SharePoint Hub Sites helfen Unternehmen dabei, mehrere zusammengehörige Websites miteinander zu verbinden. Dadurch entsteht eine gemeinsame Struktur, ohne alle Inhalte in einer einzigen großen Site Collection abzulegen.
Doch welchen Vorteil bieten Hub Sites gegenüber klassischen Subsites? Wie funktionieren Navigation, Suche und Berechtigungen? Und für welche Szenarien eignen sie sich?
Im Experteninterview sprechen wir mit Dennis Hobmaier. Er erklärt das Konzept der SharePoint Hub Sites und zeigt die wichtigsten Funktionen in einer praktischen Demo.
Was sind SharePoint Hub Sites?
SharePoint Hub Sites verbinden mehrere eigenständige SharePoint-Websites miteinander. Die einzelnen Websites bleiben dabei technisch getrennt.
Trotzdem können sie gemeinsam organisiert und dargestellt werden. So entsteht eine übergeordnete Struktur für zusammengehörige Inhalte.
Das ist zum Beispiel für Abteilungen, Projekte oder verschiedene Standorte interessant.
Der große Vorteil: Unternehmen müssen nicht mehr alle Inhalte innerhalb einer einzigen großen Site Collection organisieren.
Welches Problem lösen SharePoint Hub Sites?
Klassische Site Collections bilden eine abgeschlossene organisatorische Einheit. Das bringt Vorteile bei Sicherheit, Daten und Skalierung.
Bei großen Strukturen entstehen jedoch schnell Probleme. Früher wurden deshalb häufig zahlreiche Subsites innerhalb einer Site Collection erstellt.
Eine zentrale Navigation ließ sich damit vergleichsweise einfach aufbauen. Je größer die Struktur wurde, desto schwieriger wurde jedoch die Verwaltung.
Hub Sites verfolgen einen anderen Ansatz. Sie verbinden mehrere eigenständige Websites zu einer gemeinsamen Struktur.
Warum große Site Collections problematisch werden können
Sehr große Site Collections können schnell unübersichtlich werden. Das betrifft nicht nur die Navigation.
Auch Berechtigungen, Funktionen und die technische Struktur werden komplexer.
Dennis berichtet im Interview von einem Kunden mit mehreren Hundert Websites. Dort traten deutliche Performance-Probleme auf.
Unternehmen sollten deshalb früh überlegen, wie ihre SharePoint-Struktur wachsen soll.
Hub Sites statt vieler SharePoint Subsites?
Subsites verschwinden durch Hub Sites nicht automatisch. Beide Konzepte können sich ergänzen.
Dennis empfiehlt jedoch, Subsites möglichst gezielt einzusetzen. Mehrere eigenständige Site Collections lassen sich in vielen Fällen besser skalieren.
Hub Sites können diese einzelnen Websites anschließend logisch miteinander verbinden.
So entsteht eine gemeinsame Struktur, ohne alle Inhalte technisch unter einer einzigen Website aufzubauen.
Berechtigungen einfacher verwalten
Berechtigungen gehören zu den wichtigen Themen bei der Planung von SharePoint.
Bei vielen verschachtelten Subsites kann die Rechteverwaltung schnell unübersichtlich werden. Besonders schwierig wird es, wenn Berechtigungen immer wieder unterbrochen und individuell angepasst werden.
Eine einfachere Struktur schafft mehr Transparenz. Das hilft Administratoren und Verantwortlichen für Datenschutz und Compliance.
Dennis empfiehlt deshalb, Berechtigungen möglichst auf Ebene der Site Collection klar zu halten.
Wie erstellt man eine SharePoint Hub Site?
Eine bestehende SharePoint-Website kann zur Hub Site werden. Dafür muss also nicht zwingend eine komplett neue Website entstehen.
Die Einrichtung erfolgt über die SharePoint-Administration. Zum Zeitpunkt des Interviews spielt dabei auch PowerShell eine wichtige Rolle.
Ein Administrator registriert eine Website als Hub Site. Anschließend können weitere Websites diesem Hub zugeordnet werden.
Die Zuordnung lässt sich später wieder ändern.
