Office 365 Akademie News – Juni/Juli 19

von Thomas Maier | 24. Juli 2019 | 🏆 Modern Work Champions

Videoaufzeichnung

https://youtu.be/girbU0q2p6I

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Produktiver Arbeiten mit Office 365-Videoserie

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So kann es in Ihrem Office 365 aussehen

Infos zu den Apps

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Themen dieser Sendung

-Microsoft Search: Bing, Web Apps, Desktop Apps, Windows
-Microsoft Search
-Office 365 wird schneller
-Insider Programme von Microsoft
-Microsoft Teams hat nun mehr Nutzer als Slack
-Word: Über 1 Milliarde Installationen auf Android

-OneDrive Sync Client: Hilfe & Feedback ausblenden
-Stream: Personenerkennung in Videos Steuerbar
-Office 365 for IT Pros (englisches ebook)
-Wie oft muss sich ein Nutzer neu anmelden?
-Verdächtige Mails an Microsoft melden

Selbstmanagement

-Für alle mit Exchange online verfügbar
-Wie arbeiten die effizientesten Mitarbeiter?

-FindTime nun auch für Microsoft Teams
-Verbesserte Outlook Suche
-An OneNote App senden (Windows 10)
-Outlook web: Neues Design – Kategorien
-Outlook web: Neues Design – Dunkles Design
-Outlook web: Neues Design – GIFs
-Outlook web: Neues Design – Favoriten Kontakte, Gruppen, Kategorien
-Outlook web: Neues Design – Mail Tabs wie im Browser
-Outlook web: Neues Design – Neue Termine erstellen
-Outlook web: Neues Design – Besprechungen beitreten
-Outlook web: Neues Design – Besprechungsinformationen
-Outlook web: Neues Design – „Heute“ ist hervorgehoben
-Outlook web: Neues Design – Verbesserte Monatsansicht
-Outlook web: Neues Design – Mails „schlafen legen“
-Outlook web: Neues Design – Kalender Suche
-Gemeinsame Ereignisse als Entwurf speichern (Geteilte Kalender)
-Serien beenden ohne die vorherigen zu verändern (Geteilte Kalender)
-Shared Mailboxen auf iOS und Android nutzen
-Verbessertes teilen von Dateien aus Outlook heraus

-To-Do steht nun auch auf dem Mac bereit

Workflows und Apps

-Neue SharePoint Aktionen: Check in / out

-PowerApps Portals: Low-Code Websites für externe Benutzer

Informationen und Dateien

-Gemeinsame zertifizierte Datensätze für Power BI
-Reports als E-Mail Anhang : PDF, DOCX, XLSX, PPTX, CSV…
-Kommentierungen für Reports
-Überarbeitete Benutzeroberfläche
-Leser-Rolle

-Videoupload direkt aus der Stream App

-Synchronisation von geteilten Bibliotheken (B2B Sync)
-Dokumente passwortgeschützt teilen
-Automatische Synchronisation von Bibliotheken
-PDF Dateien mit der Mobilen App überarbeiten
-Für mich empfohlene Dateien
-Für mich relevante Dokumente in OneDrive zu sehen
-Dokumente für später speichern
-Vollwertige Ansichten von SharePoint Bibliotheken
-Upload Bereich einrichten

-Empfohlene Inhalte am Ende einer Seite
-Dateikarten mit Lesezeit und Zusammenfassung
-SharePoint Hub Sites: Limit nun bei 2.000
-SharePoint Home Sites
-Massenbearbeitung für Genehmigungsworkflows
-Mehr Datei-Funktionen für Workflows mit Flow
-Organisations-Vorlagen – Nachfolger von Inhaltstypen?
-Dokumentbibliothek-Formulare anpassen mit PowerApps
-Klassische Seiten umwandeln
-SharePoint-Modernisierungsscanner
-SharePoint Listen Formatierung – Beispiele
-SharePoint Listen Formatierung – App für SharePoint

-Verbesserte Drucken-Funktion
-Seitenvorlage

-Empfohlene Dokumente in den Office Web Apps
-Versionshistorie nun auch in den Web Apps
Excel
-Data Streamer
PowerPoint
-Designer perspectives: Vorschläge und Vergleiche
-PowerPoint Coach
-PowerPoint Designer künftig im Firmen-Design
-Links zu einzelnen Folien

Zusammenarbeit

-Forms pro: Ab 1. Juli offiziell verfügbar
-Forms pro: erweiterte Auswertungsmöglichkeiten
-Layouts für Forms
-Forms in Stream

