Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie Sie Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementieren

von Selina Bailer | 6. Februar 2025 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Microsoft 365 in Ihrem Unternehmen nicht das volle Potenzial entfaltet und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Mitarbeitenden die Apps und Funktionen im Arbeitsalltag effektiv nutzen?

Die Einführung von Microsoft 365 in einem Unternehmen mit tausenden von Nutzenden ist weit mehr als ein technisches Projekt – es ist ein strategischer Transformationsprozess. Um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeitenden die Microsoft Apps und Funktionen effizient und produktiv im Arbeitsalltag nutzen können, benötigt es eine strukturierte und praxisnahe Herangehensweise.

In diesem Artikel erhalten Sie einen Einblick in die Inhalte und Erkenntnisse unseres Webinars „Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Microsoft-365-Einführung: Wie Sie Microsoft 365 bei tausenden Nutzenden implementieren“: Welche Herausforderungen viele Unternehmen mit Microsoft 365 haben, welche Chancen sich bieten und wie unsere praxisorientierten Ansätze dabei helfen, Ihren Modern Workplace nachhaltig zu gestalten.

Mehrwert schaffen statt nur installieren

Viele Unternehmen beginnen ihre Implementierung mit Microsoft 365, indem sie die Software anschaffen – und das ist auch ein wichtiger erster Schritt. Doch ohne eine gezielte Strategie und begleitende Schulungen bleibt das Potenzial oft ungenutzt. Stellen Sie sich vor, Sie hätten ein brandneues Auto gekauft, aber keinen Treibstoff dazu – das System bleibt weitgehend wirkungslos.

Was bedeutet das konkret?

Der Beginn der Reise: Die Anschaffung von Microsoft 365 markiert den Start in eine neue digitale Arbeitswelt.
Der leere Tank: Ohne ein durchdachtes Schulungs- und Kommunikationskonzept erhalten Ihre Mitarbeitenden nicht den notwendigen „Treibstoff“ in Form von Wissen und Unterstützung.
Die Tankstelle: Eine kontinuierliche Lernbegleitung – mit praxisnahen Inhalten und regelmäßigen Updates – stellt sicher, dass Ihre Teams die Funktionen von Microsoft 365 auch wirklich nutzen können.
Die volle Nutzung: Mit einem umfassenden Support und zielgerichteten Lernformaten können Ihre Mitarbeitenden die Tools im Arbeitsalltag effektiv einsetzen.

Das KeyLearning der Implementierung liegt vorallem darin, den technischen Rollout mit einer echten Lernstrategie zu verbinden, die den individuellen Bedürfnissen Ihrer Teams gerecht wird.

Warum bleibt Microsoft 365 oft ungenutzt?

Ein zentrales Thema, das in unserem Webinar intensiv diskutiert wurde, war die Frage, warum Microsoft 365 in vielen Unternehmen häufig nicht vollständig genutzt wird. Die häufigsten Gründe sind:

Fehlendes Wissen

Viele Ihrer Mitarbeitenden wissen nicht, welche Funktionen für ihre individuellen Aufgaben wirklich hilfreich sind. Oft werden reine Handbuch-Erklärungen präsentiert, ohne den direkten Bezug zum jeweiligen Use Case herzustellen.

Fehlende Zeit

Im hektischen Arbeitsalltag bleibt kaum Zeit, um sich intensiv mit neuen Tools auseinanderzusetzen. Lange Schulungen und starre eLearning-Konzepte passen hier nicht in den Workflow.

Fehlende Zustimmung

Wenn Ihre Mitarbeitenden keinen direkten Mehrwert in den neuen Tools erkennen, fehlt die Motivation, sich mit den Neuerungen auseinanderzusetzen. Eine aktuelle Studie zeigt, dass ca. 70% der Unternehmen, die Microsoft 365 implementieren, Schwierigkeiten haben, eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen, da Schulungen oft nicht praxisnah gestaltet sind. Das führt dazu, dass das volle Potenzial von Microsoft 365 ungenutzt bleibt.

Diese Herausforderungen führen dazu, dass das Potenzial von Microsoft 365 nicht ausgeschöpft wird – und genau hier setzt unser Ansatz an.

Herausforderungen und Chancen mit Microsoft 365

Microsoft 365 bietet nicht nur ein erweitertes Toolset, sondern fördert auch neue Arbeitsweisen – es geht um einen Wandel in der Zusammenarbeit und im Wissensaustausch. In unserem Webinar haben wir aufgezeigt, dass:

Kontinuierliche Neuerungen:
Die regelmäßigen Updates und Erweiterungen von Microsoft 365 erfordern flexible Lernformate, um Ihre Mitarbeitenden stets auf dem aktuellen Stand zu halten.
Neue Arbeitsweisen:
Es handelt sich nicht nur um technische Veränderungen, sondern um einen grundlegenden Wandel, der Ihre Unternehmenskultur und den Modern Workplace beeinflusst.

Diese dynamische Entwicklung eröffnet enorme Chancen, erfordert aber auch, dass Unternehmen eine Kultur des kontinuierlichen Lernens etablieren.

Die 5 entscheidenden Schritte für eine erfolgreiche Einführung

Bestandteil unseres Webinars ist ein strukturierter Fahrplan, der den gesamten Transformationsprozess abbildet. Dieser Fahrplan besteht aus fünf Schritten, die sicherstellen, dass die Einführung von Microsoft 365 sowohl technologisch als auch kulturell gelingt.

1. Planung & Konzeption

In dieser Phase entwickeln Sie eine fundierte Strategie, die nicht nur die technische Implementierung, sondern auch den kulturellen Wandel in Ihrem Unternehmen berücksichtigt. Hier werden Ziele definiert und die notwendigen Ressourcen geplant.

2. Pilotphase

Testen Sie neue Ansätze in ausgewählten Teams. Sammeln Sie Erfahrungen, identifizieren Sie Herausforderungen und passen Sie Ihre Maßnahmen an, bevor Sie einen flächendeckenden Rollout starten. Diese Phase ermöglicht es, erste Erfolge zu erzielen und die interne Akzeptanz zu fördern.

3. Onboarding & Befähigung

Gezielte Schulungen und intensives Onboarding sorgen dafür, dass Ihre ersten Anwender – die sogenannten Multiplikatoren – das System verstehen und effektiv einsetzen können. Diese Personen übernehmen anschließend eine wichtige Rolle bei der internen Wissensvermittlung.

4. Rollout

Führen Sie Microsoft 365 schrittweise im gesamten Unternehmen ein. Unterstützt durch eine kontinuierliche Kommunikationsstrategie und praxisnahe Inhalte, wird der Rollout so gestaltet, dass Ihre Mitarbeitenden die neuen Funktionen nahtlos in ihren Arbeitsalltag integrieren können.

5. Langfristige Begleitung & Optimierung

Die erfolgreiche Einführung und vorallem auch der Nutzung von Microsoft 365 hängt von einer nachhaltigen Lernkultur in Ihrem Unternehmen ab. Regelmäßige Updates, flexible Lernmodule und interaktive Formate empfehlen sich sehr, dass der Wissenstransfer auch langfristig an Ihre Mitarbeitenden gewährleistet ist. So passen sich Ihre Prozesse kontinuierlich an die sich ändernden Anforderungen an.

Ein wichtiger Vergleich: Warum traditionelle Projekte nicht immer ausreichen

Um die Besonderheiten der Einführung von Microsoft 365 besser zu verstehen, lohnt es sich, einen Blick auf typische IT-Projekte und -Systeme zu werfen, mit denen viele Unternehmen bereits vertraut sind. Viele Organisationen haben langjährige Erfahrungen mit klar definierten, einmaligen IT-Projekten – denken Sie an ERP-Einführungen, bei denen es klare Ziele, feste Zeiträume und festgelegte Ressourcen gibt.

