Funktionen erklären: Am leichtesten für den Trainer…

Lerninhalte werden zuerst einmal von einem Trainer überlegt und konzipiert: Der Trainer hat dabei den Blick auf das Werkzeug: zum Beispiel Word, Excel, Outlook oder Teams.

Das Menüband ist keine Agenda

Auf Basis einer App entsteht dann ein Kurs – und dieser erklärt dann schön die Funktionen im Menüband, von links nach rechts, was man denn mit jedem der vielen Knöpfe machen kann. Das ist aus Sicht des Trainers, aus Sicht der App auch sehr vernünftig. Doch kein Anwender der Welt nutzt eine App von links nach rechts – sondern man setzt sich an einem PC um etwas zu erledigen.

Schon allein die Konzentration auf EINE App ist für eine Schulung sehr fraglich: Immerhin stehen mit Microsoft 365 über 30 verschiedene Apps zur Verfügung!

Von der Funktion zur Umsetzung

Oftmals ist eine Vielzahl von Funktionen notwendig, um eine Aufgabe zu erledigen. Mittlerweile überschreitet das auch oft die Grenzen von einzelnen Apps: Man beginnt mit der Erstellung eines Dokuments in Word, dies wird in OneDrive gespeichert und über Teams geteilt. Anschließend kommt noch eine Umfrage in Forms mit dazu.

So sieht der Alltag aus. Aber oftmals nicht unsere Lernwelt: Hier wird schön in Schubladen gedacht. Heute öffnen wir die Schublade Excel. Somit ist die Lösung für jedes Problem Excel. Morgen schauen wir in die Schublade Word.

Doch der Weg von einzelnen Funktionen hin zu einem effektiven Arbeitsprozess, diese Transformation zu leisten, ist lange und oftmals für den Anwender schwierig. Auch weil es nicht „den einen Weg“ gibt. Sondern eine Vielzahl an Möglichkeiten.

Transformation benötigt viel Wissen – das Kostet Zeit

Es gibt tausende Seiten an Wissen über eine Erkrankung: Doch zum Schluss verordnet Ihnen Ihr Arzt vielleicht nur eine Tablette. Er präsentiert Ihnen eine Lösung.

In der IT Welt gehen wir oft anders vor: Wir sprechen nicht mit dem Lösungsberater, sondern präsentieren unseren Anwenderinnen und Anwendern die tausend Seiten Wissen. Doch das ist völlig oversized. Das war in Ordnung, als die IT Welt aus vier Produkten bestanden hat und diese jeweils 10 Funktionen hatten. Hier war es absolut sinnvoll und vermutlich für alle beteiligten das effizienteste jedem Anwender diese Funktionen zu vermitteln. Doch die heutige IT Welt ist komplex. Alleine Microsoft 365 bietet über 30 verschiedene Apps – und zu fast jeder App gibt es Kompendien mit mehreren hundert oder tausend Seiten. Warum sollte das ein Anwender alles Wissen? Vor allem jemand, dem sein Fokus nicht in der IT liegt, sondern in einem ganz anderen Fachbereich. Die IT ist also völliger „Nebenkriegsschauplatz“.

Intelligente Transferdesigns: Blickrichtung wechseln

Anstatt nun also aus Sicht des Trainers oder der App zu schauen, versuchen wir die Blickrichtung des Nutzers einzunehmen. Damit kommt der Lerner einfacher und schneller in die Umsetzung und verschwendet weniger Zeit mit unnützem Wissen.

Was möchte der oder diejenige tun?

Und wie kann das mit Microsoft 365 gelöst werden?

