Modern Work mit Microsoft – Briefing April 2023

📣 Microsoft 365 – Neuerungen

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?!

Mit dem Copilot gibt es eine wirklich neue Art der Unterstützung: Was Microsoft mit Cortana (und mit Karl Klammer 😉) nicht geschafft hat, soll nun mit dem „Copilot“ Wirklichkeit werden: ein virtueller Assistent auf Basis künstlicher Intelligenz!

Für Teams Premium gibt es nun eine ausführliche Dokumentation was darin enthalten ist und welche Funktionen in der „klassischen Version“ bereits dabei sind.

​🎓 News aus der 365 Akademie

​⭐ Adoption Nuggets und News aus der Communtiy

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📃 Neue Briefings, Whitepaper und Adoption Material

📅 Termine aus der Modern Work Welt

• European Collaboration Summit (22-24 Mai 2023 in Düsseldorf)
• Microsoft 365 Conference Las Vegas (02.-04.05.2023)
• aMS Berlin 2023 (15.06.2023 in Berlin)

🎬 Die Neusten Videos & Lernpfade

• Aufmerksamkeit erwecken mit Erwähnungen
• Wie kann der Remote-Meeting-Müdigkeit vorgebeugt werden – Microsoft-Studie
• Gemeinsam und gleichzeitig an Dokumenten Tabellen und Präsentationen arbeiten – Kommentare und Erwähnungen

• What is Bookings?
• Termine vergeben – Persönliche Booking Seite

• Planner Plan kopieren
• Besserer Überblick – Filter und Gruppierung in Planner

• Abstimmung per Umfrage in Outlook
• Eigene Kontakteordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen

• Excel-Tabellen in PowerPoint
• Dateien schützen mit Labeling – AIP
• Kopieren und Einfügen – mehrere Inhalte gleichzeitig in der Zwischenablage
• Organigramm zeichnen
• Text schnell in ansprechende Grafiken verwandeln – SmartArts

• Listen aus SharePoint offline verfügbar machen
• 9 Tipps zur Einbindung von SharePoint und OneDrive im Windows Explorer
• Gemeinsam und gleichzeitig an Dokumenten Tabellen und Präsentationen arbeiten – Kommentare und Erwähnungen

• Anonyme Umfragen erstellen
• Was ist Forms?

• Videotranskripte und Untertitel automatisch erstellen lassen

Kennen Sie eigentlich unseren Learning as a Service? Hier gibt’s einen Überblick!

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

Buchen Sie einen Termin mit unserem M365-Learningspezialisten!

Ein Lern-Video aufzunehmen ist mittlerweile ganz leicht – mit einem Laptop und Windows sowie Microsoft 365 hat man eigentlich schon alle Werkzeuge an der Hand. Wir haben dazu auch schon diverse Artikel veröffentlicht, wie zum Beispiel unsere Checkliste „Eigene Videos erstellen“. Auch zur Verbreitung der Lernmaterialien im Unternehmen gibt es bereits einen Artikel „Lern Hub aufbauen mit SharePoint & Teams“

Doch Videos aufzunehmen, zu produzieren und zu veröffentlichen ist nur die eine Hälfte: Danach sollten die Videos auch angeschaut und genutzt werden. Und hier wurden die NutzerInnen in der Vergangenheit deutlich anspruchsvoller: Videos sollten schnell auf den Punkt kommen, nicht so lange sein und am Besten noch unterhaltsam. Das ist man nicht nur von Hollywood gewöhnt, sondern auch von YouTubern.

Bei der 365 Akademie haben wir deshalb verschiedene Videoformate entwickelt – welche auf unterschiedliche Weise Wissen vermitteln. eLearnings müssen nicht immer nur langweilige Bildschirmaufzeichnungen sein!

Quick-Tipps

Quick-Tipps dauern nur rund 1 Minute – und kommen sogar ohne Tonspur aus. So können sie auch gut von unterwegs auf dem Smartphone angeschaut werden. Hier werden leicht verständliche Inhalte vermittelt. Das Video arbeitet mit Zoom auf die wichtigsten Informationen und erklärt mithilfe von „Text-Bubbles“.

Newsflash

Newsflash Videos zeichnen sich durch eine einfache Sprache und eine sehr niederschwellige Erklärung. Wir nutzen dieses Format, um zum Beispiel eine neue App vorzustellen.

Hotline: Häufig gestellte Fragen

Für häufig gestellte Fragen haben wir ein eigenes Format entwickelt – welches konkret, ohne Umschweife, auf ein Problem eingeht. Zuerst trägt ein Nutzer die Frage vor, welche danach vom Trainer gelöst wird.

