Eine SharePoint Migration klingt zunächst nach einer technischen Aufgabe: Daten aus der bestehenden SharePoint-Umgebung nehmen, in die neue Umgebung übertragen – fertig. In der Praxis steckt jedoch deutlich mehr dahinter.
Denn spätestens bei gewachsenen SharePoint-Umgebungen stellt sich nicht nur die Frage, wie Inhalte migriert werden, sondern auch: Welche Daten brauchen wir überhaupt noch? Welche Strukturen sollen übernommen werden? Was passiert mit individuellen Anpassungen? Und wer entscheidet eigentlich, welche Inhalte mitkommen?
Im Experteninterview sprechen wir mit Maximilian Melcher darüber, worauf Unternehmen bei einer SharePoint Migration achten sollten und welche Herausforderungen beim Wechsel in Richtung Office 365 und SharePoint Online entstehen können.
Wo liegen die größten Herausforderungen einer SharePoint Migration?
Aus der Erfahrung von Maximilian Melcher gibt es bei einer SharePoint Migration vor allem zwei Faktoren, die Projekte schnell komplex werden lassen: individuelle Anpassungen und der Faktor Mensch.
Gerade SharePoint-Umgebungen, die über viele Jahre gewachsen sind, wurden häufig individuell an die Anforderungen eines Unternehmens angepasst. Wird auf eine neue Plattform migriert, können solche Customizations nicht zwangsläufig einfach übernommen werden. Anpassungen müssen geprüft und gegebenenfalls für die neue Umgebung neu umgesetzt werden.
Mindestens genauso wichtig ist jedoch die organisatorische Seite. Über Jahre sammeln sich große Mengen an Daten, Websites und Site Collections an. Gleichzeitig können sich Verantwortlichkeiten verändert haben oder frühere Ansprechpartner längst nicht mehr im Unternehmen sein.
Dann stellt sich plötzlich eine ganz grundlegende Frage: Wer kann überhaupt entscheiden, welche Inhalte noch benötigt werden und tatsächlich migriert werden sollen?
Eine SharePoint Migration ist mehr als Daten von A nach B zu verschieben
Eine SharePoint Migration bietet gleichzeitig die Möglichkeit, bestehende Strukturen zu hinterfragen.
Viele SharePoint-Umgebungen orientieren sich beispielsweise an der Organisationsstruktur eines Unternehmens – etwa mit eigenen Bereichen für Vertrieb, Produktion oder andere Abteilungen. Hat sich die Organisation seit Einführung der Plattform verändert, kann eine Migration genutzt werden, um auch die Informationsarchitektur neu zu denken.
Statt sämtliche Daten einfach von der alten in die neue Umgebung zu kopieren, können Inhalte neu strukturiert, mit Metadaten ergänzt und für die Suche besser aufbereitet werden.
Das bietet große Chancen, erhöht allerdings auch die Komplexität des Projekts. Denn aus einer rein technischen Migration wird schnell ein Projekt, bei dem Technik, Organisation und Informationsstruktur zusammenspielen.
Hybrid als Zwischenschritt bei der SharePoint Migration
Nicht jedes Unternehmen muss seine komplette SharePoint-Umgebung in einem einzigen Schritt in die Cloud migrieren. Eine mögliche Alternative ist ein Hybrid-Szenario.
Dabei bleiben bestimmte Inhalte zunächst On-Premises, während andere Funktionen oder Daten bereits über SharePoint Online beziehungsweise Office 365 genutzt werden.
Ein Beispiel dafür ist die Suche: Der Suchindex einer lokalen SharePoint-Umgebung kann in die Cloud verlagert werden. Dadurch können Anwender über eine zentrale Suche sowohl relevante lokale Inhalte als auch Informationen aus der Cloud finden.
Gerade bei größeren oder länger laufenden Migrationen kann ein solcher Ansatz interessant sein. Unternehmen können dadurch bereits einzelne Vorteile der Cloud nutzen, obwohl noch nicht sämtliche Inhalte migriert wurden.
Wann ist eine Hybrid-Lösung sinnvoll?
Hybrid bringt allerdings nicht ausschließlich Vorteile mit sich. Schließlich müssen dabei zwei Plattformen berücksichtigt und betrieben werden.
Deshalb sollte zunächst geprüft werden, ob es einen konkreten Business Case für den hybriden Ansatz gibt.
Sinnvoll kann Hybrid beispielsweise sein, wenn bestimmte Daten bewusst On-Premises verbleiben sollen oder wenn eine vollständige SharePoint Migration über einen längeren Zeitraum geplant ist und einzelne Cloud-Funktionen schon früher genutzt werden sollen.
Maximilian Melcher empfiehlt deshalb, genau abzuwägen, ob der zusätzliche Aufwand gerechtfertigt ist – und gegebenenfalls zunächst mit einem kleineren hybriden Szenario zu starten.
Welche Rolle spielen Tools bei einer SharePoint Migration?
Ein weiterer wichtiger Punkt bei SharePoint-Migrationen sind die eingesetzten Werkzeuge.
Insbesondere bei der Migration zu SharePoint Online können spezialisierte Migrationstools eine wichtige Rolle spielen. Denn häufig sollen nicht einfach nur Dateien kopiert werden. Auch Informationen wie Dokumenthistorien, Versionen oder komplexere Strukturen sollen möglichst erhalten bleiben.
