M365 einfach erklärt: Wie Sie mit M365 Ihre Nutzung steigern und das volle Potenzial  Ihrer Mitarbeitenden ausschöpfen!

Bleibt auch in Ihrem Unternehmen das volle Potenzial von Microsoft 365 ungenutzt? – Ein Phänomen, das häufig auf Zeitmangel, fehlendes Wissen und vielen weiteren Gründen zurückzuführen ist.

Haben Sie sich denn schon einmal gefragt, warum Ihre Teams trotz modernster Tools immer noch ineffizient arbeiten? Und wie steigern Sie die Nutzung und bringen die Vorteile von M365 effektiv an Ihre Mitarbeitenden?

In unserem Webinar „M365 einfach erklärt“ haben Dominik Ammann und Sebastian Bednarz dieses Thema aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet. Ein zentrales Thema war dabei die Rolle der sogenannten „Champions“ im Unternehmen. Diese Champions sind engagierte Mitarbeitende, die sich freiwillig melden und als Multiplikatoren in Ihrem Unternehmen tätig werden. Sie sammeln Feedback von ihren Kolleginnen und Kollegen und helfen dabei die Informationen gezielt weiterzugeben.

Kontinuierliche Evaluierung und fortlaufende Schulungen für nachhaltigen Einsatz und maximalen Mehrwert

Als M365-Learning-Experten wissen wir aus der Erfahrung wie wichtig es ist, die Nutzung von M365 anhand messbarer Feedbacks kontinuierlich zu evaluieren. Mit der Unterstützung Ihrer Champions können Sie kontinuierlich Verbesserungen vornehmen. Diese Rückkopplungsschleife ermöglicht es Ihnen dann, den aktuellen Nutzungsstand präzise zu erfassen und gezielte Anpassungen vorzunehmen.

Einmalschulungen zu M365 allein reichen nicht aus, um Akzeptanz und Verständnis für die Tools sicherzustellen. Daher legen wir großen Wert auf regelmäßige neue und aktualisierte Lerninhalte sowie fortlaufende Live-Sessions und interaktive Workshops. So können wir bei unseren Kunden sicherstellen, dass alle Ihre Mitarbeitenden stets up-to-date sind und neue Funktionen effektiv in ihren Arbeitsalltag integrieren können.

Unser Ziel ist es, Ihre Mitarbeitenden nicht nur das notwendige Know-how zu vermitteln, sondern auch ein positives Mindset gegenüber neuen Technologien zu fördern.

Die größten Herausforderungen beim Einsatz von Microsoft 365 und wie Sie diese erfolgreich meistern können M365 einfach erklärt

Modern Work ManagerInnen stehen oft vor speziellen Herausforderungen beim Einsatz von Microsoft 365. Hier sind einige der häufigsten Probleme:

Über 18% unserer WebinarteilnehmerInnen gaben an, Zeitmangel ist ein Haupthindernis für die effektive Nutzung von M365. Auch viele Ihrer Mitarbeitenden wissen bestimmt oft nicht, welche Möglichkeiten und Funktionen ihnen im modernen Arbeitsalltag zur Verfügung stehen. Die Verständlichkeit und Effizienz bei der Präsentation von Informationen spielt eine zentrale Rolle. Neue Tools und Funktionen sollten Ihren Mitarbeitenden so einfach und effizient wie möglich erklärt werden, denn nur so kann eine reibungslose Adoption und Integration in den Arbeitsalltag gelingen.

Individualisierung und kontinuierliches Lernen für maximalen Nutzen

Im Gegensatz zu einer ERP-Einführung, die normalerweise Jahre im Voraus geplant wird und feste Prozesse und Vorgaben beinhaltet, bietet ein digitales Arbeitsplatz-Ökosystem wie Microsoft 365 Raum für Individualisierung und Flexibilität. Hier müssen die Werkzeuge so vermittelt werden, dass Ihre Mitarbeitenden ihre Arbeitsumfelder individuell gestalten und personalisieren können, um den maximalen Nutzen daraus zu ziehen.

Bei Microsoft 365 geht es nicht nur darum, die Werkzeuge bereitzustellen, sondern auch darum, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden deren Vorteile und Nutzungsweisen verstehen. Dies kann oft überwältigend wirken: Denken Sie an die unzähligen Apps, Funktionen und Services, die Microsoft 365 bietet – von OneDrive als persönlichem Schließfach bis hin zu Teams als digitalem Marktplatz.

Ein strukturiertes Onboarding und fortlaufende Schulungen sind hier entscheidend. Unternehmen, die ihre Einführung von Microsoft 365 erfolgreich gestalten, planen regelmäßige Trainings und bieten ihren Mitarbeitenden Zugang zu Ressourcen und Support. So können Ihre Teammitglieder Schritt für Schritt lernen und die Plattform optimal nutzen.

Ihren Wissenstransfer aktiv gestalten

Ein zentrales Hindernis bei der Nutzung von Microsoft 365 ist der fehlende Wissenstransfer. Unser Webinar zeigte praxisnah auf, wie Sie durch einfache und präzise Guidelines Frustrationen vermeiden können. Viele Ihrer Mitarbeitenden empfinden die Vielzahl an Funktionen zunächst als überwältigend. Anhand einer bildhaften Analogie wurde anschaulich vermittelt, wie M365 besser verstanden und genutzt werden kann.

