Wie verläuft eigentlich die Einführung von Office 365 bei einem internationalen Konzern? Fabian Schütz gibt uns im aktuellen Experteninterview einen Einblick in die Office 365 Adoption in der OTTO Group.

Die Otto Group umfasst 123 Gesellschaften mit über 52.000 Mitarbeitern in zahlreichen unterschiedlichen Ländern. Nach und nach wird in den einzelnen Konzerngesellschaften Office 365 eingeführt. Bis 2021 sollen die größten Gesellschaften und damit ca. 36.000 Mitarbeiter auf Office 365 migriert sein. Für das Office 365 Adoption Lead ist hierbei Fabian Schütz zuständig.

Office 365 Einführung in den einzelnen Konzerngesellschaften

Die erste OTTO Konzerngesellschaft, in der Office 365 eingeführt wurde, war Bonprix. Hierbei konnten Fabian Schütz und seine Kollegen erste Erfahrungswerte sammeln und stellten fest, dass der Anwender mehr im Mittelpunkt stehen muss. Denn die Anwender sollen ja von den neuen Applikationen profitieren und ihre Arbeitsweisen damit optimieren können. Dennoch muss nicht jeder Mitarbeiter jede einzelne App von Office 365 und deren Funktionen kennen.

Nach und nach wurden bis Ende 2019 bei zehn Konzerngesellschaften von OTTO Office 365 eingeführt, als letztes bei Unito. Bei Unito konnten nun alle Erfahrungen, die sich als positiv etabliert haben, angewendet werden.

Über die einzelnen Gesellschaften hinweg gibt es einen einheitlichen Tenant, sodass eine unkomplizierte Kommunikation über den gesamten Konzern erfolgen kann.

Adoptionsformate

Wichtig bei der Einführung von Office 365 ist, Akzeptanz bei den Mitarbeitern für die neue Arbeitsweise zu schaffen und auch Ängste zu nehmen. Hierzu haben sich bei der OTTO Group die folgenden Adoptionsformate bewährt:

• Use Case-Shopping: Beim Use Case-Shopping wurden Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen befragt, was sie in Ihrer Arbeit einschränkt und wie diese verbessert werden könnten. So konnten im Konzern 1.500 Use Cases eingesammelt werden, welche dann durch Office 365 optimiert werden konnten.
• Führungskräfte-Werkstätten: Führungskräfte müssen besonders geschult und vorbereitet werden auf die Office 365 Einführung, sodass sie als Vorbilder voran gehen können.
• How-Tos: In kurzen Schulungseinheiten werden den Mitarbeitern Tipps und Tricks zu den einzelnen Apps gezeigt und auch Best Practice Ansätze aus anderen Konzerngesellschaften präsentiert.
• Collaboration-Werkstätten: Nach der Office 365 Einführung wurden sogenannte Collaboration-Werkstätten erschaffen. Dort werden Standards festgelegt, wie die Zusammenarbeit nun mit den neuen Office 365 Apps funktionieren kann.

Noch mehr Informationen über den Office 365 Rollout in der OTTO Group gibt es bei der Microsoft Customer Story. 

Über Fabian Schütz

Fabian Schütz ist ursprünglich Jurist und als Quereinsteiger bei OTTO eingestiegen als SharePoint Consultant. Fabian Schütz hat nun das Office 365 Adoption Lead inne bei der Otto Group IT.

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