Unsere Grundregeln dabei:

1. Niederschwelliger Einstieg („Ich finde den Anfang“)
2. Kürzer als 10 Minuten („Nicht länger als ein Telefonat“)
3. Hohe Erfolgswahrscheinlichkeit („Ich kann das schaffen“)
4. Große Anwendungswahrscheinlichkeit („Das kann ich brauchen“)
5. Fokussiert auf den Praxisrelevanz („Unmittelbarer nutzen“)

Beispiele: How To´s

Hier sehen Sie eine Auswahl an beliebten How To´s die wir in der Vergangenheit zusammen mit den Anwenderinnen und Anwendern bei unseren Kunden realisiert haben:

Ihre Meinung

Was denken Sie? Wie nützlich sind How To Erklärungen für den Arbeitsalltag? Sehen Sie den Mehrwert?

Schulungsmaterial schlecht bewertet?

Kennen Sie die Herausforderung, dass Schulungsmaterial und Inhalte schlecht bewertet werden, da etwas gezeigt wird, was in der Realität gar nicht vorhanden ist?

Microsoft 365 bietet viele Abweichungen vom Standard

Microsoft 365 bietet durch die individuelle Anpassbarkeit für Unternehmen eine ganze Reihe solcher „Stolpersteine“: Diese werden in Standard-Material gezeigt, sind aber bei Unternehmen oft deaktiviert.

Darüber hinaus gibt es unterschiedliche „Pläne“ und Lizenzen: Davon hängt ab, wie viele Apps jemand nutzen kann, bzw. welche Version einer App (z.B. Power BI oder Power BI Pro).

Einzelne Apps können generell für Ihr Unternehmen deaktiviert sein. Es gibt über 30 verschiedene Apps, die in Microsoft 365 enthalten sind. Und es passiert häufig, dass einige davon nicht verfügbar sind.

Frustration: Die Herausforderung für Ihre Nutzer

Für den Konsumenten von Lernmaterial ist das nervig: Stellen Sie sich vor, Sie sehen sich ein Lernvideo an, oder vielleicht sogar mehrere. Denken darüber nach. Arbeiten sich ein. Machen sich Notizen. Sie entwickeln vielleicht sogar einen Plan wie Sie mit dieser Funktion arbeiten werden, oder einen Prozess ändern könnten. Dann geht es um die Umsetzung: Sie können die Funktion einfach nicht finden. Sie beginnen nochmal im Schulungsmaterial nachzuschauen und nachzulesen. Auch das kostet erneut Zeit. Sie stellen fest, dass es die Schaltfläche bei Ihnen gar nicht gibt. Als nächstes prüfen Sie das bei Ihren Kolleginnen und Kollegen. Danach kontaktieren Sie den IT Support. Nach einigem Hin- und Her und dem Versand von Screenshots von Ihrem Bildschirm und dem Schulungsmaterial stellt sich heraus: „Das wurde bei uns abgeschaltet oder ist noch gar nicht aktiviert!“. Wie sehr motiviert Sie das…?

Häufige Stolperfallen: Was oft abgeschaltet wird

Es gibt „große“ und „kleine“ Funktionen, die in vielen Umgebungen deaktiviert werden können. Sehr häufig begegnen und Einschränkungen bei diesen Punkten:

• Ist das externe Teilen erlaubt?
• Ist die Telefonie-Funktion in Teams eingerichtet? (Festnetz-Nummer)
• Dürfen Dritt-Anbieter-Apps verwendet werden (z.B. YouTube in SharePoint oder Teams)
• Dürfen Besprechungen aufgezeichnet werden?
• Dürfen Nutzer selbständig Teams anlegen)
• Sind private Kanäle und geteilte Kanäle in Teams aktiviert?
• Wurden die „Outlook-Plus-Adressen“ deaktiviert?
• Ist die „Übersetzen-Funktion“ in Word, Outlook und Teams deaktiviert?
• Kann mobil gearbeitet werden (Zugriff über Smartphones usw.)?
• Kann von unterwegs gearbeitet werden?

Keine gute Lösung: Basis-Inhalte

Viele Anbieter von Schulungsmaterial reduzieren Ihre Inhalte einfach auf die absolute Basis „was bei jedem geht“. Doch damit wird viel Potential von Microsoft 365 verschenkt: Zu viele Möglichkeiten und Funktionen werden dabei nicht beleuchtet oder bleiben außen vor!

