Vorallem im Modern Workplace spielen digitale Tools wie Microsoft Teams eine zentrale Rolle. Das neueste Update bringt zwar einige Verbesserungen mit sich, aber auch neue Herausforderungen, die die Nutzung von M365 im Unternehmen erschweren können. Als Modern Work ManagerIn wissen Sie, wie wichtig es ist, diese Hürden frühzeitig zu erkennen und zu überwinden, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Durch ein- und ausklappbare, personalisierbare Abschnitte können Sie und Ihre AnwenderInnen schnell auf Ihre bevorzugten Chats und Kanäle zugreifen. Zudem lässt sich die Struktur gezielt an die Bedürfnisse Ihrer Teams, Projekte oder Kunden anpassen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeitenden den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Warum das neue Microsoft Teams-Update Herausforderungen mit sich bringt

Zusätzlich bewerten 70 % der Teilnehmenden den Umgang ihrer Mitarbeitenden mit dem neuen Teams-Update als „schlecht„. Nur 30 % stufen die Performance als „gut“ ein, während kein Teilnehmender das Update als „sehr gut“ oder „sehr schlecht“ beurteilt. Die Trennung von Chats und Kanälen scheint zunehmend zu verschwimmen, was die Nutzererfahrung erschwert. Es ist entscheidend, gezielte Schulungen und Unterstützung anzubieten, um Ihre Mitarbeitenden in der Nutzung von Microsoft Teams zu befähigen und so den vollen Nutzen aus den neuen Funktionen zu ziehen.

6 häufige Stolpersteine und wie Sie sie überwinden, um Ihre Teamkommunikation zu optimieren

Chats in Microsoft Teams sind ideal für kurzfristige, informelle Gespräche in kleinen Gruppen, während Kanäle für langfristige Projekte und größere Teams konzipiert sind und eine strukturierte Umgebung bieten, um Informationen und Diskussionen zu spezifischen Themen zu zentralisieren.

Durch kontinuierliche Updates können die Grenzen zwischen Chats und Kanälen verschwimmen. Um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu maximieren, ist es wichtig, diese Unterschiede klar zu verstehen und gezielt zu nutzen. So gewährleisten Sie eine optimale Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams und vermeiden Zeitverluste durch unklare Strukturen.

Gruppenchats sind zwar beliebt, fehlen jedoch oft an der Struktur, die Kanäle bieten. Während Kanäle klare Gliederungen und thematische Fokussierungen ermöglichen, werden Gruppenchats schnell unübersichtlich, was zu verloren gegangenen Informationen und übersehenen Beiträgen führt.

Eine strukturierte Kommunikation ist entscheidend, um die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu steigern. Durch die Nutzung von Kanälen können Sie spezifische Themen klar abgrenzen und relevante Inhalte bereitstellen. So fördern Sie Transparenz und erleichtern den Zugang zu Informationen.

Indem Sie Gruppenchats auf ihre Kernaufgaben fokussieren und Kanäle für projektbezogene Kommunikation nutzen, schaffen Sie eine organisierte Arbeitsumgebung, die Ihrem Team hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Zeit effizient zu nutzen.

In Gruppenchats kann es schnell zu Informationsverlust kommen, besonders bei langen Chatverläufen oder wenn Mitglieder den Chat verlassen. Wichtige Nachrichten und Dateien sind dann oft nicht mehr auffindbar. Im Gegensatz dazu bieten Teams-Kanäle eine strukturierte Ablage, in der Dateien und Nachrichten dauerhaft gespeichert bleiben, was die Nachverfolgbarkeit verbessert.

Ein weiteres Problem in Gruppenchats ist die Freigabe von Dateien über OneDrive. Verlässt ein Mitglied den Chat, gehen oft auch die Zugriffsrechte auf freigegebene Dokumente verloren, was zu Informationsverlust führt. Mit Teams-Kanälen bleibt alles zentral verfügbar, sodass Ihr Team jederzeit auf benötigte Ressourcen zugreifen kann. So fördern Sie effiziente Zusammenarbeit und reduzieren das Risiko von Informationsverlust erheblich.

Gruppenchats sind gerade für die Teamkommunikation wertvoll und werden oft genutzt – können jedoch schnell überladen werden, besonders bei zahlreichen Nachrichten. Diese Informationsflut führt oft zu Verwirrung und Überforderung, da wichtige Informationen untergehen. Um dem entgegenzuwirken, sollten klare Kommunikationsrichtlinien etabliert werden, etwa durch die Nutzung von Themenkanälen oder festgelegte Zeitfenster für Ankündigungen.

Durch die Reduzierung der Nachrichtenfrequenz und gezielte Strukturierung können Ihre Mitarbeitenden effektiver arbeiten und sich besser konzentrieren. Eine bewusste Handhabung von Gruppenchats steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden.