-Fahrplan zur Integration in Teams

-Keine Plan-Karten mehr wo kein Plan exisitiert
-Planner Benachrichtigungen in Teams
-Export zu Excel

-Team Analytics
-Personen erwähnen – auch ohne @
-Skype Federation auch für Teams geplant
-Kennzeichnung für in Teams verwendete SharePoint Ordner
-Bildschirm teilen nun auch vom Browser aus
-Lesebestätigung in Chats
-Zeitkritische Nachrichten mit hoher Priorität
-Nachrichten in mehreren Kanälen veröffentlichen
-Unterhaltungen: Ankündigungen
-Zoom in Besprechungen
-Beiträge liken und speichern – veränderte UI
-Testanrufe mit /Testanruf oder /testcall
-Ice Breaker Bot
-Besprechungseinstellungen
-Teams – moderneres Design?
-OneDrive Dateien teilen aus Teams heraus
-Dateien direkt aus Teams heraus teilen
-Teile aus Dokumenten im Team bearbeiten
-Steuerung übergeben an Externe während einer Besprechung

-Education: Reaktionen
-Education: Nur Lesen – Modus

-Live Events: Überarbeiteter Dialog
-Forumsfunktionen in Yammer: Beste Antwort

SlideShare Präsentation

19-07 Office 365 Akademie News Sendung von Thomas Maier

Vorteile von Office 365

von Thomas Maier | 23. Mai 2019 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Diese Informationen waren bis vor kurzem auf unserer Internetseite veröffentlicht.
Da wir uns nun mit unserer Videoserie komplett auf die Anwender konzentrieren passt der Inhalt nicht mehr ganz uns.
Wir übergeben die Inhalte deshalb an die Community, das Office 365 Netzwerk.
Das Office 365 Netzwerk ist ein Team in Microsoft Teams, welchem Sie beitreten können.
Darin befindet sich ein eigener Kanal „Community-Wissen“ mit einem OneNote Notizbuch.
In dieses Notizbuch haben wir die Informationen nun überführt – zur weiteren Einsicht und Pflege durch die Community.
In diesem Blogbeitrag sehen Sie nochmal die Inhalte, diese werden von uns aber nicht mehr weiter gepflegt.

Hier gehts zum Office 365 Netzwerk!

Warum sollte ich meine eigenen Server aufgeben und in die Cloud migrieren? Welche Vorteile bietet Office 365?

Sie erhalten stets die aktuellste Version von allen Apps, inklusive der Office Programme (Word, Excel, PowerPoint usw.)
Ein Nutzer darf Office auf 5 Desktops + 5 mobilen Geräten installieren (es gelten selbstverständlich nur die Lizenzbedingungen, nicht das, was hier steht…)
Jeder Ihrer Nutzer erhält 1 Terrabyte Speicherplatz auf OneDrive for Business
Office 365 ist skalierbar: Ob Sie „mal schnell“ 20 oder 200 Lizenzen mehr oder weniger benötigen: Ihr Office 365 passt sich an.
Office 365 ist schnell und einfach verfügbar – wie wenn Sie eine Webmail-Adresse einrichten, so legen Sie auch Office 365 an. Natürlich fehlen dann noch viele Ihrer Einstellungen, doch im Vergleich dazu, dass Sie zuerstmal einen Server kaufen gehen, ein ziemlich einfacher Weg.
Office 365 bietet eine hohe Sicherheit (–> siehe dazu auch Datenschutz und Verschlüsselung)
Einfache Administration
Hohe Verfügbarkeit –> siehe dazu Dienst- und Leistungsbeschreibung (vermutlich höher, wie in Ihrem eigenen Rechenzentrum)
Professionelles Rechenzentrum (–> siehe dazu Rechenzentrum)
Ihre Daten stehen Ihnen grundsätzlich von überall aus zur Verfügung, wo es Internet gibt
Einfacherer Zugriff von unterwegs – dadurch auch für Ihre Mitarbeiter ein höheres Maß an Flexibilität

Office 365 Akademie News – Mai 19

von Thomas Maier | 16. Mai 2019 | 🏆 Modern Work Champions

Videoaufzeichnung

https://youtu.be/hJmHEgmK4U4

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Produktiver Arbeiten mit Office 365-Videoserie

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So kann es in Ihrem Office 365 aussehen