Praxisnahe Schulungen und klar verständliche Dokumentationen sind der Schlüssel. Nutzen Sie verschiedene Lernformate wie Videos, interaktive Tutorials und leicht zugängliche FAQs, damit Ihre Mitarbeitenden das nötige Wissen jederzeit abrufen können. Konsistente Kommunikation und regelmäßige Updates helfen ebenfalls, die Akzeptanz und das Verständnis zu fördern.

Hier einige Beispiele der Lerninhalte der 365 Akademie. Meshr Einblicke erhalten?

Beispiele und Tipps zur ImplementierungM365 einfach erklärt

Im Laufe unseres Webinars zeigte Dominik verschiedene reale Anwendungsfälle und Tipps der 365 Akademie, wie Sie M365 effektiver nutzen können. Beispiele wie die richtige Ablage in SharePoint und OneDrive-Strukturen oder die Nutzung von Planner und Teams-Nachrichten verdeutlichten die Herausforderungen und Lösungen.

M365 zur Verbesserung von Zusammenarbeit und Kommunikation nutzen

Einer der hilfreichsten Vorteile von M365 ist die Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit. Doch ohne ein tiefes Grundverständnis dieser Tools und ihrer Integration in den Arbeitsalltag, können die Vorteile schnell verpuffen. Sebastian hob hervor, dass ein gezieltes Champions-Programm helfen kann, indem erfahrene Nutzer als „Fähnchen-Träger“ in Ihrem Unternehmen fungieren und anderen Mitarbeitenden bei der Nutzung der Tools helfen.

Ihre Champions sind nicht nur Wissensvermittler, sondern auch Change Agents, die den kulturellen Wandel in Ihrem Unternehmen unterstützen. Durch regelmäßige Feedbackrunden und offene Kommunikation können Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden, bevor sie sich auf die Produktivität auswirken.

Nachhaltige Wissensvermittlung durch abwechslungsreiche Lerninhalte

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die kontinuierliche Schulung und Bereitstellung von Learning-Ressourcen. Unser Webinar stellte dabei nur den Anfang dar. Dominik betonte die Bedeutung von benutzerfreundlichen Lernportalen, Tutorials und FAQ-Sektionen, die rund um die Uhr verfügbar sind. Solche Lernportale (wir nennen diese auch „Infohäfen“) sollten idealerweise interaktive Lerninhalte bieten, die auf unterschiedlichen Kompetenzniveaus Ihrer Mitarbeitenden aufbauen – vom Einsteiger bis zum fortgeschrittenen AnwenderInnen.

Die Rolle der Führung in der Transformation

Eine erfolgreiche Implementierung von M365 erfordert auch eine starke Führung. Die Unternehmensleitung muss nicht nur die strategischen Ziele festlegen, sondern auch den Wandel aktiv unterstützen. Dies umfasst die Bereitstellung der notwendigen Ressourcen und Schulungen sowie die Förderung einer offenen Kommunikationskultur. Führungskräfte sollten als Vorbilder agieren und ihre Erfahrungen teilen, um das Vertrauen und die Bereitschaft Ihrer Mitarbeitenden zu fördern.

Führungskräfte sollten regelmäßige Updates und offene Foren anbieten, in denen Mitarbeitende ihre Fragen und Bedenken äußern können. Durch eine transparente und unterstützende Führung schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich Ihre Mitarbeitenden sicher und motiviert fühlen, neue Technologien zu nutzen.

Ihr Weg zur digitalen Transformation

Unsere Erfahrungen zeigen, dass die erfolgreiche Einführung und Nutzung von M365 kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess ist. Das erfordert ein kontinuierliches Engagement sowohl der Führungsebene als auch Ihrer Mitarbeitenden.

Regelmäßige Feedbackrunden und Adaption an neue Trends und Technologien sind essenziell. Durch die Implementierung von Best Practices und die kontinuierliche Evaluierung des Nutzungsgrades können Sie Ihre Prozesse stetig verbessern und die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen erfolgreich gestalten.

Nutzen Sie Ihr Microsoft 365 voll aus

Microsoft 365 bietet eine Fülle an Möglichkeiten, die den Arbeitsalltag nachhaltig erleichtern und produktiver gestalten können. Doch ohne das nötige Wissen und Verständnis bleiben diese Vorteile oft ungenutzt. Dominik und Sebastian haben in unserem Webinar eindrucksvoll gezeigt, dass ein strukturierter und flexibler Ansatz nötig ist, um die Potenziale von M365 zu heben. Dies umfasst eine klare Kommunikation, kontinuierliche Schulungen und die aktive Unterstützung durch Führungskräfte.

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie des Webinars

Die Aufzeichnung liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community, zusammen mit vielen weiteren Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen.

Kommen Sie gerne in unsere Modern Work 365 – Manager Community in Teams! Dort haben Sie kostenfreien Zugriff auf Adoption Material von Microsoft 365, kostenlose Learning-Unterlagen, kostenlosen Zugriff auf alle Videos und Learning-Inhalte der 365 Akademie (Demoumgebung) und alle Webinar-Aufzeichnungen!

Zudem finden dort regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare über Microsoft 365 statt, sowie ein monatlicher Talk und Experten Round Tables.

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Vom zentral gesteuerten Lernen zum selbstorganisierten und kollaborativen Lernen mit unserem Learning-as-a-Service mit individueller Lernbegleitung, Evergreen-Begleitung und dem Adoption- und Change Management der 365 Akademie!

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