Doch genau hier liegt der Unterschied:

Microsoft 365 erfordert keine einmalige Implementierung, sondern einen kontinuierlichen Transformationsprozess.

Während klassische Projekte nach einem festen Plan abgewickelt werden, müssen Sie bei Microsoft 365 regelmäßig auf neue Funktionen und wechselnde Anforderungen reagieren. Diese fortlaufende Anpassung ist entscheidend, um den dynamischen Herausforderungen des Modern Workplace gerecht zu werden.

Im Folgenden erläutern wir, warum der Vergleich zwischen „Projekt versus kontinuierliche Transformation“ sowie „ERP versus Microsoft 365 – ein Paradigmenwechsel“ dabei hilft, die Notwendigkeit eines flexiblen und nachhaltigen Lern- und Anpassungsprozesses klar zu machen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Ihre Mitarbeitenden immer mit den aktuellsten Informationen und Best Practices versorgt werden – und nicht in veralteten Strukturen verharren, die den digitalen Wandel verhindern.

Projekt vs. kontinuierliche Transformation

Ein weiterer wichtiger Punkt im Webinar war der Unterschied zwischen klassischen IT-Projekten und einer kontinuierlichen Transformation:

Einmalige Projekte:
Traditionelle IT-Projekte, wie beispielsweise ERP-Einführungen, sind oft klar definierte Vorhaben mit einem festen Anfang und Ende. Sie haben klare Ziele, zeitliche Begrenzungen und definierte Ressourcen.
Kontinuierliche Transformation:
Der effektive Einsatz von Microsoft 365 erfordert jedoch eine fortlaufende Anpassung und regelmäßige Schulungen. Statt eines einmaligen Projekts handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der eine dauerhafte Lernkultur fördert und den stetigen Wandel in den Arbeitsprozessen berücksichtigt.
Dauerhafte Lernkultur: Eine nachhaltige Integration neuer Funktionen basiert auf einem kontinuierlichen Wissenstransfer, der sich flexibel in den Arbeitsalltag einfügt und immer wieder neu angepasst wird.

Dieser Paradigmenwechsel bedeutet, dass Sie bei Microsoft 365 mehr auf kontinuierlichen Wissenstransfer und flexible Anpassungen setzen müssen, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.

Praxisnahe Lernbegleitung – Relevant und interaktiv

Ein zentrales Element unseres Learning-as-a-Services ist die Aufbereitung von Lerninhalten, die exakt auf den modernen Arbeitsalltag mit M365 Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten sind:

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Anwendungs- und Tätigkeitsorientierte Use Cases

Die Inhalte werden anhand realer Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen vermittelt. So erfahren Ihre Mitarbeitenden, wie sie konkrete Probleme und mithilfe von Microsoft 365 lösen können, Hilfestellung erhalten und damit im Arbeitsalltag produktiver sein.

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Kurze, prägnante Lernmodule im Moment of need

Formate wie Quick-Tipps, How-To-Szenarien und Cheatsheets bieten leicht verdauliche Wissenshäppchen, die sich problemlos in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

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Interaktive Elemente

Die Nutzung von Microsoft 365-Tools wie Teams, SharePoint und Stream ermöglicht es, Inhalte zu teilen, zu kommentieren und zu diskutieren – so, wie es in einem modernen Arbeitsumfeld selbstverständlich ist. Dazu gehören auch „Events“ und besondere Aktionen wie z.B. einen KI-Führerschein oder eine Weihnachtsaktion integriert in der Lernplattform – Ihrem Infohafen.

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten?

Werden Sie Teil unserer Modern Work 365 – Manager Community!

Die Aufzeichnung unseres Webinars liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community in Teams – zusammen mit zahlreichen weiteren Webinar-Aufzeichnungen, Präsentationen und praktischen Learning-Inhalten. Dort erhalten Sie kostenfreien Zugriff auf:

Adoption Material und Learning-Unterlagen zu Microsoft 365
Alle Videos und Learning-Inhalte der 365 Akademie
Regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare zu Microsoft 365
Monatliche Experten-Round Tables und einen regelmäßigen Talk

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🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Warum traditionelle Lernmethoden bei Microsoft 365 scheitern

von Selina Bailer | 9. Januar 2025 | 📃 Alle Beiträge, 📚 Change to Modern Work-Paket, 🖼️ Cheatsheet, 🧩 Lernpfad, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 🎬 Videos

Warum traditionelle Lernmethoden bei Microsoft 365 scheitern:

Welche Vorteile unser Learning-as-a-Service gegenüber traditionellen Methoden bietet

⚽ Fußball lernt man nicht im Klassenzimmer,
🏃‍➡️ Marathon laufen nicht durch ein eLearning,
🕺Tanzen nicht per YouTube-Video,
🚘und Autofahren nicht durch gute Ratschläge.

Für vieles, was wir im Leben lernen, gibt es die unterschiedlichsten Formate – und nicht jedes passt gleichermaßen. Einige sind effizient, andere weniger. Und manche sind schlichtweg ungeeignet.

Thomas Maier

Gründer und Inhaber, 365 Akademie GmbH

Microsoft 365 ist kein Lernthema wie jedes andere

Microsoft 365 ist kein gewöhnliches Lernthema. Es ist unglaublich vielseitig, ständig im Wandel und für jeden Nutzer unterschiedlich relevant. Für Sie als Learning-Verantwortliche oder Content-Produzenten bedeutet das vor allem eins: eine echte Herausforderung.

Doch genau hier liegt das Problem. Viel zu oft wird die Komplexität von Microsoft 365 unterschätzt. Ständige Updates? Individuelle Anforderungen? Unsicherheiten? Diese Themen werden gerne ignoriert, als wären sie nebensächlich. Aber das sind sie keineswegs.

Wer langfristig erfolgreich sein will – sei es in der Wissensvermittlung oder in der täglichen Nutzung – kann es sich nicht leisten, diese Aspekte zu übersehen. Flexibilität und Zukunftsorientierung erfordern, dass wir uns genau diesen Herausforderungen stellen. Und zwar nicht irgendwann, sondern jetzt.

Veränderungen erfordern Aufklärung

Stellen Sie sich Ihre Mitarbeitenden vor: Eine App verschwindet plötzlich, Besprechungs-Notizen in Teams gibt es nicht mehr, der Microsoft 365 Feed fehlt, oder gespeicherte Nachrichten sind weg. Solche Veränderungen mögen auf den ersten Blick klein erscheinen, lösen bei den Nutzenden jedoch oft Skepsis und Misstrauen aus. Die Folge? Viele ziehen sich auf altbekannte Arbeitsweisen zurück – und das Vertrauen in moderne Tools schwindet. Ohne gezielte Kommunikation und Unterstützung entstehen Unsicherheiten, die nicht nur den Arbeitsfluss stören, sondern auch die Akzeptanz neuer Technologien beeinträchtigen können.

Unser Geschäftsführer und Gründer Thomas Maier, ein Microsoft-zertifizierter Trainer mit über zehn Jahren Erfahrung, beschreibt es so:

„Ich habe viele Schulungen erlebt – sowohl als Trainer als auch als Teilnehmer. Und immer wieder sehe ich, wie wichtig es ist, dass Lernkonzepte flexibel und praxisnah gestaltet sind, damit sie tatsächlich den Arbeitsalltag unterstützen und die Unsicherheiten der Nutzenden abbauen.“

Ein durchdachtes Schulungskonzept macht den Unterschied!

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen:

Wie moderne Schulungsmethoden Ihre Mitarbeitenden wirklich erreichen.
Wie Sie indivduelle Lernbedürfnisse erkennen und praxisnah darauf eingehen können.
Wie Unsicherheiten bei technischen Neuerungen gezielt abgebaut werden.
Und wie Sie Weiterbildungsinhalte so gestalten, dass sie nicht nur Wissen vermitteln, sondern direkt anwendbar sind.

