Externe Zusammenarbeit in Office 365 macht den Austausch mit Kunden, Partnern und Dienstleistern deutlich einfacher.
Dokumente lassen sich teilen, gemeinsame Arbeitsbereiche einrichten und Informationen direkt austauschen.
Doch welche Möglichkeiten bietet Office 365 dafür? Und was müssen Unternehmen bei Berechtigungen und Sicherheit beachten?
Darüber sprechen Thomas Maier und Dennis Hobmaier im Experteninterview. Sie betrachten SharePoint, OneDrive und Microsoft Teams. Außerdem geht es um Gastzugriffe, Freigaben und wichtige Einstellungen für Administratoren.
Dennis Hobmaier auf LinkedIn ansehen →
Warum externe Zusammenarbeit für Office 365 so wichtig ist
Fast jedes Unternehmen arbeitet mit externen Geschäftspartnern zusammen.
Dabei entstehen viele Informationen. Unternehmen tauschen zum Beispiel Dokumente, Präsentationen, Angebote oder Produktinformationen aus.
Genau für solche Szenarien bietet die Cloud einen großen Vorteil.
Externe Personen können auf freigegebene Inhalte zugreifen. Unternehmen müssen dafür keine eigene Infrastruktur beim Partner bereitstellen.
Welche Daten dürfen Unternehmen extern teilen?
Nicht jede Information eignet sich für die externe Zusammenarbeit.
Dennis empfiehlt deshalb eine klare Klassifizierung der Daten.
Öffentliche Informationen benötigen einen anderen Schutz als interne oder vertrauliche Daten. Besonders sensible Informationen können weiterhin eine andere technische Lösung erfordern.
Unternehmen sollten daher zuerst entscheiden, welche Daten sie überhaupt extern bereitstellen möchten.
Wie sollte SharePoint für externe Partner aufgebaut sein?
Bei einer dauerhaften Zusammenarbeit lohnt sich ein eigener Arbeitsbereich für den Geschäftspartner.
Dennis empfiehlt dafür mindestens eine eigene SharePoint-Seite. Noch besser kann ein eigenes Team in Microsoft Teams passen.
Dadurch bleiben Inhalte und Berechtigungen klar voneinander getrennt.
Für einen einmaligen Dateiaustausch braucht es dagegen nicht immer einen kompletten Arbeitsbereich.
Einzelne Dateien mit externen Personen teilen
Office 365 bietet verschiedene Wege für einzelne Freigaben.
Unternehmen können externe Freigaben in SharePoint erlauben. Administratoren müssen dafür die entsprechenden Einstellungen aktivieren.
Auch OneDrive eignet sich für den direkten Austausch einzelner Dateien oder Ordner.
Welcher Weg sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab.
SharePoint, OneDrive oder Teams?
Nicht jedes Werkzeug eignet sich für dieselbe Art der Zusammenarbeit.
OneDrive bietet sich vor allem für persönliche Dateien und einzelne Freigaben an. SharePoint eignet sich für strukturierte gemeinsame Inhalte.
Microsoft Teams geht noch einen Schritt weiter. Dort lassen sich Dokumente und Kommunikation miteinander verbinden.
Mehr zu den Unterschieden erklären wir auch in unserem Beitrag „Dateien teilen: OneDrive, Teams-Kanal oder SharePoint?“.
Warum Freigabelinks ein Ablaufdatum haben sollten
Freigabelinks erleichtern den Austausch mit externen Personen.
Sie können jedoch zum Sicherheitsrisiko werden, wenn sie dauerhaft gültig bleiben.
Dennis empfiehlt deshalb, mit einem Ablaufdatum zu arbeiten. Als Beispiel nennt er eine Gültigkeit von 30 Tagen.
Danach funktioniert der Link nicht mehr. So bleiben alte Freigaben nicht unbegrenzt aktiv.
Auch ganze Ordner lassen sich teilen
Unternehmen müssen nicht jede Datei einzeln freigeben.
Auch komplette Ordner können für andere Personen zugänglich gemacht werden.
Das erleichtert den Austausch größerer Datenmengen.
Trotzdem sollten Verantwortliche genau prüfen, welche Inhalte sich im freigegebenen Ordner befinden.
Externe Zusammenarbeit mit Microsoft Teams
Microsoft Teams bietet besonders viele Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.
Unternehmen können externe Personen als Gäste zu einem Team hinzufügen.
Damit erhalten sie nicht nur Zugriff auf Dokumente. Sie können auch an der Kommunikation innerhalb des Teams teilnehmen.
Genau darin liegt ein wichtiger Unterschied zur einfachen Dateifreigabe.
