Modern Work-Newsbot für Ihre AnwenderInnen

von Thomas Maier | 10. Mai 2021 | 🎓 365 Akademie

„Der Modern Work-Newsbot in Microsoft Teams hält Dich auf dem Laufenden: Regelmäßig schreibt Dich der Bot an, wenn sich etwas ändert das Du wissen solltest!“

Was kann der Bot?

Der Bot ist integriert in Microsoft Teams und gibt kurze, lesefreundliche Nachrichten aus. Auf Wunsch inkl. Erklärvideos.
Der Bot ist abgestimmt auf Ihre Umgebung und gibt nur Informationen heraus, die auf Ihre Microsoft 365 Umgebung passen.
Der Bot versorgt Ihre NutzerInnen zielgruppenorientiert mit Informationen.
Der Bot erhebt keinerlei Daten Ihrer MitarbeiterInnen oder Ihrer Umgebung.
Der Bot ist eine moderne Variante des Newsletters, kein allwissender Fragen-Beantworter.

Warum ein Bot?

Weder die coolsten Funktionen nutzen etwas, noch die besten Erklärvideos dazu, wenn die AnwenderInnen davon nichts wissen. Wie diese Informationen möglichst niederschwellig an die NutzerInnen geliefert werden können, damit beschäftigen wir uns seit Beginn der 365 Akademie.

Bislang gab es von uns dafür mehrere Ansätze:

Posting in ein Microsoft Teams-Team oder eine Yammer Community (z. B. „M365 Community“ oder „Champions Team“ im Unternehmen.
Klassischer Newsletter (als Mail oder als SharePoint Nachricht)
News Kanäle des Unternehmens (wir haben dann Inhalte beigesteuert)

Der Bot ergänzt diese Varianten.

Antwortet der Bot auch auf meine Fragen?

Nein, wir wollen nichts anbieten, was nicht zu 100% funktioniert. Oftmals antworten Bots, die man zum Beispiel auf Websites kennt, mit „Ich habe Dich nicht verstanden.“ / „Formuliere Deine Frage neu“ / „Dazu habe ich noch keine Informationen“. Das nervt den Anwender verständlicherweise. Aus dem Grund wollen wir auch gar nicht erst so tun, als ob der Bot allwissend ist, nur um dann eine Antwort auszuspucken weil irgendein Wort der Frage in irgendeinem Artikel auf Seite 8 vorkommt… Wenn die Zeit dafür reif ist, wird die Funktion nachgerüstet.

Worüber informiert der Bot?

Wir haben drei verschiedene „Informationspakete“ mit die der Bot ausspielen kann:

Wo gibt´s mehr Informationen?

Natürlich bei mir, oder meinem Team der 365 Akademie 😊

Briefing April 2021

von Thomas Maier | 22. April 2021 | 💻 Modern Work Manager

Der März war geprägt durch den zweiten Teil der „Ignite-Konferenz“ von Microsoft. Die Ignite war ursprünglich ein Präsenz-Event welches jährlich im Herbst stattfand und ist nun eine virtuelle Veranstaltung im Herbst und Frühjahr. Microsoft nutzt die Ignite um Neuerungen zu verkünden und einen Ausblick in die Zukunft zu geben. Die Ankündigungen der vergangenen Jahre waren nach meiner subjektiven Einschätzung allerdings zahlreicher und von größerer Tragweite. In diesem Jahr wurde vieles, was zuvor schon gezeigt wurde, nochmal zusammengefasst und neu präsentiert.

News rund um den Modern Workplace

IGNITE: Besprechungen mithilfe von virtueller Realität: Microsoft Mesh

Das „revolutionärste“ was auf der Ignite gezeigt wurde war die Verbindung von virtueller Realität und Besprechungen: Teilnehmende „sitzen“ sich dann gegenüber und können sich dabei sehen, wie wenn sie in einem Raum wären. Coole Idee, mal sehen was daraus wird.

IGNITE: Hybride Arbeitsplätze

Ein Fokus der Ignite wurde auch gelegt auf eine Vision neuer „hybrider Arbeitsszenarien“: Dabei geht es darum, Personen, die virtuell arbeiten nicht zu benachteiligen und gleichermaßen einzubinden.

