Projektmanagement mit Office 365 bietet Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, Aufgaben, Teams, Ressourcen und komplexe Projekte zu organisieren. Gleichzeitig stellt sich schnell die Frage: Welches Tool eignet sich eigentlich für welchen Anwendungsfall?
Denn mit Outlook-Aufgaben, SharePoint, Microsoft Planner und Microsoft Project stehen unterschiedliche Werkzeuge zur Verfügung. Während manche Anwendungen vor allem für persönliche oder gemeinsame Aufgaben gedacht sind, werden bei komplexeren Projekten Funktionen wie Abhängigkeiten, Ressourcenmanagement und eine detaillierte Projektplanung benötigt.
Im Experteninterview sprechen wir mit Torben Blankertz über Projektmanagement mit Office 365, die Unterschiede zwischen den verschiedenen Microsoft-Tools und die Frage, wie Unternehmen die passende Lösung für ihre Projekte auswählen.
Projektmanagement mit Office 365: Welches Tool passt wofür?
Eine der wichtigsten Fragen ist zunächst die Unterscheidung zwischen persönlichem Aufgabenmanagement und tatsächlichem Projektmanagement.
Nicht jede Aufgabe benötigt automatisch einen umfangreichen Projektplan. Für persönliche Aufgaben stehen andere Anforderungen im Vordergrund als bei der Zusammenarbeit innerhalb eines Teams oder bei einem komplexen Projekt mit zahlreichen Abhängigkeiten und Ressourcen.
Genau deshalb gibt es innerhalb von Office 365 unterschiedliche Werkzeuge. Outlook kann beispielsweise für persönliche Aufgaben genutzt werden. Microsoft Planner richtet sich stärker an die gemeinsame Aufgabenorganisation innerhalb eines Teams, während Microsoft Project für umfangreichere Projektplanung eingesetzt werden kann.
Entscheidend ist deshalb nicht, welches Tool grundsätzlich das beste ist. Viel wichtiger ist die Frage: Was möchten wir eigentlich organisieren und welche Funktionen benötigen wir dafür?
Microsoft Planner ist nicht automatisch ein Projektmanagement-Tool
Microsoft Planner bietet eine einfache und visuelle Möglichkeit, Aufgaben innerhalb eines Teams zu organisieren. Aufgaben können angelegt, Personen zugewiesen und innerhalb eines Plans strukturiert werden.
Torben Blankertz grenzt Planner im Interview deshalb bewusst von klassischem Projektmanagement ab: Planner ist in erster Linie ein Werkzeug für das Aufgabenmanagement.
Gleichzeitig eignet sich die Anwendung gut für agile Arbeitsweisen. Aufgaben lassen sich beispielsweise in unterschiedlichen Bereichen organisieren und innerhalb eines Teams verteilen.
Für kleinere Teams oder überschaubare Vorhaben kann das vollkommen ausreichend sein. Sobald jedoch komplexe Abhängigkeiten, detaillierte Terminplanung oder umfangreiches Ressourcenmanagement erforderlich werden, steigen auch die Anforderungen an das eingesetzte Werkzeug.
Wann ist Microsoft Project die richtige Wahl?
Microsoft Project kommt insbesondere dann ins Spiel, wenn Projekte eine höhere Komplexität erreichen.
Ein entscheidender Unterschied liegt beispielsweise bei den Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitspaketen. Verzögert sich eine Aufgabe, kann das Auswirkungen auf nachfolgende Aufgaben und damit auf den gesamten Projektzeitplan haben.
Auch die Pufferplanung spielt dabei eine wichtige Rolle. Werden Projekte ohne ausreichende Puffer geplant, können bereits kleinere Verzögerungen dazu führen, dass sich zahlreiche nachgelagerte Arbeitspakete verschieben.
Bei solchen Projekten reicht eine einfache Aufgabenliste häufig nicht mehr aus. Der Projektleiter muss erkennen können, welche Auswirkungen Änderungen auf Termine, Ressourcen und den weiteren Projektverlauf haben.
Ressourcenmanagement als wichtiger Bestandteil des Projektmanagements
Eine der größten Herausforderungen im Projektmanagement ist laut Torben Blankertz häufig gar nicht die grundsätzliche Projektplanung. Viele Projektleiter wissen durchaus, wie ein Projektplan aufgebaut wird.