Mitarbeitende verwenden oft Gruppenchats für schnellen Informationsaustausch, was jedoch die strukturierte Nutzung von Microsoft Teams beeinträchtigen kann. Während Gruppenchats sofortige Antworten ermöglichen, gehen wichtige Informationen leicht in der Nachrichtenflut verloren.

Außerdem wird die Dokumentenablage unübersichtlich, wenn relevante Dateien nicht zentral gespeichert werden. Um Effizienz und Transparenz zu gewährleisten, sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Kommunikationskanälen etabliert werden. Eine bewusste Auswahl des Kanals entsprechend der Dringlichkeit fördert eine strukturierte Zusammenarbeit und verbessert langfristig die Prozesse in Ihrem Unternehmen.

In Gruppenchats innerhalb von Microsoft 365 ist es oft unklar, wer Zugriff auf bestimmte Inhalte hat, was das Risiko birgt, dass vertrauliche Daten ungewollt geteilt werden. Im Gegensatz dazu bietet Microsoft Teams in seinen Kanälen eine klare Berechtigungsstruktur, mit der Sie gezielt festlegen können, welche Mitglieder Zugriff auf bestimmte Inhalte haben und welche Rollen sie übernehmen.

Diese Transparenz fördert die Zusammenarbeit und erhöht das Sicherheitsniveau Ihrer Daten. Durch die Zuweisung von Rechten stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können, was den Datenschutz verbessert und das Sicherheitsgefühl Ihrer Mitarbeitenden stärkt. Nutzen Sie Teams, um eine sichere und transparente Arbeitsumgebung zu schaffen.

Herausforderungen und Best Practices zur Nutzung des neuen Microsoft Teams-Updates

Das Teams-Update in der Live-Demo: Personalisierte Übersicht und Kommunikation

In DominiksLive-Demo wurde das Update in der Praxis vorgestellt.. Besonders hervorzuheben sind die personalisierbaren Abschnitte, die es M365-Anwendern ermöglichen, ihre Chats und Kanäle nach Projekten oder Prioritäten zu gruppieren. Dies führt zu einer vereinfachten Navigation und einer besseren Übersicht. Zudem können häufig genutzte Chats und Kanäle im Favoritenbereich angeheftet werden, was den Zugriff auf wichtige Informationen erheblich beschleunigt. Die neuen Filterfunktionen erleichtern das Auffinden von ungelesenen Nachrichten sowie wichtigen Chats und Kanälen. Darüber hinaus können Sie wichtige Unterhaltungen anheften, um die Nachvollziehbarkeit von Diskussionen zu optimieren. Diese Updates helfen Ihnen als Modern Work ManagerIn, wertvolle Zeit zu sparen und Ihre Teamkommunikation effizienter zu gestalten.

Für weitere Informationen zu unseren Lerninhalten und Demovideos, die Ihnen helfen, die neuen Funktionen von Microsoft Teams besser zu verstehen, können Sie hier klicken.

So gehen wir das Thema gemeinsam mit unseren Kunden an: Der Kommunikationsfahrplan als Beispiel

Unser Kommunikationsfahrplan ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Strategie, um das neue Teams-Update erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Unser Ansatz beginnt mit der ersten Information und Sensibilisierung, indem wir Ihnen einen Newsletter oder eine Live-Session anbieten, um Ihre Mitarbeitenden über die Neuerungen und deren Vorteile zu informieren.

Darauf folgt die Einführung von Best Practices, unterstützt durch Videos und Cheatsheets, die als schnelle Referenz für häufige Fragen dienen. Anschließend bieten wir gezielte M365-Lerninhalte an, die Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, die neuen Funktionen zu verstehen und anzuwenden.

Regelmäßige Kommunikation und Updates sind für uns als M365-Learningexperten in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sehr wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert bleiben und Unterstützung erhalten. Das Einholen von Feedback ist ein integraler Bestandteil unseres Fahrplans, um Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

Zusammengefasst umfasst unser Kommunikationsfahrplan eine strukturierte Einführung, die auf Bewusstsein und Verständnis abzielt, um die Nutzung des neuen Teams-Updates nachhaltig zu fördern.  

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Was denken Sie über diese Ergebnisse? Welche Ansicht finden Sie besser? Ihre Meinung ist uns wichtig. Wir laden Sie herzlich ein, in unsere Modern Work 365 – Manager Community zu kommen. Hier haben Sie nicht nur Zugang zu einer Vielzahl von Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen, sondern auch exklusiven Adoption-Materialien und Learning-Unterlagen von Microsoft 365. Zusätzlich können Sie auf alle Videos und Lerninhalte der 365 Akademie zugreifen.

Kommen Sie gerne regelmäßig zu den spannenden Adoption Talks und News-Webinare zu Microsoft 365 sowie einem monatlichen Talk und Experten-Round-Tables.

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Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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