Bei der 365 Akademie setzen wir auf ein Konzept, das genau diesen Herausforderungen gerecht wird: Was bedeutet das für Sie? Weniger Frust, mehr Vertrauen und vor allem Ergebnisse, die langfristig Bestand haben. Denn nur, wenn Weiterbildung praxisnah und bedarfsorientiert gestaltet ist, wird sie zum echten Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen.

Warum klassische Schulungsmethoden oft scheitern

Microsoft 365 bietet unzählige Möglichkeiten, die Arbeitsweise in Unternehmen zu modernisieren und effizienter zu gestalten. Doch genau hier beginnt Ihre Herausforderung: Wie können Sie das Potenzial von Microsoft 365 so vermitteln, dass Ihre Mitarbeitenden es nicht nur verstehen, sondern auch effektiv nutzen? Viele traditionelle Schulungsmethoden stoßen dabei an ihre Grenzen, weil sie weder auf die Bedürfnisse Ihres Teams noch auf den Moment des tatsächlichen Bedarfs eingehen.

Schauen wir uns einige Beispiele genauer an:

Warum klassische Schulungsmethoden oft scheitern

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Präsenzkurse: Nicht effektiv

Präsenzkurse gelten oft als die Königsdisziplin der Weiterbildung. Doch wenn es um Microsoft 365 geht, sind sie selten effektiv. Die Kurse finden zu einem festen Zeitpunkt statt – unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeitenden das Wissen gerade benötigen oder nicht. Aufgrund der Komplexität von Microsoft 365 kann der Kurs meist nur einen kleinen Bereich abdecken, etwa eine spezifische App.

Hinzu kommt: Ihre Mitarbeitenden bringen ganz unterschiedliche Vorkenntnisse und Anforderungen mit. Wenn nun Personen aus verschiedenen Abteilungen und mit unterschiedlichen Aufgaben in einen Kurs gesteckt werden, bleibt kaum Raum für individuelle Bedürfnisse. Stattdessen wird oft Wissen vermittelt, das für viele überhaupt nicht relevant ist.

Natürlich gibt es Ausnahmen: Wenn Sie beispielsweise Grundkenntnisse in Word, Excel oder PowerPoint vermitteln möchten, können Präsenzkurse eine gute Basis schaffen. Aber für alles darüber hinaus sind sie meist teuer und wenig zielführend.

LMS und Kurse: Theorielastig und wenig alltagstauglich

Lernmanagementsysteme (LMS) und eLearning-Kurse werden häufig als flexible Alternative angepriesen. Doch in der Praxis haben auch sie ihre Schwächen. Die meisten Kurse sind darauf ausgelegt, einen gesamten Themenkomplex zu bearbeiten – oft mit dem Ziel, ein Zertifikat zu erhalten. Doch genau hier beginnt das Problem: Ihre Mitarbeitenden brauchen keine theoretischen Grundlagen zu „SharePoint“ oder „Microsoft Teams“, sondern konkrete Anleitungen, die sie in ihrem Arbeitsalltag anwenden können.

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Statt Lösungen für praktische Use Cases wie „Projektmanagement mit Microsoft 365“ oder „Effizientes Arbeiten im Team“ anzubieten, sind die Inhalte oft softwarezentriert und schwer auf individuelle Bedürfnisse übertragbar. Hinzu kommt, dass viele LMS-Systeme schlecht durchsuchbar sind. Wenn Ihre Mitarbeitenden eine schnelle Antwort auf ein akutes Problem suchen, ist der Zugang zu relevanten Informationen oft umständlich und zeitaufwendig.

Ein weiteres Problem: Viele eLearning-Plattformen konzentrieren sich auf „verkaufsstarke“ Themen. Das bedeutet, dass zahlreiche Microsoft 365-Apps gar nicht abgedeckt werden, weil sie weniger populär sind – obwohl sie für Ihr Unternehmen vielleicht besonders relevant wären.

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YouTube: Schnell, aber riskant

YouTube bietet eine Fülle an Informationen – ideal, wenn Ihre Mitarbeitenden genau wissen, wonach sie suchen und die Kompetenz haben, die Qualität der Inhalte zu bewerten. Aber das ist oft leichter gesagt als getan. Viele Videos sind veraltet, da sie aufgrund hoher Klickzahlen online bleiben. Neue Videos zeigen häufig Funktionen, die noch nicht einmal flächendeckend verfügbar sind.

Und dann ist da noch die Qualität: Jeder kann Videos veröffentlichen. Doch nicht alle Inhalte sind fachlich fundiert oder passen zu Ihrer Umgebung. Für geschäftskritische Themen birgt diese Unsicherheit erhebliche Risiken.

Beratung: Hilfreich, aber begrenzt

Eine individuelle Beratung scheint auf den ersten Blick die optimale Lösung zu sein. Doch auch sie hat Grenzen. Beratungen sind zeitlich begrenzt und behandeln nur die Themen, die aktuell zur Sprache kommen. Fragen, die Ihre Mitarbeitenden in der Vergangenheit hatten, oder Herausforderungen, die in Zukunft auftreten, bleiben oft außen vor.

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Hinzu kommt: Ihre Mitarbeitenden wissen möglicherweise gar nicht, was sie nicht wissen. Wer nicht weiß, dass sich mit Power Apps einfache mobile Anwendungen erstellen lassen, wird auch keine Fragen dazu stellen. Beratung bleibt daher oft reaktiv und hängt davon ab, welche Probleme bereits erkannt wurden.

Was bedeutet das für Sie?

Die Schulung Ihrer Mitarbeitenden ist ein zentraler Faktor, um das volle Potenzial von Microsoft 365 zu nutzen. Doch traditionelle Methoden wie Präsenzkurse, eLearning oder punktuelle Beratungen sind oft zu starr, zu unflexibel oder nicht alltagstauglich. Die Folge sind Frustration, Unsicherheiten und ungenutzte Chancen.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie ein moderner, praxisorientierter Ansatz diese Herausforderungen bewältigen kann – flexibel, individuell und genau abgestimmt auf die Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden.

Maßgeschneiderte Schulungsinhalte, die wirklich funktionieren

Die Herausforderungen bei der Schulung Ihrer Mitarbeitenden lassen sich nur mit einem durchdachten, individuellen Ansatz lösen.

Inhalte, die perfekt auf Ihre Umgebung, Ihre Ziele und die Bedürfnisse Ihrer Teams abgestimmt sind. → Keine allgemeingültigen Lehrpläne, keine irrelevanten Informationen – sondern praxisnaher Content, der wirklich ankommt.

Individuelle Inhalte für Ihre Ziele und Ihre Umgebung

Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir vorab, welche Inhalte Ihre Mitarbeitenden wirklich benötigen. Dabei berücksichtigen wir sowohl die spezifischen Anforderungen Ihrer Arbeitsumgebung als auch die individuellen Ziele Ihres Unternehmens. Unsere Inhalte sind immer aus der Perspektive der Nutzer:innen gestaltet, nicht aus der Sicht der Software.

Beispiel: Statt das Menüband einer App von links nach rechts zu erklären, gehen wir direkt auf die Frage ein: Was möchte Ihr/e Anwender/in erreichen und wie setzen Ihre Teams das am Besten um? Dabei berücksichtigen wir, welche App am sinnvollsten ist und wie sie optimal genutzt werden sollte.

Vielfältige Formate für unterschiedliche Bedürfnisse

Nicht jeder User in Ihrem Team lernt gleich – und nicht jede Situation erfordert denselben Lernansatz. Deshalb stellen wir Inhalte in verschiedenen Formaten und für unterschiedliche Wissensstufen bereit:

Quick-Tipps:

Kurze, einminütige Hinweise, die schnell weiterhelfen.

Demovideo ⬇️

How-To-Szenarien:

Konkrete Anleitungen, die Ihre Mitarbeitenden genau bei ihrem aktuellen Thema abholen.

