In unserem neusten Experteninterview war Markus Bütterhoff zu Gast. Markus Bütterhoff gibt uns einen Überblick über die Dokumentenverwaltung in Office 365.
Das Dokumentenmanagement hat sich bei Microsoft in den letzten Jahren an vielen Stellen stark weiterentwickelt. Durch diese Entwicklungen haben sich besonders für die Office 365 Enduser viele Verbesserungen ergeben: wichtige Dokumente sind schneller wiederzufinden, Metadaten, Pflichtfelder und Ansichten lassen sich einfacher uns besser editieren.
Und auch zur Zusammenarbeit mit anderen, auch externen, Personen an gemeinsamen Dokumenten bietet Office 365 heutzutage zahlreiche Möglichkeiten.
Erhalten Sie hierzu sowie zu den unten stehenden Themen einen Überblick von Markus Bütterhoff in unserem Interview:
Welche Möglichkeiten bietet mir Office 365?
Sind Metadaten noch „in“ oder reicht uns künftig eine gute Suchfunktion aus?
Macht der Einsatz von Dokumentmappen Sinn?
Wo sind Grenzen von Office 365 bzw. SharePoint?
Über Markus Bütterhoff
Markus Bütterhoff ist Product Manager Microsoft Solutions bei der d.velop AG.
Die d.velop AG mit Hauptsitz in Gescher entwickelt und vermarktet Software zur durchgängigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen und branchenspezifischen Fachverfahren und berät Unternehmen in allen Fragen der Digitalisierung. d.velop stellt digitale Dienste bereit, die Menschen miteinander verbindet sowie Abläufe und Vorgänge umfassend vereinfacht und neugestaltet.
Das Coronavirus stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Zum Schutz vor der Ausbreitung von COVID-19 setzen viele Firmen jetzt auf mobiles Arbeiten – im Home-Office oder an dezentralen Orten in kleineren Teams. Doch wie kann die betriebliche Kommunikation auch in räumlicher Trennung aufrecht erhalten bleiben? Microsoft Teams ist hierfür ein geeignetes Tool, um mit Ihren Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt zu bleiben via Chat, Telefonie oder auch Videokonferenz.
Teams im Home-Office produktiv nutzen – unser beliebtester Lernpfad
Da nun viele Unternehmen Microsoft Teams gerade erstmalig einführen, möchten wir Sie und Ihre Mitarbeiter beim Onboarding von Teams unterstützen:
Die wichtigsten Videos aus unserem Lernpfad „Teams im Home-Office“ stellen wir Ihnen kostenlos zur Verfügung. Damit können Sie direkt loslegen.
Der Lernpfad lässt sich auch einfach als Registerkarte in Teams einbinden! Ihre Anwender lernen so ganz schnell den produktivsten Umgang mit Microsoft Teams kennen!
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Gratis Teams Lizenz
Sollten Sie Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen noch nicht lizensiert haben, stellt Ihnen Microsoft die Lizenzen aktuell für ein halbes Jahr kostenfrei zur Verfügung. Erfahren Sie hier mehr dazu.
Die 365 Akademie wünscht Ihnen und Ihren Mitarbeitern gesundes und produktives Arbeiten!
Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen und das Erlernen der neuen Technologien erzeugt bei vielen Nutzern Angst und Stress. Rund die Hälfte aller Mitarbeiter bangt bei der Einführung neuer Technologien um ihren Arbeitsplatz.
Auch die Einführung von Office 365 birgt Irrtümer und schürt Ängste. Beantworten Sie für Ihre Nutzer die wichtigsten Fragen, bevor es soweit kommt.
Ängste akzeptieren und nehmen
Halten Sie Ihre Mitarbeiter immer auf dem Laufenden, aus welchem Grund die Veränderung durchgeführt wird. Gehen Sie hierbei nicht nur auf die Vorteile für das Unternehmen ein, sondern betonen Sie auch die Vorteile, die jeder einzelne Nutzer erhält. Geben Sie Ihren Mitarbeitern hierbei anschauliche Fallbeispiele, anstatt bloße Schlagworte zu nennen.
Machen Sie den Nutzern klar, dass die neuen Technologien ausgiebig getestet und genutzt werden sollen. Dabei werden auch Fehler vorkommen. Den Mitarbeitern muss verdeutlicht werden, dass das absolut in Ordnung und auch gewollt ist.
Die betroffenen Unternehmensbereiche sollten auch genügend Raum und Zeit erhalten, um sich mit den neuen Technologien auseinander setzen zu können und diese ausgiebig auszuprobieren.
Stellen Sie bei der Einführung von neuen Technologien keine strikten Regeln auf. Seien Sie flexibel und gehen auf die einzelnen Nutzer und deren Bedürfnisse ein. Die Mitarbeiter fühlen sich so stärker eingebunden. Das fördert auch die Produktivität und die Loyalität.
Zu guter letzt: gehen Sie voran und treiben einen regen Austausch an. Durch diesen können Best Practice Ansätze geteilt werden, Feedback gegeben werden und alle profitieren durch die geteilten Informationen
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Wie verläuft eigentlich die Einführung von Office 365 bei einem internationalen Konzern? Fabian Schütz gibt uns im aktuellen Experteninterview einen Einblick in die Office 365 Adoption in der OTTO Group.
