Der digitale Arbeitsplatz verändert die Art, wie Mitarbeiter kommunizieren und zusammenarbeiten. Informationen stehen nicht mehr nur am Büro-PC zur Verfügung. Mitarbeiter können auch unterwegs oder von zu Hause auf ihre Arbeitsumgebung zugreifen.
Doch welchen konkreten Nutzen bringt das Unternehmen und Mitarbeitern? Welche Rolle spielt Office 365? Und warum reicht es nicht aus, einfach neue Werkzeuge bereitzustellen?
Darüber sprechen wir im Experteninterview mit Daniel Burger von Campana & Schott. Er erklärt, was einen modernen digitalen Arbeitsplatz ausmacht und worauf Unternehmen bei der Einführung achten sollten.
Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Ein PC auf dem Schreibtisch macht einen Arbeitsplatz noch nicht automatisch modern.
Beim digitalen Arbeitsplatz geht es vielmehr um das Zusammenspiel verschiedener Geräte. Dazu gehören neben dem klassischen Computer auch Smartphones und Tablets.
Mitarbeiter sollen möglichst einfach zwischen diesen Geräten wechseln können. Gleichzeitig benötigen sie Zugriff auf ihre Anwendungen und Informationen.
Auch die verschiedenen Kommunikationswege sollten miteinander verbunden sein.
Arbeiten unabhängig von Ort und Gerät
Ein wichtiger Vorteil des digitalen Arbeitsplatzes ist die Flexibilität.
Ein Mitarbeiter erstellt zum Beispiel eine Präsentation im Büro. Auf dem Heimweg kann er diese auf seinem Tablet noch einmal prüfen.
Vor einem Termin lässt sich die Präsentation auch auf dem Smartphone öffnen.
Die Arbeitsumgebung ist dadurch nicht mehr an einen bestimmten Schreibtisch gebunden.
Kommunikation besser miteinander verbinden
Auch die Kommunikation gehört zum digitalen Arbeitsplatz. Mitarbeiter nutzen E-Mail, Chats, Telefonie und Videokonferenzen.
Diese Kanäle sollten möglichst gut zusammenspielen.
Aus einer E-Mail kann zum Beispiel direkt ein Anruf entstehen. Während des Gesprächs lässt sich bei Bedarf der Bildschirm teilen.
Auch der Wechsel zu einer Videokonferenz sollte möglichst einfach funktionieren.
Der Anwender muss dadurch nicht ständig zwischen getrennten Systemen wechseln.
Welchen Nutzen hat der digitale Arbeitsplatz für Mitarbeiter?
Für einzelne Mitarbeiter entstehen vor allem Effizienzgewinne.
Viele alltägliche Aufgaben lassen sich schneller erledigen. Dazu gehört zum Beispiel die Suche nach einem gemeinsamen Termin.
Auch die Zusammenarbeit an Dokumenten wird einfacher. Mehrere Personen können an derselben Datei arbeiten.
Damit entfällt das ständige Versenden verschiedener Dateiversionen per E-Mail.
Vorhandenes Wissen leichter finden
Ein weiterer Vorteil liegt im Zugriff auf vorhandenes Wissen.
Mitarbeiter beschäftigen sich häufig mit Themen, die bereits von Kollegen bearbeitet wurden. Ohne eine passende digitale Umgebung bleibt dieses Wissen jedoch schwer auffindbar.
Ein moderner Arbeitsplatz kann relevante Inhalte leichter zugänglich machen.
Mitarbeiter müssen dadurch nicht immer wieder bei null beginnen. Sie können auf vorhandenen Ergebnissen aufbauen.
Flexiblere Arbeitszeiten ermöglichen
Der digitale Arbeitsplatz schafft auch mehr Flexibilität bei Arbeitszeit und Arbeitsort.
Mitarbeiter können bestimmte Aufgaben außerhalb des Büros erledigen. Das erleichtert beispielsweise die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie.
Entscheidend ist der Zugriff auf die benötigten Informationen und Werkzeuge.
Arbeit wird damit weniger abhängig von einem bestimmten Ort.
Was bringt der digitale Arbeitsplatz einem Team?
Nicht nur einzelne Mitarbeiter profitieren. Auch die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams verändert sich.
Das gilt besonders für Teams, die nicht gemeinsam an einem Standort arbeiten.
Über digitale Kommunikationswege können sich die Mitglieder schneller austauschen. Ein gemeinsamer Chat schafft beispielsweise einen zentralen Ort für die Kommunikation.
Das kann auch bei zeitlich begrenzten Projekten hilfreich sein. Neue Teams finden dadurch schneller in die gemeinsame Zusammenarbeit.
Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg
Auf Unternehmensebene entstehen weitere Möglichkeiten.
Digitale Zusammenarbeit erleichtert den Austausch über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg.