Demovideo ⬇️

Cheatsheets:

Übersicht, die alle wichtigen Informationen auf einen Blick zusammenfassen.

Beispiel Cheatsheet ⬇️

Cheatsheet zum Thema "Teams richtig planen"

Mehr Infos zu unseren Lerninhalten, Lernformaten und weitere Demovideos?

Gezielte Kommunikation

Damit Ihre Mitarbeitenden überhaupt von den Schulungsinhalten erfahren, setzen wir auf zielgerichtete Kommunikationskampagnen. Diese spielen wir speziell an die relevanten Zielgruppen aus. Denn ein Buchhalter braucht keine Tipps für das Arbeiten von unterwegs, während jemand in der Produktion oder Fertigung nichts mit Informationen zu Intranetseiten anfangen kann.

Unsere größte Aufgabe: Informationen so zu filtern, dass Ihre Mitarbeitenden nur das erhalten, was wirklich relevant ist. Kein Overload – keine Frustration.

Lernen in der gewohnten Umgebung: Microsoft 365 als Lernplattform

Bei der 365 Akademie setzen wir nicht nur auf Microsoft 365 als Thema – wir nutzen es auch aktiv als Lernplattform. Unsere Inhalte sind direkt in Microsoft 365 integriert, sodass Ihre Mitarbeitenden in ihrer vertrauten Arbeitsumgebung lernen können.

So könnte Ihre maßgeschneiderte Lernplattform aussehen, wie sie von vielen unserer Kunden geschätzt wird:

SharePoint: Zentrale Bereitstellung der Inhalte.

Teams: Für Communitys, Social Learning und direkten Austausch.

Stream: Videoinhalte, die durchsuchbar sind, transkribiert und kommentiert werden können.

Forms: Für Wissensabfragen und Feedback.

Mehr Infos zu den Integrationsmöglichkeiten?

Button zur Champions Community Integration

So zeigen wir nicht nur, was mit Microsoft 365 möglich ist, sondern demonstrieren auch praxisnah, wie die Werkzeuge genutzt werden können. Ihre Mitarbeitenden interagieren aktiv mit der Plattform und erleben gleichzeitig einen Use Case, der den Nutzen verdeutlicht.

Immer aktuell: Monatlich erweiterte Inhalte

Die Microsoft-Welt leibt nicht stehen – und das tun wir auch nicht. Unsere Inhalte werden jeden Monat aktualisiert und erweitert, sodass Ihre Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand bleiben.

Mit unserem Learning-as-Service bieten wir Ihnen nicht nur Schulungen, sondern eine Lösung, die individuell, flexibel und praxisorientiert ist – und die Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützt, die Möglichkeiten von Microsoft 365 voll auszuschöpfen.

Warum moderne Schulungsmethoden für Microsoft 365 unverzichtbar sind

Moderne Herausforderungen verlangen moderne Lösungen – besonders, wenn es um die Schulung Ihrer Mitarbeitenden im Umgang mit Microsoft 365 geht.

Mit den richtigen Ansätzen können Sie:

Lernprozesse optimieren, z. B. durch innovative Methoden wie Streaming.
Individuellen Schulungsbedarf erkennen und gezielt relevante Inhalte bereitstellen.
Technische Unsicherheiten abbauen, um das Vertrauen in neue Tools zu stärken.
Engagement fördern, indem Sie mit kreativen Kommunikationsansätzen Mitarbeitende aktiv einbinden.

Deshalb gibt es die 365 Akademie🎓

Viele klassische Schulungsmethoden stoßen bei Microsoft 365 an ihre Grenzen – der Grund, warum Thomas Maier die 365 Akademie gegründet hat. Das Ziel war von Anfang an, einen Service zu entwickeln, der perfekt zu den Anforderungen von damals noch Office 365 passt. Heute ist Microsoft 365 das einzige Thema, auf das wir uns spezialisiert haben.

Unsere Expertise basiert auf jahrelanger Erfahrung und wird durch den engen Kontakt mit Microsoft kontinuierlich erweitert. Als Microsoft MVP (Most Valuable Professional) stehen wir in direktem Austausch und bereiten alle relevanten Neuerungen und Best Practices gezielt für Sie auf.

Das Ergebnis: Inhalte, die nicht nur aktuell, sondern auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

Buchen Sie einen Termin mit unserem M365-Learningspezialisten!

Ich freue mich darauf Sie kennenzulernen!

Tiefer eintauchen: New Work Enablement

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Lassen Sie uns über Ihre Ziele in Bezug auf das Thema modern Work mit Microsoft 365 sprechen und erfahren Sie, wie wir Sie und Ihre Mitarbeitenden dabei Entlasten können!

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Sie erreichen mich auch per ✉️ Mail, 🤝LinkedIn, 💬 Teams-Chat oder 📞telefonisch unter +49 (0) 8224 99792-55.

2025 mit Microsoft 365 durchstarten und wie Sie jetzt die richtigen Ziele setzen

von Selina Bailer | 8. Januar 2025 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

2025 mit Microsoft 365 durchstarten und wie Sie jetzt die richtigen Ziele setzen

Das Jahr 2025 ist bereits gestartet – und mit ihm bieten sich neue Chancen, Ihre Ziele mit Microsoft 365 erfolgreich zu erreichen. Für Ihr Unternehmen bedeutet dies nicht nur, neue Tools einzuführen, sondern auch, eine klare Strategie für den Modern Workplace zu entwickeln.

Aber wie gelingt es Ihnen, Ihre M365-Ziele für dieses Jahr zu erreichen und dabei die Herausforderungen zu meistern?

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Microsoft 365 gezielt für Ihre Unternehmensziele einsetzen können. Sie erfahren, wie Sie mit klar definierten Zielen, konkreten Maßnahmen und einer starken Nutzerakzeptanz den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen vorantreiben können. Wir geben Ihnen wertvolle Einblicke, wie Sie die wichtigsten M365-Prioritäten für 2025 setzen und häufige Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft 365 meistern. Sie lernen, wie Sie Ihre Ziele richtig definieren – von der optimalen Nutzung der M365-Tools über das Überwinden mentaler Barrieren bis hin zur praktischen Umsetzung der SMARTen Zielmethoden. Zusätzlich stellen wir Ihnen den Roadmap-Workshop vor, der Ihnen hilft, Ihre Strategie passgenau auf Ihre Unternehmensbedürfnisse auszurichten.

Ein Auszug aus unserer Jahresplanungs-Vorlage für Kundentermine

Die richtigen M365-Ziele für 2025 setzen: Ihre Prioritäten im Blick

Haben Sie sich bereits Gedanken darüber gemacht, welche Ziele Sie mit Microsoft 365 in diesem Jahr erreichen möchten? Es reicht nicht aus, einfach neue Tools einzuführen – Sie müssen sicherstellen, dass diese Tools den gewünschten Mehrwert für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeitenden bieten.

Es ist wichtig, den aktuellen Stand Ihrer Microsoft 365-Nutzung zu überprüfen und klar zu definieren, welche Ziele Sie im Jahr 2025 erreichen wollen. Zu den häufigsten Zielen gehören die Steigerung der Nutzung bestimmter M365-Tools wie Teams oder SharePoint sowie die Förderung der Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Auch die digitale Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden spielt eine wesentliche Rolle.

Die wichtigsten Prioritäten für 2025 sind:

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Steigerung des Nutzungsgrads der Microsoft 365 Tools:

Viele Unternehmen haben nur einen Teil der Funktionen von Microsoft 365 ausgeschöpft. Setzen Sie sich das Ziel, den gesamten Funktionsumfang zu nutzen, um die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden zu steigern.

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Zielgerichtetes Onboarding und Schulung:

Es reicht nicht aus, Tools bereitzustellen. Ihre Mitarbeitenden müssen verstehen, wie sie diese richtig einsetzen, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten.