Modern SharePoint als Grundlage
Hub Sites sind eng mit der modernen SharePoint-Oberfläche verbunden.
Moderne Team Sites und Communication Sites können mit einer Hub Site arbeiten. Bei klassischen SharePoint-Websites gelten zunächst Einschränkungen.
Microsoft entwickelt die Modern Experience deshalb zu einem wichtigen Bestandteil der neuen SharePoint-Struktur.
Für Unternehmen lohnt sich damit auch ein Blick auf bestehende klassische Websites und deren zukünftige Nutzung.
Kann eine Website mehreren Hub Sites zugeordnet werden?
Nein. Eine SharePoint-Website kann immer nur einer Hub Site gleichzeitig zugeordnet sein.
Die Zuordnung ist jedoch flexibel. Eine Website kann später einem anderen Hub zugewiesen werden.
Das ist beispielsweise hilfreich, wenn sich organisatorische Zuständigkeiten verändern.
Eine Projektseite kann so von einer Abteilung zu einer anderen wechseln, ohne dass die gesamte Website verschoben werden muss.
Gemeinsame Navigation mit SharePoint Hub Sites
Eine der wichtigsten Funktionen einer Hub Site ist die gemeinsame Navigation.
Der Hub stellt eine zusätzliche Navigationsleiste bereit. Die zugeordneten Websites übernehmen diese Navigation automatisch.
Dadurch können Benutzer leichter zwischen zusammengehörigen Bereichen wechseln.
Das ist besonders praktisch, wenn viele eigenständige Site Collections zu einem gemeinsamen Themenbereich gehören.
Ein gemeinsames Erscheinungsbild schaffen
Neben der Navigation kann eine Hub Site auch das Erscheinungsbild vereinheitlichen.
Unternehmen können zum Beispiel ein gemeinsames Logo und ein Farbschema festlegen.
Die zugeordneten Websites übernehmen diese Gestaltung. So erkennen Benutzer leichter, welche Bereiche zusammengehören.
Trotzdem bleiben die einzelnen Websites eigenständig.
News aus mehreren SharePoint-Websites bündeln
Hub Sites können auch Nachrichten aus den zugeordneten Websites zusammenführen.
Das ist zum Beispiel für international aufgestellte Unternehmen interessant. Einzelne Länder oder Abteilungen können eigene SharePoint-Websites besitzen.
Veröffentlicht eine Abteilung eine neue Nachricht, kann diese auch auf der übergeordneten Hub Site erscheinen.
So entsteht eine zentrale Übersicht über Neuigkeiten aus verschiedenen Bereichen.
Dokumente und Änderungen zentral anzeigen
Nicht nur Nachrichten lassen sich zusammenführen. Auch relevante Dokumente aus verbundenen Websites können auf der Hub Site erscheinen.
Benutzer erhalten dadurch einen besseren Überblick über aktuelle Inhalte.
Sie müssen nicht jede einzelne Website besuchen, um Änderungen zu entdecken.
Gerade bei großen Abteilungs- oder Projektstrukturen kann das die tägliche Arbeit erleichtern.
Wie funktioniert die Suche in einer Hub Site?
Auch die Suche berücksichtigt die gemeinsame Struktur.
Bei einer normalen Website konzentriert sich die Suche zunächst auf den jeweiligen Bereich. Eine Hub Site erweitert diesen Suchraum.
Benutzer können dadurch Inhalte aus den Websites finden, die zum jeweiligen Hub gehören.
Der Suchbereich wird also größer. Gleichzeitig bleibt er auf einen logisch zusammengehörigen Bereich begrenzt.
Was passiert mit den Berechtigungen?
Die Zuordnung zu einer Hub Site verändert die bestehenden Berechtigungen nicht.
Jede Website behält ihre eigene Rechteverwaltung. Eine Verbindung mit dem Hub gibt Benutzern also nicht automatisch Zugriff auf andere Websites.
Das ist ein wichtiger Unterschied zu klassischen Strukturen mit vererbten Berechtigungen.
Benutzer sehen bei der Suche ebenfalls nur Inhalte, für die sie die notwendigen Rechte besitzen.