Verschenken Sie nicht die Change auf modernes arbeiten, indem Sie in Ihrem Schulungsmaterial nur eine Minimalversion dessen zeigen. Gerade die neun Funktionen bieten eine großen Mehrwert und ebnen den Weg hin zum modernen Arbeitsplatz.

Wie kann Frustration vermieden werden? Individuelles Schulungsmaterial

Am Anfang einer Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden klären wir, wie dessen Umgebung aussieht. Wir haben dazu eine Checkliste entwickelt mit den häufigsten Anpassungen, welche wir dann mit dem Kunden besprechen. Zusätzlich werden auch noch die „Wissens-Ziele“ abgeklärt und die Zielgruppen im Unternehmen: Immerhin ist nicht alles, was Microsoft 365 bietet für jeden Anwender und jedes Unternehmen gleich interessant.

Bereits seit der Aufnahme unseres ersten Videos haben wir damit begonnen, alle Inhalte zu katalogisieren und zu verschlagworten: So können wir auf individuelle Einschränkungen reagieren.

Wir nutzen von vielen Erklär-Filmen auch A-, B- und vielleicht noch eine C-Version: Je nach Einstellungen bei Kunden wird unterschiedlicher Content geliefert. Einzelne Video-Cluster spielen wir nur aus, wenn die Funktion vorab geprüft wurde und zur Verfügung steht.

Unsere Videoserie ist auch darauf ausgelegt, Content passend bereitzustellen: Verfolgt Ihr Unternehmen eine Roadmap, bei der einzelne Funktionen oder Apps erst nacheinander freigeschaltet werden? Dann halten wir mit der Auslieferung Schritt – und stellen immer das passende Material zur Verfügung.

Ihre Meinung

Was denken Sie? Ist Ihnen in der Vergangenheit die Herausforderung schon begegnet? Wie gehen Sie damit um?

Haben Sie Ihr Schulungsmaterial rund um Office 365 angepasst und auf Ihre IT abgestimmt?

Du oder Sie? Kommt Ihnen das bekannt vor? Nicht nur im Alltag, sondern auch im digitalen Umfeld haben Sie sich diese Frage bestimmt schon gestellt.

Die Entscheidung ist nämlich oft gar nicht so leicht. Da ist es im englischen doch schon viel angenehmer, denn hier existiert diese Thematik gar nicht. Das merken auch wir in der 365 Akademie mit unseren Inhalten. Englisch – kein Problem – Deutsch – Du oder Sie?

Du oder Sie – Unternehmenskultur

Meist hat sich eine gewisse Unternehmenskultur entwickelt und auch das Unternehmen verwendet eine bestimmte Ansprache in der internen Kommunikation. Ist dies der Fall, dann hat sich die Entscheidung schnell getroffen, oder?

Du oder Sie – Zielgruppe

Wichtig kann auch die Zielgruppe sein. Wer ist die Zielgruppe, die angesprochen werden soll, fühlt sich diese direkter und auch emotionaler abgeholt? Klar ist dies nicht immer eindeutig, da es immer Personen geben wird, die das Sie oder das DU bevorzugen. Ebenso ist auch das Thema, das zum Beispiel In einem Lernvideo vermittelt wird, ein wichtiger Punkt.

Konsistenz

Wurde sich für eine Form entschieden, sollten Sie diese auch konsistent verwenden. Nichts ist schlimmer als einmal mit Du und dann wieder mit Sie angesprochen zu werden.

Lerninhalte der 365 Akademie

Wir haben uns in der 365 Akademie auf das Sie in unseren deutschen Videos entschieden (unsere englischen Videos haben diese Entscheidung nicht benötigt 😋).