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Strategische Ausrichtung und Kommunikation:

Die Kommunikation rund um die Einführung von M365 ist entscheidend. Sie sollte nicht nur die technische Implementierung umfassen, sondern auch die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden fördern.

Entwickeln Sie eine klare Kommunikationsstrategie zur Einführung neuer Tools, um Akzeptanz zu schaffen. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ihre Mitarbeitenden von unseren Lerninhalten und Demovideos profitieren können?

zu den Lerninhalten

Die Herausforderungen meistern: Ein smarter Weg zur Zielverwirklichung

Im Webinar haben wir die häufigsten Herausforderungen mit den Teilnehmenden angesehen, mit welchen Ihr Unternehmen konfrontiert ist, wenn Sie Microsoft 365 einführen. Diese reichen von Angst vor Veränderungen bis hin zu Frustration, weil die Tools nicht intuitiv genug sind oder nicht effizient genutzt werden.

Was hilft Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern?

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Change Management und Akzeptanz:

Eine der größten Barrieren ist die Angst vor Veränderungen. Viele Ihrer Mitarbeitenden sind unsicher im Umgang mit den neuen Tools. Deshalb ist es wichtig, einen klaren Change-Management-Plan zu entwickeln, der Ihre Mitarbeitenden mitnimmt.

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Gewohnheiten durchbrechen:

Gewohnte Arbeitsweisen müssen nicht immer schlecht sein, aber oft verhindern sie eine effizientere Nutzung von Tools wie Microsoft Teams oder SharePoint. Schulungen und Best Practices sind entscheidend, um Frustrationen zu vermeiden.

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Unwissenheit und fehlende Schulungen:

Viele Ihrer Mitarbeitenden sind sich der vollen Funktionsweise von Microsoft 365 nicht bewusst. Hier hilft eine gezielte Wissensvermittlung, um das Vertrauen in die Tools zu stärken.

Die mentale Barriere überwinden: Angst, Frustration und Unwissenheit abbauen

Ein wichtiger Punkt, der auch noch besprochen wurde, ist die Überwindung der mentalen Barrieren, die viele Ihrer Mitarbeitenden gegenüber neuen Technologien haben. Oft spielen Angst, Frustration, Unwissenheit und tief verwurzelte Gewohnheiten eine zentrale Rolle.

Die Angst vor der Nutzung neuer Software oder der Veränderung gewohnter Arbeitsprozesse kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeitenden Microsoft 365 weniger effektiv nutzen. Um dem entgegenzuwirken, ist es entscheidend, die folgenden Aspekte zu berücksichtigen:

Kommunikation und Klarheit:

Es reicht nicht, einfach die Tools bereitzustellen. Ihre Mitarbeitenden müssen verstehen, warum Microsoft 365 eingeführt wird und wie es ihren Arbeitsalltag erleichtern kann. Hier hilft eine klare, zielgerichtete Kommunikation und regelmäßige Updates.

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Schulungen und Support:

Bieten Sie regelmäßige Schulungen an, in denen Ihre Mitarbeitenden nicht nur lernen, wie sie Microsoft 365 bedienen, sondern auch, wie sie mit den neuen Tools ihre Produktivität steigern können.

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Frustration abbauen:

Wenn Ihre Mitarbeitenden feststellen, dass sie Microsoft 365 nicht effizient nutzen können, entsteht Frustration. Helfen Sie ihnen, ihre Ziele mit den Tools zu erreichen, indem Sie praxisorientierte Anleitungen und maßgeschneiderte Lösungen bereitstellen.

Pain Points – Kommunikation, Zusammenarbeit, Dokumente, Prozesse, Organisation, Sicherheit

Keine einheitliche Kommunikation
„Frontline-Worker“ werden nicht erreicht
Mitarbeitende wissen nicht wie eine Teams-Team Struktur aussehen sollte
Mitarbeitende wissen nicht wie Projekte Zusammenarbeit strukturieren
Mitarbeitende wissen nicht welche Dokumente wo abgelegt werden sollen und finden diese nicht
Nicht bekannt wie Datenredundanzen vermieden werden können
Sicherer Umgang mit Dateien und Informationen
Nicht bekannt, wie Wildwuchs eingefangen bzw. reguliert oder am besten vermieden werden.
Nicht bekannt, wie Neuerungen von Microsoft in Strategie eingeplant werden kann
Nicht bekannt, wie Akzeptanz und Nutzung von M365 gesteigert werden kann
Nicht bekannt, welche Prozesse digital und effizienter abgebildet werden können

SMARTe Ziele für Microsoft 365

Der SMART-Ansatz hilft, konkrete, messbare und realistische Ziele zu setzen. SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden.

Wie können Sie dieses Konzept für Ihre Ziele umsetzen?

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Spezifisch:

Setzen Sie klare Ziele, wie die Steigerung der Nutzung von Microsoft Teams oder SharePoint innerhalb Ihres Unternehmens.

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Messbar:

Verwenden Sie den Adoption Score und Nutzungsberichte im Admin Center, um den Fortschritt zu messen.

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Erreichbar:

Stellen Sie sicher, dass die Ziele realistisch sind und dass Ihre Mitarbeitenden die nötigen Ressourcen und Schulungen haben.

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Relevant:

Überprüfen Sie, ob die Ziele im Einklang mit den Gesamtzielen Ihres Unternehmens stehen und die strategische Ausrichtung unterstützen.

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Zeitgebunden:

Legen Sie einen klaren Zeitrahmen fest, in dem diese Ziele erreicht werden sollen.

Der Schritt zur erfolgreichen M365-Strategie

Ein zentraler Bestandteil unserer Strategie ist der Roadmap-Workshop, den wir mit unseren Kunden durchführen. In diesem Workshop geht es darum, klare Ziele zu definieren und die wichtigsten Pain Points zu identifizieren, die im Unternehmen existieren – sei es im Bereich Kommunikation, Zusammenarbeit oder Dokumentenmanagement.

Kampagnenbeispiele der 365 Akademie

Der Roadmap-Workshop hilft Ihnen, den aktuellen Stand der Microsoft 365-Nutzung zu evaluieren, die Schwachstellen zu erkennen und konkrete Maßnahmen abzuleiten, um Ihre Ziele zu erreichen. Es ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass Ihre Strategie auf die Bedürfnisse und Herausforderungen Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt ist.

Von den Erfahrungen anderer lernen: Best Practices aus der Praxis

Der Austausch von Best Practices mit anderen Unternehmen ist ein wertvoller Schritt. Wie gehen andere Unternehmen mit ihren Zielen um? Welche Strategien setzen sie ein, um ihre M365-Ziele zu erreichen?

Nun, da Sie wissen, wie Sie Ihre M365-Ziele für 2025 definieren und umsetzen können, liegt der wahre Erfolg in der Umsetzung. Deshalb bieten wir Ihnen die Möglichkeit, tief in das Thema einzutauchen und die richtigen Strategien zu entwickeln.

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Unsere Modern Work 365-Manager Community ist genau der richtige Ort, um sich mit anderen Experten auszutauschen und von den besten Lösungen und Vorgehensweisen zu profitieren. Sie erhalten Zugang zu exklusiven Ressourcen, darunter die Aufzeichnung unseres Webinars und die Präsentation, die Ihnen hilft, Ihre M365-Ziele in konkrete Maßnahmen zu übersetzen. Melden Sie sich noch heute an und starten Sie mit frischem Input ins Jahr 2025!

Jetzt durchstarten: Werden Sie Teil der Modern Work 365-Manager Community!

Sind Sie bereits Mitglied? Dann finden Sie hier die Aufzeichnung!

