Ihr Unternehmen investiert in Microsoft 365 – doch schöpfen Sie den vollen wirtschaftlichen Nutzen aus?
Microsoft 365 ist in Ihrem Unternehmen etabliert und verfügbar, die Lizenzen werden bezahlt, Ihre Mitarbeitenden haben Zugriff auf zahlreiche Apps und Anwendungen – aber nutzen sie diese auch effektiv?
Viele Unternehmen setzen Microsoft 365 ein, aber bleiben weit hinter den Möglichkeiten zurück. Das zeigt sich vor allem daran, dass weiterhin zusätzliche Softwarelösungen im Einsatz sind, Abläufe komplizierter bleiben als nötig und manuelle Aufgaben nicht automatisiert werden.
Die Herausforderung liegt nicht daran, dass Microsoft 365 nicht leistungsfähig genug wäre – sondern daran, dass es nicht optimal in die bestehenden Strukturen integriert wird.
In unserem aktuellen Webinar haben wir genau das thematisiert: Warum Unternehmen für Microsoft 365 zahlen, aber wirtschaftlich oft nicht davon profitieren – und was sich ändern sollte.
Die Zahlen sprechen für sich: Wie viel Microsoft 365 wird wirklich genutzt?
Während des Webinars haben wir die Teilnehmenden gefragt, welchen prozentualen Nutzungsgrad sie in ihrem Unternehmen für alle lizenzierten Microsoft-365-Anwendungen einschätzen:
- 38% gaben an, dass ihre Mitarbeitenden weniger als ein Viertel der verfügbaren Funktionen nutzen.
- 25% schätzen den Nutzungsgrad auf 25 bis 50 Prozent.
- Nur 13%glauben, dass sie mehr als 75 Prozent der Möglichkeiten ausschöpfen.
Das bedeutet: In der Mehrzahl der Unternehmen bleiben viele bezahlte Funktionen ungenutzt.
Doch was genau führt dazu, dass Microsoft 365 noch in so vielen Unternehmen nicht optimal genutzt wird?
Warum bleibt so viel Potenzial ungenutzt?
Microsoft 365 wird häufig nur in seinen Basisfunktionen eingesetzt: Outlook für E-Mails, Word für Dokumente, Teams für Meetings. Dabei bleibt oft unberücksichtigt, dass die Plattform zahlreiche Möglichkeiten bietet, um Prozesse zu verschlanken, Zusammenarbeit zu verbessern und Arbeitszeit effizienter zu nutzen.
Gleichzeitig entstehen versteckte Kosten, weil weiterhin Drittanbieter-Software im Einsatz ist – für Aufgaben, die Microsoft 365 längst abdecken könnte. Anwendungen wie Planner, To Do, Viva Goals oder Microsoft Teams bieten Lösungen für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und interne Kommunikation. Trotzdem nutzen viele Unternehmen weiterhin zusätzliche Drittanbietertools wie Trello, Asana oder Zoom und zahlen doppelt.
Mehr Infos rund um Drittanbieter-Herausforderungen?
Ein weiteres Hindernis: Fehlendes Wissen über die Möglichkeiten von Microsoft 365. Viele Mitarbeitende sind sich schlicht nicht bewusst, welche Funktionen sie effizienter arbeiten lassen könnten – und bleiben daher bei den gewohnten Prozessen.
Das führt zu folgender Situation: Microsoft, sowie die benötigten Lizenzen sind da, aber sie entfalten nicht den wirtschaftlichen Nutzen, den sie haben könnte.
Wie Sie Microsoft 365 produktiv und effizient einsetzen
Doch wie kann Ihr Unternehmen sicherstellen, dass die bereits bezahlten Lizenzen wirklich einen wirtschaftlichen Vorteil bringen?
1. Bestehende Softwarelösungen hinterfragen
Nutzen Sie noch externe Tools für Funktionen, die Microsoft 365 bereits bietet? Die Reduktion von Drittanbieter-Software kann Kosten senken und gleichzeitig eine einheitlichere Arbeitsumgebung schaffen.
2. Prozesse effizienter gestalten
Viele Arbeitsabläufe sind unnötig zeitintensiv. Automatisierung mit Power Automate kann manuelle, wiederkehrende Aufgaben übernehmen, sodass Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.
3. Microsoft 365 nahtlos in bestehende Abläufe integrieren
Damit Microsoft 365 tatsächlich Zeit spart, statt zusätzliche Arbeit zu verursachen, sollten die Anwendungen so eingebunden werden, dass sie intuitiv genutzt werden können – ohne Mehraufwand für die Mitarbeitenden.
4. Wissen dann vermitteln, wenn es wirklich gebraucht wird
Lange Schulungen über alle Microsoft-365-Anwendungen sind wenig zielführend. Viel effektiver ist ein Ansatz, bei dem Informationen genau dann zur Verfügung stehen, wenn sie in der Praxis benötigt werden.
