Microsoft 365 und Office 365 sorgen bei vielen Unternehmen für Fragen. Ist Microsoft 365 der Nachfolger von Office 365? Muss ein Unternehmen komplett wechseln? Und welche Dienste gehören eigentlich zu Microsoft 365?
Im Experteninterview sprechen wir mit Thomas Roth von Microsoft. Er erklärt die Unterschiede zwischen den beiden Angeboten. Außerdem sprechen wir über neue Funktionen, Lizenzen und die digitale Transformation.
Ist Microsoft 365 der Nachfolger von Office 365?
Nein. Microsoft 365 löst Office 365 nicht ab. Thomas Roth beschreibt Microsoft 365 vielmehr als eine Art Baukastensystem.
Office 365 ist ein Bestandteil davon. Hinzu kommen Windows sowie Enterprise Mobility und weitere Sicherheitsfunktionen.
Unternehmen erhalten damit verschiedene Microsoft-Dienste in einer gemeinsamen Lösung. Sie können diese passend zu ihren Anforderungen miteinander verbinden.
Andere Microsoft-Produkte gehören jedoch nicht automatisch dazu. Dynamics ist zum Beispiel kein fester Bestandteil von Microsoft 365.
Was gehört zu Microsoft 365?
Microsoft 365 verbindet mehrere Bereiche der Microsoft-Welt. Dazu gehören vor allem:
- Office 365 mit seinen Anwendungen und Cloud-Diensten,
- Windows als Betriebssystem und
- Enterprise Mobility mit Funktionen rund um Verwaltung und Sicherheit.
Microsoft 365 erweitert damit die bekannte Office-365-Welt. Unternehmen können Produktivität, Zusammenarbeit, Geräte und Sicherheit stärker gemeinsam betrachten.
Kann ein Unternehmen Microsoft 365 später ergänzen?
Unternehmen müssen sich nicht bereits zu Beginn endgültig entscheiden. Eine vorhandene Office-365-Umgebung lässt sich später erweitern.
Ein Unternehmen kann also zunächst Office 365 einsetzen. Später können für ausgewählte Benutzer zusätzliche Microsoft-365-Funktionen hinzukommen.
Die Lizenzierung erfolgt benutzerbezogen. Deshalb müssen nicht automatisch alle Mitarbeiter dieselbe Lösung erhalten.
Von 200 Benutzern könnten zum Beispiel 20 Microsoft 365 nutzen. Die übrigen Mitarbeiter könnten weiterhin nur eine Office-365-Lizenz erhalten.
Wie entwickelt sich Office 365 weiter?
Office 365 entwickelt sich kontinuierlich weiter. Unternehmen müssen daher auch in Zukunft mit neuen Funktionen und Veränderungen rechnen.
Thomas Roth macht im Interview deutlich, dass Microsoft weiterhin viele Neuerungen plant.
Dabei soll die Nutzung trotz zusätzlicher Funktionen nicht komplizierter werden. Microsoft möchte die Anwendungen vielmehr einfacher und verständlicher gestalten.
Für Unternehmen bedeutet das jedoch auch: Sie müssen die Veränderungen beobachten und bewerten.
Was passiert mit Skype for Business und Teams?
Microsoft ergänzt nicht nur neue Werkzeuge. Das Unternehmen führt auch bestehende Lösungen zusammen.
Ein wichtiges Beispiel ist Skype for Business Online. Dessen Funktionen wandern in der Online-Welt zunehmend zu Microsoft Teams.
Skype for Business Server bleibt dagegen für die lokale Nutzung bestehen. In der Cloud gewinnt Teams immer stärker an Bedeutung.
Damit zeigt sich auch ein wichtiger Punkt der Microsoft-Strategie: Nicht jede neue Funktion führt automatisch zu einem zusätzlichen Werkzeug.
Wo finden Unternehmen Informationen zu Neuerungen?