Mitarbeiter können sich stärker vernetzen und Wissen miteinander teilen. Ideen bleiben dadurch nicht nur innerhalb einzelner Bereiche.
Das kann die Zusammenarbeit und die Entwicklung neuer Lösungen fördern.
Der digitale Arbeitsplatz als Teil der digitalen Transformation
Daniel Burger sieht den digitalen Arbeitsplatz als wichtigen Bestandteil der digitalen Transformation.
Unternehmen suchen neue digitale Wege, entwickeln Geschäftsmodelle weiter und verändern ihre Prozesse.
Dazu sollte auch die interne Arbeitsumgebung passen.
Ein Unternehmen kann nach außen kaum modern auftreten, wenn die eigenen Mitarbeiter intern mit stark veralteten Arbeitsweisen kämpfen.
Der digitale Arbeitsplatz macht Unternehmen attraktiver
Auch bei der Suche nach Mitarbeitern spielt die Arbeitsumgebung eine Rolle.
Viele Menschen kennen aus ihrem privaten Alltag einfache digitale Anwendungen. Ähnliche Erwartungen entstehen auch gegenüber dem Arbeitgeber.
Flexible Arbeitszeiten und ortsunabhängiges Arbeiten können deshalb die Attraktivität eines Unternehmens erhöhen.
Auch moderne und einfach nutzbare Werkzeuge gehören zu einem attraktiven Arbeitsumfeld.
Wie führt man einen digitalen Arbeitsplatz ein?
Die Umstellung gelingt nicht von heute auf morgen.
Die meisten Unternehmen besitzen bereits gewachsene IT-Strukturen. Dazu kommen vorhandene Daten, Anwendungen und Prozesse.
Deshalb sollte zunächst der aktuelle Zustand betrachtet werden.
Danach braucht das Unternehmen ein klares Ziel: Wie sollen Mitarbeiter in Zukunft arbeiten?
Technische Voraussetzungen berücksichtigen
Bei der Einführung gibt es verschiedene technische Fragen.
Dazu gehören beispielsweise die Datenmigration sowie das Benutzer- und Identitätsmanagement.
Auch die vorhandene Infrastruktur spielt eine Rolle. Unternehmen müssen zum Beispiel prüfen, ob ihre Netzwerkverbindungen für die neuen Arbeitsweisen ausreichen.
Viele Videokonferenzen können deutlich mehr Bandbreite benötigen als bisherige Anwendungen.
Warum ein Big Bang selten funktioniert
Einfach Office 365 für alle Mitarbeiter freizuschalten reicht nicht aus.
Technik ist nur ein Teil des digitalen Arbeitsplatzes. Auch Prozesse und Arbeitsweisen müssen sich verändern.
Daniel empfiehlt deshalb ein schrittweises Vorgehen.
Unternehmen sollten zunächst konkrete Anwendungsfälle festlegen. Danach können sie die wichtigsten Szenarien priorisieren.
So fließen die vorhandenen Ressourcen zuerst in Bereiche mit einem klaren Nutzen.
Tools und Unternehmenskultur gehören zusammen
Neue Werkzeuge können Zusammenarbeit erleichtern. Sie können jedoch keine passende Unternehmenskultur ersetzen.
Wenn Abteilungen kaum miteinander kommunizieren, löst eine neue Plattform dieses Problem nicht automatisch.
Das Gleiche gilt für fehlendes Vertrauen oder mangelnde Transparenz.
Technik und Unternehmenskultur gehören deshalb zusammen. Unternehmen müssen beide Bereiche bei der Veränderung berücksichtigen.
Warum Change Management entscheidend ist
Die technische Einführung ist häufig nicht die größte Herausforderung.
Viel länger dauert die Veränderung der täglichen Arbeitsweise. Genau hier setzt Change Management an.
Mitarbeiter müssen verstehen, warum sich ihre Arbeit verändert. Sie benötigen außerdem Unterstützung beim Umgang mit den neuen Möglichkeiten.
Deshalb sollte Change Management von Beginn an Teil des Projekts sein.
Mit konkreten Anwendungsfällen starten
Vor der Einführung sollten Unternehmen eine zentrale Frage beantworten: Was möchten wir mit dem digitalen Arbeitsplatz erreichen?
Daraus lassen sich konkrete Anwendungsfälle ableiten.
Ein Ziel kann zum Beispiel die bessere Zusammenarbeit an Dokumenten sein. Ein anderes Ziel könnte die Kommunikation in verteilten Teams betreffen.
Unternehmen können diese Szenarien priorisieren und anschließend gezielt umsetzen.
Welche Rolle spielt Office 365?
Office 365 bietet viele Werkzeuge für den digitalen Arbeitsplatz.
Ein Vorteil liegt in der breiten Auswahl an Möglichkeiten für Kommunikation und Zusammenarbeit.
Unternehmen benötigen dadurch nicht für jede Aufgabe einen anderen Anbieter.