Teams verbindet Kommunikation und Dokumente
Hinter Microsoft Teams arbeitet unter anderem SharePoint als Ablage für Dateien.
Teams ergänzt diese Dokumentenablage um Kommunikation, Besprechungen und weitere Funktionen.
Dadurch können interne und externe Personen gemeinsam in einem Arbeitsbereich arbeiten.
Gleichzeitig lässt sich ein Teil der Kommunikation aus klassischen E-Mails in Teams verlagern.
Was ist der Unterschied zwischen Gast und Freigabelink?
Ein Freigabelink gibt Zugriff auf eine bestimmte Datei oder einen Ordner.
Ein Gast in Microsoft Teams erhält dagegen Zugang zum gemeinsamen Arbeitsbereich.
Er kann dort Kanäle sehen, Nachrichten lesen und an der Kommunikation teilnehmen. Außerdem erhält er Zugriff auf die Inhalte, die für das Team freigegeben sind.
Deshalb sollten Unternehmen bewusst entscheiden, welche Form des Zugriffs sie benötigen.
Externe Gäste bleiben in Teams erkennbar
Microsoft Teams kennzeichnet externe Personen als Gäste.
Dadurch erkennen andere Teammitglieder, dass externe Personen im Arbeitsbereich mitarbeiten.
Diese Kennzeichnung ist wichtig. Mitarbeiter sollten vor dem Teilen sensibler Informationen prüfen, wer Zugriff auf das Team besitzt.
Externe Zusammenarbeit funktioniert auch mobil
Teams unterstützt die Zusammenarbeit auch auf mobilen Geräten.
Mitarbeiter und Geschäftspartner können dadurch unabhängig vom Standort kommunizieren.
Sie sehen neue Nachrichten und können schneller reagieren.
Gerade bei der mobilen Nutzung entstehen jedoch zusätzliche Anforderungen an die Sicherheit.
Welche Rolle spielt die Administration?
Externe Zusammenarbeit sollte nicht unkontrolliert stattfinden.
Office 365 bietet Administratoren verschiedene Einstellungen für externe Freigaben.
Sie können grundsätzlich festlegen, ob externe Zusammenarbeit erlaubt ist. Danach lassen sich einzelne Dienste und Bereiche genauer konfigurieren.
So können Unternehmen Freigaben ermöglichen, ohne sämtliche Inhalte automatisch nach außen zu öffnen.
Externe Freigaben in SharePoint steuern
Auch innerhalb von SharePoint können Administratoren festlegen, wie externe Freigaben funktionieren.
Eine Site Collection kann externe Freigaben erlauben oder vollständig verhindern.
Unternehmen können dadurch Bereiche mit unterschiedlichen Sicherheitsanforderungen voneinander trennen.
Das ist besonders wichtig, wenn einige Inhalte ausschließlich intern bleiben sollen.
Gastzugriff in Microsoft Teams kontrollieren
Auch für Microsoft Teams gibt es eigene Einstellungen für Gäste.
Administratoren können bestimmen, ob externe Personen eingeladen werden dürfen.
Damit lässt sich der Gastzugriff zentral steuern.
Unternehmen sollten diese Einstellungen festlegen, bevor viele Mitarbeiter mit externen Partnern arbeiten.
Berechtigungen können schnell komplex werden
Je mehr Inhalte Unternehmen einzeln freigeben, desto schwieriger wird der Überblick.
Besonders individuelle Berechtigungen erhöhen die Komplexität.
Verantwortliche sollten deshalb eine klare Struktur für externe Arbeitsbereiche schaffen.
So lässt sich besser nachvollziehen, welcher Geschäftspartner auf welche Inhalte zugreifen darf.
Auch Planner und weitere Dienste spielen eine Rolle
Externe Zusammenarbeit endet nicht bei Dateien und Chats.
Auch Aufgaben und weitere Office-365-Dienste können Teil eines gemeinsamen Arbeitsbereichs sein.
Dabei müssen Anwender die Auswirkungen ihrer Aktionen verstehen.
Eine scheinbar einfache Zuweisung kann zusätzliche Mitgliedschaften und damit weitere Zugriffsrechte erzeugen.
Microsoft Forms für externe Personen nutzen
Auch Microsoft Forms lässt sich für Szenarien außerhalb des eigenen Unternehmens einsetzen.
Das ist zum Beispiel bei Umfragen oder Abstimmungen interessant.
Unternehmen können Formulare so bereitstellen, dass Teilnehmer nicht zwingend aus dem eigenen Unternehmen stammen müssen.
Gerade bei anonymen Freigaben sollten Verantwortliche jedoch bewusst entscheiden, welche Informationen sie abfragen.
