Schulungsmaterial schlecht bewertet?

Kennen Sie die Herausforderung, dass Schulungsmaterial und Inhalte schlecht bewertet werden, da etwas gezeigt wird, was in der Realität gar nicht vorhanden ist?

Microsoft 365 bietet viele Abweichungen vom Standard

Microsoft 365 bietet durch die individuelle Anpassbarkeit für Unternehmen eine ganze Reihe solcher „Stolpersteine“: Diese werden in Standard-Material gezeigt, sind aber bei Unternehmen oft deaktiviert.

Darüber hinaus gibt es unterschiedliche „Pläne“ und Lizenzen: Davon hängt ab, wie viele Apps jemand nutzen kann, bzw. welche Version einer App (z.B. Power BI oder Power BI Pro).

Einzelne Apps können generell für Ihr Unternehmen deaktiviert sein. Es gibt über 30 verschiedene Apps, die in Microsoft 365 enthalten sind. Und es passiert häufig, dass einige davon nicht verfügbar sind.

Frustration: Die Herausforderung für Ihre Nutzer

Für den Konsumenten von Lernmaterial ist das nervig: Stellen Sie sich vor, Sie sehen sich ein Lernvideo an, oder vielleicht sogar mehrere. Denken darüber nach. Arbeiten sich ein. Machen sich Notizen. Sie entwickeln vielleicht sogar einen Plan wie Sie mit dieser Funktion arbeiten werden, oder einen Prozess ändern könnten. Dann geht es um die Umsetzung: Sie können die Funktion einfach nicht finden. Sie beginnen nochmal im Schulungsmaterial nachzuschauen und nachzulesen. Auch das kostet erneut Zeit. Sie stellen fest, dass es die Schaltfläche bei Ihnen gar nicht gibt. Als nächstes prüfen Sie das bei Ihren Kolleginnen und Kollegen. Danach kontaktieren Sie den IT Support. Nach einigem Hin- und Her und dem Versand von Screenshots von Ihrem Bildschirm und dem Schulungsmaterial stellt sich heraus: „Das wurde bei uns abgeschaltet oder ist noch gar nicht aktiviert!“. Wie sehr motiviert Sie das…?

Häufige Stolperfallen: Was oft abgeschaltet wird

Es gibt „große“ und „kleine“ Funktionen, die in vielen Umgebungen deaktiviert werden können. Sehr häufig begegnen und Einschränkungen bei diesen Punkten:

• Ist das externe Teilen erlaubt?
• Ist die Telefonie-Funktion in Teams eingerichtet? (Festnetz-Nummer)
• Dürfen Dritt-Anbieter-Apps verwendet werden (z.B. YouTube in SharePoint oder Teams)
• Dürfen Besprechungen aufgezeichnet werden?
• Dürfen Nutzer selbständig Teams anlegen)
• Sind private Kanäle und geteilte Kanäle in Teams aktiviert?
• Wurden die „Outlook-Plus-Adressen“ deaktiviert?
• Ist die „Übersetzen-Funktion“ in Word, Outlook und Teams deaktiviert?
• Kann mobil gearbeitet werden (Zugriff über Smartphones usw.)?
• Kann von unterwegs gearbeitet werden?

Keine gute Lösung: Basis-Inhalte

Viele Anbieter von Schulungsmaterial reduzieren Ihre Inhalte einfach auf die absolute Basis „was bei jedem geht“. Doch damit wird viel Potential von Microsoft 365 verschenkt: Zu viele Möglichkeiten und Funktionen werden dabei nicht beleuchtet oder bleiben außen vor!

Verschenken Sie nicht die Change auf modernes arbeiten, indem Sie in Ihrem Schulungsmaterial nur eine Minimalversion dessen zeigen. Gerade die neun Funktionen bieten eine großen Mehrwert und ebnen den Weg hin zum modernen Arbeitsplatz.

Wie kann Frustration vermieden werden? Individuelles Schulungsmaterial

Am Anfang einer Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden klären wir, wie dessen Umgebung aussieht. Wir haben dazu eine Checkliste entwickelt mit den häufigsten Anpassungen, welche wir dann mit dem Kunden besprechen. Zusätzlich werden auch noch die „Wissens-Ziele“ abgeklärt und die Zielgruppen im Unternehmen: Immerhin ist nicht alles, was Microsoft 365 bietet für jeden Anwender und jedes Unternehmen gleich interessant.

Bereits seit der Aufnahme unseres ersten Videos haben wir damit begonnen, alle Inhalte zu katalogisieren und zu verschlagworten: So können wir auf individuelle Einschränkungen reagieren.

Wir nutzen von vielen Erklär-Filmen auch A-, B- und vielleicht noch eine C-Version: Je nach Einstellungen bei Kunden wird unterschiedlicher Content geliefert. Einzelne Video-Cluster spielen wir nur aus, wenn die Funktion vorab geprüft wurde und zur Verfügung steht.

Unsere Videoserie ist auch darauf ausgelegt, Content passend bereitzustellen: Verfolgt Ihr Unternehmen eine Roadmap, bei der einzelne Funktionen oder Apps erst nacheinander freigeschaltet werden? Dann halten wir mit der Auslieferung Schritt – und stellen immer das passende Material zur Verfügung.

Ihre Meinung

Was denken Sie? Ist Ihnen in der Vergangenheit die Herausforderung schon begegnet? Wie gehen Sie damit um?

Haben Sie Ihr Schulungsmaterial rund um Office 365 angepasst und auf Ihre IT abgestimmt?