Zum einen ist das Thema Microsoft 365 kein hoch-emotionales zum anderen werden unsere Lerninhalte auch in größeren Unternehmen auf den verschiedensten Ebenen und von den unterschiedlichsten Personen angeschaut.

Doch was ist, wenn die Unternehmenskultur hier ein eindeutiges Du kommuniziert? – Dann gibt es die Texte in unseren Lernpfaden sowie in unserer Kommunikation neuer Lerninhalte, Funktionen und Möglichkeiten in Microsoft 365, in einem Du formuliert.

Ihre Meinung?

Was denken Sie? – Wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen aus? – Welche Ansprache bevorzugen Sie und welche denken Sie, ist die richtige für Lernvideos?

Mit unserem eLearning Angebot wollen wir nicht „noch ein weitere Content-Anbieter“ sein – sondern wir sehen uns als Alltagsbegleiter für die täglichen Anforderungen der AnwenderInnen.

Die Begleitung des individuellen Lernprozesses steht bei uns im Fokus – nicht das bloße abarbeiten von eLearning-Kurseinheiten. Die Erfüllung der Nachfrage der Lernenden steht im Mittelpunkt.

Wir nutzen dazu die Methoden des agilen Lernens. Diese erfüllen die Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365.

Warum nur ein agiles Lernkonzept zu Microsoft 365 passt

Unternehmen und die Anforderungen an Mitarbeitende ändern sich schneller als früher – das wissen wir seit der digitalen Transformation und dem Ausrufen der „VUKA-Welt“. Microsoft 365 steht im Kern des digitalen Arbeitsplatzes – und entwickelt sich ebenfalls schnell weiter, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Microsoft 365, das heißt über 30 verschiedene Apps, nahezu jede davon kann mit ihren Funktionen wohl ein 1000-Seitiges Buch füllen. Und alle entwickeln sich ständig weiter…

Klassische Trainingsangebote im Gießkannenprinzip passen nicht zu dieser Welt und auch nicht zu Microsoft 365. Zu groß ist das mögliche Wissen, zu speziell und unterschiedlich der tatsächliche Bedarf der Mitarbeitenden.

Wie die 365 Akademie agiles Lernen umsetzt

Wir stellen Wissen anders bereit, wie es viele Lerner vom klassischen eLearning gewohnt sind: Wir versuchen dabei die Grenzen zwischen Lernen und Arbeiten nicht mehr spürbar zu machen. Das Lernen soll sich „natürlicher“ anfühlen:

• Nachfrageorientierter:
  Treibend ist für uns nicht nur, was Microsoft 365 kann und was es neues gibt – sondern was denn im Alltag von den AnwenderInnen gebraucht wird. LernerInnen stehen im Zentrum – nicht das zu schulende Produkt.
• Individueller:
  Wissen wird bei uns angepasst an die verschiedenen Zielgruppen sowie die technischen Anforderungen der Umgebung des Kunden.
• Kontextbezogener:
  Das Lernmaterial wird nicht durch Funktionen aufgeteilt und getrennt – sondern anhand von Themen geclustert und zusammengeführt. So finden LernerInnen alles an einem Ort zu einem Thema. Wir präsentieren dazu verschiedene Einheiten: Videos, Lernpfade und „Change to Modern Work-Pakete“. Außerdem werden die Inhalte auf Wunsch nicht nur in einem LMS präsentiert, sondern direkt in den Apps von Microsoft 365!
• Kollaborativer:
  Durch die Integration in Microsoft 365 verfließt „Lernen“ und „Arbeiten“: Lern Snacks erscheinen in den üblichen Benachrichtigungen des Arbeitsalltages – es gibt keine Trennung der Lerninhalte. Somit stehen sie auch schnell zur Verfügung und können mit anderen geteilt werden.

Rahmenbedingungen bei unseren Kunden

Bei vielen unseren Kunden herrscht ein „Lernfreundliches Klima“: Es gibt eine Kultur des Lernens und einen guten Umgang mit Fehlern. Damit steigt auch die „Risikobereitschaft“ bei den Lernenden etwas Neues auszuprobieren und sich damit zu verbessern.

