Microsoft 365 statt Drittanbietertools: So überzeugen Sie Ihre AnwenderInnen in 5 einfachen Schritten!
Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass ihre Mitarbeitenden auf Drittanbietertools zurückgreifen – obwohl die volle Microsoft 365-Palette verfügbar ist. Häufig ist nicht bekannt, dass sich dieselben Aufgaben mit M365 genauso gut oder sogar effektiver lösen lassen – und das direkt in der vertrauten M365-Arbeitsumgebung.
Doch warum greifen Teams auf externe Tools zurück und wie können Sie sie davon überzeugen, die Microsoft-Apps zu nutzen? In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen fünf konkrete Schritte, um Ihre AnwenderInnen zu motivieren und die Vorteile von Microsoft 365 zu verdeutlichen. Erfahren Sie, warum es sich lohnt, etablierte Arbeitsweisen zu überdenken und wie Sie dadurch die Effizienz Ihrer Teams steigern und die Sicherheit Ihrer Daten verbessern.
Sind Drittanbietertools ein Risiko für Ihr Unternehmen?
Laut aktuellen Statistiken verwenden rund 50 Prozent der Mitarbeiter in Unternehmen Drittanbietertools, häufig ohne das Wissen oder die Zustimmung der IT-Abteilung. Trotz der umfassenden Funktionen von Microsoft 365 greifen viele dennoch auf externe Lösungen zurück, was Risiken birgt:
- Ineffiziente Arbeitsprozesse: Der Einsatz von Drittanbietertools kann zu fragmentierten Abläufen führen, da diese oft nicht nahtlos in die bestehenden Systeme integriert sind.
- Erhöhte Sicherheitsrisiken: Daten in nicht geschützten Tools sind anfälliger für Cyberangriffe und unbefugten Zugriff.
- Datenschutzprobleme: Werden Daten außerhalb der Unternehmenssysteme verwaltet, ist der Datenschutz gefährdet.
Um diese Herausforderungen anzugehen, lohnt es sich, den Fokus auf die Vorteile von Microsoft 365 zu legen und Ihre Teams zu motivieren, auf integrierte Lösungen zu setzen.
Mit diesen 5 Schritten zur effektiven Nutzung von Microsoft 365
In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden verfolgen wir einen strukturierten Ansatz, der in mehrere Stufen unterteilt ist.
Schritt 1: Sensibilisierung der Mitarbeitenden
Zunächst informieren wir die Mitarbeitenden über die Risiken von Drittanbietertools. Zu den häufigsten Problemen gehören:
- Datenverlust: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, besteht die Gefahr, dass wichtige Daten verloren gehen.
- Fehlende Backups: Oftmals gibt es keinen klaren Backup-Plan für externe Tools, was zu einem hohen Risiko führt.
- Unklare Sicherheitsrichtlinien: Häufig werden private Verträge verwendet, die nicht ausreichend geschützt sind und vielleicht sogar Daten in andere Länder speichern.
- Gesetzesverstöße: Kritische Informationen, die das Unternehmen oder sogar das Land verlassen, können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
- Lizenzverstöße: Die Nutzung von Werkzeugen, die nur für den privaten Gebrauch gedacht sind, kann zu weiteren Problemen führen.
Schritt 2: Nutzungserfassung
Identifizieren Sie, welche Drittanbietertools im Einsatz sind. Häufig zeigt sich, dass Ihre Mitarbeitenden auf Alternativen ausweichen, weil sie nach produktiveren Lösungen suchen. Dieses Bedürfnis können Sie durch die passende Microsoft 365-Anwendung abdecken.
Schritt 3: Gezielte Maßnahmen
Auf Grundlage der gesammelten Erkenntnisse entwickeln wir gezielte Maßnahmen. Ein Beispiel: Wenn Dropbox häufig genutzt wird, starten wir eine Kampagne, die die Vorteile von OneDrive for Business und SharePoint hervorhebt. Wir verzichten auf den erhobenen Zeigefinger und bieten stattdessen hilfreiche Inhalte an. So zeigen wir den Mitarbeitenden aktiv, wie sie ihre Dateien von Dropbox zu Microsoft 365 migrieren können, und verdeutlichen die Vorteile der integrierten Lösungen.
Schritt 4: Vorteilsdarstellung
Kommunizieren Sie die Vorteile von Microsoft 365 klar und praxisnah. Erklären Sie, wie Tools wie Teams und SharePoint die Zusammenarbeit fördern, und heben Sie hervor, dass der Copilot zum Beispiel nur auf Informationen zugreifen kann, die innerhalb von Microsoft 365 verfügbar sind.
Schritt 5: Nachverfolgung und Feinjustierung
Überprüfen Sie, ob sich das Nutzungsverhalten Ihrer Teams ändert, und analysieren Sie interne Hürden, die die Nutzung von Microsoft 365 einschränken könnten. So können Sie gezielt Anpassungen vornehmen und die User-Experience verbessern.
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Ihre Mitarbeitenden lernen in den unterschiedlichen Lernformaten (Themen-Kampagnen, Lernvideos, Cheatsheets, usw.) und Live-Sessions genau die Funktionen von Microsoft 365 kennen, die sie in ihrem Arbeitsalltag auch wirklich benötigen. Das ist nicht nur praxisnah, sondern fördert auch die Eigenständigkeit und Effizienz Ihrer Teams. Mit unseren maßgeschneiderten Lerninhalten holen wir Ihre Mitarbeitenden genau dort ab, wo sie stehen, und bieten ihnen das Wissen, das ihnen im Alltag wirklich hilft. So steigern wir nicht nur die Effizienz, sondern auch die Datensicherheit im Unternehmen.
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