Möchten Sie Ihren MitarbeiterInnen Lerninhalte schnell und einfach zur Verfügung stellen?

Dann bietet Ihnen Microsoft 365 hierfür bereits sehr gute Möglichkeiten!

Mit Microsoft 365 haben Sie eine breite Palette an Apps und Funktionen, um Ihren MitarbeiterInnen eine tolle Lernerfahrung zu bieten. Dabei können Sie die Mitarbeitenden nicht nur bei der täglichen Arbeit mit „Wissens-Nuggets“ unterstützen sondern auch ganze Lernpfade oder Szenarien abbilden und so den AnwenderInnen auch den Raum schaffen, sich strukturiert mit einem bestimmen Themenkomplex auseinander zu setzten. In diesem Artikel möchte Ich auf die folgenden Apps von Microsoft 365 eingehen, die auch wir in der 365 Akademie nutzen, um Lerninhalte individualisiert in die jeweilige Microsoft 365 Umgebung unserer Kunden zu integrieren.

• Stream – Die Videodatenbank und der Player
• SharePoint – Das Lernportal mit Lernpfaden
• Teams und Yammer – Die Social Learning Community
• Forms, Outlook, PowerPoint, PDFs, Microsoft Viva etc. – Die Helfer
• Power BI – Unser Zollstock

Stream – Die Videodatenbank und der Player

Wir nutzen in der 365 Akademie Videos als eines unserer Hauptformate. Wenn bei Ihnen auch viel mit Lernvideos gearbeitet wird, können Sie diese in Stream in Kanälen, vergleichbar einer Playlist, organisieren. Solche Playlists können sich z.B. an Tätigkeitsbereichen wie „Hybrides Arbeiten“, „Interne und Externe Kollaboration“ oder „Daten und Dateien verwalten“ orientieren, nach Zielgruppen wie „Projektmanager“, „Führungskraft“ oder „Assistenz“ strukturiert sowie, falls es sich z.B. um Lernvideos zu Microsoft 365 selbst handelt, nach den verfügbaren Apps, wie „Teams“, „Planner“ oder „OneDrive“ gliedern. Neben den Playlists bietet Stream auch die Möglichkeit nach Inhalten zu suchen. Dabei durchsucht Stream nicht nur den Videotitel, sondern auch die Beschreibungstexte und tatsächlich auch den Inhalt der Videos! – Aus diesem Grund sind auch alle Lernvideos der 365 Akademie mit einem Transkript ausgestattet und können einfach durchsucht und gefunden werden. So können Ihre MitarbeiterInnen bei einer konkreten Frage direkt nach einem passenden Lernvideo suchen.

SharePoint – Das Lernportal mit Lernpfaden

Über SharePoint lassen sich Lernpfade und somit auch ein ganzes Lernportal abbilden. Hier können die einzelnen Lerninhalte die Sie zu bestimmten Themenkomplexen bereits zur Verfügung haben, zu Lernpfaden zusammengefasst und kuratiert werden. Ein Lernpfad bietet den MitarbeiterInnen die Möglichkeit sich einem Themenkomplex, Szenario oder Anwendungsbeispiel wie z.B. „Online Besprechungen“, „Persönliche Produktivität“ oder „Telefonieren mit Teams“ detaillierter zu informieren. Ein sehr beliebter Lernpfad ist dabei zum Beispiel der Lernpfad „Einstieg in Teams“. Die einzelnen Lernpfade lassen sich übrigens auch in Teams integrieren oder zu einem Lernportal zusammenstellen. Hier gibt es auch die Möglichkeit die von Microsoft zur Verfügung gestellten Learning Pathways zu nutzen. Dieses Template können Sie nutzen und beliebig erweitern (Mehr Infos dazu finden Sie hier – Microsoft 365 learning pathways – Microsoft Adoption. Auch wir von der 365 Akademie nutzen bei größeren Projekten die Learning Pathways als Basis und erweitern diese gezielt um unsere Lerninhalte.

Teams und Yammer – Die Social Learning Community

Sollen Ihre MitarbeiterInnen dort erreicht werden, wo sie sich am meisten aufhalten, dann integrieren Sie Ihre Lerninhalte am besten in Teams. In Teams und in Yammer lassen sich ganze Social Learning Communities aufbauen. Die Struktur Ihres Teams hängt dabei von Ihrem Bedarf ab. Erstellen Sie z.B. eine Microsoft 365 Champions Community mit Kanälen für das Onboarding und den Einstieg in Teams, einem Anwendungs- und Technikaustausch und einer Spielwiese zum Testen der Funktionen und Möglichkeiten. Nutzen Sie ein „Produktiver Arbeiten mit Microsoft 365“-Team für das gesamte Unternehmen, mit Kanälen die sich an Zielgruppen wie Projektmanager oder Assistenzen richten oder nach Tätigkeitsbereichen wie zum Beispiel „Dokumentenmanagement“ oder „Persönliche Produktivität“ gliedern. Vielleicht ist Microsoft 365 auch ein Teil des Modernen Arbeitsplatzes bei Ihnen, dann können Sie einen Kanal in Teams nutzen, um hier Lerninhalte und den Austausch zu Microsoft 365 im Unternehmen bereit zu stellen.