Die größere Herausforderung liegt im Ressourcenmanagement.
Gerade in Unternehmen mit mehreren gleichzeitig laufenden Projekten muss sichergestellt werden, dass die benötigten Personen zum richtigen Zeitpunkt tatsächlich verfügbar sind.
Das wird besonders relevant, wenn Projekte nicht ausschließlich innerhalb einer einzelnen Abteilung stattfinden. In Matrixorganisationen werden häufig Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen benötigt.
Urlaub, Krankheit oder die parallele Mitarbeit in anderen Projekten können sich unmittelbar auf die Planung auswirken. Ein professionelles Ressourcenmanagement hilft dabei, solche Überschneidungen bereits bei der Projektplanung zu erkennen.
Persönliche Aufgaben, Teamaufgaben oder komplexe Projekte?
Für das Projektmanagement mit Office 365 lässt sich deshalb eine grundlegende Unterscheidung treffen:
- Persönliche Aufgaben: Für die eigene Aufgabenorganisation reichen einfache Werkzeuge zur persönlichen Planung häufig aus.
- Aufgaben im Team: Microsoft Planner ermöglicht es, Aufgaben gemeinsam zu organisieren, Verantwortlichkeiten festzulegen und den aktuellen Stand sichtbar zu machen.
- Komplexe Projekte: Sobald Abhängigkeiten, Ressourcen, Zeitpläne und umfangreichere Projektstrukturen berücksichtigt werden müssen, bietet Microsoft Project die entsprechenden Möglichkeiten.
Die Komplexität des Vorhabens sollte damit auch die Wahl des Werkzeugs bestimmen.
Warum Microsoft Project häufig als kompliziert wahrgenommen wird
Microsoft Project wird häufig für seine Komplexität kritisiert. Genau diese Komplexität entsteht allerdings teilweise durch Funktionen, die bei professioneller Projektplanung benötigt werden.
Wer beispielsweise Termine verschiebt, Abhängigkeiten verändert oder Ressourcen neu einplant, erwartet von einem Projektmanagement-Werkzeug, dass sich diese Änderungen auf den weiteren Projektplan auswirken.
Bei einer einfachen Aufgabenliste fehlen solche Automatismen bewusst. Das macht das Werkzeug leichter verständlich, bedeutet gleichzeitig aber auch, dass komplexere Planungsanforderungen nicht abgebildet werden.
Deshalb sollte ein umfangreiches Projektmanagement-Tool nicht allein danach beurteilt werden, wie einfach die Oberfläche auf den ersten Blick erscheint. Entscheidend ist, ob die benötigten Projektprozesse damit sinnvoll unterstützt werden können.
Welche Rolle spielen PRINCE2 und andere Projektmanagement-Methoden?
Neben den Werkzeugen spielt auch die Methodik eine wichtige Rolle. Im Interview geht Torben Blankertz unter anderem auf PRINCE2 sowie weitere klassische und agile Ansätze ein.
Frameworks wie PRINCE2 geben Projektleitern einen strukturierten Rahmen für die Durchführung von Projekten. Sie beschreiben unter anderem Prozesse, Rollen und Vorgehensweisen, die dabei helfen können, Projekte standardisierter umzusetzen.
Daneben gibt es agile Ansätze wie Scrum oder Kanban, die sich von einer klassischen sequenziellen Projektplanung unterscheiden.
Entscheidend ist allerdings auch hier, nicht einfach ein Framework vollständig auf ein Unternehmen zu übertragen. Unternehmen sollten zunächst betrachten, wie ihr bestehender Projektmanagement-Prozess funktioniert und welche Bestandteile eines Frameworks tatsächlich einen Mehrwert bieten.
Erst den Prozess verstehen, dann das Tool auswählen
Eine zentrale Aussage des Interviews lautet: Ein Projektmanagement-Tool ist zunächst einmal genau das – ein Werkzeug.
Deshalb sollte die erste Frage bei der Einführung einer Lösung nicht lauten: „Was kann Microsoft Project?“
Viel wichtiger ist zunächst die Frage: Wie funktioniert unser Projektmanagement eigentlich?
