Briefing Juni 2022

von Thomas Maier | 1. Juni 2022 | 💻 Modern Work Manager

Modern Work mit Microsoft – Briefing Juni 2022

📣 Microsoft 365 – Neuerungen

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?!

Shared Channels in Microsoft Teams sind da!

Was das bedeutet: Standardmäßig sehen alle Mitglieder eines Teams auch alle Kanäle. Vor einiger Zeit gab es dann als Neuerungen die „privaten Kanäle“: Damit konnten Sie den Kreis der Mitglieder des Teams einschränken, der auf einen solchen Kanal zugreifen darf. Mit den „shared Channels“ bekommen Sie nun die Möglichkeit genau das Gegenteil zu tun: Sie können den Kanal mit Personen freigeben, die nicht in Ihrem Team sind. Haben Sie es schon ausprobiert?

Dazu haben wir natürlich auch ein passendes Lernvideo: Kanäle freigeben für Nicht-Team-Mitglieder.

Präsentationen und Vorträge mit Microsoft Teams

Präsentationen und Vorträge mit Microsoft Teams werden immer besser und einfacher. Nachdem nun die PowerPoint-Referentenansicht in Teams verfügbar ist um eine PowerPoint Datei zu teilen, lässt nun auch der Moderatoren-Modus weitere Einstellungen zu: Das Bild vom Sprecher wird vor einen geteilten Bildschirm gesetzt und kann in Größe und Position variiert werden.

Videos in Stream on SharePoint

Ihre Videos in Stream on SharePoint lassen sich nun auch mit Untertitel und Vorschaubild ausstatten. Auch dazu gibt’s alles in unserem neuen Video!

Auch hierzu haben wir ein neues eLearning Video rund um SharePoint und Stream: Metadaten für Videos – Titel, Beschreibung und Vorschaubild ergänzen

⭐ Kompakt-News für Manager

Die von vielen lange erwarteten „Shared Channels“ in Microsoft Teams stellen uns vor eine administrative Herausforderung, zumindest bei der Nutzung mit externen Personen: Es muss zuerst eine „Beziehung“ zwischen zwei Microsoft 365 Umgebungen eingerichtet werden. Das muss jeweils der Administator der Umgebung tun und die Funktion ist standardmäßig abgeschaltet. Es wird sich also zeigen, ob Unternehmen künftig einen Prozess etablieren um eine solche Beziehung einzurichten, oder ob das bereits das „Aus“ für Shared Channels bei der externen Zusammenarbeit bedeutet.

Stream Classic wird irgendwann abgekündigt. So viel steht fest. Damit Ihre Anwender nicht weiterhin fleißig Videos dort ablegen kann der Administator nun einen Hinweis beim hochladen neuer Videos ausgeben und auf das neue „Stream on SharePoint“ hinweisen.

📅 Tipps und Tricks des Monats

PDF Dateien am Smartphone bearbeiten und signieren

Müssen Sie manchmal PDF Dateien unterschreiben oder möchten
Sie einen Kommentar darauf anfügen: Mit der OneDrive App auf Ihrem Smartphone geht das ganz einfach. Mehr Infos dazu gibt’s in unserem neuen Video dazu!

Antwort auf eine bestimmte Nachricht im Chat

Große Gespräche im Chat? Manchmal ist es nicht ganz einfach den Überblick zu behalten. Nutzen Sie beim Antworten die „Zitieren-Funktion“: Wischen Sie am Smartphone über die Nachricht, die Sie gerade beantworten möchten, um sich darauf zu beziehen! Dies ist übrigens auch in der Desktop-App auf Ihrem PC möglich.

Regelmäßige Aufgaben definieren

Sie haben Aufgaben, die Sie in einem gewissen Rhytmus immer wieder zu erledigen haben? Das Prüfen von Unterlagen, das Informieren von Kollegen oder das Erstellen eines Newsletters könnten solche Aktivitäten sein. Mit Microsoft To Do lassen sich nun auch Wiederholungen für wiederkehrende Aufgaben festlegen.

Dateiablage in Teams

Manche Funktionen sind in Teams bei der Dateiablage gut versteckt: Kennen Sie schon die Möglichkeit auf die Versionierung zuzugreifen oder den Papierkorb aufzurufen?