🔴Aufzeichnung

📄Präsentation

Die 8 Herausforderungen von Microsoft 365 eLearnings: Wie Sie Ihre Mitarbeitenden mit Microsoft 365 wirklich produktiver machen

von Thomas Maier | 19. Dezember 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Warum gelten eLearnings oft als perfekte Lösung fürs Homeoffice? Weil sie scheinbar so flexibel sind, dass man nebenbei E-Mails checken, die Waschmaschine anstellen und so tun kann, als würde man konzentriert lernen. Klingt witzig, oder? Doch genau hier liegt das Problem: Viele klassische eLearnings liefern im Alltag keinen echten Mehrwert.

Warum das so ist und wie Sie Ihren Teams stattdessen eine spürbare Unterstützung bieten können, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag zeigen.

Unser Gründer der 365 Akademie, Thomas Maier, ist seit über zehn Jahren Microsoft-zertifizierter Trainer. Er hat in dieser Zeit viele Schulungen konzipiert, durchgeführt und selbst an unzähligen teilgenommen. Dabei hat er immer wieder erlebt, dass die klassischen Ansätze bei Microsoft 365 leider nicht funktionieren – weil sie weder flexibel noch praxisnah genug sind.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden Microsoft 365 optimal nutzen, ohne dabei wertvolle Zeit zu verschwenden, sind Sie hier genau richtig. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was bei traditionellen eLearnings schiefläuft und wie Sie es besser machen können.

Warum herkömmliches eLearning oft nicht funktioniert

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden erhalten jederzeit genau die Unterstützung, die sie benötigen – schnell, unkompliziert und direkt in ihrer Arbeitsumgebung. Leider sieht die Realität oft anders aus: Klassische eLearnings zu Microsoft 365 bringen selten echten Mehrwert, weil sie auf die falschen Fragen setzen. Statt sich auf die Herausforderungen Ihrer Mitarbeitenden zu konzentrieren, erklären sie nur, was Microsoft 365 kann – aber nicht, wie es konkret hilft. Warum ist das so? Die meisten eLearnings basieren auf veralteten Ansätzen, die Ihre AnwenderInnen frustrieren und diese somit wertvolle Zeit verschwenden. Hier sind die 8 typischen Probleme klassischer eLearnings – und wie wir sie lösen, damit Sie echte Ergebnisse erzielen.

Warum klassische eLearnings bei Microsoft 365 oft scheitern

Auf den ersten Blick scheinen eLearnings ideal: Sie sind flexibel, modern und ortsunabhängig. Doch gerade bei einem komplexen und sich ständig verändernden System wie Microsoft 365 stoßen sie schnell an ihre Grenzen.

Microsoft 365 entwickelt sich laufend weiter, ist extrem vielseitig und wird von jedem Nutzenden anders gebraucht. Allgemeingültige, starre Kursinhalte reichen da nicht aus – sie sind oft zu oberflächlich, nicht individuell genug und schnell veraltet.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen die 8 häufigsten Fehler klassischer eLearnings aufzeigen und erklären, wie unsere modernen Methoden diese umgehen. Ziel ist es, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur lernen, sondern das Gelernte auch direkt anwenden können – in ihrer Arbeitsumgebung, individuell zugeschnitten und ohne Zeitverschwendung.

1. Fehlender Bezug zum Use Case

Das größte Problem vieler eLearnings ist deren Ausrichtung. Sie erklären die Software – oft als verfilmtes Handbuch – statt konkreter Lösungen für spezifische Aufgaben oder Use Cases zu bieten. Doch genau das ist es, was Ihre Mitarbeitenden brauchen: Anleitungen, die direkt auf ihre Probleme und Ziele eingehen.

Wer sich mit einer Herausforderung auseinandersetzt, sollte nicht mühsam Informationen aus verschiedenen Kursen zusammensuchen müssen. Es ist Aufgabe des Trainers, diese Transformationsleistung zu erbringen.

Unser Ansatz: Wir starten mit den Use Cases Ihrer Mitarbeitenden. Unsere Inhalte sind praxisorientiert und sprechen die Themen an, die für sie wirklich relevant sind. Mit einer großen Bibliothek häufig benötigter Use Cases holen wir Ihre NutzerInnen genau dort ab, wo sie stehen – unabhängig von ihrem Wissensstand.

2. Das eLearning ist in Kapitel und Kurse eingeteilt

Viele eLearning-Inhalte scheitern, weil sie sich zu sehr auf theoretisches Wissen und umfassende Funktionsübersichten von Microsoft 365 konzentrieren. Statt Ihren Mitarbeitenden konkrete Lösungen für ihre täglichen Aufgaben zu bieten, bleiben die Inhalte oft abstrakt und wenig praxisnah. Die klassische Einteilung in Kapitel und Kurse mag für Universitäten geeignet sein, nicht aber für den modernen Arbeitsalltag. Ihre Mitarbeitenden benötigen keine umfassende Schulung, sondern schnelle und gezielte Lösungen. Deshalb sind unsere Lerneinheiten in sich abgeschlossen und maximal 15 Minuten lang – perfekt für den spontanen Einsatz im Tagesgeschäft, ohne lange Planungen oder Terminabsprachen.

3. Unkenntnis über Tools und Apps

Standard-eLearnings erklären die Software, wie sie von Microsoft gedacht ist – nicht, wie sie in Ihrem Unternehmen genutzt wird. Wenn Apps deaktiviert oder Funktionen angepasst wurden, führt das bei den Nutzenden oft zu Frust: Sie versuchen, das Gelernte anzuwenden, nur um festzustellen, dass es in ihrer Umgebung gar nicht funktioniert.

Unser Content wird individuell an Ihre Unternehmensumgebung angepasst. Ihre Mitarbeitenden lernen genau das, was sie in ihrer täglichen Arbeit benötigen – keine theoretischen Szenarien, sondern praxisrelevante Inhalte.

4. Fehlender Bezug zur Unternehmensumgebung

Viele eLearnings werden in separaten Plattformen oder LMS-Systemen bereitgestellt, die schwer zugänglich und umständlich zu navigieren sind. Doch Wissen sollte immer dorthin gelangen, wo es gebraucht wird – und nicht umgekehrt.

Unser Content wird direkt in Ihrer Microsoft 365-Umgebung bereitgestellt. Über die Microsoft-Suche ist er leicht auffindbar, egal ob in Teams, SharePoint oder Outlook. Die Integration sorgt nicht nur für einfache Zugänglichkeit, sondern zeigt gleichzeitig, wie die Tools in der Praxis genutzt werden können.

5. Schwierige Zugänglichkeit und Auffindbarkeit von Inhalten

Wissen ist wertlos, wenn man es nicht findet. Wenn Mitarbeitende externe Websites besuchen müssen, um Lernmaterialien abzurufen, führt dies oft zu Frustration und mangelnder Nutzung der Angebote. Umständliche Zugriffswege mindern nicht nur die Motivation, sondern auch den tatsächlichen Nutzen der Weiterbildung.

Die Lösung: Integrieren Sie die Lerninhalte direkt in Microsoft 365. So können Ihre Mitarbeitenden über die Microsoft-Suche oder Tools wie Teams und SharePoint genau im Moment of Need auf die benötigten Informationen zugreifen – ohne zusätzliche Plattformwechsel. Diese nahtlose Einbindung macht die Inhalte nicht nur leichter zugänglich, sondern steigert auch die Nutzung und den Mehrwert Ihrer Trainingsangebote. Unser Content ist suchmaschinenoptimiert und transkribiert, sodass er über die Microsoft-Suche direkt auffindbar ist – egal ob per Desktop, Smartphone oder Tablet.