Bei der schnellen Weiterentwicklung von Office 365 stellt sich eine wichtige Frage: Wo erfahren Administratoren und Verantwortliche, was sich verändert?
Thomas Roth nennt dafür mehrere Informationsquellen. Eine davon ist die Office 365 Roadmap.
Dort lässt sich nachvollziehen, welche Funktionen Microsoft entwickelt. Außerdem zeigt die Roadmap, welche Neuerungen gerade ausgerollt wurden.
So können sich Unternehmen frühzeitig mit kommenden Veränderungen beschäftigen.
Weitere Informationsquellen von Microsoft
Neben der Roadmap nennt Thomas Roth weitere Möglichkeiten. Dazu gehören die zentralen Produktseiten von Microsoft und der Office-Blog.
Microsoft veröffentlicht dort regelmäßig Informationen über neue Funktionen und größere Veränderungen.
Für technische Details gibt es außerdem entsprechende Dokumentationen. Administratoren können dort gezielt nach Informationen zu einzelnen Produkten und Funktionen suchen.
Auch Videoformate spielen eine Rolle. Thomas empfiehlt unter anderem Microsoft Mechanics. Dort finden Interessierte kompakte Demonstrationen zu verschiedenen Microsoft-Technologien.
Business- und Enterprise-Lizenzen kombinieren
Unternehmen müssen sich nicht zwingend zwischen Business- und Enterprise-Lizenzen entscheiden. Beide Lizenzwelten lassen sich innerhalb einer Umgebung kombinieren.
Das schafft mehr Flexibilität. Verschiedene Benutzergruppen können unterschiedliche Lizenzen erhalten.
Allerdings gelten für die Business-Lizenzen bestimmte Grenzen. Im Interview nennt Thomas Roth eine maximale Anzahl von 300 Benutzern für diese Lizenzmodelle.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche Lizenz zu welcher Benutzergruppe passt.
Warum unterschiedliche Lizenzen sinnvoll sein können
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt dieselben Funktionen. Ein einheitliches Lizenzmodell für die gesamte Belegschaft ist deshalb nicht immer notwendig.
Ein Unternehmen kann zum Beispiel bestimmte Benutzer mit umfangreicheren Enterprise-Funktionen ausstatten. Andere Mitarbeiter erhalten eine kleinere Business-Lizenz.
So lässt sich die Microsoft-Umgebung stärker an den tatsächlichen Bedarf anpassen.
Entscheidend ist, welche Werkzeuge und Funktionen die einzelnen Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen.
Neue Funktionen allein schaffen noch keinen Nutzen
Office 365 und Microsoft 365 bieten Unternehmen immer mehr Möglichkeiten. Viele Anwender kennen jedoch nur einen Teil davon.
Genau darin liegt eine Herausforderung. Ein neues Werkzeug bringt wenig, wenn Mitarbeiter seinen Zweck nicht verstehen.
Unternehmen müssen deshalb nicht nur Technik bereitstellen. Sie müssen auch erklären, wie Mitarbeiter die Werkzeuge im Alltag sinnvoll nutzen können.
Ein typisches Beispiel ist die gemeinsame Arbeit mit Dateien. Oft ist unklar, welches Werkzeug für welchen Zweck gedacht ist.
Mehr dazu erklären wir in unserem Beitrag „Dateien teilen: OneDrive, Teams-Kanal oder SharePoint?“.
Microsoft 365 und die digitale Transformation
Im Interview geht Thomas Roth auch auf die digitale Transformation ein. Microsoft 365 stellt dafür verschiedene Werkzeuge bereit.
Technologie allein reicht jedoch nicht aus. Unternehmen müssen auch ihre Prozesse und ihre Zusammenarbeit betrachten.
Thomas beschreibt die digitale Transformation deshalb als eine Reise. Unternehmen sollten zunächst wissen, wo sie heute stehen.
