Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie Sie Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementieren
Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen nicht das volle Potenzial entfaltet und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeitenden die Apps und Funktionen im Arbeitsalltag effektiv nutzen?
Die Einführung von Microsoft 365 in einem Unternehmen mit tausenden von Nutzenden ist weit mehr als ein technisches Projekt – es ist ein strategischer Transformationsprozess. Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Microsoft Apps und Funktionen effizient und produktiv im Arbeitsalltag nutzen können, benötigt es eine strukturierte und praxisnahe Herangehensweise.
In diesem Artikel erhalten Sie einen Einblick in die Inhalte und Erkenntnisse unseres Webinars „Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie Sie Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementieren“: Welche Herausforderungen viele Unternehmen mit Microsoft 365 haben, welche Chancen sich bieten und wie unsere praxisorientierten Ansätze dabei helfen, Ihren Modern Workplace nachhaltig zu gestalten.
Mehrwert schaffen statt nur installieren
Viele Unternehmen beginnen ihre Implementierung mit Microsoft 365, indem sie die Software anschaffen – und das ist auch ein wichtiger erster Schritt. Doch ohne eine gezielte Strategie und begleitende Schulungen bleibt das Potenzial oft ungenutzt. Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein brandneues Auto gekauft, aber keinen Treibstoff dazu – das System bleibt weitgehend wirkungslos.
Was bedeutet das konkret?
- Der Beginn der Reise: Die Anschaffung von Microsoft 365 markiert den Start in eine neue digitale Arbeitswelt.
- Der leere Tank: Ohne ein durchdachtes Schulungs- und Kommunikationskonzept erhalten Ihre Mitarbeitenden nicht den notwendigen „Treibstoff“ in Form von Wissen und Unterstützung.
- Die Tankstelle: Eine kontinuierliche Lernbegleitung – mit praxisnahen Inhalten und regelmäßigen Updates – stellt sicher, dass Ihre Teams die Funktionen von Microsoft 365 auch wirklich nutzen können.
- Die volle Nutzung: Mit einem umfassenden Support und zielgerichteten Lernformaten können Ihre Mitarbeitenden die Tools im Arbeitsalltag effektiv einsetzen.
Das KeyLearning der Implementierung liegt vorallem darin, den technischen Rollout mit einer echten Lernstrategie zu verbinden, die den individuellen Bedürfnissen Ihrer Teams gerecht wird.
Warum bleibt Microsoft 365 oft ungenutzt?
Ein zentrales Thema, das in unserem Webinar intensiv diskutiert wurde, war die Frage, warum Microsoft 365 in vielen Unternehmen häufig nicht vollständig genutzt wird. Die häufigsten Gründe sind:
Fehlendes Wissen
Viele Ihrer Mitarbeitenden wissen nicht, welche Funktionen für ihre individuellen Aufgaben wirklich hilfreich sind. Oft werden reine Handbuch-Erklärungen präsentiert, ohne den direkten Bezug zum jeweiligen Use Case herzustellen.
Fehlende Zeit
Im hektischen Arbeitsalltag bleibt kaum Zeit, um sich intensiv mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Lange Schulungen und starre eLearning-Konzepte passen hier nicht in den Workflow.
Fehlende Zustimmung
Wenn Ihre Mitarbeitenden keinen direkten Mehrwert in den neuen Tools erkennen, fehlt die Motivation, sich mit den Neuerungen auseinanderzusetzen. Eine aktuelle Studie zeigt, dass ca. 70% der Unternehmen, die Microsoft 365 implementieren, Schwierigkeiten haben, eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen, da Schulungen oft nicht praxisnah gestaltet sind. Das führt dazu, dass das volle Potenzial von Microsoft 365 ungenutzt bleibt.
Diese Herausforderungen führen dazu, dass das Potenzial von Microsoft 365 nicht ausgeschöpft wird – und genau hier setzt unser Ansatz an.
Herausforderungen und Chancen mit Microsoft 365
Microsoft 365 bietet nicht nur ein erweitertes Toolset, sondern fördert auch neue Arbeitsweisen – es geht um einen Wandel in der Zusammenarbeit und im Wissensaustausch. In unserem Webinar haben wir aufgezeigt, dass:
- Kontinuierliche Neuerungen:
Die regelmäßigen Updates und Erweiterungen von Microsoft 365 erfordern flexible Lernformate, um Ihre Mitarbeitenden stets auf dem aktuellen Stand zu halten. - Neue Arbeitsweisen:
Es handelt sich nicht nur um technische Veränderungen, sondern um einen grundlegenden Wandel, der Ihre Unternehmenskultur und den Modern Workplace beeinflusst.
Diese dynamische Entwicklung eröffnet enorme Chancen, erfordert aber auch, dass Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens etablieren.
Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Einführung
Bestandteil unseres Webinars ist ein strukturierter Fahrplan, der den gesamten Transformationsprozess abbildet. Dieser Fahrplan besteht aus fünf Schritten, die sicherstellen, dass die Einführung von Microsoft 365 sowohl technologisch als auch kulturell gelingt.
1. Planung & Konzeption
In dieser Phase entwickeln Sie eine fundierte Strategie, die nicht nur die technische Implementierung, sondern auch den kulturellen Wandel in Ihrem Unternehmen berücksichtigt. Hier werden Ziele definiert und die notwendigen Ressourcen geplant.
2. Pilotphase
Testen Sie neue Ansätze in ausgewählten Teams. Sammeln Sie Erfahrungen, identifizieren Sie Herausforderungen und passen Sie Ihre Maßnahmen an, bevor Sie einen flächendeckenden Rollout starten. Diese Phase ermöglicht es, erste Erfolge zu erzielen und die interne Akzeptanz zu fördern.