How To Video

Nicht eine Funktion oder eine App steht im Vordergrund, sondern eine Aufgabe aus dem Alltag: Wie erstelle ich eine Folienreise wie in Prezi, wie setze ich Getting Things Done mit Microsoft 365 um? Diese Fragen werden in unseren How To Videos beantwortet. Hier ist auch der Trainer des Öfteren zu sehen.

Edutainment

Unterhaltsam sind unsere Edutainment Videos: Diese zeigen die besten Tipps oder Hacks zu den Apps. Der Trainer nimmt Videos auch von außerhalb des Büros auf und bietet eine höhere Abwechslung bei der Darreichung der Informationen.

Basic & Hintergrund

Das sind die „Klassiker“: Hier wird viel mit Bildschirmaufzeichnungen gearbeitet – Informationen sind kompakt zusammengestellt. Die Videos dauern zwischen 3 und 10 Minuten. Wir unterteilen die Videos in verschiedene Abschnitte und visualisieren dies durch ein Inhaltsverzeichnis in der Titelleiste – so findet die ZuschauerIn schnell den gewünschten Inhalt.

Ihre Meinung

Sind verschiedene Videoformate nützlich, um den AnwenderInnen das Wissen besser darzureichen? Oder sogar erforderlich? Welche didaktischen Anforderungen müssen Ihre Lernvideos erfüllen? Welche Abwechslung bieten Sie Ihren ZuschauerInnen?

Vermissen Sie ein Videoformat oder haben Sie weitere Ideen?

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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Funktionen erklären: Am leichtesten für den Trainer…

Lerninhalte werden zuerst einmal von einem Trainer überlegt und konzipiert: Der Trainer hat dabei den Blick auf das Werkzeug: zum Beispiel Word, Excel, Outlook oder Teams.

Das Menüband ist keine Agenda

Auf Basis einer App entsteht dann ein Kurs – und dieser erklärt dann schön die Funktionen im Menüband, von links nach rechts, was man denn mit jedem der vielen Knöpfe machen kann. Das ist aus Sicht des Trainers, aus Sicht der App auch sehr vernünftig. Doch kein Anwender der Welt nutzt eine App von links nach rechts – sondern man setzt sich an einem PC um etwas zu erledigen.

Schon allein die Konzentration auf EINE App ist für eine Schulung sehr fraglich: Immerhin stehen mit Microsoft 365 über 30 verschiedene Apps zur Verfügung!

Von der Funktion zur Umsetzung

Oftmals ist eine Vielzahl von Funktionen notwendig, um eine Aufgabe zu erledigen. Mittlerweile überschreitet das auch oft die Grenzen von einzelnen Apps: Man beginnt mit der Erstellung eines Dokuments in Word, dies wird in OneDrive gespeichert und über Teams geteilt. Anschließend kommt noch eine Umfrage in Forms mit dazu.

So sieht der Alltag aus. Aber oftmals nicht unsere Lernwelt: Hier wird schön in Schubladen gedacht. Heute öffnen wir die Schublade Excel. Somit ist die Lösung für jedes Problem Excel. Morgen schauen wir in die Schublade Word.

Doch der Weg von einzelnen Funktionen hin zu einem effektiven Arbeitsprozess, diese Transformation zu leisten, ist lange und oftmals für den Anwender schwierig. Auch weil es nicht „den einen Weg“ gibt. Sondern eine Vielzahl an Möglichkeiten.

Transformation benötigt viel Wissen – das Kostet Zeit

Es gibt tausende Seiten an Wissen über eine Erkrankung: Doch zum Schluss verordnet Ihnen Ihr Arzt vielleicht nur eine Tablette. Er präsentiert Ihnen eine Lösung.

In der IT Welt gehen wir oft anders vor: Wir sprechen nicht mit dem Lösungsberater, sondern präsentieren unseren Anwenderinnen und Anwendern die tausend Seiten Wissen. Doch das ist völlig oversized. Das war in Ordnung, als die IT Welt aus vier Produkten bestanden hat und diese jeweils 10 Funktionen hatten. Hier war es absolut sinnvoll und vermutlich für alle beteiligten das effizienteste jedem Anwender diese Funktionen zu vermitteln. Doch die heutige IT Welt ist komplex. Alleine Microsoft 365 bietet über 30 verschiedene Apps – und zu fast jeder App gibt es Kompendien mit mehreren hundert oder tausend Seiten. Warum sollte das ein Anwender alles Wissen? Vor allem jemand, dem sein Fokus nicht in der IT liegt, sondern in einem ganz anderen Fachbereich. Die IT ist also völliger „Nebenkriegsschauplatz“.

