Microsoft Dynamics 365 verbindet verschiedene Geschäftsanwendungen in einer gemeinsamen Cloud-Welt. Dazu gehören Lösungen für Vertrieb, Kundenservice, Projekte, Außendienst und weitere Unternehmensbereiche.
Doch was steckt genau hinter Dynamics 365? Welche Anwendungen gehören dazu? Und wie arbeitet die Plattform mit Office 365, Outlook, SharePoint, Power Apps und Power BI zusammen?
Im Experteninterview sprechen wir mit Sergio Campisi. Er erklärt Microsoft Dynamics 365 und zeigt, wie Unternehmen damit ihre Geschäftsprozesse unterstützen können.
Was ist Microsoft Dynamics 365?
Microsoft Dynamics 365 ist ein Dachbegriff für verschiedene Geschäftsanwendungen von Microsoft. Die Plattform umfasst Lösungen aus den Bereichen CRM und ERP.
Microsoft führt damit verschiedene Anwendungen in einer gemeinsamen Cloud-Welt zusammen. Dazu zählen auch Lösungen, die aus Dynamics CRM, Dynamics NAV oder Dynamics AX hervorgegangen sind.
Der Grundgedanke ist einfach: Unternehmen sollen nicht mehr nur in einzelnen Systemen denken. Stattdessen rücken die tatsächlichen Geschäftsprozesse stärker in den Mittelpunkt.
Warum verbindet Microsoft CRM und ERP?
Die klassische Trennung zwischen CRM und ERP passt nicht immer zum Arbeitsalltag. Ein Vertriebsprozess endet zum Beispiel nicht automatisch im CRM.
Auch Informationen aus anderen Unternehmensbereichen können für den Vertrieb wichtig sein. Das Gleiche gilt für Kundenservice, Projekte oder die Zusammenarbeit mit Lieferanten.
Dynamics 365 verfolgt deshalb einen modularen Ansatz. Unternehmen wählen die Anwendungen aus, die zu ihren Prozessen passen.
Dabei müssen sie nicht ausschließlich Microsoft-Lösungen einsetzen. Auch spezialisierte Anwendungen können Teil der gesamten Systemlandschaft sein.
Welche Anwendungen gehören zu Dynamics 365?
Dynamics 365 umfasst verschiedene Anwendungen für unterschiedliche Geschäftsbereiche. Im Interview nennt Sergio Campisi unter anderem:
- Sales für Vertrieb und Verkaufschancen,
- Customer Service für Kundenbetreuung und Service,
- Project Service Automation für projektorientierte Unternehmen,
- Field Service für Außendienst, Wartung und Service,
- Portals für Kunden-, Partner- oder Lieferantenportale,
- Talent für Prozesse im Personalbereich und
- Finance & Operations für ERP-Prozesse.
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt alle Anwendungen. Unternehmen können die Lösungen passend zu den jeweiligen Aufgaben auswählen.
So erhält ein Mitarbeiter im Vertrieb andere Funktionen als ein Kollege aus dem Kundenservice oder dem Außendienst.
Ist Dynamics 365 in Office 365 enthalten?
Nein. Office 365 und Dynamics 365 sind getrennte Produkte und besitzen eigene Lizenzen.
Dynamics 365 ist also nicht einfach eine weitere Anwendung innerhalb von Office 365. Trotzdem können beide Plattformen eng zusammenarbeiten.
Genau diese Verbindung macht die Microsoft-Welt für Unternehmen interessant. Anwender können Daten und Funktionen aus verschiedenen Anwendungen gemeinsam nutzen.
Wie arbeiten Dynamics 365 und Office 365 zusammen?
Die Integration mit Office 365 gehört für Sergio Campisi zu den großen Stärken von Dynamics 365.
Ein Beispiel dafür ist das Benutzermanagement. Unternehmen können Benutzer aus ihrer Office-365-Umgebung auch für Dynamics 365 nutzen.
Erhält ein Benutzer die passende Lizenz, steht er anschließend auch in Dynamics 365 zur Verfügung. Unternehmen müssen die Benutzer daher nicht komplett getrennt verwalten.
Auch vorhandene Identitäten und Anmeldestrukturen lassen sich nutzen. Für die Mitarbeiter entsteht dadurch eine stärker verbundene Arbeitsumgebung.