Dazu kommt die wichtige Rolle der Führungskräfte: Zum einen das Verständnis für Lernzeit und die Kenntnis um deren Wichtigkeit, sowie die Vorbildfunktion.

Wir stellen fest, dass unsere Kunden sich beim Reifegrad 2-3 bewegen:

Reifegrad von Lernen im Arbeitskontext

Anforderungen an die Lernenden: Sind Sie bereit?

Agiles Lernen ist ein Prozess – und auch die Einführung selbst, ist ein „Lernprozess“ bei den Lernenden. Es werden bereits einige Kompetenzen von ihnen verlangt, bevor das richtige „Lernen“ überhaupt losgeht:

• Die Lernenden können ihren eigenen Lernbedarf ermitteln und Lerninhalte selektiv konsumieren.
• Die Lernenden können sich selbst organisieren können, um Lernzeiten in den Arbeitsalltag zu integrieren.
• Die Lernenden verfügen über eine digitale Grundkompetenz.

Im April 2023 wird die Funktion des Teams Wikis abgeschafft

Teams Wikis und Besprechungsnotizen werden abgeschafft – was ist jetzt zu tun? In unserem Summary bekommen Sie einen Überblick: 

In unserer Modern Work Community haben wir die besten Quellen und Links in einem mehrseitigen Briefing für Sie gesammelt.

Inhalt des Briefings

• Was ist los? Der Überblick
• Wie dringend muss ich mich darum kümmern?
• Was sollte ich mit bestehenden Wikis machen?
• Künftige Notizen in Teams: OneNote
• Wie kriege ich das am besten an meine NutzerInnen verkauft?
• Gegenargumente
• Wer ist betroffen? Die Technik hinter einem Teams-Wiki
• Zeitplan
• Quellen

Austausch in unserer Modern Work  365 – Manager Community

Sind Sie für das Thema „Microsoft 365“, „Modernes arbeiten“ oder „Digitalisierung“ und „Change Management“ verantwortlich und arbeiten bei einem mittleren oder großen Unternehmen? Dann kommen Sie gerne ins Team!

Gehören Sie nicht zu dieser Zielgruppe? Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass wir Sie in dieses Team nicht aufnehmen können.

Die 365 Akademie begleitet Ihre Anwender beim „Digital Upskilling“ rund um den modernen Arbeitsplatz mit Microsoft 365.

Keine Trennung von Arbeit und Lernen

Unser Learning Content ist so konzipiert, dass er sich in den Arbeitsalltag integrieren lässt. Lernen und Arbeiten dürfen auch im Verständnis von „New Learning“ nicht getrennt sein.

LernerInnen beim selbstbestimmten Lernen unterstützen

Wir versuchen es zu vermeiden unsere Lerninhalte in die klassischen Schubladen zu stecken: Da ein Grundkurs, da ein Fortgeschrittenenkurs usw. Unser Ansatz ist es vielmehr den LernerInnen die Möglichkeit zu bieten, das zu Lernen was gebraucht wird. Nicht um des Lernens willen und auch nicht um ein Zertifikat zu erlangen. Sondern um die tägliche Arbeit zu erledigen.

Unser Fokus liegt deshalb auf Durchsuchbarkeit, dass die Lerninhalte im „Moment of Need“ schnell greifbar sind“, sowie der Orientierung an „How-To-Szenarien“ und Use-Cases anstatt an den Funktionen einer App.

Selbstbestimmte LernerInnen müssen nicht gegen ein Schubladen-System ankämpfen welches sich an den Apps und Funktionen orientiert um sich umständlich die Inhalte aus verschiedenen Kursen zusammensuchen, die nichts mit dem Arbeitsalltag zu tun haben.  Sie können direkt die Inhalte auffinden, die ihre persönlichen Wissenslücken füllen und damit zielgerichteter vorgehen.