Infos zu den Apps

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Themen dieser Sendung

-Umbenennung von SharePoint Online Sites
-Neues Dialogfeld wegen Diagnosedaten
-Secure Score im Microsoft 365 Security Center
-PowerShell Modul für Teams

Selbstmanagement

-Strategiewechsel bei MyAnalytics? Neue Kernbereiche

-Aktionen von Outlook mobile ausführen
-Verbesserungen am Menüband: Vereinfacht und anpassbar
-Kontakte als Favorit markieren in Outlook
-Outlook im web: Vorgeschlagene Anhänge

-Tags in To-Do

Workflows und Apps

-Neue Erstelloptionen für Flow
-Workflows in Visio vorbereiten und nach Flow exportieren

Informationen und Dateien

-Mein Konto-Ansicht wird aktualisiert

-Visio Visuals in Power BI
-Web als Datenquelle
-Drillthrough über Reports hinweg
-PDF Connector
-Bedingte Formatierung für Beschriftungstexte und Schaltflächen
-Filter besser anpassbar
-Diashow für Präsentationsmodus

-Download blockieren – nun auch für bestimmte Personen
-Geteilte Bibliotheken synchronisieren

-Zusätzliche „Call to Action“ Schaltflächen im Hero Webpart
-Zentrale Bildbibliotheken
-SharePoint Eigenschaften – speichern ohne Befüllung möglich
-Dateiwiederherstellung wie in OneDrive for Business
-Mail-Benachrichtigung für Autoren bei Kommentaren und Likes
-SharePoint Listen auf Basis von Excel Listen erstellen
-SharePoint Listen auf Basis von Listen erstellen

-Schnellformatierungsleiste
-Sortieren von Seiten nach Datum oder Name
-Seitenvorlagen für OneNote?

Acces
-Microsoft Graph als Datenquelle für Access
Word
-Seitenfarbe
PowerPoint
-Rechtschreibkorrektur auf einer Folie für mehrere Sprachen
Visio
-Export von Prozessdiagrammen zu Word

Zusammenarbeit

-Neue Kaizala App-Seite

-Gruppen-Veranstaltungen ohne Einladungsmail an alle

-DLP für Teams
-Probleme mit neuem Planner Bot?
-Versteckte Funktionen im Entwickler-Menü
-Neue Nachrichtenaktionen – Vorschau auf der Build
-„Nicht stören Status“ während Fokus Zeit
-Teams werden automatisch nach 45 Tagen ausgeblendet
-Private Teams auffindbar machen
-Gruppenchat: Nun mit maximal 100 Teilnehmern!
-Dateien aus Teams heraus teilen
-Musik für die Nutzer in der Warteschleife
-System-Audio in Teams teilen

-Änderung beim Login

-Neue Whiteboard App-Seite

SlideShare Präsentation

Office 365 Akademie News – Mai 19 von Thomas Maier

Zertifizierung für Administratoren

von Thomas Maier | 9. Mai 2019 | 🏆 Modern Work Champions

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Achtung: die Zertifizierungsmöglichkeiten werden derzeit von Microsoft komplett überarbeitet – deshalb können Informationen auf dieser Seite bereits jetzt veraltet sein!

Microsoft bietet verschiedene Möglichkeiten sich im Office 365-Umfeld als Experte zu zertifizieren und es gilt mehrere Prüfungen dafür abzulegen. Dabei bekommt man nacheinander verschiedene Titel: MCP, MCSA, MCSE. Dazu gibt es jeweils einen Badge, wie oben abgebildet. Diesen dürfen Sie dann verwenden.

Microsoft Ressourcen

Zertifizierung (Microsoft-Seite)

Zertifizierungspfad für Office 365

Den Zertifizierungspfad der Office 365 enthält, heißt Productivity. Die Zertifizierung als MCSE Productivity erhalten Sie über drei mögliche Wege, der unterste bezieht sich auf Office 365. Hierbei legen Sie die Prüfung Nr 346 sowie 347 ab. Nach einer dieser Prüfungen haben dürfen Sie sich als „MCP“ titulieren. Nachdem Sie beide erfolgreich abgelegt haben sind Sie „MCSA Office 365“. Um dann MCSE Productivity zu werden benötigen Sie zwei weitere Prüfungen aus dem Pool. Sie können dabei wählen zwischen den Themen Exchange, Skype for Business und SharePoint:

Überblick: Alle Zertifizierungspfade von Microsoft

Zur vollständigkeit an dieser Stelle auch die anderen Zertifizierungswege die Microsoft anbietet:

Wie ist eine Prüfung aufgebaut?

