Office 365 für Administratoren bedeutet weit mehr, als Benutzer anzulegen und einzelne Dienste freizuschalten. Administratoren müssen verstehen, wie die verschiedenen Dienste zusammenspielen, wie eine Office-365-Umgebung aufgebaut wird und wie sich die eigene Infrastruktur mit der Cloud verbinden lässt.
Gleichzeitig bringt Office 365 eine besondere Herausforderung mit sich: Die Plattform entwickelt sich kontinuierlich weiter. Neue Funktionen kommen hinzu, bestehende Dienste verändern sich und Administratoren müssen mit diesem Wandel Schritt halten.
Im Experteninterview sprechen wir mit Markus Widl von Microsoft darüber, was Administratoren über Office 365 wissen sollten. Anlass ist die vierte Auflage seines umfangreichen Office-365-Buchs, in dem er das notwendige Grundlagenwissen für Administratoren, Systemmanager und Consultants zusammenfasst.
Was müssen Administratoren über Office 365 wissen?
Office 365 kann zunächst für Verwirrung sorgen. Schließlich wird der Name nicht ausschließlich für Unternehmenslösungen verwendet, sondern auch für Angebote für Privatanwender.
Das Buch von Markus Widl richtet sich ausdrücklich nicht an Privatanwender, die lernen möchten, wie Word, Excel oder PowerPoint bedient werden.
Im Mittelpunkt stehen vielmehr Administratoren, Systemmanager und Consultants, die Office 365 innerhalb eines Unternehmens einrichten und betreiben.
Dafür benötigen sie technisches Grundlagenwissen: Wie wird ein Office-365-Tenant eingerichtet? Wie lässt sich die Cloud-Umgebung mit der lokalen Infrastruktur verbinden? Und welche Dienste stehen innerhalb von Office 365 überhaupt zur Verfügung?
Office 365 für Administratoren: Die wichtigsten Grundlagen
Bevor einzelne Dienste konfiguriert werden, braucht es zunächst einen Überblick über die Plattform.
Dazu gehören Fragen wie:
- Was ist Office 365 überhaupt?
- Welche Nutzungsszenarien gibt es?
- Warum kann Office 365 für Unternehmen interessant sein?
- Wie wird ein Office-365-Tenant eingerichtet?
- Wie wird die lokale Infrastruktur angebunden?
- Welche Dienste stehen zur Verfügung?
- Wie lassen sich Einstellungen administrieren und automatisieren?
Erst wenn Administratoren diese Grundlagen verstehen, können sie entscheiden, wie die eigene Office-365-Umgebung für die Anforderungen des Unternehmens sinnvoll aufgebaut werden sollte.
Welche Dienste gehören zu Office 365?
Office 365 besteht aus zahlreichen unterschiedlichen Diensten. Administratoren müssen deshalb nicht nur einzelne Anwendungen kennen, sondern auch verstehen, welche Möglichkeiten die gesamte Plattform bietet.
Im Interview nennt Markus Widl unter anderem Exchange, SharePoint, OneDrive, Skype, Teams und Planner. Hinzu kommen weitere Dienste und Funktionen rund um beispielsweise Mobile Device Management, Security und Analytics.
Dabei geht es nicht zwangsläufig darum, jede einzelne Konfigurationsmöglichkeit auswendig zu kennen.
Viel wichtiger ist zunächst ein grundlegendes Verständnis dafür, welche Möglichkeiten vorhanden sind und für welche Nutzungsszenarien die einzelnen Dienste eingesetzt werden können.
Gerade bei der Zusammenarbeit mit Dokumenten ist diese Einordnung wichtig. Welche Plattform für welchen Anwendungsfall geeignet ist, erklären wir auch in unserem Beitrag „Dateien teilen: OneDrive, Teams-Kanal oder SharePoint?“.
Warum PowerShell für Office-365-Administratoren wichtig ist
Ein wichtiger Bestandteil der Administration ist die Windows PowerShell.