Danach können sie festlegen, wie ihre zukünftigen Geschäftsprozesse aussehen sollen. Die passenden Werkzeuge unterstützen diesen Weg.
Warum Change Management so wichtig ist
Eine digitale Veränderung betrifft immer auch die Menschen im Unternehmen. Genau deshalb spielt Change Management eine wichtige Rolle.
Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen. Sonst besteht die Gefahr, dass nur ein Teil der Belegschaft die neuen Arbeitsweisen annimmt.
Andere Mitarbeiter erkennen möglicherweise keinen persönlichen Nutzen. Im schlimmsten Fall lehnen sie die Veränderung ab.
Deshalb müssen Unternehmen die Vorteile neuer Arbeitsweisen verständlich vermitteln. Mitarbeiter sollten erkennen, wie die neuen Werkzeuge ihre eigenen Aufgaben erleichtern.
Digitale Transformation braucht einen Plan
Thomas Roth vergleicht die digitale Transformation im Interview mit einer Expedition. Wer ein anspruchsvolles Ziel erreichen möchte, braucht einen Plan und die richtige Ausrüstung.
Für Unternehmen gilt das genauso. Sie müssen ihre heutigen Prozesse kennen und ein klares Ziel definieren.
Auch der Übergang von der alten zur neuen Arbeitsweise sollte strukturiert ablaufen. Sonst kann sich die Veränderung zu einem endlosen Prozess entwickeln.
Change Management hilft dabei, die gesamte Belegschaft auf diesem Weg mitzunehmen.
Die Rolle der Mitarbeiter bei Microsoft 365
Der Erfolg von Microsoft 365 hängt daher nicht nur von der IT ab. Mitarbeiter müssen die Möglichkeiten der Plattform kennen und anwenden können.
Dabei geht es nicht darum, jede neue Funktion sofort einzusetzen. Viel wichtiger ist der konkrete Nutzen für den Arbeitsalltag.
Unternehmen sollten ihren Mitarbeitern deshalb passende Nutzungsszenarien vermitteln. So verstehen sie, welches Werkzeug ihnen bei welcher Aufgabe hilft.
Genau bei dieser Befähigung unterstützt die 365 Akademie.
Microsoft 365 und Office 365 im Experteninterview
Im vollständigen Experteninterview spricht Thomas Roth von Microsoft über Microsoft 365 und Office 365.
Er erklärt den Unterschied zwischen beiden Angeboten. Außerdem geht es um Lizenzen, neue Funktionen und die weitere Entwicklung von Office 365.
Zum Ende des Interviews sprechen wir über digitale Transformation und Change Management. Thomas zeigt, warum Unternehmen dabei ihre Mitarbeiter mitnehmen müssen.
Über den Experten:
Thomas Roth ist Product Marketing Manager bei Microsoft Deutschland. Sein Schwerpunkt liegt auf Collaboration und Projektmanagement. Dazu gehören unter anderem SharePoint, OneDrive, Project, Visio und Exchange. Außerdem beschäftigt er sich mit digitaler Transformation und Change Management.
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Fazit: Microsoft 365 erweitert die Office-365-Welt
Microsoft 365 ist nicht der Nachfolger von Office 365. Stattdessen bildet Office 365 einen wichtigen Bestandteil von Microsoft 365.
Unternehmen können die Lösung flexibel erweitern. Auch unterschiedliche Lizenzen lassen sich passend zu verschiedenen Benutzergruppen einsetzen.
Gleichzeitig entwickelt Microsoft die Plattform laufend weiter. Unternehmen sollten Neuerungen deshalb beobachten und für den eigenen Einsatz bewerten.
Am Ende entscheidet jedoch nicht allein die Technik über den Erfolg. Die Mitarbeiter müssen den Nutzen der Werkzeuge verstehen.
Wer neue Technologien mit klaren Prozessen und gutem Change Management verbindet, schafft eine wichtige Grundlage für die digitale Transformation.
