Microsoft 365 Einführung für Mitarbeitende: Was ist das Wichtigste?

Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.

Hier gehts zum Office 365 Netzwerk!

Das wichtigste bei einer Softwareeinführung

Sprechen Sie über den Nutzen und die Vorteile für die Nutzer, nicht über das Produkt und Produkteigenschaften.

Warum nutzen Menschen im privaten Amazon, Google, Whatsapp, Youtube und Facebook?

Hat Whatsapp Kaffeetassen zur Einführung verteilt?
Haben Sie große Straßenschilder gesehen mit Werbung von Facebook?
Sind Ihnen Dokumentationen über Amazon zugeschickt worden?

Warum sind diese Produkte also trotzdem erfolgreich – weil sie einen klar erkennbaren Nutzen haben. Die User haben einen Vorteil, wenn sie das Produkt verwenden.

Leider ist Office 365 nur selten in einem Satz zu erklären – deshalb bedarf es Ihrer Unterstützung. Doch ohne ersichtlichen Nutzen wird es jedes Produkt schwer haben.

Die häufigsten Gründe warum Software nicht genutzt wird

Einführung planen

Im folgenden habe ich einige Links für Sie zusammengestellt, größtenteils von Microsoft direkt, die Sie bei der Einführung unterstützen können:

Einführungsleitfaden von Microsoft: https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Office_365_Adoption_Guide.pdf

Beispiel für einen Einführungsplan: https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/de-de/Resources/Sample_Adoption_Plan.xlsx

Wichtige MItarbeiter für die Einführung festlegen: https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Adoption/Identify_Key_Stakeholders.pptx

Erfolgsfaktoren für die Endbenutzerbeteiligung in Office 365https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Resources/Office365_AdoptionBrochure_v2.0_Screen.pdf

Aufbau eines Verfechterprogramms (Unterstützer) https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/de-de/Adoption/Build_Champions_Program_Guide.pptx

Wie Sie Erfolgskriterien festlegen für Ihre Office 365 Einführung:https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net:443/media/Default/DocResources/de-de/Adoption/Measuring_Success_Guide.pptx

Beispielumfrage für Ihre Nutzer zu Office 365 https://view.officeapps.live.com/op/view.aspx?src=https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Adoption/Sample_User_Satisfaction_Surveys.xlsx

Bekanntmachung von Office 365 und den neuen Apps

Microsoft hat ein nettes Video zum Download zur Verfügung gestellt, welches Office 365 erklärt. Das Video ist zwar auf englisch, kann aber vielleicht auf deutsch dann kommentiert werden: https://fto365dev.blob.core.windows.net/media/Default/DocResources/de-de/Resources/Teasing_Videos.zip

Versäumen Sie es nicht auf die neuen Apps hinzuweisen, die den Nutzern im Rahmen von Office 365 zur Verfügung stehen. Word, Excel und PowerPoint werden vermutlich bekannt sein. Doch wie sieht es mit Flow, Planner, Stream, PowerApps, Power BI, Delve und MyAnalytics aus – um nur einige Beispiele zu nennen.

Beginnen Sie die Apps dort vorzustellen, wo der größte Schmerzpunkt der User liegt und wo die Apps am meisten helfen könnten. Ergeben sich daraus die ersten Erfolge? Solche Erfolgsstories können Sie dann zur weiteren Bekanntmachung verwenden.

Häufige Fragen und Ängste der Nutzer

Geben Sie möglichst Antworten schon bevor die Fragen auftreten:

Welchen Mehraufwand bedeutet der Umstieg auf Office 365 für mich?
Welche Vorteile ergeben sich für mich?
Muss ich meine Arbeitsweise ändern?
Werde ich mehr überwacht und meine Arbeit mehr kontrolliert?
Kennen die anderen sich in Office 365 schon aus – und nur ich habe keine Ahnung davon?
Werden alte Systeme abgeschaltet?
Kommen alle meine alten Daten in das neue System?
Gibt es Richtlinien wann welche App genutzt wird?
Was darf ich? Darf ich alle Apps nutzen, die mir zur Verfügung stehen?
Welche Fehler kann ich machen? Wie schlimm wirken sich diese aus?
Kann es mir passieren, dass ich in einer App meine Arbeit beginne und es diese schon morgen nicht mehr gibt?
Schon wieder eine Umstellung? Was soll das denn? Was habe ich davon?
Sind unsere Daten dann überhaupt noch sicher? Wo liegen die Daten dann?
Es geht doch auch so, warum stellen wir schon wieder was um?
Ich habe mich extra in das Programm / System XY eingearbeitet – und das soll jetzt abgeschaltet werden. Was soll das?

Fehlendes Wissen: Sind Ihre Nutzer in der Lage Office 365 produktiv einzusetzen?

Abhilfe schaffen gegen „fehlendes Wissen“:

Empfehlenswert sind Schulungen welche abgestimmt sind auf die Zielgruppe (Vertrieb, Abteilungsleiter, Produktionsmitarbeiter, Administrator,…)

Definieren Sie für die Einführung einige Rahmenparameter:

Wo gibt es Wissensdefizite? Welches Wissen muss vermittelt werden, damit die Nutzer Office 365 optimal einsetzen können?
Welche verschiedene Zielgruppen gibt es?
Benötigen die Zielgruppen unterschiedliche Schwerpunkte?
Zu welchem Zeitpunkt soll geschult werden? (vor, während oder nach der Migration?
Soll eine Vorab-Testumgebung zur Verfügung gestellt werden?
Wer soll als Trainer genutzt werden (intern? extern? – Sind Ressourcen verfügbar)
Welche Schulungsform soll zur Verfügung stehen? (Präsenztraining, Virtuelles Klassenzimmer, eLearning, Videos…?)
Müssen Dokumentationen, Skripte oder andere Lernmaterialien vorab erstellt werden?
Möchten Sie Videos Ihren Nutzern anbieten? Sollen komplette Trainings (als Nachschlagewerk?) oder „Nuggets“ darin enthalten sein?
Möchten Sie Interviews durchführen mit bestimmten Personen die das Thema supporten? Mit Führungskräften?
Wo soll sich der Nutzer nach der Schulung hinwenden? Wer gibt Hilfe und Support?
Sollen „Lead-User“ oder „Power-User“ definiert werden, welche als Vorbild dienen und Fragen beantworten können?

Ein professioneller Schulungsdienstleister kann Ihnen bei der Erstellung eines Schulungskonzeptes helfen. Schulung bedeutet dabei nicht nur „Präsenztraining“ so wie wir es aus der Schule kennen. Es gibt viele Wege für den Wissenstransfer, wie zum Beispiel E-Learning, Workshops, Floowalking oder auch Schnellstartanleitungen.