Die Prüfungen können unterschiedlich lange dauern – von einer bis vier Stunden. Sie erhalten in dieser Zeit ca 40-60 Fragen gestellt. Grundsätzlich können Sie zwischen den Fragen hin- und herwechseln. Ausnahmen stellen sogenannte „Case Studies“ dar. Hier bekommen Sie eine oftmals sehr ausführliche Beschreibung einer Situation um anschließend Fragen dazu zu beantworten. Sobald Sie diese „Case Study“ abschließen, können Sie nicht mehr dahin zurückkehren.

Insgesamt gibt es 1.000 Punkte zu erreichen. Mit 700 Punkten haben Sie bestanden. Allerdings kann man keine Rückschlüsse ziehen, dass Sie 70% der Fragen richtig beantwortet haben müssen. Die Fragen werden von Microsoft unterschiedlich gewichtet.

Wie sehen die Fragen während einer Prüfung aus?

Während es früher ausschließlich Multiple Choice Fragen gegeben hat, gibt es mittlerweile mehrere Fragenvarianten. Microsoft hat auf der Ignite 2017, meines wissens nach erstmals, Screenshots mit Beispielen veröffentlicht. Diese kommen dem ganzen sehr nahe, wie es dann wirklich in der Prüfung aussieht:

Beispiel für eine „Case Study“:

Beispiel für eine Drag & Drop Aufgabe. Hierbei müssen SIe bestimmte Elemente (meistens Aufgaben) in die richtige Reihenfolge bringen:

Bei dieser Aufgabe müssen Sie etwas in dem Screenshot anklicken:

Hier wird Ihnen ein Stück Code abverlangt den Sie eintippen müssen:

Weitere Infos: SharePoint-Schwabe Blogbeitrag

Ich habe die Zertifizierungsmöglichkeiten in einem Artikel (https://www.sharepoint-schwabe.de/sharepoint-und-office-365-ausbildung-die-beiden-wichtigen-zertifizierungen-von-microsoft/) Video aufgearbeitet:

Weitere Infos: 70-347: Enabling Office 365 Services

Auf der Ignite gab es folgenden Vortrag zu hören, der einen tieferen Einblick in die Prüfung gibt:

Weitere Infos: 70-346: Managing Office 365 Identities and Requirements

Auf der Ignite gab es folgenden Vortrag zu hören, der einen tieferen Einblick in die Prüfung gibt:

Direkt bei Microsoft gibt es die Informationen selbstverständlich auch, zu finden unter diesem Link: https://www.microsoft.com/de-de/learning/office365-certification.aspx

Oder hier dann die Liste der möglichen Prüfungen: https://www.microsoft.com/de-de/learning/exam-list.aspx

Datenschutz in der Microsoft Cloud

von Thomas Maier | 2. Mai 2019 | 🏆 Modern Work Champions

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Wer kann auf meine Daten in der Cloud zugreifen

Microsoft hat Regeln, nach welchen der Zugriff durch Microsoft Mitarbeiter und durch Microsoft Zulieferer auf Ihre Daten beschränkt wird. Auch bekommt Microsoft Anfragen von Regierungen bzgl. der Herausgabe von Kundendaten. Dazu gibt es hier eine Dokumentation, wie Microsoft mit diesen Fällen umgeht:

https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter/privacy/who-can-access-your-data-and-on-what-terms

DSGVO und GDPR

Grundsätzliche Infos

Ab dem 25.05.2018 gilt in Europa die Europäische Datenschutzgrundverordnung – alle Unternehmen, egal welcher Größe müssen diese Regeln einhalten.

Der Datenschutz kümmert sich nur um personenbezogene Daten – hier geht es nicht um Ihre Buchhaltung oder irgendwelche Daten aus Ihren Maschinen.

Mehr Informationen

Microsoft informiert sehr übersichtlich über das Thema Datenschutzgrundverordnung: https://www.microsoft.com/de-de/trustcenter/privacy/GDPR

Außerdem stellt Microsoft auch Tools zur Verfügung um die Regeln einzuhalten: https://news.microsoft.com/de-de/dsgvo-neue-tools/

Zu dem Thema gibt es auch zwei empfehlenswerte Whitepaper:

Nicki Borell, Experts Inside: http://sharepointsocial.de/2017/11/02/kostenloses-whitepaper-zu-gdprdsgvo-und-umsetzung-in-office365/

Europäische Cloud

Rechtliche Aspekte

Empfehlenswertes Video eines Rechtsanwalts zur Microsoft EU-Cloud:

Hier noch weitere Videos von Rechtsanwälten:

Sicherheit in der Cloud

Eine gute Dokumentation, leider nur in englisch: https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=401240

Warum Microsoft die Cloud empfiehlt

Datenblatt

Release-Zyklen und First-Release

von Thomas Maier | 25. April 2019 | 🏆 Modern Work Champions

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Microsoft arbeitet ständig an Office 365 und rollt die Neuerungen in sogenannten Ringen aus. Je nachdem in welchem Ring sich Ihr Tenant befindet, erhalten Sie Neuerungen früher oder später.