Dynamics 365 und Outlook miteinander verbinden
Besonders praktisch ist die Verbindung mit Exchange und Outlook. Mitarbeiter können dadurch Informationen aus ihrer täglichen Kommunikation direkt mit Dynamics 365 verknüpfen.
Erhält ein Vertriebsmitarbeiter zum Beispiel eine Anfrage per E-Mail, kann er diese einem Geschäftsvorgang zuordnen. Aus der Anfrage kann anschließend ein Lead oder eine Verkaufschance entstehen.
Der Mitarbeiter muss die Informationen also nicht manuell aus seinem Postfach in das CRM übertragen.
Auch die andere Richtung funktioniert. Bestimmte Kontakte aus Dynamics 365 können beispielsweise im persönlichen Outlook-Kontaktordner erscheinen.
Dynamics 365 und SharePoint für Dokumente nutzen
Viele Geschäftsprozesse benötigen nicht nur Daten, sondern auch Dokumente. Hier kommt die Verbindung zwischen Dynamics 365 und SharePoint ins Spiel.
Zu einem Kunden oder Geschäftsvorgang können passende Speicherorte in SharePoint entstehen. Die Dokumente liegen weiterhin in SharePoint. Mitarbeiter können jedoch direkt aus Dynamics 365 darauf zugreifen.
So sieht ein Mitarbeiter beispielsweise innerhalb eines Kundenvorgangs die dazugehörigen Dokumente.
Sergio Campisi weist im Interview allerdings auch auf Grenzen der Standardintegration hin. Je nach Anforderung kann deshalb eine individuelle Lösung sinnvoll sein.
Mehr zur Arbeit mit Dokumenten erklären wir in unserem Beitrag „Dateien teilen: OneDrive, Teams-Kanal oder SharePoint?“.
Was ist mit Power Apps möglich?
Auch Power Apps erweitert die Möglichkeiten von Dynamics 365. Unternehmen können damit eigene, kleinere Anwendungen für konkrete Aufgaben erstellen.
Das ist besonders praktisch, wenn ein Mitarbeiter nicht die komplette Dynamics-365-Oberfläche benötigt.
Ein Beispiel wäre eine App für die Geschäftsführung. Sie zeigt nur bestimmte Angebote an. Die verantwortliche Person kann diese anschließend genehmigen oder ablehnen.
Das Ergebnis fließt danach wieder in den eigentlichen Geschäftsprozess ein.
So erhalten Mitarbeiter genau die Informationen und Funktionen, die sie für ihre Aufgabe brauchen.
Dynamics-365-Daten mit Power BI auswerten
Geschäftsdaten werden besonders wertvoll, wenn Unternehmen sie gezielt auswerten. Dafür lässt sich Dynamics 365 mit Power BI verbinden.
Power BI kann Daten aus Dynamics 365 analysieren und übersichtlich darstellen. So entstehen beispielsweise Auswertungen für Vertrieb oder Kundenservice.
Unternehmen können daraus Kennzahlen und Dashboards erstellen. Diese lassen sich wiederum in die jeweiligen Geschäftsanwendungen integrieren.
Mitarbeiter sehen dadurch wichtige Informationen dort, wo sie diese für ihre tägliche Arbeit benötigen.
Dynamics 365 unterstützt mobiles Arbeiten
Mitarbeiter arbeiten nicht ausschließlich am klassischen Büro-PC. Deshalb stellt Microsoft Dynamics 365 auch für mobile Geräte bereit.
Über entsprechende Apps können Mitarbeiter mit Smartphones oder Tablets auf wichtige Geschäftsdaten zugreifen.
Microsoft verfolgt dabei das Ziel einer möglichst einheitlichen Bedienung. Funktionen und Anpassungen sollen auf verschiedenen Geräten ähnlich funktionieren.
Unternehmen müssen dadurch nicht für jedes Gerät eine komplett eigene Anwendung entwickeln.
Welche Herausforderungen gibt es bei Dynamics 365?
Dynamics 365 bietet viele Möglichkeiten. Trotzdem gibt es auch Herausforderungen.
Sergio Campisi nennt im Interview unter anderem die Performance. Der Weg von einer ursprünglich lokal betriebenen Anwendung hin zu einer umfangreichen Cloud-Lösung bringt technische Herausforderungen mit sich.
Auch die Benutzeroberfläche entwickelt Microsoft kontinuierlich weiter. Sie soll moderner werden und auf unterschiedlichen Geräten möglichst einheitlich funktionieren.