IGNITE: „Tagesschau-Modus“, Webinare uvm. für Teams Besprechungen

Wie wir es gewohnt sind, wurde auch auf der Ignite viel über Teams gesprochen. Neben einem „Tagesschau-Modus“ für Besprechungen, welche den Präsentator vor den Inhalt stellt, wird es auch eine Webinar-Funktion geben mit eingebauter Teilnehmerregistrierung

Teams Connect: Bessere Zusammenarbeit mit Externen

Bislang ist es manchmal doch etwas nervenaufreibend mit externen Personen in Teams zusammenzuarbeiten: Wurde man von jemand in ein Team eingeladen, so ist dieses nicht in der Liste der Teams sichtbar, sondern es muss zuvor die Organisation gewechselt werden. Erst dann sind die externen Teams erreichbar. Mit „Shared Channels“ wird sich das nun ändern: In einen neuen Kanal können Personen eingeladen werden, die dann den Kanal in ihrer eigenen Team-Liste sehen – ohne die Organisation zu wechseln. Außerdem können in einen solchen „Shared Channel“ auch Personen eingeladen werden, die nicht zwangsläufig bereits Mitglied des Teams sind (wie bisher bei den „privaten Kanälen“).

Power Automate Desktop wird kostenloser Bestandteil von Windows 10

Ähnlich wie mit einem „Makro-Recorder“ können mit Power Automate Desktop Vorgänge aufgeichnet werden und wieder „abgespult“. Das Programm ist künftig kostenfrei in Windows 10 mit dabei!

Microsoft 365 News Sendung
für Champions und Power User
14.04.2021, 14 Uhr

zu den Aufzeichnungen

Modern Work 365 Talk
für Transformation Manger
14.04.2021, 16 Uhr

Links, Community und Talk

Microsoft 365 Adoption Guide
Der Adoption Guide von Microsoft zeigt das von Microsoft empfohlene Vorgehen zur Einführung von Microsoft 365 auf. Auch wenn die Präsentation schon länger im Umlauf ist, lohnt sich doch noch ein Blick: Vielleicht ist noch die ein oder andere Idee dabei!

Microsoft 365 Adoption Planning Workbook
Das Workbook enthält eine PPT-Anleitung, welche durch die Einführung von Microsoft 365 führt.

SharePoint, Teams & Microsoft 365 Governance Questions
Susan Hanley hat in Ihrer 135-Slide starken Präsentation die wichtigsten Fragen zu Governance Regeln zusammengestellt – absolut lohnenswert hier einen Blick reinzuwerfen! Das kann DIE Grundlage für Ihre Governance Regeln sein!

Teams Customer Success Kit
Microsoft hat ein ganzes Paket an Materialien rund um Microsoft Teams zusammengestellt. Auch hier lohnt sich ein Blick, ob etwas passendes für Ihre AnwenderInnen dabei ist!

Was unterscheidet Collaboration Bars (MTR on Android) und Teams Room Systems (MTR on Windows) voneinander?

Nach der Umbenennung der Collaboration Bars zu „MTR on Android“ ist es nocheinmal etwas schwieriger zu unterscheiden, was für ein System man vor sich hat und wo die Unterschiede liegen. Die Tabelle sollte einen Überblick geben. (Quelle: Ignite, IGFY21Q3-OD437)

Neues aus der 365 Akademie

365 Akademie ist einziger deutscher Learning Pathway Partner von Microsoft

Wir produzieren zwar jeden Monat Content, Videos und News – binden aber auch bestehende Materialien immer mit ein: So auch die Learning Pathways die Microsoft zur Verfügung stellt. In mehreren Projekten konnten wir das bereits erfolgreich umsetzen. Nun sind wir auch „offiziell“ Microsoft Learning Pathway Partner. Wenn Sie Fragen zu dem Thema haben, kommen Sie gerne auf uns zu!

Videos aus unser Videoserie „Produktiver arbeiten mit Microsoft 365“

direkt in Ihre Umgebung – zielgruppenorientiert – individualisiert – jeden Monat neu – durchsuchbar
zu den Demo-Videos

Modern Work ist mehr als nur Office!
www.365akademie.de

Briefing Mär 2021

von Thomas Maier | 19. April 2021 | 💻 Modern Work Manager

Microsoft forciert weiter das virtuelle Arbeiten: Im Februar hat Microsoft „Viva“ veröffentlicht (mehr Infos dazu weiter unten). Einige spannende Entwicklungen aus der Vergangenheit werden hier nun unter einem Namen zusammengefasst. Im März steht nun auch der zweite Teil der Ignite an, der größten Microsoft Konferenz. – Microsoft liefert zwar immer mehr Werkzeuge und Funktionen, doch halten die Anwender dabei noch Schritt? Oder sind es viel mehr oft die „klassischen“ Problemstellungen die den Alltag beherrschen?

News rund um den Modern Workplace

Neues Teams Design kommt!
Im Laufe des Februar / März kommt das neue Teams Design ausgeliefert. Verändert hat sich dabei hauptsächlich die Farbgebung der Funktionsleiste und Seitenleiste auf der linken Seite.