Bei größeren Umgebungen kommen weitere Anforderungen hinzu: Inhalte sollen vielleicht phasenweise übertragen werden, Workflows müssen berücksichtigt werden oder es findet gleichzeitig ein Versionswechsel statt.
Je komplexer die bestehende Umgebung ist, desto wichtiger wird deshalb die Frage, welche Informationen und Strukturen das eingesetzte Migrationstool tatsächlich übertragen kann.
Kann die eigene IT eine SharePoint Migration selbst durchführen?
Nicht jede SharePoint Migration benötigt automatisch ein großes externes Projektteam.
Geht es beispielsweise um eine vergleichsweise einfache Content-Migration ohne umfangreiche Automatisierungen, individuelle Anpassungen oder große Datenmengen, kann eine erfahrene interne IT-Abteilung die Migration durchaus selbst durchführen.
Anders sieht es aus, wenn Customizations, Drittanbieter-Lösungen, Workflows oder komplexe Prozesse Bestandteil der bestehenden SharePoint-Umgebung sind.
Dann muss nicht nur geprüft werden, wie Daten übertragen werden. Auch bestehende Lösungen und Prozesse müssen auf der neuen Plattform weiterhin funktionieren oder entsprechend angepasst werden.
In solchen Szenarien kann externe Unterstützung sinnvoll sein – insbesondere dann, wenn im eigenen Unternehmen die Erfahrung mit größeren SharePoint-Migrationsprojekten fehlt.
Der Faktor Mensch wird bei Migrationen schnell unterschätzt
Eine der wichtigsten Aussagen des Interviews betrifft allerdings gar nicht die Technik.
Bei einer SharePoint Migration muss geklärt werden, welche Daten tatsächlich noch einen geschäftlichen Nutzen haben. Nicht alles, was sich technisch migrieren lässt, muss zwangsläufig mitgenommen werden.
Gerade bei langjährig gewachsenen Umgebungen können deshalb Fragen wie diese entscheidend werden:
- Welche Inhalte werden noch benötigt?
- Welche Daten können archiviert oder entfernt werden?
- Wer ist für bestehende Inhalte verantwortlich?
- Welche Strukturen sollen in der neuen Umgebung weiterhin bestehen?
- Welche Prozesse müssen nach der Migration weiterhin funktionieren?
Eine erfolgreiche Migration braucht deshalb nicht nur die richtige technische Lösung, sondern auch klare Verantwortlichkeiten und einen durchdachten Migrationsprozess.
SharePoint und Microsoft 365 richtig zusammendenken
Bei einer Migration in Richtung Cloud geht es langfristig nicht nur darum, einen neuen Speicherort für bestehende Daten zu schaffen. SharePoint ist Bestandteil einer deutlich größeren Arbeitsumgebung.
Dazu gehören auch Dienste wie OneDrive und Teams. Wie diese unterschiedlichen Speicherorte in Microsoft 365 für Dateien und Zusammenarbeit sinnvoll eingesetzt werden können, sollte deshalb ebenfalls berücksichtigt werden.
So kann eine Migration gleichzeitig die Gelegenheit bieten, bestehende Arbeitsweisen zu überprüfen und Mitarbeitern klarer zu vermitteln, welche Plattform künftig für welchen Anwendungsfall eingesetzt werden soll.
SharePoint Migration im Experteninterview
Noch mehr Einblicke aus der Praxis gibt Maximilian Melcher im vollständigen Experteninterview. Gemeinsam sprechen wir unter anderem über typische Herausforderungen bei der SharePoint Migration, Hybrid-Szenarien, Migrationstools und die Frage, wann Unternehmen externe Unterstützung hinzuziehen sollten.
Über den Experten:
Maximilian Melcher beschäftigt sich seit vielen Jahren intensiv mit SharePoint und begleitet Projekte rund um SharePoint, Office 365 und Cloud-Technologien. Zum Zeitpunkt des Interviews war er als Principal Consultant tätig und Microsoft MVP. Ein besonderer Schwerpunkt seiner Arbeit liegt auf SharePoint-Projekten und Migrationen sowie dem Austausch seines Wissens innerhalb der Community.
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Fazit: Eine SharePoint Migration beginnt vor dem eigentlichen Umzug
Eine erfolgreiche SharePoint Migration besteht nicht einfach darin, möglichst viele Daten von einer Umgebung in die nächste zu übertragen.
Vielmehr bietet sie die Gelegenheit, bestehende Inhalte, Strukturen und Prozesse zu hinterfragen: Was brauchen wir weiterhin? Was können wir besser strukturieren? Welche individuellen Lösungen müssen berücksichtigt werden? Und wie soll unsere zukünftige Arbeitsumgebung aussehen?
Je früher Unternehmen diese Fragen beantworten, desto besser lässt sich auch die technische Migration planen. Denn am Ende entscheidet nicht allein das richtige Tool über den Erfolg – sondern das Zusammenspiel aus Technik, Struktur, Prozessen und den Menschen, die damit arbeiten.
Eine erfolgreiche Einführung neuer Arbeitsweisen endet zudem nicht mit der technischen Bereitstellung. Die Microsoft 365 Adoption und Befähigung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Bestandteil, damit neue Werkzeuge und Prozesse anschließend auch im Arbeitsalltag genutzt werden.
