Die 8 Herausforderungen von Microsoft 365 eLearnings: Wie Sie Ihre Mitarbeitenden mit Microsoft 365 wirklich produktiver machen

Thomas Maier

vor 1 Woche

24-10-10 Welche Vorteile bietet unser Service Thumbnail

Warum gelten eLearnings oft als perfekte Lösung fürs Homeoffice? Weil sie scheinbar so flexibel sind, dass man nebenbei E-Mails checken, die Waschmaschine anstellen und so tun kann, als würde man konzentriert lernen. Klingt witzig, oder? Doch genau hier liegt das Problem: Viele klassische eLearnings liefern im Alltag keinen echten Mehrwert.

Warum das so ist und wie Sie Ihren Teams stattdessen eine spürbare Unterstützung bieten können, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag zeigen.

Unser Gründer der 365 Akademie, Thomas Maier, ist seit über zehn Jahren Microsoft-zertifizierter Trainer. Er hat in dieser Zeit viele Schulungen konzipiert, durchgeführt und selbst an unzähligen teilgenommen. Dabei hat er immer wieder erlebt, dass die klassischen Ansätze bei Microsoft 365 leider nicht funktionieren – weil sie weder flexibel noch praxisnah genug sind.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden Microsoft 365 optimal nutzen, ohne dabei wertvolle Zeit zu verschwenden, sind Sie hier genau richtig. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was bei traditionellen eLearnings schiefläuft und wie Sie es besser machen können.

Warum herkömmliches eLearning oft nicht funktioniert

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden erhalten jederzeit genau die Unterstützung, die sie benötigen – schnell, unkompliziert und direkt in ihrer Arbeitsumgebung. Leider sieht die Realität oft anders aus: Klassische eLearnings zu Microsoft 365 bringen selten echten Mehrwert, weil sie auf die falschen Fragen setzen. Statt sich auf die Herausforderungen Ihrer Mitarbeitenden zu konzentrieren, erklären sie nur, was Microsoft 365 kann – aber nicht, wie es konkret hilft. Warum ist das so? Die meisten eLearnings basieren auf veralteten Ansätzen, die Ihre AnwenderInnen frustrieren und diese somit wertvolle Zeit verschwenden. Hier sind die 8 typischen Probleme klassischer eLearnings – und wie wir sie lösen, damit Sie echte Ergebnisse erzielen.

Warum klassische eLearnings bei Microsoft 365 oft scheitern

Auf den ersten Blick scheinen eLearnings ideal: Sie sind flexibel, modern und ortsunabhängig. Doch gerade bei einem komplexen und sich ständig verändernden System wie Microsoft 365 stoßen sie schnell an ihre Grenzen.

Microsoft 365 entwickelt sich laufend weiter, ist extrem vielseitig und wird von jedem Nutzenden anders gebraucht. Allgemeingültige, starre Kursinhalte reichen da nicht aus – sie sind oft zu oberflächlich, nicht individuell genug und schnell veraltet.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen die 8 häufigsten Fehler klassischer eLearnings aufzeigen und erklären, wie unsere modernen Methoden diese umgehen. Ziel ist es, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur lernen, sondern das Gelernte auch direkt anwenden können – in ihrer Arbeitsumgebung, individuell zugeschnitten und ohne Zeitverschwendung.

1. Fehlender Bezug zum Use Case

Das größte Problem vieler eLearnings ist deren Ausrichtung. Sie erklären die Software – oft als verfilmtes Handbuch – statt konkreter Lösungen für spezifische Aufgaben oder Use Cases zu bieten. Doch genau das ist es, was Ihre Mitarbeitenden brauchen: Anleitungen, die direkt auf ihre Probleme und Ziele eingehen.

Wer sich mit einer Herausforderung auseinandersetzt, sollte nicht mühsam Informationen aus verschiedenen Kursen zusammensuchen müssen. Es ist Aufgabe des Trainers, diese Transformationsleistung zu erbringen.

Unser Ansatz: Wir starten mit den Use Cases Ihrer Mitarbeitenden. Unsere Inhalte sind praxisorientiert und sprechen die Themen an, die für sie wirklich relevant sind. Mit einer großen Bibliothek häufig benötigter Use Cases holen wir Ihre NutzerInnen genau dort ab, wo sie stehen – unabhängig von ihrem Wissensstand.

2. Das eLearning ist in Kapitel und Kurse eingeteilt

Viele eLearning-Inhalte scheitern, weil sie sich zu sehr auf theoretisches Wissen und umfassende Funktionsübersichten von Microsoft 365 konzentrieren. Statt Ihren Mitarbeitenden konkrete Lösungen für ihre täglichen Aufgaben zu bieten, bleiben die Inhalte oft abstrakt und wenig praxisnah. Die klassische Einteilung in Kapitel und Kurse mag für Universitäten geeignet sein, nicht aber für den modernen Arbeitsalltag. Ihre Mitarbeitenden benötigen keine umfassende Schulung, sondern schnelle und gezielte Lösungen. Deshalb sind unsere Lerneinheiten in sich abgeschlossen und maximal 15 Minuten lang – perfekt für den spontanen Einsatz im Tagesgeschäft, ohne lange Planungen oder Terminabsprachen.

3. Unkenntnis über Tools und Apps

Standard-eLearnings erklären die Software, wie sie von Microsoft gedacht ist – nicht, wie sie in Ihrem Unternehmen genutzt wird. Wenn Apps deaktiviert oder Funktionen angepasst wurden, führt das bei den Nutzenden oft zu Frust: Sie versuchen, das Gelernte anzuwenden, nur um festzustellen, dass es in ihrer Umgebung gar nicht funktioniert.