🎬 Die Neusten Videos

Einstellungen und Signatur für alle Geräte in der Cloud speichern
Kommentare und Anmerkungen in Mails automatisch kennzeichnen
Mails verschlüsselt versenden – OME
Teams Besprechung zum Standard für neue Kalendereinträge machen
Zero Inbox – Leerer Posteingang am Ende des Tages – Mailbearbeitung und Verwaltung
Wo verwalte ich meine Aufgaben – Outlook To Do Planner oder Tasks

Besprechung für alle beenden oder verlassen
Effektivere Besprechungen – Flipped Meeting mit Teams
Geteilten Bildschirminhalt zoomen
Hintergrundgeräusche in Besprechungen unterdrücken
Praise – Lob aussprechen in Teams
Teams Kanal anheften
Unterhaltungen ausdrucken oder als PDF speichern
Chatte in Teams mit mir – Link zu meinem Teams-Profil in die Signatur aufnehmen
Sicherheitslücke im Team schließen – Mitglieder können alle Dateien freigeben

Limits und Grenzen in Planner
Besprechungen und Tagesordnungspunkte mit Planner organisieren

Whiteboard in Teams Kanal einbinden
Whiteboard wird in der Besprechung nicht aufgezeichnet – Lösung

Alle Aufgaben im Blick – Tasks in Teams

Elemente schnell schön anordnen – PowerPoint Auto Fix
PowerPoint Präsentationen barrierefrei gestalten

Besprechungen aufzeichnen
Überblick behalten – OneDrive ist die Dateizentrale für SharePoint und Teams

Inhaltsverzeichnis in OneNote anlegen
Meeting notes and meeting minutes

Metadaten für Videos – Titel Beschreibung und Vorschaubild ergänzen

Ordnung in Forms – Formulare sortieren und löschen
Umfragen für Besprechungen vorbereiten und nutzen

Regeln Benachrichtigungen und Erinnerungen für Listen einrichten

📅 Termine bei der 365 Akademie

🎓 News aus der 365 Akademie

Neuerungen von Microsoft 365 im Griff Beitragsbild

Wie gehen Ihre Anwender mit dem Evergreen von M365 um

💬 Community & Experteninterview

Power Automate (Flow) vs. Nintex Beitragsbild

Kommt Office 365 beim Nutzer an? Verwendungsberichte auswerten!

📅 Termine aus der Modern Work Welt

Kennen Sie eigentlich unseren Learning as a Service? Hier gibt’s einen Überblick!

Lerninhalte rund um den modernen Arbeitsplatz

Ich freue mich darauf Sie kennenzulernen!

Ihr

Sebastian Bednarz

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Unterwegs mit Teams – die mobile App

von Thomas Maier | 31. Mai 2022 | 🖼️ Cheatsheet

Mit Teams werden Tablet und Handy bei vielen Mitarbeitenden zum mobilen Büro. Microsoft Teams bietet viele Vorteile für das Arbeiten von unterwegs oder auch auf Dienstreisen.

Unsere Top – Vorteile der Nutzung von Teams auf dem Smartphone:

Teams bietet vielseitige Formatierungstools für Nachrichten und Dokumente
Dateien bis zu 15 GB können versendet werden
Online-Meetings, Gruppenchats, Video- und Webkonferenzen sowie Telefonanrufe können über die Teams App getätigt werden
Chats, Nachrichten, Kalenderinformationen und Benachrichtigungen werden in Microsoft Teams zwischen dem Desktop-PC und den mobilen Geräten automatisch synchronisiert
Auch vom Smartphone aus kann auf Chats, Dateien und Teams zugegriffen werden
Teams ist auf allen Geräten verfügbar
Die Office 365 Apps sind in Teams direkt integriert. Damit können beispielsweise Word-, Excel- oder PowerPoint Dokumente parallel mit den Kollegen auch am Handy bearbeitet werden

Cheatsheet für Ihre Mitarbeitenden

Wir haben die 8 wichtigsten Tipps für Ihre MitarbeiterInnen, für die Nutzung von Microsoft Teams auf dem Handy in einem Cheatsheet für den idealen Überblick, zusammengefasst. Sie erhalten hier einen Überblick über folgende Themen:

Anrufe

Chat

Status festlegen

Tasks

Kalender

Aktivitäten

Teams

Nachrichten verwalten

Button zum Lernpfad (nur für Modern Work Team-Mitglieder)

Lernpfad „Telefonieren mit Teams“

Passend dazu haben wir ebenfalls einen Lernpfad mit verschiedenen Lernvideos rund um die Telefonie mit Teams erstellt. Mit diesem Lernpfad „Telefonieren mit Teams“ können Ihre MitarbeiterInnen einen umfangreichen Überblick über die mobile Version von Microsoft Teams erhalten.

Hier finden Sie einen kleinen Einblick in die eLearning-Videos des Lerpfades „Telefonieren mit Teams“:

Voicemail einrichten – Anrufbeantworter

Stellvertreter einrichten

Umleitung einrichten

Besprechung per Telefon beitreten

Telefonate von einem Gerät an das andere übergeben

Modern Work braucht Modern Learning

Möchten auch Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden halten über die Möglichkeiten, neuen Funktionen und Use-Cases in Microsoft 365? – Möchten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben selbstorganisiert, ganz im Sinne des Modern Work Gedankens, sich über die Apps und Funktionen in Microsoft 365 zu informieren?