Verschiedene Werkzeuge können innerhalb einer gemeinsamen Plattform zusammenspielen.
Office 365 auch für die Einführung nutzen
Die Werkzeuge können nicht nur den späteren Arbeitsalltag unterstützen. Unternehmen können sie bereits während der Einführung einsetzen.
Kurze Schulungen lassen sich zum Beispiel aufzeichnen und intern bereitstellen.
Mitarbeiter erhalten dadurch direkt Beispiele für den sinnvollen Einsatz der neuen Werkzeuge.
Das Unternehmen nutzt die neue Arbeitsweise also bereits, um die neue Arbeitsweise zu erklären.
Mitarbeiter beim digitalen Arbeiten unterstützen
Neue Funktionen allein bringen noch keinen Mehrwert. Mitarbeiter müssen wissen, wann und wie sie diese einsetzen können.
Dabei helfen konkrete Beispiele aus dem Arbeitsalltag.
Statt jede Funktion einzeln zu erklären, sollten Unternehmen typische Aufgaben betrachten. So erkennen Mitarbeiter den persönlichen Nutzen schneller.
Auch die 365 Akademie unterstützt Unternehmen dabei, Anwender für die Arbeit mit Office 365 zu befähigen.
Gemeinsam an Dateien arbeiten
Die Zusammenarbeit an Dokumenten ist ein typisches Beispiel für einen digitalen Arbeitsplatz.
Statt mehrere Versionen einer Datei per E-Mail auszutauschen, können Mitarbeiter gemeinsam an einem Dokument arbeiten.
Das spart Zeit und reduziert unnötige Dateikopien.
Mehr zu den verschiedenen Möglichkeiten erklären wir in unserem Beitrag „Dateien teilen: OneDrive, Teams-Kanal oder SharePoint?“.
Cloud oder lokale Infrastruktur?
Der digitale Arbeitsplatz bedeutet nicht automatisch, dass jedes Unternehmen vollständig in die Cloud wechseln muss.
Daniel geht davon aus, dass auch hybride Umgebungen eine wichtige Rolle spielen.
Bestimmte Anwendungen können weiterhin lokal betrieben werden. Andere Bereiche lassen sich in die Cloud verlagern.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Lösung zum jeweiligen Anwendungsfall passt.
Der digitale Arbeitsplatz verändert auch die IT
Cloud-Dienste verändern nicht nur die Arbeit der Anwender. Auch IT-Abteilungen müssen sich auf neue Aufgaben einstellen.
Neue Funktionen erscheinen deutlich häufiger als bei klassischen Softwareversionen.
Die IT muss diese Veränderungen beobachten und für das eigene Unternehmen bewerten.
Dabei entstehen neue Aufgaben. Dazu gehören die Bewertung von Updates und die Anpassung der eigenen Umgebung.
Der digitale Arbeitsplatz ist eine Reise
Die Einführung endet nicht mit einem technischen Projekt.
Office 365 entwickelt sich laufend weiter. Gleichzeitig verändern sich Anforderungen, Prozesse und Arbeitsweisen.
Unternehmen müssen ihren digitalen Arbeitsplatz deshalb kontinuierlich weiterentwickeln.
Der Start sollte trotzdem klar geplant sein. Konkrete Ziele und Anwendungsfälle geben dabei die Richtung vor.
Der digitale Arbeitsplatz im Experteninterview
Im vollständigen Experteninterview erklärt Daniel Burger von Campana & Schott, welchen Nutzen ein digitaler Arbeitsplatz bietet.
Er betrachtet das Thema aus mehreren Perspektiven. Dabei geht es um einzelne Mitarbeiter, Teams und das gesamte Unternehmen.
Außerdem spricht er über Office 365, technische Voraussetzungen, Unternehmenskultur und Change Management.
Über den Experten:
Daniel Burger ist bei Campana & Schott im Bereich Social Collaboration tätig. Er beschäftigt sich mit dem digitalen Arbeitsplatz und Change Management rund um Office 365. Dabei begleitet er Unternehmen von der Planung bis zur Einführung neuer Arbeitsweisen und Technologien.
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Fazit: Der digitale Arbeitsplatz ist mehr als neue Technik
Ein digitaler Arbeitsplatz verbindet Geräte, Informationen und Kommunikationswege miteinander.
Mitarbeiter können dadurch flexibler arbeiten. Teams können Informationen leichter austauschen und gemeinsam an Inhalten arbeiten.
Für Unternehmen entstehen Chancen für effizientere Zusammenarbeit und eine stärkere Vernetzung.
Neue Werkzeuge allein reichen dafür jedoch nicht aus. Auch Prozesse und Unternehmenskultur müssen zur neuen Arbeitsweise passen.
Technik, konkrete Anwendungsfälle und Change Management gehören deshalb zusammen.