Hier eine kleine Liste an Möglichkeiten, die Sie mit Microsoft Teams haben:

• Tip of the Week – Wir nutzen unsere „Quick Tipp“-Videos, um regelmäßig Tipps und Tricks an die Champions-Communities unserer Kunden weiterzugeben und über neue Funktionen und Änderungen in Microsoft 365 zu informieren.
• Regen Sie den Austausch an! – Zeigen Sie was möglich ist z.B. das Vorbereiten von Umfragen für eine Teams-Besprechung und regen Sie durch einen „Call to Action“ wie zum Beispiel „So bereitest du Ice-Breaker-Fragen für deinen nächsten online Workshop vor! – Welche Ice-Breaker-Fragen nutzt du gerne?“ den Austausch an.
• Lernpfade und Lernportal – Integrieren Sie Ihre Lernpfade als Registerkarten in die passenden Kanäle in Teams oder stellen Sie Ihr gesamtes Lernportal in Teams zur Verfügung. So müssen die Mitarbeitenden Teams nicht verlassen und können direkt auf das Material zugreifen.
• Videosuche – Integrieren Sie die Stream-Videosuche in Teams. So können die MitarbeiterInnen im „Moment of Need“ direkt nach den relevanten Lernvideos suchen.
• Gamification – Schaffen Sie eine lockere Atmosphäre in der die Mitarbeitenden auch Spaß am Lernen haben. Veranstalten Sie ein Teams oder Microsoft 365 Quiz – und natürlich dürfen die Lernvideos zu Hilfe genommen werden, um die richtigen Antworten heraus zu finden.
• und vieles mehr!

Forms, Outlook, PowerPoint, PDFs, Microsoft Viva etc. – Die Helfer

Nutzen Sie, die in Microsoft 365 vorhandenen Tools wie Forms, um zum Beispiel Quizzes zu erstellen. Mit PowerPoint und PDFs können Sie den Mitarbeitenden Cheatsheets oder Checklisten zu Themen wie „Tasten-Kombinationen in Teams“, „Wann nutze ich den Chat und wann ein Team“ oder „Online Besprechung vorbereiten“ zur Verfügung zu stellen. Diese ergänzen übrigens ideal vorhandene Lernvideos und geben so den MitarbeiterInnen zusätzliche Informationen mit. Der klassische Newsletter ist zwar nicht sehr beliebt, kann aber in der Kommunikation richtige Wunder bewirken und so die Mitarbeitenden über Neuigkeiten und die vorhandenen Lernmaterialien informieren.

Ja, auch Microsoft Viva bietet Möglichkeiten rund ums Lernen! Zeigen Sie zum Beispiel Ihren MitarbeiterInnen auf, wie Sie mit Viva Insights Fokuszeiten für das Lernen einplanen und blocken. Möchten Sie, das z.B. Führungskräfte Ihrem Projekt-Team bestimmte Lerninhalte wie zum Beispiel das „Arbeiten mit KANBAN und Planner“ zuweisen können. Dann könnte Viva Learning interessant für Sie sein. Mit Viva Learning lassen sich nicht nur eigene Lerninhalte aus einer SharePoint-Bibliothek bereitstellen, sondern auch Inhalte aus LinkedIn Learning integrieren. Dabei schlägt Viva Learning gezielt dem Lernenden interessante Lerninhalte vor und Sie können diese in Ihre eigene Playlist mit aufnehmen. Viva Learning ist jedoch mit weiteren Kosten verbunden. Mehr dazu können Sie hier nachlesen.

Power BI – Unser Zollstock

Über Power BI und den Anwendungsberichten sowie der Produktivitätsbewertung aus dem Microsoft 365 bzw. Teams Admin-Center lassen sich die Ergebnisse Ihrer Bemühungen nachverfolgen. Haben Sie zum Beispiel das Thema Kommunikation im Fokus gehabt und dazu die entsprechenden Lernmaterialien bereitgestellt, lässt sich an dieser Stelle vielleicht auch erkennen, dass die Nutzung der Teams-Chats gestiegen und die Anzahl an intern verschickten Emails gesunken ist.

Haben Sie Fragen? Kommen Sie gerne auf meinen Kollegen Dominik Ammann oder mich zu!

Ihr

Thomas Maier