Sie wird in Office 365 unter anderem für Automatisierungen eingesetzt. Gleichzeitig stehen teilweise Konfigurationsmöglichkeiten und Befehle zur Verfügung, die über die grafische Benutzeroberfläche nicht erreichbar sind.
Deshalb behandelt Markus Widl PowerShell bereits früh in seinem Buch als eigenes Grundlagenkapitel.
Bei den einzelnen Diensten wird anschließend nicht nur beschrieben, wie bestimmte Einstellungen über die grafische Oberfläche vorgenommen werden, sondern auch, wie Administratoren entsprechende Aufgaben über die Kommandozeile lösen können.
PowerShell gehört damit zu den wichtigen Werkzeugen für Administratoren, die Office 365 professionell verwalten möchten.
Wie verbindet man Office 365 mit der lokalen Infrastruktur?
Ein weiteres zentrales Thema ist die Verbindung zwischen der Cloud und der bestehenden IT-Infrastruktur des Unternehmens.
Dazu gehört beispielsweise die Active-Directory-Synchronisierung. Benutzer und Identitäten aus der lokalen Umgebung können dadurch mit dem Office-365-Tenant verbunden werden.
Auch das Office Deployment sowie die Konfiguration der einzelnen Dienste gehören zu den Aufgaben, mit denen sich Administratoren bei der Einführung beschäftigen müssen.
Office 365 sollte deshalb nicht isoliert betrachtet werden. Die Cloud-Dienste müssen sinnvoll in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integriert werden.
Office 365 ist ein Evergreen-Dienst
Eine der größten Veränderungen gegenüber klassischen Server-Produkten ist die kontinuierliche Weiterentwicklung von Office 365.
Bei klassischen Server-Lösungen gab es vergleichsweise feste Release-Zyklen. Eine bestimmte Version wurde eingeführt und blieb anschließend über einen längeren Zeitraum weitgehend unverändert.
Office 365 funktioniert anders. Als Evergreen-Dienst wird die Plattform laufend aktualisiert.
Neue Funktionen können regelmäßig hinzukommen, Benutzeroberflächen verändern sich und auch bestehende Dienste können weiterentwickelt oder ersetzt werden.
Für Administratoren bedeutet das: Das Wissen über Office 365 ist niemals endgültig abgeschlossen.
Kann ein gedrucktes Buch bei Office 365 überhaupt aktuell bleiben?
Genau daraus ergibt sich eine spannende Frage: Wie sinnvoll ist ein gedrucktes Fachbuch über eine Plattform, die sich kontinuierlich verändert?
Markus Widl sieht den entscheidenden Nutzen seines Buchs vor allem im Grundlagenwissen.
Ein Buch bildet zwangsläufig einen bestimmten Stand ab. Gleichzeitig bietet es aber einen strukturierten Einstieg in die Plattform und vermittelt Zusammenhänge in einem einheitlichen Aufbau.
Statt einzelne Informationen über zahlreiche unterschiedliche Webseiten zusammensuchen zu müssen, erhalten Administratoren zunächst einen umfassenden Überblick.
Auf dieser Grundlage können sie anschließend gezielt nach aktuellen Informationen zu einzelnen Funktionen oder Änderungen suchen.
Man muss wissen, wonach man suchen soll
Dieser grundlegende Überblick ist besonders wichtig, weil eine Suchmaschine allein nicht jedes Wissensproblem löst.
Wer bereits weiß, dass eine bestimmte Funktion in SharePoint existiert, kann relativ einfach nach einer Anleitung dafür suchen.
Schwieriger wird es, wenn man überhaupt nicht weiß, dass eine bestimmte Anwendung, Funktion oder Konfigurationsmöglichkeit vorhanden ist.
Deshalb ist Grundlagenwissen für Office-365-Administratoren so wichtig: Erst wenn man die Möglichkeiten der Plattform kennt, kann man bei konkreten Fragestellungen gezielt tiefer einsteigen.