6. eLearning ohne Interaktivität

Klassisches eLearning kann für Ihre Mitarbeitenden oft nicht motivierend oder sogar langweilig wirken, da es an interaktiven Elementen mangelt. Ohne die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder den Lernstoff aktiv zu hinterfragen, bleibt der Lernerfolg oft auf der Strecke. Zudem führt das Fehlen von Diskussionen und Gruppenarbeit dazu, dass das Lernen isoliert erfolgt und der Austausch untereinander eingeschränkt bleibt.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, sollte eLearning gezielt interaktive Elemente einbeziehen. Funktionen wie die Möglichkeit, Inhalte zu kommentieren oder an Diskussionen teilzunehmen, sind hierbei super wichtig. Wir setzen in unserem Learning-as-a-Service auf Kommunikation: Unsere Inhalte werden über zielgerichtete Kampagnen beworben, die Ihre Nutzenden gezielt informieren.

7. Veraltete Inhalte

Veraltete eLearning-Inhalte nicht nur nutzlos, sondern auch frustrierend. Wenn Schulungsmaterialien nicht regelmäßig aktualisiert werden, bleiben Ihre Mitarbeitenden im Dunkeln über neue Funktionen und Tools. Das führt zu ineffizienter Nutzung und sinkendem Engagement.

Unsere Inhalte werden monatlich aktualisiert, um Neuerungen in Microsoft 365 sofort abzubilden – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Jede neue Funktion wird zeitnah integriert, damit Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand sind. Ein Beispiel: Sobald Microsoft Teams eine neue Funktion erhält, wird diese in unseren eLearnings berücksichtigt. So sichern Sie nicht nur die Relevanz Ihrer Schulungsangebote, sondern ermöglichen es Ihren Teams, effizient und produktiv zu arbeiten – stets mit dem Wissen, das sie wirklich brauchen.

8. Fehlende soziale Lernmöglichkeiten

Traditionelles eLearning kann oft isoliert wirken und fördert keinen aktiven Austausch zwischen Ihren Mitarbeitenden. Diese isolierte Lernumgebung führt dazu, dass es kaum Möglichkeiten gibt, Wissen zu teilen oder von anderen zu lernen. Zudem kann die Motivation sinken, da der Lernprozess häufig als abstrakt und nicht als greifbar wahrgenommen wird.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, sollte Social Learning ein fester Bestandteil Ihres eLearning-Prozesses sein. Ihre Mitarbeitenden sollten die Möglichkeit haben, Inhalte zu kommentieren, zu teilen und mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu interagieren, um voneinander zu profitieren. Microsoft 365 bietet hierfür die perfekte Plattform: Tools wie Teams und Viva Engage ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, Inhalte aktiv zu diskutieren und ihr Wissen auszutauschen.

Ein Beispiel hierfür könnte die Gründung einer Champions Community in Teams sein, wo Ihre Mitarbeitenden Fragen stellen, Ideen austauschen und gemeinsam an Lösungen arbeiten können. Dies fördert nicht nur den sozialen Austausch, sondern steigert auch die Motivation und das Engagement im Lernprozess erheblich.

Wie modernes eLearning Ihre Mitarbeitenden wirklich unterstützt

Wenn Sie sehen möchten, wie ein eLearning wirklich zur Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden beitragen kann, dann schauen Sie sich an, wie wir das bei unseren Kunden umgesetzt haben. Die 8 größten eLearning-Probleme, die wir besprochen haben, sind genau der Grund, warum Thomas Maier die 365 Akademie gegründet hat– weil bestehende Angebote zwar die Anforderungen der HR-Abteilungen erfüllen, aber nicht die Bedürfnisse Ihrer AnwenderInnen.

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Microsoft Teams-Update: Die neue Chat- und Kanalerfahrung – Was bedeutet das für Modern Work ManagerInnen?

von Thomas Maier | 3. Dezember 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In unserem Webinar zum neuen Microsoft Teams-Update haben wir die Teilnehmenden dazu eingeladen, über Ihre Erfahrungen und Herausforderungen mit dem neuen Teams-Update zu sprechen. Das Update zielt darauf ab, Chats und Kanäle zu vereinen, um eine optimierte Benutzeroberfläche sowie effizientere Kommunikationswege in MS Teams zu schaffen. Dabei wurde jedoch deutlich, dass solche Veränderungen Fragen aufwerfen und eine gewisse Eingewöhnung erfordern können. Besonders für Sie als Modern Work ManagerIn stellen sich neue Herausforderungen, die es zu meistern gilt. In diesem Artikel möchten wir Ihnen praxisnahe Best Practices aus unserer Erfahrung als M365-Learning-Experten an die Hand geben, um Sie bei der erfolgreichen Umsetzung dieser Neuerungen zu unterstützen.

Vorallem im Modern Workplace spielen digitale Tools wie Microsoft Teams eine zentrale Rolle. Das neueste Update bringt zwar einige Verbesserungen mit sich, aber auch neue Herausforderungen, die die Nutzung von M365 im Unternehmen erschweren können. Als Modern Work ManagerIn wissen Sie, wie wichtig es ist, diese Hürden frühzeitig zu erkennen und zu überwinden, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Durch ein- und ausklappbare, personalisierbare Abschnitte können Sie und Ihre AnwenderInnen schnell auf Ihre bevorzugten Chats und Kanäle zugreifen. Zudem lässt sich die Struktur gezielt an die Bedürfnisse Ihrer Teams, Projekte oder Kunden anpassen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeitenden den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Warum das neue Microsoft Teams-Update Herausforderungen mit sich bringt

Unsere im Webinar durchgeführte Umfrage hat gezeigt, dass 75 % der Teilnehmenden angaben, dass ihre Mitarbeitenden Klärungsbedarf zu den Unterschieden und Use Cases von Chats und Kanälen haben. Lediglich 6 % der Befragten sind überzeugt, dass Ihre Mitarbeitenden diese Unterschiede vollständig verstehen, während 18 % angeben, dass das Verständnis fehlt. Diese Unsicherheiten können die Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrem Team erheblich beeinträchtigen.

Umfrage Posting Haben deine Mitarbeitenden bereits die Unterschiede und Use Cass für den Chat und die Kanäle verstanden?

Umfrage Posting Wie bewertest du den Umgang mit dem Teams-Update?

Zusätzlich bewerten 70 % der Teilnehmenden den Umgang ihrer Mitarbeitenden mit dem neuen Teams-Update als „schlecht„. Nur 30 % stufen die Performance als „gut“ ein, während kein Teilnehmender das Update als „sehr gut“ oder „sehr schlecht“ beurteilt. Die Trennung von Chats und Kanälen scheint zunehmend zu verschwimmen, was die Nutzererfahrung erschwert. Es ist entscheidend, gezielte Schulungen und Unterstützung anzubieten, um Ihre Mitarbeitenden in der Nutzung von Microsoft Teams zu befähigen und so den vollen Nutzen aus den neuen Funktionen zu ziehen.

6 häufige Stolpersteine und wie Sie sie überwinden, um Ihre Teamkommunikation zu optimieren

Der Unterschied zwischen Chats und Teams

Chats in Microsoft Teams sind ideal für kurzfristige, informelle Gespräche in kleinen Gruppen, während Kanäle für langfristige Projekte und größere Teams konzipiert sind und eine strukturierte Umgebung bieten, um Informationen und Diskussionen zu spezifischen Themen zu zentralisieren.

Durch kontinuierliche Updates können die Grenzen zwischen Chats und Kanälen verschwimmen. Um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu maximieren, ist es wichtig, diese Unterschiede klar zu verstehen und gezielt zu nutzen. So gewährleisten Sie eine optimale Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams und vermeiden Zeitverluste durch unklare Strukturen.

Gruppenchats sind zwar beliebt, fehlen jedoch oft an der Struktur, die Kanäle bieten. Während Kanäle klare Gliederungen und thematische Fokussierungen ermöglichen, werden Gruppenchats schnell unübersichtlich, was zu verloren gegangenen Informationen und übersehenen Beiträgen führt.

Eine strukturierte Kommunikation ist entscheidend, um die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu steigern. Durch die Nutzung von Kanälen können Sie spezifische Themen klar abgrenzen und relevante Inhalte bereitstellen. So fördern Sie Transparenz und erleichtern den Zugang zu Informationen.