Adoption Center für Microsoft Lists

Das neue Adoption Center gibt einen Überblick rund um „Werbematerial“ zu Microsoft Lists. Darunter sind auch einige „Day in the life“-PDF Dateien die visualisieren, wie Microsoft Lists im Praxisalltag eingesetzt werden kann

Dürfen Personen, welche die Besprechung verlassen noch den Chat sehen?

Dazu gibt es nun endlich eine Einstelloption um genau das zu vermeiden. Innerhalb der Besprechungsoptionen kann für jede Besprechung einzeln festgelegt werden, ob der Chat aktiviert, deaktiviert oder nur während der Besprechung aktiviert sein soll für die einzelnen Teilnehmer.

Power Platform: Neue Welle von Funktionen

In dieser „Welle“ erscheinen alle neuen Funktionen der Power Plattform. Dazu gehört Power BI, Power Apps, Power Apps Portale, Power Automate, Power Virtual Agents, AI Builder und das gesamte Dynamics Paket. Im 95 Seitigen PDF erklärt Microsoft alle neuen Funktionen.

Microsoft 365 News Sendung
für Champions und Power User
09.03.2021, 14 Uhr

zu den Aufzeichnungen

Modern Work 365 Talk
für Transformation Manger
09.03.2021, 16 Uhr

Links, Community und Talk

Das ist NICHT New Work
Warum viele Unternehmen neue Arbeit falsch verstehen erklärt Christoph Magnussen in seiner Keynote.

New Work & Digitalisierung
Christoph Magnussen gibt einen Einblick in die Zukunft der Arbeitswelt bei OTTO.

Champions aufbauen:
Embrace and manage change with Microsoft Office 365 Champions

Microsoft stellt vor, wie sie empfehlen ein Champions-Netzwerk im Unternehmen aufzubauen

Microsoft Viva

Microsoft Viva wurde veröffentlicht, die neue „Employee Experience Plattform“ von Microsoft. Verschiedene Werkzeuge (die zum Teil bislang auch unter anderem Namen bekannt waren) werden nun unter diesem Namen zusammengefasst. Hier der Überblick:

Viva Connections

Viva Connections erinnert am ehesten an ein klassisches Social Intranet: Hier findet man Ankündigungen des Unternehmens, allgemeine News, aber auch den Zugriff auf SharePoints. Viva Connections ist außerdem mit Yammer verknüpft. Als Teams-App soll Viva Connections in der ersten Jahreshälfte auf dem Desktop zur Verfügung stehen, die mobile Version folgt im weiteren Verlauf des Jahres.

Viva Learning

Alle Ressourcen, die für die Qualifikation und Weiterbildung innerhalb des Unternehmens zur Verfügung stehen, finden hier ihren Platz. Angestellte sollen im Angebot stöbern können, Führungskräfte werden aber auch die Möglichkeit haben, Trainings gezielt zuzuweisen. Microsoft gibt einige Quellen vor – es können aber auch eigene Inhalte ergänzt werden!

Viva Insights

Viva Insights soll den Angestellen bei der Selbstorganisation helfen, um den Arbeitstag effektiv zu planen und sich für anstehende Aufgaben, aber auch für die Weiterbildung oder Pausen genügend Zeit einzuplanen. Kontroverse Diskussionen sind vorprogrammiert, denn in Insights gibt es auch eine aggregierte Manager-Ansicht, mit der Führungskräfte analysieren können, wie effektiv ihr Team arbeitet.

Viva Topics

Das „Wikipedia mit AI-Superkräften“ soll Angestellte alle relevanten Informationen zu ihrer Arbeit präsentieren. Angezeigt werden nicht nur Begriffserklärungen, sondern auch passende Dokumente sowie Experten. Die Inhalte können redaktionell gepflegt werden, die eigentliche Stärke soll aber in der künstlichen Intelligenz liegen, mit der Topics die Inhalte eigenständig aggregiert.

Neues aus der 365 Akademie

Unterhaltung anstatt klassischem eLearning: Newsflash-Videos!

Anstatt langweiliger Bildschirmaufzeichnungen in welchen nur Funktionen nacheinander erklärt werden, konzentrieren wir uns auf How To Szeanarien. Mit dem neuen Newsflash Format erklärt Anna kurz und knapp die neue Arbeitswelt – locker und unkompliziert formuliert. Demo-Videos:
Flipcharts sind so 2000er – jetzt gibt es die Whiteboard App

Alles in einem – die Office App fürs Smartphone

Videos aus unser Videoserie „Produktiver arbeiten mit Microsoft 365“

direkt in Ihre Umgebung – zielgruppenorientiert – individualisiert – jeden Monat neu – durchsuchbar
zu den Demo-Videos

Modern Work ist mehr als nur Office!
www.365akademie.de

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