Das gilt nicht nur für Administratoren. Auch Anwender benötigen einen Überblick darüber, welche Werkzeuge ihnen zur Verfügung stehen und wie sie diese sinnvoll einsetzen können. Genau hier setzt die 365 Akademie mit der Befähigung von Mitarbeitern rund um die Microsoft-Arbeitswelt an.
Wie bleiben Office-365-Administratoren auf dem Laufenden?
Einmal erworbenes Grundlagenwissen reicht bei einem Evergreen-Dienst nicht aus. Administratoren müssen kontinuierlich verfolgen, wie sich Office 365 weiterentwickelt.
Markus Widl nennt dafür insbesondere die Office 365 Roadmap und das Message Center innerhalb des eigenen Tenants.
Darüber können Administratoren nachvollziehen, welche Veränderungen geplant sind und welche Neuerungen für die eigene Umgebung relevant werden.
Die Kombination ist damit entscheidend: Grundlagenwissen schafft Orientierung – aktuelle Informationsquellen sorgen dafür, dass dieses Wissen kontinuierlich ergänzt wird.
Office 365 verändert die Rolle des Administrators
Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform verändert nicht nur die Technik, sondern auch die Aufgaben innerhalb der IT.
Bei klassischen Server-Produkten konnte es vorkommen, dass Administratoren über mehrere Jahre mit einem relativ konstanten Wissensstand arbeiten konnten.
Bei Office 365 entstehen dagegen laufend neue Funktionen und Veränderungen. Deshalb braucht ein Unternehmen Personen, die diese Entwicklungen kontinuierlich beobachten.
Dazu gehört beispielsweise:
- die Office 365 Roadmap beobachten,
- Änderungen im Message Center verfolgen,
- neue Funktionen bewerten,
- Auswirkungen auf bestehende Prozesse prüfen,
- Fachbereiche über relevante Neuerungen informieren,
- notwendige Änderungen innerhalb der IT vorbereiten und
- Schulungsbedarf bei den Anwendern erkennen.
Damit entwickelt sich die Rolle des Administrators zunehmend vom reinen technischen Betreiber hin zu einer Schnittstelle zwischen Technologie, Fachbereichen und Anwendern.
Neue Funktionen müssen im Unternehmen ankommen
Eine neue Funktion bereitzustellen bedeutet noch nicht automatisch, dass sie im Unternehmen sinnvoll genutzt wird.
Administratoren und Verantwortliche müssen entscheiden, welche Neuerungen für das eigene Unternehmen relevant sind und wie diese eingeführt werden sollen.
Manchmal braucht es dafür technische Änderungen. In anderen Fällen müssen Mitarbeiter informiert oder geschult werden. Bestimmte Dienste sollen möglicherweise auch bewusst nicht aktiviert werden, weil im Unternehmen bereits eine andere Lösung eingesetzt wird.
Deshalb benötigt ein Evergreen-Dienst wie Office 365 auch neue Prozesse und klare Verantwortlichkeiten.
Warum Adoption und Change Management bei Office 365 wichtig werden
Markus Widl beschreibt im Interview, dass Microsoft für genau diese Herausforderungen eigene Experten im Bereich Adoption und Change Management einsetzt.
Denn Unternehmen müssen nicht nur technisch mit den kontinuierlichen Veränderungen umgehen. Auch die Anwender müssen auf Neuerungen vorbereitet werden.
Ein einfaches Beispiel ist eine Änderung des Namens oder der Oberfläche einer Anwendung. Wird eine solche Veränderung ohne vorherige Kommunikation ausgerollt, kann das bei Anwendern schnell für Verwirrung sorgen.
Deshalb sollten Unternehmen frühzeitig Prozesse und Verantwortlichkeiten schaffen, mit denen Veränderungen bewertet, kommuniziert und begleitet werden.
Genau dieser Gedanke steht auch hinter der Microsoft 365 Adoption und Befähigung: Technische Möglichkeiten allein verändern noch keine Arbeitsweise. Mitarbeiter müssen verstehen, was sich verändert und welchen Nutzen die neuen Möglichkeiten für ihren Arbeitsalltag haben.