Unser Content wird individuell an Ihre Unternehmensumgebung angepasst. Ihre Mitarbeitenden lernen genau das, was sie in ihrer täglichen Arbeit benötigen – keine theoretischen Szenarien, sondern praxisrelevante Inhalte.

4. Fehlender Bezug zur Unternehmensumgebung

Viele eLearnings werden in separaten Plattformen oder LMS-Systemen bereitgestellt, die schwer zugänglich und umständlich zu navigieren sind. Doch Wissen sollte immer dorthin gelangen, wo es gebraucht wird – und nicht umgekehrt.

Unser Content wird direkt in Ihrer Microsoft 365-Umgebung bereitgestellt. Über die Microsoft-Suche ist er leicht auffindbar, egal ob in Teams, SharePoint oder Outlook. Die Integration sorgt nicht nur für einfache Zugänglichkeit, sondern zeigt gleichzeitig, wie die Tools in der Praxis genutzt werden können.

5. Schwierige Zugänglichkeit und Auffindbarkeit von Inhalten

Wissen ist wertlos, wenn man es nicht findet. Wenn Mitarbeitende externe Websites besuchen müssen, um Lernmaterialien abzurufen, führt dies oft zu Frustration und mangelnder Nutzung der Angebote. Umständliche Zugriffswege mindern nicht nur die Motivation, sondern auch den tatsächlichen Nutzen der Weiterbildung.

Die Lösung: Integrieren Sie die Lerninhalte direkt in Microsoft 365. So können Ihre Mitarbeitenden über die Microsoft-Suche oder Tools wie Teams und SharePoint genau im Moment of Need auf die benötigten Informationen zugreifen – ohne zusätzliche Plattformwechsel. Diese nahtlose Einbindung macht die Inhalte nicht nur leichter zugänglich, sondern steigert auch die Nutzung und den Mehrwert Ihrer Trainingsangebote. Unser Content ist suchmaschinenoptimiert und transkribiert, sodass er über die Microsoft-Suche direkt auffindbar ist – egal ob per Desktop, Smartphone oder Tablet.

6. eLearning ohne Interaktivität

Klassisches eLearning kann für Ihre Mitarbeitenden oft nicht motivierend oder sogar langweilig wirken, da es an interaktiven Elementen mangelt. Ohne die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder den Lernstoff aktiv zu hinterfragen, bleibt der Lernerfolg oft auf der Strecke. Zudem führt das Fehlen von Diskussionen und Gruppenarbeit dazu, dass das Lernen isoliert erfolgt und der Austausch untereinander eingeschränkt bleibt.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, sollte eLearning gezielt interaktive Elemente einbeziehen. Funktionen wie die Möglichkeit, Inhalte zu kommentieren oder an Diskussionen teilzunehmen, sind hierbei super wichtig. Wir setzen in unserem Learning-as-a-Service auf Kommunikation: Unsere Inhalte werden über zielgerichtete Kampagnen beworben, die Ihre Nutzenden gezielt informieren.

7. Veraltete Inhalte

Veraltete eLearning-Inhalte nicht nur nutzlos, sondern auch frustrierend. Wenn Schulungsmaterialien nicht regelmäßig aktualisiert werden, bleiben Ihre Mitarbeitenden im Dunkeln über neue Funktionen und Tools. Das führt zu ineffizienter Nutzung und sinkendem Engagement.

Unsere Inhalte werden monatlich aktualisiert, um Neuerungen in Microsoft 365 sofort abzubilden – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Jede neue Funktion wird zeitnah integriert, damit Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand sind. Ein Beispiel: Sobald Microsoft Teams eine neue Funktion erhält, wird diese in unseren eLearnings berücksichtigt. So sichern Sie nicht nur die Relevanz Ihrer Schulungsangebote, sondern ermöglichen es Ihren Teams, effizient und produktiv zu arbeiten – stets mit dem Wissen, das sie wirklich brauchen.

8. Fehlende soziale Lernmöglichkeiten

Traditionelles eLearning kann oft isoliert wirken und fördert keinen aktiven Austausch zwischen Ihren Mitarbeitenden. Diese isolierte Lernumgebung führt dazu, dass es kaum Möglichkeiten gibt, Wissen zu teilen oder von anderen zu lernen. Zudem kann die Motivation sinken, da der Lernprozess häufig als abstrakt und nicht als greifbar wahrgenommen wird.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, sollte Social Learning ein fester Bestandteil Ihres eLearning-Prozesses sein. Ihre Mitarbeitenden sollten die Möglichkeit haben, Inhalte zu kommentieren, zu teilen und mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu interagieren, um voneinander zu profitieren. Microsoft 365 bietet hierfür die perfekte Plattform: Tools wie Teams und Viva Engage ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, Inhalte aktiv zu diskutieren und ihr Wissen auszutauschen.

Ein Beispiel hierfür könnte die Gründung einer Champions Community in Teams sein, wo Ihre Mitarbeitenden Fragen stellen, Ideen austauschen und gemeinsam an Lösungen arbeiten können. Dies fördert nicht nur den sozialen Austausch, sondern steigert auch die Motivation und das Engagement im Lernprozess erheblich.

Wie modernes eLearning Ihre Mitarbeitenden wirklich unterstützt

Wenn Sie sehen möchten, wie ein eLearning wirklich zur Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden beitragen kann, dann schauen Sie sich an, wie wir das bei unseren Kunden umgesetzt haben. Die 8 größten eLearning-Probleme, die wir besprochen haben, sind genau der Grund, warum Thomas Maier die 365 Akademie gegründet hat– weil bestehende Angebote zwar die Anforderungen der HR-Abteilungen erfüllen, aber nicht die Bedürfnisse Ihrer AnwenderInnen.

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