Dann kommen Sie gerne auf uns zu und wir stellen Ihnen die Möglichkeiten und Mehrwerte unseres Services zu Modern Work mit Microsoft 365 vor.

Ich freue mich darauf Sie kennenzulernen!

Ihr

Sebastian Bednarz

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Experteninterview mit Ingrid Gerstbach: Die Kunst der Online-Moderation

von Thomas Maier | 30. Mai 2022 | 💡 Experteninterviews

Zu Gast im Experteninterview durften wir Ingrid Gerstbach bei uns Willkommen heißen!

Was sollte ein guter „Online-Moderator“ tun?

Auf diese und noch weitere Themen gab uns Ingrid Gerstbach einen umfassenden Überblick. Zum Thema „Die Kunst der Online-Moderation“ hat Ingrid Gerstbach ein Buch geschrieben. In diesem veröffentlichte Sie Tools, Ideen und Tipps für die erfolgreiche Umsetzung!

Zum Buch geht’s hier: Die Kunst der Online-Moderation – Gerstbach Design Thinking

Die Themen des Interviews:

Was sind die Herausforderungen bei der Online Moderation?
Was sollte ein guter „Online-Moderator“ tun?
Welche Methoden sind die Besten?
Ihr Buch: „Die Kunst der Online-Moderation“

Ingrid Gerstbach

Design Thinking Expertin, Autorin, Wirtschaftspsychologin, Design bei GERSTBACH.at

Ingrid Gerstbach ist Design Thinking Expertin, Autorin, Wirtschaftspsychologin bei GERSTBACH.at. Sie hat bereits 7 Bücher, die als Best- und Longseller gelten, geschrieben. Ihr 8. Buch ist in Arbeit und Sie wurde mehrfach im Bereich Beratung ausgezeichnet.

Lernvideos zu den Breakout Rooms

Bietet Microsoft 365 mehr, als derzeit in Ihrem Unternehmen genutzt wird? Wir bieten Ihnen das eLearning, welches am Besten zu Microsoft 365 passt!

Passend zur Online-Moderation, haben wir von der 365 Akademie, eLearning Videos zu den Breakout Rooms für Ihre MitarbeiterInnen zusammengestellt. Unsere Videos sind abgestimmt auf Ihre AnwenderInnen und Ihre Microsoft 365 Umgebung. Die eLearnings werden monatlich aktualisiert und stehen im Moment of Need für Ihre MitarbeiterInnen zur Verfügung.

Ein kleiner Einblick in unsere Breakout Room – Videos:

Breakout Rooms in Teams - Gruppenräume

Breakout Rooms - Die alternative mit mehr Funktionen

Gruppenräume - verwalten durch andere Person - Moderator festlegen

Gruppenräume - vorbereiten für die nächste Online Besprechung

Hier finden Sie einen Überblick über unsere Lerninhalte und Demovideos.

Bei Fragen rund um unseren Learning-as-a-Service können Sie jederzeit gerne Kontakt mit uns aufnehmen!

Stummschaltung per Tastenkombination vorübergehend aufheben

von Thomas Maier | 30. Mai 2022 | 🎬 Videos

Kennen Sie schon unser neues Quick-Tipp Video rund um die Kommunikation mit Teams?

Möchten Sie während einer Besprechung nur kurz etwas sagen? Nutzen Sie die „Push-to-talk“ Funktion: Durch drücken von STRG + LEERTASTE wird Ihr Mikrofon kurz aktiviert. Lassen Sie die Tasten los, sind Sie automatisch wieder stummgeschaltet.

📚 Zusätzliche Informationen

Mehr Informationen über unsere Videoserie „Produktiver Arbeiten mit Microsoft“ finden Sie hier.

📑 Weitere Playlists und Demo-Videos

🎞 🔔 Sie möchten weitere Videos von uns schauen?

Dann wechseln Sie schnell zurück zu unserem Kanal und abonnieren ihn gleich!

🦸‍♀️ Werden Sie Teil unserer kostenfreien 365 Champions Community in Teams!

🤜🤛 Vernetzen Sie sich mit uns

Home-Office & hybrides Arbeiten

von Thomas Maier | 27. Mai 2022 | 📅 Webinare, 📚 Change to Modern Work-Paket

Unser Webinar zu unserem Change to Modern Work – Paket „Home-Office & hybrides Arbeiten“

Home-Office ist ein fester Bestandteil der Arbeitswelt geworden, doch was muss ich als Mitarbeiter im Home-Office wissen, damit ich ideal mit den Tools von Microsoft 365 von zu Hause aus Arbeiten kann. Durch Home-Office ist auch das Thema „hybride Arbeiten“ entstanden. Teams arbeiten über Büros, Home-Office und von unterwegs aus zusammen.