Ist Office 365 in Unternehmen angekommen?
Auch die Akzeptanz von Cloud-Diensten hat sich verändert. Markus Widl erinnert sich im Interview an die ersten Office-365-Projekte, bei denen Unternehmen dem Thema Cloud teilweise noch sehr kritisch gegenüberstanden.
Inzwischen ist die Diskussion deutlich einfacher geworden. Viele Unternehmen erkennen die Vorteile von Cloud-Diensten und Office 365 wird zunehmend eingesetzt oder zumindest als ernsthafte Alternative zur klassischen On-Premises-Infrastruktur betrachtet.
Gerade dadurch gewinnen Fragen rund um Administration, Governance, Prozesse und die Einführung neuer Funktionen weiter an Bedeutung.
Das Office-365-Buch von Markus Widl
Das Buch von Markus Widl bietet mit rund 1.100 Seiten einen umfangreichen Überblick über die Administration von Office 365.
Die Inhalte reichen von den Grundlagen und der Einrichtung eines Tenants über PowerShell und Active-Directory-Synchronisierung bis hin zu Diensten wie Exchange, SharePoint, OneDrive, Skype, Teams und Planner.
Die vierte Auflage entstand über einen Zeitraum von rund zehn Monaten. Dabei musste Markus Widl nicht nur bestehende Inhalte überarbeiten, sondern auch neue Funktionen und Dienste berücksichtigen.
Das Buch versteht sich dabei nicht als Ersatz für aktuelle Informationsquellen, sondern als umfassende Grundlage, auf der Administratoren ihr weiteres Wissen aufbauen können.
Office 365 für Administratoren im Experteninterview
Im vollständigen Experteninterview gibt Markus Widl von Microsoft einen ausführlichen Einblick in sein Office-365-Buch und die wichtigsten Themen für Administratoren.
Dabei sprechen wir unter anderem über die verschiedenen Office-365-Dienste, PowerShell, die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform, Möglichkeiten zur Weiterbildung und darüber, wie sich die Rolle von Administratoren durch den Evergreen-Ansatz verändert.
Über den Experten:
Markus Widl arbeitet bei Microsoft als Technology Solutions Professional für den Modern Desktop. Sein Schwerpunkt liegt auf Office 365 und insbesondere auf dem Bereich Collaboration. Dabei begleitet er vor allem Kunden aus der Automobil- und Manufacturing-Branche bei der Einführung von Office 365. Darüber hinaus beschäftigt er sich seit vielen Jahren als Fachautor intensiv mit Microsoft-Technologien und veröffentlicht sein umfangreiches Fachwissen unter anderem in seinem Office-365-Buch.
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Fazit: Office 365 für Administratoren bedeutet kontinuierliches Lernen
Office 365 stellt Administratoren vor eine andere Herausforderung als klassische, lokal betriebene Server-Produkte. Es reicht nicht mehr aus, eine Plattform einmal einzuführen und sich anschließend über mehrere Jahre auf denselben Wissensstand zu verlassen.
Administratoren brauchen zunächst ein solides Grundlagenwissen über Office 365, seine Dienste, die technische Administration und das Zusammenspiel mit der bestehenden Infrastruktur.
Gleichzeitig müssen sie die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform beobachten und bewerten, welche Veränderungen für das eigene Unternehmen relevant sind.
Und genau an dieser Stelle wird aus einer rein technischen Aufgabe zunehmend eine organisatorische: Neue Funktionen müssen bewertet, Prozesse angepasst, Fachbereiche eingebunden und Anwender informiert beziehungsweise geschult werden.
Office 365 zu administrieren bedeutet deshalb nicht nur, die Technik zu beherrschen – sondern auch dafür zu sorgen, dass die kontinuierlichen Veränderungen sinnvoll im Unternehmen ankommen.