Eine weitere Herausforderung betrifft die Integration einzelner Dienste. Eine vorhandene Standardschnittstelle passt nicht automatisch zu jedem Geschäftsprozess.
Unternehmen sollten deshalb zuerst ihre Anforderungen betrachten. Erst danach sollten sie entscheiden, welche technischen Funktionen sie tatsächlich benötigen.
Warum verändert die Cloud die Softwareentwicklung?
Dynamics 365 ist Teil einer größeren Veränderung in der Microsoft-Welt. Cloud-Dienste entwickeln sich deutlich schneller weiter als klassische Software.
Früher kauften Unternehmen häufig eine Softwareversion und nutzten diese über viele Jahre. Bei Cloud-Diensten erscheinen Neuerungen dagegen in kürzeren Abständen.
Microsoft kann dadurch schneller neue Funktionen bereitstellen und bestehende Anwendungen verbessern.
Auch die Verbindung verschiedener Systeme wird wichtiger. Unternehmen können Daten aus mehreren Anwendungen zusammenführen und für neue Prozesse nutzen.
Der Geschäftsprozess steht im Mittelpunkt
Einer der wichtigsten Gedanken hinter Dynamics 365 ist die Abkehr von einzelnen Anwendungssilos.
Die erste Frage sollte deshalb nicht lauten: „Brauchen wir ein CRM oder ein ERP?“
Viel wichtiger ist: Wie sieht unser Geschäftsprozess aus und welche Anwendungen unterstützen ihn am besten?
Dabei können Dynamics 365, Office 365, Outlook, SharePoint, Power Apps, Power BI oder weitere Lösungen zusammenspielen.
Die Technik liefert dafür die Werkzeuge. Der eigentliche Nutzen entsteht aber erst durch einen sinnvoll gestalteten Arbeitsprozess.
Auch die Anwender müssen die Werkzeuge verstehen
Eine gute technische Integration allein reicht nicht aus. Mitarbeiter müssen auch verstehen, welches Werkzeug sie für welche Aufgabe nutzen sollen.
Das wird besonders wichtig, wenn mehrere Anwendungen miteinander verbunden sind. Ohne klare Nutzungsszenarien kann eine große Auswahl an Werkzeugen schnell für Unsicherheit sorgen.
Deshalb gehören Technologie und die Befähigung der Mitarbeiter zusammen. Genau dabei unterstützt die 365 Akademie.
Ziel ist nicht, möglichst viele Funktionen einzusetzen. Mitarbeiter sollen die Möglichkeiten kennen, die ihnen bei ihrer täglichen Arbeit wirklich helfen.
Microsoft Dynamics 365 im Experteninterview
Im vollständigen Experteninterview gibt Sergio Campisi einen ausführlichen Überblick über Microsoft Dynamics 365.
Er spricht über die Entwicklung von CRM und ERP hin zu Dynamics 365. Außerdem erklärt er die verschiedenen Business-Anwendungen und die Cloud-Strategie von Microsoft.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Integration mit Office 365, Outlook, SharePoint, Power Apps und Power BI.
Über den Experten:
Sergio Campisi beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Microsoft-Geschäftsanwendungen. Er begleitet Unternehmen bei der Einführung entsprechender Lösungen. Zu seinen Schwerpunkten gehören Dynamics 365 sowie die Verbindung mit weiteren Microsoft-Technologien wie SharePoint und Office 365.
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Fazit: Microsoft Dynamics 365 verbindet Geschäftsanwendungen
Microsoft Dynamics 365 geht über ein klassisches CRM-System hinaus. Die Plattform bringt verschiedene Geschäftsanwendungen zusammen.
Unternehmen können damit unter anderem Vertrieb, Kundenservice, Projekte, Außendienst und ERP-Prozesse unterstützen.
Besonders interessant ist die Verbindung mit Office 365. Outlook, SharePoint, Power Apps und Power BI können gemeinsam mit Dynamics 365 zum Einsatz kommen.
Entscheidend ist jedoch nicht die Anzahl der eingesetzten Anwendungen. Der Geschäftsprozess sollte immer am Anfang stehen.
Unternehmen sollten deshalb zuerst klären, welche Informationen benötigt werden. Danach lässt sich entscheiden, welche Anwendungen den jeweiligen Prozess am besten unterstützen.