Intelligente Transferdesigns: Blickrichtung wechseln

Anstatt nun also aus Sicht des Trainers oder der App zu schauen, versuchen wir die Blickrichtung des Nutzers einzunehmen. Damit kommt der Lerner einfacher und schneller in die Umsetzung und verschwendet weniger Zeit mit unnützem Wissen.

Was möchte der oder diejenige tun?

Und wie kann das mit Microsoft 365 gelöst werden?

Unsere Grundregeln dabei:

1. Niederschwelliger Einstieg („Ich finde den Anfang“)
2. Kürzer als 10 Minuten („Nicht länger als ein Telefonat“)
3. Hohe Erfolgswahrscheinlichkeit („Ich kann das schaffen“)
4. Große Anwendungswahrscheinlichkeit („Das kann ich brauchen“)
5. Fokussiert auf den Praxisrelevanz („Unmittelbarer nutzen“)

Beispiele: How To´s

Hier sehen Sie eine Auswahl an beliebten How To´s die wir in der Vergangenheit zusammen mit den Anwenderinnen und Anwendern bei unseren Kunden realisiert haben:

Ihre Meinung

Was denken Sie? Wie nützlich sind How To Erklärungen für den Arbeitsalltag? Sehen Sie den Mehrwert?

Schulungsmaterial schlecht bewertet?

Kennen Sie die Herausforderung, dass Schulungsmaterial und Inhalte schlecht bewertet werden, da etwas gezeigt wird, was in der Realität gar nicht vorhanden ist?

Microsoft 365 bietet viele Abweichungen vom Standard

Microsoft 365 bietet durch die individuelle Anpassbarkeit für Unternehmen eine ganze Reihe solcher „Stolpersteine“: Diese werden in Standard-Material gezeigt, sind aber bei Unternehmen oft deaktiviert.

Darüber hinaus gibt es unterschiedliche „Pläne“ und Lizenzen: Davon hängt ab, wie viele Apps jemand nutzen kann, bzw. welche Version einer App (z.B. Power BI oder Power BI Pro).

Einzelne Apps können generell für Ihr Unternehmen deaktiviert sein. Es gibt über 30 verschiedene Apps, die in Microsoft 365 enthalten sind. Und es passiert häufig, dass einige davon nicht verfügbar sind.

Frustration: Die Herausforderung für Ihre Nutzer

Für den Konsumenten von Lernmaterial ist das nervig: Stellen Sie sich vor, Sie sehen sich ein Lernvideo an, oder vielleicht sogar mehrere. Denken darüber nach. Arbeiten sich ein. Machen sich Notizen. Sie entwickeln vielleicht sogar einen Plan wie Sie mit dieser Funktion arbeiten werden, oder einen Prozess ändern könnten. Dann geht es um die Umsetzung: Sie können die Funktion einfach nicht finden. Sie beginnen nochmal im Schulungsmaterial nachzuschauen und nachzulesen. Auch das kostet erneut Zeit. Sie stellen fest, dass es die Schaltfläche bei Ihnen gar nicht gibt. Als nächstes prüfen Sie das bei Ihren Kolleginnen und Kollegen. Danach kontaktieren Sie den IT Support. Nach einigem Hin- und Her und dem Versand von Screenshots von Ihrem Bildschirm und dem Schulungsmaterial stellt sich heraus: „Das wurde bei uns abgeschaltet oder ist noch gar nicht aktiviert!“. Wie sehr motiviert Sie das…?

Häufige Stolperfallen: Was oft abgeschaltet wird

Es gibt „große“ und „kleine“ Funktionen, die in vielen Umgebungen deaktiviert werden können. Sehr häufig begegnen und Einschränkungen bei diesen Punkten:

• Ist das externe Teilen erlaubt?
• Ist die Telefonie-Funktion in Teams eingerichtet? (Festnetz-Nummer)
• Dürfen Dritt-Anbieter-Apps verwendet werden (z.B. YouTube in SharePoint oder Teams)
• Dürfen Besprechungen aufgezeichnet werden?
• Dürfen Nutzer selbständig Teams anlegen)
• Sind private Kanäle und geteilte Kanäle in Teams aktiviert?
• Wurden die „Outlook-Plus-Adressen“ deaktiviert?
• Ist die „Übersetzen-Funktion“ in Word, Outlook und Teams deaktiviert?
• Kann mobil gearbeitet werden (Zugriff über Smartphones usw.)?
• Kann von unterwegs gearbeitet werden?