Gemeinsame Notizen mit OneNote
OneNote kann ebenfalls Teil der externen Zusammenarbeit sein.
Ein gemeinsamer Arbeitsbereich in SharePoint oder Teams kann ein eigenes Notizbuch enthalten.
Interne Mitarbeiter und externe Gäste können dort gemeinsam Informationen dokumentieren.
Das eignet sich zum Beispiel für Projekte oder eine dauerhafte Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern.
Power BI und externe Freigaben
Bei Power BI spielt zusätzlich die Lizenzierung eine wichtige Rolle.
Unternehmensberichte enthalten häufig sensible Kennzahlen. Eine vollständig öffentliche Freigabe eignet sich deshalb nur für wenige Szenarien.
Unternehmen sollten vor einer externen Freigabe sowohl die Lizenzierung als auch den Schutz der enthaltenen Daten prüfen.
Mobile Device Management nicht vergessen
Externe Partner greifen möglicherweise mit Smartphones oder anderen mobilen Geräten auf Unternehmensdaten zu.
Damit entstehen zusätzliche Sicherheitsfragen.
Unternehmen können beispielsweise Anforderungen an Geräteschutz, Verschlüsselung und den Umgang mit Unternehmensdaten definieren.
Dabei müssen sie jedoch berücksichtigen, dass externe Geräte nicht immer unter der eigenen Verwaltung stehen.
Externe Geräte brauchen passende Regeln
Ein Geschäftspartner verwaltet sein Gerät normalerweise selbst.
Zu strenge Richtlinien können deshalb verhindern, dass ein Gast überhaupt auf den Arbeitsbereich zugreifen kann.
Unternehmen brauchen für externe Personen passende Ausnahmen und Regeln.
Sicherheit und praktische Nutzbarkeit müssen dabei zusammenpassen.
Wie startet man mit externer Zusammenarbeit?
Dennis empfiehlt, die Zusammenarbeit zunächst praktisch auszuprobieren.
Dafür eignet sich ein innovativer Geschäftspartner, der offen für Microsoft Teams ist.
Unternehmen können mit einem kleinen Szenario beginnen und Erfahrungen sammeln.
So lernen Administratoren und Anwender die Abläufe kennen, bevor Teams für weitere externe Partner eingesetzt wird.
Erst testen, dann breiter ausrollen
Ein Test zeigt schnell, welche Einstellungen noch fehlen.
Mitarbeiter lernen gleichzeitig, wie ein Gastzugriff aus Sicht des externen Partners aussieht.
Diese Erfahrung ist wertvoll.
Wenn später eine konkrete Anforderung entsteht, kennt das Unternehmen bereits die wichtigsten Abläufe und Stolpersteine.
Externe Zusammenarbeit braucht klare Regeln
Die technischen Möglichkeiten von Office 365 sind umfangreich.
Deshalb sollten Unternehmen nicht einfach jede Form der Freigabe aktivieren.
Sie brauchen klare Regeln für externe Gäste, sensible Informationen und Freigabelinks.
Auch Mitarbeiter müssen verstehen, welche Auswirkungen eine Freigabe auf Berechtigungen haben kann.
Experteninterview zur externen Zusammenarbeit in Office 365
Im vollständigen Interview sprechen Dennis Hobmaier und Thomas Maier ausführlich über externe Zusammenarbeit.
Sie betrachten SharePoint, OneDrive, Microsoft Teams und weitere Dienste aus Office 365.
Außerdem erklären sie Gastzugriffe, Berechtigungen und wichtige Einstellungen für Administratoren.
Über den Experten:
Dennis Hobmaier beschäftigt sich intensiv mit Microsoft-Technologien und Office 365. Darüber hinaus ist er in der Microsoft-Community aktiv und teilt sein Wissen regelmäßig über verschiedene Formate und soziale Netzwerke.
Dennis Hobmaier auf LinkedIn ansehen →
Fazit: Externe Zusammenarbeit sicher und einfach gestalten
Office 365 bietet zahlreiche Möglichkeiten für die Zusammenarbeit mit Kunden und Geschäftspartnern.
Für einzelne Dateien können Freigabelinks ausreichen. Eine dauerhafte Zusammenarbeit lässt sich dagegen besser über eigene SharePoint-Bereiche oder Microsoft Teams organisieren.
Dabei sollten Unternehmen Berechtigungen und Gastzugriffe von Anfang an berücksichtigen.
Auch die Klassifizierung der Daten spielt eine wichtige Rolle.
Die beste Lösung verbindet einfache Zusammenarbeit mit klaren Regeln für Sicherheit und Zugriffsrechte.