Vielleicht fragen Sie sich: Wie können wir das ändern, ohne hohen Schulungsaufwand oder zusätzliche Komplexität?
Die Lösung ist pragmatischer, als es auf den ersten Blick scheint. Es geht nicht darum, dass alle Mitarbeitenden jede Funktion von Microsoft 365 perfekt beherrschen. Viel wichtiger ist, dass die richtigen Funktionen genau dann genutzt werden, wenn sie benötigt werden.
Dazu braucht es drei Dinge:
1️⃣ Klarheit darüber, welche Anwendungen für Ihr Unternehmen tatsächlich relevant sind. Nicht jede Funktion wird benötigt, aber einige können direkt Abläufe erleichtern und Kosten senken.
2️⃣ Eine nahtlose Integration in den Arbeitsalltag. Microsoft 365 darf keine zusätzliche Hürde sein, sondern muss bestehende Prozesse verbessern.
3️⃣ Eine Umsetzungsstrategie, die auf den echten Bedarf ausgerichtet ist. Klassische Schulungen haben oft wenig nachhaltigen Effekt. Viel effektiver sind bedarfsgerechte Inhalte, die im richtigen Moment verfügbar sind.
Microsoft 365 effizient nutzen – mit weniger Kosten als 3,3 Vollzeitstellen
Ein zentraler Punkt aus unserem Webinar war die Frage: Lohnt es sich finanziell, Microsoft 365 wirklich strategisch zu nutzen? Die Antwort ist klar – ja, und zwar enorm. Eine Analyse zeigt, dass Unternehmen im Schnitt 3,3 Vollzeitstellen (FTE – Full-Time Equivalent) benötigen würden, um das Wissen über Microsoft 365 intern aufzubauen, Schulungen durchzuführen, Support zu leisten und individuelle Anpassungen vorzunehmen.
Das bedeutet für Ihr Unternehmen: Gehälter, Lizenzkosten, viele Schulungskosten, Zeitaufwand und Ausfallzeiten. Doch selbst mit internen Ressourcen bleibt oft die Herausforderung, dass das Wissen nicht zentralisiert ist, ganz schnell veraltet oder nicht zielgerichtet genug vermittelt wird.
Die 365Akademie bietet Ihnen eine effizientere Lösung: Anstatt mehrere Mitarbeitende mit der Aufgabe zu betrauen, können Sie auf einen bereits optimierten, skalierbaren Ansatz zurückgreifen. Das spart Ihnen nicht nur Geld, sondern sorgt auch dafür, dass alle Ihre Mitarbeitenden genau das Wissen erhalten, das sie in ihrem Arbeitsalltag (zielgruppen- und tätigkeitsorientiert) wirklich brauchen – schnell, in gewohnter Umgebung, zur richtigen Zeit und in der richtigen Form!
Kosteneinsparung
Statt 3,3 FTE für M365-Adoption auszugeben, erhalten Sie mit der 365Akademie eine schlanke, effektive Lösung.
Weniger Aufwand
Ihre IT und Fachabteilungen müssen sich nicht mit wiederkehrenden Fragen und ineffizienten Schulungen beschäftigen.
Schnellere Ergebnisse
Mitarbeitende setzen M365 produktiv ein, anstatt Wochen oder Monate mit Trial & Error zu verbringen.
Wie eine Zusammenarbeit mit uns aussehen könnte, können Sie hier sehen:
Warum also unnötige Kosten tragen, wenn eine schlankere, wirtschaftlichere Lösung bereitsteht? Die 365Akademie sorgt dafür, dass Ihre Investition in Microsoft 365 nicht nur genutzt, sondern auch maximal rentabel wird.
Mehr Infos zu unseren Lerninhalten und einen Blick in unsere Demo-Inhalte?
Jetzt die Webinaraufzeichnung sichern – und erfahren, wie Sie Microsoft 365 sofort wirtschaftlicher nutzen können
Haben Sie das Gefühl, dass Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen mehr kostet als es einspart? Dann sollten Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars ansehen.
Die Aufzeichnung des Webinars ist exklusiv für Mitglieder der Modern Work 365-Manager Community verfügbar.
Das erwartet Sie in der Community:
✔️ Geschützter Austausch im Team (strikte Beitritts-Regelung)
✔️ Microsoft 365 Adoption Material
✔️ Kostenlose Learning-Unterlagen (Cheatsheets, One Pager,…)
✔️ Kostenloser Zugriff auf alle Videos und Learning Inhalte der 365 Akademie
✔️ Folien der Champions News Sendung als PPT zum Download, Webinar-Aufzeichnungen
✔️ Regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare über Microsoft 365
✔️ Monatlicher Talk und Austausch, sowie Experten Round Table
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