Keine gute Lösung: Basis-Inhalte

Viele Anbieter von Schulungsmaterial reduzieren Ihre Inhalte einfach auf die absolute Basis „was bei jedem geht“. Doch damit wird viel Potential von Microsoft 365 verschenkt: Zu viele Möglichkeiten und Funktionen werden dabei nicht beleuchtet oder bleiben außen vor!

Verschenken Sie nicht die Change auf modernes arbeiten, indem Sie in Ihrem Schulungsmaterial nur eine Minimalversion dessen zeigen. Gerade die neun Funktionen bieten eine großen Mehrwert und ebnen den Weg hin zum modernen Arbeitsplatz.

Wie kann Frustration vermieden werden? Individuelles Schulungsmaterial

Am Anfang einer Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden klären wir, wie dessen Umgebung aussieht. Wir haben dazu eine Checkliste entwickelt mit den häufigsten Anpassungen, welche wir dann mit dem Kunden besprechen. Zusätzlich werden auch noch die „Wissens-Ziele“ abgeklärt und die Zielgruppen im Unternehmen: Immerhin ist nicht alles, was Microsoft 365 bietet für jeden Anwender und jedes Unternehmen gleich interessant.

Bereits seit der Aufnahme unseres ersten Videos haben wir damit begonnen, alle Inhalte zu katalogisieren und zu verschlagworten: So können wir auf individuelle Einschränkungen reagieren.

Wir nutzen von vielen Erklär-Filmen auch A-, B- und vielleicht noch eine C-Version: Je nach Einstellungen bei Kunden wird unterschiedlicher Content geliefert. Einzelne Video-Cluster spielen wir nur aus, wenn die Funktion vorab geprüft wurde und zur Verfügung steht.

Unsere Videoserie ist auch darauf ausgelegt, Content passend bereitzustellen: Verfolgt Ihr Unternehmen eine Roadmap, bei der einzelne Funktionen oder Apps erst nacheinander freigeschaltet werden? Dann halten wir mit der Auslieferung Schritt – und stellen immer das passende Material zur Verfügung.

Ihre Meinung

Was denken Sie? Ist Ihnen in der Vergangenheit die Herausforderung schon begegnet? Wie gehen Sie damit um?

Haben Sie Ihr Schulungsmaterial rund um Office 365 angepasst und auf Ihre IT abgestimmt?

Du oder Sie? Kommt Ihnen das bekannt vor? Nicht nur im Alltag, sondern auch im digitalen Umfeld haben Sie sich diese Frage bestimmt schon gestellt.

Die Entscheidung ist nämlich oft gar nicht so leicht. Da ist es im englischen doch schon viel angenehmer, denn hier existiert diese Thematik gar nicht. Das merken auch wir in der 365 Akademie mit unseren Inhalten. Englisch – kein Problem – Deutsch – Du oder Sie?

Du oder Sie – Unternehmenskultur

Meist hat sich eine gewisse Unternehmenskultur entwickelt und auch das Unternehmen verwendet eine bestimmte Ansprache in der internen Kommunikation. Ist dies der Fall, dann hat sich die Entscheidung schnell getroffen, oder?

Du oder Sie – Zielgruppe

Wichtig kann auch die Zielgruppe sein. Wer ist die Zielgruppe, die angesprochen werden soll, fühlt sich diese direkter und auch emotionaler abgeholt? Klar ist dies nicht immer eindeutig, da es immer Personen geben wird, die das Sie oder das DU bevorzugen. Ebenso ist auch das Thema, das zum Beispiel In einem Lernvideo vermittelt wird, ein wichtiger Punkt.

Konsistenz

Wurde sich für eine Form entschieden, sollten Sie diese auch konsistent verwenden. Nichts ist schlimmer als einmal mit Du und dann wieder mit Sie angesprochen zu werden.

Lerninhalte der 365 Akademie

Wir haben uns in der 365 Akademie auf das Sie in unseren deutschen Videos entschieden (unsere englischen Videos haben diese Entscheidung nicht benötigt 😋).

Zum einen ist das Thema Microsoft 365 kein hoch-emotionales zum anderen werden unsere Lerninhalte auch in größeren Unternehmen auf den verschiedensten Ebenen und von den unterschiedlichsten Personen angeschaut.

Doch was ist, wenn die Unternehmenskultur hier ein eindeutiges Du kommuniziert? – Dann gibt es die Texte in unseren Lernpfaden sowie in unserer Kommunikation neuer Lerninhalte, Funktionen und Möglichkeiten in Microsoft 365, in einem Du formuliert.

Ihre Meinung?