Damit Ihre Mitarbeiter:innen das nötige Wissen und die Skills erlenen, die ein effektives Home-Office bzw. hybrides Arbeiten mit Microsoft 365 möglich machen, haben wir ein passendes Change to Modern Work – Paket zusammengestellt!

Erfahren Sie in dieser Session welche Inhalte das Change to Modern Work – Paket „Home-Office & hybrides Arbeiten“ enthält und wie wir die Inhalte in Ihre Microsoft 365-Umgebung integrieren.

Was braucht es für erfolgreiches Home Office Führung

Mehr Informationen zu unseren Change to Modern Work Paketen

Interessieren Sie sich für unser Change to Modern Work Paket und haben unser Webinar verpasst?

Als Mitglied unseres Modern Work 365 – Manager Teams in Teams haben Sie die Möglichkeit die Webinar-Aufzeichnung, sowie die Präsentation nachträglich anzuschauen.

Hier können Sie sich zum Team anmelden:

Sie möchten wissen, wie genau ein Change to Modern Work – Paket aufgebaut ist und wie diese Sie und Ihre Mitarbeiter im täglichen Arbeiten mit Microsoft 365 unterstützt?

Kommen Sie gerne auf uns zu!

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

Buchen Sie einen Termin mit unserem M365-Learningspezialisten!

Ich freue mich darauf Sie kennenzulernen!

Tiefer eintauchen: New Work Enablement

Termin mit dem M365 Learning-Spezialisten vereinbaren!

Vereinbaren Sie jetzt Ihr kostenloses und unverbindliches Erstgespräch.

Lassen Sie uns über Ihre Ziele in Bezug auf das Thema modern Work mit Microsoft 365 sprechen und erfahren Sie, wie wir Sie und Ihre Mitarbeitenden dabei Entlasten können!

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Sie erreichen mich auch per ✉️ Mail, 🤝LinkedIn, 💬 Teams-Chat oder 📞telefonisch unter +49 (0) 8224 99792-55.

Das perfekte Learning Konzept für Office 365

von Thomas Maier | 25. Mai 2022 | ✅ Checklisten

Wie können Ihre MitarbeiterInnen im modernen Arbeitsalltag auf dem laufenden bleiben?

Office 365 bietet viele verschiedene Apps und Funktionen. Diese werden auch noch ständig weiterentwickelt. Daher bedarf es einem kontinuierlichen Wissenstransfer, um auf dem aktuellsten Stand der Dinge zu bleiben. Eine einmalige Schulung ergibt somit wenig Sinn. Erfahren Sie in unserer Checkliste, wie Sie ein modernes Learning Konzept für Office 365 und Microsoft 365 für Ihre AnwenderInnen erstellen.

Modern Work braucht Modern Learning

Mit der Umstellung auf Office 365 möchten viele Unterhnehmen einen Schritt in Richtung Modern Workplace machen. Versuchen Sie dies auch direkt im Schulungskonzept von Office 365 vorzuleben. Eine stundenlange Präsenzschulung passt da nicht dazu.
Geben Sie Ihren Nutzern die Möglichkeit, sich direkt am Arbeitsplatz weiterzubilden, dann wenn das Wissen benötigt wird – Stichwort: Learning on demand! So bleibt bei den Mitarbeitern auch das meiste Wissen hängen, denn der Großteil der Lernaktivitäten findet am Arbeitsplatz statt und nicht im Schulungsraum.

Damit der Mitarbeiten sich hierfür im Arbeitsalltag keine größeren Zeitfenster frei schaufeln muss und länger vom produktiven Arbeiten abgehalten wird, sollten die Lerninhalte kurz und prägnant dargestellt werden. Versuchen Sie hierbei auch das Wissen zielgruppenspezifisch bereitzustellen, denn nicht jeder Anwender muss alle Funktionen aus Office 365 kennen und beherrschen.

Weitere relevante Rahmenbedingungen zur adäquaten Schulung von Office 365 finden Sie in unserer Checkliste.

Button zur Checkliste (nur für Modern Work Team-Mitglieder)

Das Learning Konzept der 365 Akademie

Passend dazu haben wir ein Youtube-Video, indem Thomas Maier Ihnen das Learning Konzept der 365 Akademie vorstellt.

Außerdem finden Sie auf unserem Kanal viele unserer Demovideos, Experteninterviews und Aufzeichnungen unserer monatlichen News-Sendung.