Was ich nicht kenn und was ich nicht weiß, werde ich auch nicht suchen – und somit auch niemals finden. Da viele „Mythen“ und „Halbwissen“ rund um Microsoft 365 vorhanden sind, gehen AnwenderInnen oftmals von bestimmten Grenzen aus, welche sich aber in den letzten zwanzig Jahren deutlich verändert haben: Das alte Office Paket war deutlich beschränkter als das heutige Microsoft 365 Universum. Aus diesem Grund geben wir ständig Lern-Anregungen. Diese sind ebenfalls in den Apps des Alltags integriert: In Outlook, in Teams oder in Yammer. Hier werden dann Tipps und Tricks vermittelt, aber auch konkrete Hilfestellungen zu Herausforderungen aus dem Arbeitsalltag gegeben.

Kontinuierliche Kuration von Lerncontent

Ja, wir haben viel Content – doch nicht alles ist für jede/n relevant und nützlich. Das ist uns bewusst. Deshalb sind wir ständig am Sortieren und Kuratieren dieser Inhalte: Um diese möglichst passgenau ausspielen und präsentieren zu können. Gemeinsam mit unseren Kunden haben wir in der Vergangenheit bereits viele Lernpfade und Pakete konzipiert, die auf den Anforderungen der AnwenderInnen beruhen.

Mehr Informationen dazu finden Sie hier.

Die „Change to Modern Work“-Pakete bestehen dabei je nach Thema neben Videos aus Lernpfaden, Kommunikationsvorlagen, Cheatsheets und PDFs, Umfragen und Checklisten.

Diese Learning Cluster können NutzerInnen wiederrum zielgerichtet durch ein Thema oder einen Use Case führen. Vor allem beim Erschließen eines neuen Gebiets ist dies für AnwenderInnen sehr nützlich, da sie zu diesem Zeitpunkt in der Regel noch nicht über die Kompetenz verfügen die Inhalte selbst auszuwählen und zu suchen.

Kollaboratives Lernen ermöglichen

Microsoft 365 bietet hervorragende Möglichkeiten, um gemeinsam zu arbeiten: Diese Funktionen können AnwenderInnen auch nutzen, um unsere Lerninhalte gemeinsam zu nutzen, sich darüber auszutauschen oder diese zu empfehlen: AnwenderInnen haben alle Möglichkeiten zur Verfügung, welche sie aus ihrem Arbeitsalltag kennen, um mit Lerninhalten zu interagieren. Dafür werden die Inhalte in Teams, Yammer und SharePoint integriert.

Auf Wunsch richten wir auch eine Community rund um die moderne Zusammenarbeit ein – als zentraler Austausch und Kontakt-Platz für Ihre AnwenderInnen. Wir regen die Communtiy durch regelmäßiges Teilen von Neuerungen und neu erschienen Lerninhalten an.

Was wird benötigt? Wunschliste

Schnelligkeit und Agilität: Monatlich neuer Content

Lerninhalte in der modernen Arbeitswelt veralten schnell – das gilt besonders in Bezug auf Microsoft 365.

Wir brauchen keine Quartale und Jahre bis neuer Content und neue Themen den Weg in die Kundenumgebungen finden: Wir produzieren jeden Monat neue Learning-Snacks, Videos und How-To-Szenarien!

Bestehende Inhalte werden von uns ebenfalls baldmöglichst überarbeitet und erneuert. So konsumieren die LernerInnen immer aktuelles Material und müssen keine zusätzliche Tranformationsleistung erbringen weil zum Beispiel die Benutzeroberfläche zwischenzeitlich komplett anders aussieht. 

Ihre Meinung: Wo sehen Sie noch Verbesserungsbedarf

Ist Ihr Learning Content bereits nach diesen Maßstäben ausgerichtet? Wo sehen Sie noch Handlungsbedarf?