Um zu testen, was Ihre Nutzer demnächst erwartet, sollten Sie einen separaten Office 365 Tenant im First Release betreiben (Ring 3). Ihr Produktiv-Tenant sollte im Ring 4 sein.

First Release aktivieren

Wie Sie Ihren Tenant für First Release aktivieren erfahren Sie hier: https://support.office.com/de-de/article/Einrichten-der-Standard-oder-First-Release-Optionen-in-Office-365-3b3adfa4-1777-4ff0-b606-fb8732101f47?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

In dem Beitrag wird auch beschrieben, wie Sie First Release nur für bestimmte Nutzer aktivieren. Sie haben damit die Möglichkeit einen zusätzlichen Test-User einzurichten (evtl. auf einer virtuellen Maschine?), oder Sie schalten sich selbst und / oder einige Key-User frei. Diese können dann die Funktionalitäten bereits vorab antesten.

Updatekanäle für das Office Paket

Überblick – Updatekanäle

Es gibt für das Office Paket drei verschiedene Arten von Updates:

Sicherhietsupdates
Funktionsupdates
sonstige Updates (z.B. Fehlerbereinigungen)

Microsoft liefert diese in verschiedenen Kanälen aus. Sie haben die Wahl zwischen:

Quelle: https://docs.microsoft.com/de-de/deployoffice/overview-of-update-channels-for-office-365-proplus#visual-representation-of-the-update-channels-for-office-365-proplus

In der Grafik sehen Sie in blau den „monatlichen Kanal“, in grau den „halbjährlichen Kanal“ und in orange den „gezielten halbjährlichen Kanal“

Quelle: https://docs.microsoft.com/de-de/deployoffice/change-management-for-office-365-clients

Wie sind die Versionsnummern aufgebaut?

Eine Versionsnummer lautet zum Beispiel

1803

9126.2116

Der erste Teil ist die Version, angegeben in Jahr (18) und Monat (03). Danach folgt die Build-Nummer. Innerhalb einer jeden Version gibt es mehrere Builds.

Was die jeweilige Version und Build enthält erfahren Sie hier: https://technet.microsoft.com/de-de/mt465751

Welche Version ist gerade aktuell

Welche Version am heutigen Tage aktuell ist im jeweiligen Kanal erfahren Sie auf dieser Seite: https://support.office.com/de-de/article/versions-und-buildnummern-der-updatekanalversionen-ae942449-1fca-4484-898b-a933ea23def7

Monatlicher Kanal für Office aktivieren

Nur die Halbe Wahrheit: Office fehlt noch

Nun haben Sie zwar First Release aktiviert für sich, für mehrere Benutzer, oder Ihre ganze Organisation. Das lokale Office wird allerdings noch nicht mit allen Funktionen schnellstmöglich versorgt.

Office Insider (funktionierte bei mir nicht mehr seit Januar 2018)

Hier müssen Sie nochmal einen „Turbo“ einschalten – und der ist leider nicht ganz so einfach zu aktivieren. Sie müssen Office auf Ihrem PC erneut installieren mit speziellen Parametern. Dokumentiert ist das Ganze hier: https://support.office.com/de-de/article/Vorzeitiger-Zugriff-auf-neue-Office-2016-Features-f%c3%bcr-kommerzielle-Office-365-Kunden-4dd8ba40-73c0-4468-b778-c7b744d03ead?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE

Das ganze hat bei mir bis vor kurzem (Januar 2018) prima funktioniert – dann war mein Office auf einmal wieder raus aus dem Office Insider Programm.

Aktivierung des „monatlichen Kanals“

Ich musste nun im Admin-Center zwei Einstellungen vornehmen um in den „monatlichen Kanal“ zu kommen (standardmäßig stand dort, dass Funtionsupdates nur alle 6 Monate ausgeliefert werden sollen):