Die Otto Group umfasst 123 Gesellschaften mit über 52.000 Mitarbeitern in zahlreichen unterschiedlichen Ländern. Nach und nach wird in den einzelnen Konzerngesellschaften Office 365 eingeführt. Bis 2021 sollen die größten Gesellschaften und damit ca. 36.000 Mitarbeiter auf Office 365 migriert sein. Für das Office 365 Adoption Lead ist hierbei Fabian Schütz zuständig.
Office 365 Einführung in den einzelnen Konzerngesellschaften
Die erste OTTO Konzerngesellschaft, in der Office 365 eingeführt wurde, war Bonprix. Hierbei konnten Fabian Schütz und seine Kollegen erste Erfahrungswerte sammeln und stellten fest, dass der Anwender mehr im Mittelpunkt stehen muss. Denn die Anwender sollen ja von den neuen Applikationen profitieren und ihre Arbeitsweisen damit optimieren können. Dennoch muss nicht jeder Mitarbeiter jede einzelne App von Office 365 und deren Funktionen kennen.
Nach und nach wurden bis Ende 2019 bei zehn Konzerngesellschaften von OTTO Office 365 eingeführt, als letztes bei Unito. Bei Unito konnten nun alle Erfahrungen, die sich als positiv etabliert haben, angewendet werden.
Über die einzelnen Gesellschaften hinweg gibt es einen einheitlichen Tenant, sodass eine unkomplizierte Kommunikation über den gesamten Konzern erfolgen kann.
Adoptionsformate
Wichtig bei der Einführung von Office 365 ist, Akzeptanz bei den Mitarbeitern für die neue Arbeitsweise zu schaffen und auch Ängste zu nehmen. Hierzu haben sich bei der OTTO Group die folgenden Adoptionsformate bewährt:
Use Case-Shopping: Beim Use Case-Shopping wurden Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen befragt, was sie in Ihrer Arbeit einschränkt und wie diese verbessert werden könnten. So konnten im Konzern 1.500 Use Cases eingesammelt werden, welche dann durch Office 365 optimiert werden konnten.
Führungskräfte-Werkstätten: Führungskräfte müssen besonders geschult und vorbereitet werden auf die Office 365 Einführung, sodass sie als Vorbilder voran gehen können.
How-Tos: In kurzen Schulungseinheiten werden den Mitarbeitern Tipps und Tricks zu den einzelnen Apps gezeigt und auch Best Practice Ansätze aus anderen Konzerngesellschaften präsentiert.
Collaboration-Werkstätten: Nach der Office 365 Einführung wurden sogenannte Collaboration-Werkstätten erschaffen. Dort werden Standards festgelegt, wie die Zusammenarbeit nun mit den neuen Office 365 Apps funktionieren kann.
Noch mehr Informationen über den Office 365 Rollout in der OTTO Group gibt es bei der Microsoft Customer Story.
Über Fabian Schütz
Fabian Schütz ist ursprünglich Jurist und als Quereinsteiger bei OTTO eingestiegen als SharePoint Consultant. Fabian Schütz hat nun das Office 365 Adoption Lead inne bei der Otto Group IT.
Wir als Office 365 Akademie bieten unseren Kunden ein modernes eLearning Konzept für Office 365. Doch was zeichnet unsere Videoserie aus?
Tätigkeitsorientiert
In unserer Videoserie „Produktiver Arbeiten mit Office 365“ stehen nicht einzelne Funktionen von Office 365 im Vordergrund. Wichtig ist es uns, Use-Cases aus den täglichen Aufgabenstellungen im Arbeitsleben zu zeigen und zu vereinfachen. Unsere Videoserie ist dementsprechend tätigkeitsorientiert und orientiert sich an den Anforderungen und Erfahrungen der User.
Kurz und knapp
Viele e-Learnings dauern über mehrere Stunden an und sind somit nicht einfach zwischendurch anzuschauen. Unsere Videoserie ist so konzipiert, dass Sie sie in Ihren tägliches Arbeitsleben einbinden können, ohne dabei viel Zeit freischaufeln zu müssen. Die Videos dauern zwischen einer und zehn Minuten und können somit prima in einen Arbeitstag integriert werden. Darüber hinaus sind unsere Videos alle transkribiert, also vertextet. Somit sind die Videos durchsuchbar und Sie können sie auch ohne Ton ansehen, wenn Sie zum Beispiel gerade in einem Großraumbüro sitzen und Ihre Kollegen nicht stören möchten.
Aktualität
In der schnelllebigen Welt rund um Office 365 ist es sehr wichtig, alle Inhalte immer auf den aktuellen Stand der Dinge zu halten. Daher stellen wir Ihnen monatlich neue Videos zur Verfügung. Neue Funktionen werden Ihnen somit zeitgleich in unserer Videoserie erklärt wie sie auch veröffentlicht werden. Auch unsere bestehenden Videos werden fortlaufend aktualisiert, sodass sie immer deckungsgleich sind mit dem aktuellen Funktionsumfang von Office 365 und dessen Oberfläche sind.
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