen über Microsoft Teams, bestehende Telefonanlagen, Rufnummern und Endgeräte. Außerdem geht es um Migration, Kosten und typische Herausforderungen.
Über den Experten:
Michael Plettner begleitet Unternehmen bei der Einführung von Microsoft-Technologien. Ein Schwerpunkt liegt auf Skype for Business, Microsoft Teams und Telefonie. Dabei beschäftigt er sich sowohl mit der technischen Planung als auch mit Change- und Projektmanagement.
Darüber hinaus engagiert er sich in der Microsoft-Community und in User Groups.
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Fazit: Cloud-Telefonie braucht mehr als eine technische Umstellung
Telefonie aus der Cloud bietet Unternehmen mehr Flexibilität und Skalierbarkeit.
Mitarbeiter können unabhängig vom Arbeitsplatz kommunizieren. Microsoft Teams verbindet dabei Telefonie mit Chat, Besprechungen und Zusammenarbeit.
Eine erfolgreiche Migration beginnt jedoch mit einer genauen Analyse.
Rufnummern, Sonderanschlüsse, Endgeräte, Netzwerk und bestehende Systeme müssen berücksichtigt werden.
Wer mit einer Pilotgruppe startet und die Anwender früh einbindet, schafft eine gute Grundlage für den späteren Rollout.