Welche Projekte gibt es? Welche Rollen sind beteiligt? Wie werden Ressourcen geplant? Welche Abhängigkeiten müssen berücksichtigt werden? Wo entstehen aktuell Probleme?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, lässt sich beurteilen, welches Werkzeug die bestehenden Prozesse sinnvoll unterstützen kann.
Eine Software macht einen schlechten Prozess nicht automatisch besser
Das gilt nicht nur für Projektmanagement. Auch bei der Einführung anderer Lösungen innerhalb von Microsoft 365 sollte der tatsächliche Nutzen für die Anwender im Mittelpunkt stehen.
Ein schlechter Prozess wird nicht automatisch besser, nur weil er digitalisiert oder beispielsweise in SharePoint abgebildet wird.
Wird ein komplizierter Papierprozess einfach eins zu eins in eine digitale Umgebung übertragen, kann er anschließend genauso kompliziert sein wie vorher – oder sogar zusätzlichen Aufwand verursachen.
Deshalb sollte bei jeder Produkteinführung die Frage gestellt werden: Welchen konkreten Mehrwert bietet die neue Lösung für die Menschen, die täglich damit arbeiten?
Gerade hier spielt auch die Adoption und Befähigung der Anwender eine wichtige Rolle. Neue Werkzeuge entfalten ihren Nutzen erst dann, wenn Mitarbeiter verstehen, wofür sie eingesetzt werden und wie sie ihre tägliche Arbeit tatsächlich erleichtern können.
Projektmanagement schafft Transparenz und erhält Wissen
Professionelles Projektmanagement bietet neben Planung und Steuerung einen weiteren Vorteil: Informationen und Wissen werden innerhalb des Unternehmens transparenter.
Werden Projektinformationen zentral abgelegt und Prozesse nachvollziehbar dokumentiert, bleibt Wissen nicht ausschließlich bei einzelnen Mitarbeitern.
Das kann insbesondere dann wichtig werden, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder andere Personen ein Projekt übernehmen müssen.
Plattformen wie SharePoint und Project können dabei helfen, Projektinformationen zentral bereitzustellen und den Wissenstransfer innerhalb der Organisation zu unterstützen.
Projektmanagement mit Office 365 im Experteninterview
Noch mehr Einblicke rund um Projektmanagement mit Office 365 gibt Torben Blankertz im vollständigen Experteninterview.
Gemeinsam sprechen wir unter anderem über Microsoft Planner und Project, persönliches Aufgabenmanagement, Ressourcenplanung, unterschiedliche Projektmanagement-Methoden und darüber, warum bei der Einführung neuer Werkzeuge immer der tatsächliche Nutzen für die Anwender im Mittelpunkt stehen sollte.
Über den Experten:
Torben Blankertz ist Spezialist für Projektmanagement und beschäftigt sich intensiv mit Microsoft Project und Kollaborationslösungen. Darüber hinaus ist er als Trainer tätig und engagiert sich aktiv in der Microsoft-Community, unter anderem als Microsoft MVP. Sein Wissen und seine Erfahrungen teilt er regelmäßig mit anderen Anwendern und Unternehmen.
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Fazit: Erfolgreiches Projektmanagement beginnt nicht beim Tool
Projektmanagement mit Office 365 bietet verschiedene Werkzeuge für ganz unterschiedliche Anforderungen. Entscheidend ist deshalb nicht, möglichst viele Anwendungen einzusetzen, sondern das passende Werkzeug für den jeweiligen Anwendungsfall auszuwählen.
Für persönliche Aufgaben gelten andere Anforderungen als für die Zusammenarbeit in einem kleinen Team. Und ein komplexes Projekt mit Abhängigkeiten, Ressourcen und zahlreichen Arbeitspaketen benötigt wiederum andere Funktionen.
Der wichtigste Schritt findet deshalb bereits vor der Tool-Auswahl statt: Unternehmen sollten ihre Projektmanagement-Prozesse verstehen, Anforderungen definieren und anschließend entscheiden, welche Technologie diese Prozesse am besten unterstützt.
Denn weder Microsoft Planner noch SharePoint oder Microsoft Project machen ein Projekt automatisch erfolgreich. Entscheidend ist, dass Prozesse, Menschen und Technologie sinnvoll zusammenspielen.