3. Onboarding & Befähigung
Gezielte Schulungen und intensives Onboarding sorgen dafür, dass Ihre ersten Anwender – die sogenannten Multiplikatoren – das System verstehen und effektiv einsetzen können. Diese Personen übernehmen anschließend eine wichtige Rolle bei der internen Wissensvermittlung.
4. Rollout
Führen Sie Microsoft 365 schrittweise im gesamten Unternehmen ein. Unterstützt durch eine kontinuierliche Kommunikationsstrategie und praxisnahe Inhalte, wird der Rollout so gestaltet, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Funktionen nahtlos in ihren Arbeitsalltag integrieren können.
5. Langfristige Begleitung & Optimierung
Die erfolgreiche Einführung und vorallem auch der Nutzung von Microsoft 365 hängt von einer nachhaltigen Lernkultur in Ihrem Unternehmen ab. Regelmäßige Updates, flexible Lernmodule und interaktive Formate empfehlen sich sehr, dass der Wissenstransfer auch langfristig an Ihre Mitarbeitenden gewährleistet ist. So passen sich Ihre Prozesse kontinuierlich an die sich ändernden Anforderungen an.
Ein wichtiger Vergleich: Warum traditionelle Projekte nicht immer ausreichen
Um die Besonderheiten der Einführung von Microsoft 365 besser zu verstehen, lohnt es sich, einen Blick auf typische IT-Projekte und -Systeme zu werfen, mit denen viele Unternehmen bereits vertraut sind. Viele Organisationen haben langjährige Erfahrungen mit klar definierten, einmaligen IT-Projekten – denken Sie an ERP-Einführungen, bei denen es klare Ziele, feste Zeiträume und festgelegte Ressourcen gibt.
Doch genau hier liegt der Unterschied:
Microsoft 365 erfordert keine einmalige Implementierung, sondern einen kontinuierlichen Transformationsprozess.
Während klassische Projekte nach einem festen Plan abgewickelt werden, müssen Sie bei Microsoft 365 regelmäßig auf neue Funktionen und wechselnde Anforderungen reagieren. Diese fortlaufende Anpassung ist entscheidend, um den dynamischen Herausforderungen des Modern Workplace gerecht zu werden.
Im Folgenden erläutern wir, warum der Vergleich zwischen „Projekt versus kontinuierliche Transformation“ sowie „ERP versus Microsoft 365 – ein Paradigmenwechsel“ dabei hilft, die Notwendigkeit eines flexiblen und nachhaltigen Lern- und Anpassungsprozesses klar zu machen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden immer mit den aktuellsten Informationen und Best Practices versorgt werden – und nicht in veralteten Strukturen verharren, die den digitalen Wandel verhindern.
Projekt vs. kontinuierliche Transformation
Ein weiterer wichtiger Punkt im Webinar war der Unterschied zwischen klassischen IT-Projekten und einer kontinuierlichen Transformation:
- Einmalige Projekte:
Traditionelle IT-Projekte, wie beispielsweise ERP-Einführungen, sind oft klar definierte Vorhaben mit einem festen Anfang und Ende. Sie haben klare Ziele, zeitliche Begrenzungen und definierte Ressourcen. - Kontinuierliche Transformation:
Der effektive Einsatz von Microsoft 365 erfordert jedoch eine fortlaufende Anpassung und regelmäßige Schulungen. Statt eines einmaligen Projekts handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der eine dauerhafte Lernkultur fördert und den stetigen Wandel in den Arbeitsprozessen berücksichtigt. - Dauerhafte Lernkultur: Eine nachhaltige Integration neuer Funktionen basiert auf einem kontinuierlichen Wissenstransfer, der sich flexibel in den Arbeitsalltag einfügt und immer wieder neu angepasst wird.
Dieser Paradigmenwechsel bedeutet, dass Sie bei Microsoft 365 mehr auf kontinuierlichen Wissenstransfer und flexible Anpassungen setzen müssen, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
Praxisnahe Lernbegleitung – Relevant und interaktiv
Ein zentrales Element unseres Learning-as-a-Services ist die Aufbereitung von Lerninhalten, die exakt auf den modernen Arbeitsalltag mit M365 Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten sind:
Anwendungs- und Tätigkeitsorientierte Use Cases
Die Inhalte werden anhand realer Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen vermittelt. So erfahren Ihre Mitarbeitenden, wie sie konkrete Probleme und mithilfe von Microsoft 365 lösen können, Hilfestellung erhalten und damit im Arbeitsalltag produktiver sein.
Kurze, prägnante Lernmodule im Moment of need
Formate wie Quick-Tipps, How-To-Szenarien und Cheatsheets bieten leicht verdauliche Wissenshäppchen, die sich problemlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.
Interaktive Elemente
Die Nutzung von Microsoft 365-Tools wie Teams, SharePoint und Stream ermöglicht es, Inhalte zu teilen, zu kommentieren und zu diskutieren – so, wie es in einem modernen Arbeitsumfeld selbstverständlich ist. Dazu gehören auch „Events“ und besondere Aktionen wie z.B. einen KI-Führerschein oder eine Weihnachtsaktion integriert in der Lernplattform – Ihrem Infohafen.
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Die Aufzeichnung unseres Webinars liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community in Teams – zusammen mit zahlreichen weiteren Webinar-Aufzeichnungen, Präsentationen und praktischen Learning-Inhalten. Dort erhalten Sie kostenfreien Zugriff auf:
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