Was passiert beim Löschen einer Hub Site?
Auch hier bleiben die verbundenen Websites eigenständig.
Wird die Hub-Struktur entfernt, verschwinden die zugeordneten Websites nicht automatisch. Lediglich die Verbindung zum Hub fällt weg.
Die Daten innerhalb der einzelnen Websites bleiben erhalten.
Diese technische Trennung bietet auch Vorteile bei Backup- und Wiederherstellungsszenarien.
Hub Sites bringen mehr Flexibilität in SharePoint
Ein großer Vorteil liegt in der flexiblen Struktur.
Unternehmen verändern sich. Abteilungen werden neu organisiert, Projekte wachsen und Zuständigkeiten wechseln.
Bei klassischen Subsites ist eine Website fest in ihre übergeordnete Struktur eingebaut. Eine spätere Änderung kann dadurch aufwendig werden.
Bei Hub Sites lässt sich die logische Zuordnung leichter anpassen.
Für welche Szenarien eignen sich Hub Sites?
Hub Sites eignen sich besonders für Strukturen mit mehreren zusammengehörigen SharePoint-Websites.
Ein Beispiel sind verschiedene Unternehmensstandorte. Deutschland, Österreich und die USA können jeweils eigene Websites besitzen.
Eine gemeinsame Hub Site verbindet diese Bereiche. Sie stellt Navigation, Nachrichten und weitere Inhalte zentral bereit.
Auch größere Projekte oder verschiedene Unternehmensbereiche können nach diesem Prinzip organisiert werden.
SharePoint-Strukturen richtig planen
Hub Sites lösen viele Probleme klassischer SharePoint-Strukturen. Trotzdem ersetzen sie keine durchdachte Planung.
Unternehmen sollten zuerst klären, welche Bereiche logisch zusammengehören. Danach lässt sich entscheiden, welche Websites einen gemeinsamen Hub benötigen.
Auch Berechtigungen und Verantwortlichkeiten sollten früh feststehen.
Das Ziel ist eine Struktur, die für Administratoren übersichtlich bleibt. Gleichzeitig sollten Anwender schnell zu ihren Informationen gelangen.
Mehr zum Umgang mit Dateien in der Microsoft-Welt gibt es in unserem Beitrag „Dateien teilen: OneDrive, Teams-Kanal oder SharePoint?“.
SharePoint Hub Sites im Experteninterview
Im vollständigen Experteninterview zeigt Dennis Hobmaier die SharePoint Hub Sites auch direkt in einer Demo.
Er erklärt zunächst das Konzept und die Vorteile. Danach zeigt er die Einrichtung einer Hub Site und die Zuordnung weiterer Websites.
Außerdem geht es um Navigation, Design, News, Suche und Berechtigungen.
Über den Experten:
Dennis Hobmaier beschäftigt sich intensiv mit Office 365 und SharePoint. Seine beruflichen Wurzeln liegen unter anderem im Infrastruktur- und Security-Bereich. Er arbeitet seit vielen Jahren mit Microsoft-Technologien und teilt sein Wissen auch über seinen Blog und Podcast.
Dort beschäftigt er sich unter anderem mit Office 365, SharePoint und weiteren technischen Themen.
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Fazit: SharePoint Hub Sites verbinden eigenständige Websites
SharePoint Hub Sites schaffen eine Verbindung zwischen mehreren eigenständigen Websites. Unternehmen müssen dadurch nicht alle Inhalte in einer großen Site Collection organisieren.
Besonders hilfreich sind die gemeinsame Navigation, das einheitliche Design und die zentrale Darstellung von Nachrichten.
Auch die Suche profitiert von der Hub-Struktur. Gleichzeitig behalten die einzelnen Websites ihre eigenen Berechtigungen.
Das macht die Struktur flexibler. Websites können neu zugeordnet werden, wenn sich Projekte oder organisatorische Zuständigkeiten verändern.
Hub Sites bieten damit eine interessante Möglichkeit, moderne SharePoint-Strukturen übersichtlich und skalierbar aufzubauen.