Was denken Sie? – Wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen aus? – Welche Ansprache bevorzugen Sie und welche denken Sie, ist die richtige für Lernvideos?

Mit unserem eLearning Angebot wollen wir nicht „noch ein weitere Content-Anbieter“ sein – sondern wir sehen uns als Alltagsbegleiter für die täglichen Anforderungen der AnwenderInnen.

Die Begleitung des individuellen Lernprozesses steht bei uns im Fokus – nicht das bloße abarbeiten von eLearning-Kurseinheiten. Die Erfüllung der Nachfrage der Lernenden steht im Mittelpunkt.

Wir nutzen dazu die Methoden des agilen Lernens. Diese erfüllen die Anforderungen des modernen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365.

Warum nur ein agiles Lernkonzept zu Microsoft 365 passt

Unternehmen und die Anforderungen an Mitarbeitende ändern sich schneller als früher – das wissen wir seit der digitalen Transformation und dem Ausrufen der „VUKA-Welt“. Microsoft 365 steht im Kern des digitalen Arbeitsplatzes – und entwickelt sich ebenfalls schnell weiter, um den Anforderungen gerecht zu werden.

Microsoft 365, das heißt über 30 verschiedene Apps, nahezu jede davon kann mit ihren Funktionen wohl ein 1000-Seitiges Buch füllen. Und alle entwickeln sich ständig weiter…

Klassische Trainingsangebote im Gießkannenprinzip passen nicht zu dieser Welt und auch nicht zu Microsoft 365. Zu groß ist das mögliche Wissen, zu speziell und unterschiedlich der tatsächliche Bedarf der Mitarbeitenden.

Wie die 365 Akademie agiles Lernen umsetzt

Wir stellen Wissen anders bereit, wie es viele Lerner vom klassischen eLearning gewohnt sind: Wir versuchen dabei die Grenzen zwischen Lernen und Arbeiten nicht mehr spürbar zu machen. Das Lernen soll sich „natürlicher“ anfühlen:

• Nachfrageorientierter:
  Treibend ist für uns nicht nur, was Microsoft 365 kann und was es neues gibt – sondern was denn im Alltag von den AnwenderInnen gebraucht wird. LernerInnen stehen im Zentrum – nicht das zu schulende Produkt.
• Individueller:
  Wissen wird bei uns angepasst an die verschiedenen Zielgruppen sowie die technischen Anforderungen der Umgebung des Kunden.
• Kontextbezogener:
  Das Lernmaterial wird nicht durch Funktionen aufgeteilt und getrennt – sondern anhand von Themen geclustert und zusammengeführt. So finden LernerInnen alles an einem Ort zu einem Thema. Wir präsentieren dazu verschiedene Einheiten: Videos, Lernpfade und „Change to Modern Work-Pakete“. Außerdem werden die Inhalte auf Wunsch nicht nur in einem LMS präsentiert, sondern direkt in den Apps von Microsoft 365!
• Kollaborativer:
  Durch die Integration in Microsoft 365 verfließt „Lernen“ und „Arbeiten“: Lern Snacks erscheinen in den üblichen Benachrichtigungen des Arbeitsalltages – es gibt keine Trennung der Lerninhalte. Somit stehen sie auch schnell zur Verfügung und können mit anderen geteilt werden.

Rahmenbedingungen bei unseren Kunden

Bei vielen unseren Kunden herrscht ein „Lernfreundliches Klima“: Es gibt eine Kultur des Lernens und einen guten Umgang mit Fehlern. Damit steigt auch die „Risikobereitschaft“ bei den Lernenden etwas Neues auszuprobieren und sich damit zu verbessern.

Dazu kommt die wichtige Rolle der Führungskräfte: Zum einen das Verständnis für Lernzeit und die Kenntnis um deren Wichtigkeit, sowie die Vorbildfunktion.

Wir stellen fest, dass unsere Kunden sich beim Reifegrad 2-3 bewegen:

Reifegrad von Lernen im Arbeitskontext

Anforderungen an die Lernenden: Sind Sie bereit?

Agiles Lernen ist ein Prozess – und auch die Einführung selbst, ist ein „Lernprozess“ bei den Lernenden. Es werden bereits einige Kompetenzen von ihnen verlangt, bevor das richtige „Lernen“ überhaupt losgeht:

• Die Lernenden können ihren eigenen Lernbedarf ermitteln und Lerninhalte selektiv konsumieren.
• Die Lernenden können sich selbst organisieren können, um Lernzeiten in den Arbeitsalltag zu integrieren.
• Die Lernenden verfügen über eine digitale Grundkompetenz.