Indem Sie Gruppenchats auf ihre Kernaufgaben fokussieren und Kanäle für projektbezogene Kommunikation nutzen, schaffen Sie eine organisierte Arbeitsumgebung, die Ihrem Team hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Zeit effizient zu nutzen.

In Gruppenchats kann es schnell zu Informationsverlust kommen, besonders bei langen Chatverläufen oder wenn Mitglieder den Chat verlassen. Wichtige Nachrichten und Dateien sind dann oft nicht mehr auffindbar. Im Gegensatz dazu bieten Teams-Kanäle eine strukturierte Ablage, in der Dateien und Nachrichten dauerhaft gespeichert bleiben, was die Nachverfolgbarkeit verbessert.

Ein weiteres Problem in Gruppenchats ist die Freigabe von Dateien über OneDrive. Verlässt ein Mitglied den Chat, gehen oft auch die Zugriffsrechte auf freigegebene Dokumente verloren, was zu Informationsverlust führt. Mit Teams-Kanälen bleibt alles zentral verfügbar, sodass Ihr Team jederzeit auf benötigte Ressourcen zugreifen kann. So fördern Sie effiziente Zusammenarbeit und reduzieren das Risiko von Informationsverlust erheblich.

Gruppenchats sind gerade für die Teamkommunikation wertvoll und werden oft genutzt – können jedoch schnell überladen werden, besonders bei zahlreichen Nachrichten. Diese Informationsflut führt oft zu Verwirrung und Überforderung, da wichtige Informationen untergehen. Um dem entgegenzuwirken, sollten klare Kommunikationsrichtlinien etabliert werden, etwa durch die Nutzung von Themenkanälen oder festgelegte Zeitfenster für Ankündigungen.

Durch die Reduzierung der Nachrichtenfrequenz und gezielte Strukturierung können Ihre Mitarbeitenden effektiver arbeiten und sich besser konzentrieren. Eine bewusste Handhabung von Gruppenchats steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden.

Mitarbeitende verwenden oft Gruppenchats für schnellen Informationsaustausch, was jedoch die strukturierte Nutzung von Microsoft Teams beeinträchtigen kann. Während Gruppenchats sofortige Antworten ermöglichen, gehen wichtige Informationen leicht in der Nachrichtenflut verloren.

Außerdem wird die Dokumentenablage unübersichtlich, wenn relevante Dateien nicht zentral gespeichert werden. Um Effizienz und Transparenz zu gewährleisten, sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Kommunikationskanälen etabliert werden. Eine bewusste Auswahl des Kanals entsprechend der Dringlichkeit fördert eine strukturierte Zusammenarbeit und verbessert langfristig die Prozesse in Ihrem Unternehmen.

In Gruppenchats innerhalb von Microsoft 365 ist es oft unklar, wer Zugriff auf bestimmte Inhalte hat, was das Risiko birgt, dass vertrauliche Daten ungewollt geteilt werden. Im Gegensatz dazu bietet Microsoft Teams in seinen Kanälen eine klare Berechtigungsstruktur, mit der Sie gezielt festlegen können, welche Mitglieder Zugriff auf bestimmte Inhalte haben und welche Rollen sie übernehmen.

Diese Transparenz fördert die Zusammenarbeit und erhöht das Sicherheitsniveau Ihrer Daten. Durch die Zuweisung von Rechten stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können, was den Datenschutz verbessert und das Sicherheitsgefühl Ihrer Mitarbeitenden stärkt. Nutzen Sie Teams, um eine sichere und transparente Arbeitsumgebung zu schaffen.

Herausforderungen und Best Practices zur Nutzung des neuen Microsoft Teams-Updates

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Verwirrung zwischen Chats und Kanälen:

Klare Kommunikation über die spezifischen Use Cases beider Funktionen.

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Strukturierung von Gruppenchats:

Best Practices zur Reduzierung der Informationsüberflutung; z.B. Einschränkung der Chat-Teilnehmerzahl und gezielte Verwendung von Themenkanälen.

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Informationsmanagement:

Strategien zum Speichern und Organisieren von Dateien innerhalb der Kanäle, um dem Verlust von Informationen vorzubeugen.

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Kommunikationsrichtlinien:

Entwicklung und Implementierung von klaren Richtlinien zur Nutzung von Chats und Kanälen, um die Effizienz zu steigern.

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Berechtigungsmanagement:

Schulungen zur Einsichtnahme in die Berechtigungsstruktur der Kanäle; Sicherstellung, dass nur autorisierte Nutzer auf vertrauliche Informationen zugreifen können.

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Schulung und Unterstützung:

Etablierung eines kontinuierlichen Schulungsprogramms, um Ihren Mitarbeitenden stets aktuelle Informationen und Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

Gegenüberstellung getrennte und kombinierte Chats

Das Teams-Update in der Live-Demo: Personalisierte Übersicht und Kommunikation

In DominiksLive-Demo wurde das Update in der Praxis vorgestellt.. Besonders hervorzuheben sind die personalisierbaren Abschnitte, die es M365-Anwendern ermöglichen, ihre Chats und Kanäle nach Projekten oder Prioritäten zu gruppieren. Dies führt zu einer vereinfachten Navigation und einer besseren Übersicht. Zudem können häufig genutzte Chats und Kanäle im Favoritenbereich angeheftet werden, was den Zugriff auf wichtige Informationen erheblich beschleunigt. Die neuen Filterfunktionen erleichtern das Auffinden von ungelesenen Nachrichten sowie wichtigen Chats und Kanälen. Darüber hinaus können Sie wichtige Unterhaltungen anheften, um die Nachvollziehbarkeit von Diskussionen zu optimieren. Diese Updates helfen Ihnen als Modern Work ManagerIn, wertvolle Zeit zu sparen und Ihre Teamkommunikation effizienter zu gestalten.

Für weitere Informationen zu unseren Lerninhalten und Demovideos, die Ihnen helfen, die neuen Funktionen von Microsoft Teams besser zu verstehen, können Sie hier klicken.

So gehen wir das Thema gemeinsam mit unseren Kunden an: Der Kommunikationsfahrplan als Beispiel

Unser Kommunikationsfahrplan ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Strategie, um das neue Teams-Update erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Unser Ansatz beginnt mit der ersten Information und Sensibilisierung, indem wir Ihnen einen Newsletter oder eine Live-Session anbieten, um Ihre Mitarbeitenden über die Neuerungen und deren Vorteile zu informieren.

Darauf folgt die Einführung von Best Practices, unterstützt durch Videos und Cheatsheets, die als schnelle Referenz für häufige Fragen dienen. Anschließend bieten wir gezielte M365-Lerninhalte an, die Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, die neuen Funktionen zu verstehen und anzuwenden.

Regelmäßige Kommunikation und Updates sind für uns als M365-Learningexperten in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sehr wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert bleiben und Unterstützung erhalten. Das Einholen von Feedback ist ein integraler Bestandteil unseres Fahrplans, um Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

Zusammengefasst umfasst unser Kommunikationsfahrplan eine strukturierte Einführung, die auf Bewusstsein und Verständnis abzielt, um die Nutzung des neuen Teams-Updates nachhaltig zu fördern.

Welche Ansicht bevorzugen Sie?

Die Frage nach der bevorzugten Ansicht von Kanälen und Chats ist für viele Benutzer von großer Bedeutung. Aktuelle Umfragen zeigen, dass 48 % der Webinarteilnehmer die kombinierte Ansicht favorisieren, während 52 % die getrennte Sichtweise bevorzugen. Diese unterschiedlichen Präferenzen spiegeln Ihre individuellen Arbeitsstile und Kommunikationsbedürfnisse wider. Eine kombinierte Ansicht ermöglicht eine effizientere Nutzung des Bildschirms und fördert die schnelle Interaktion, während die getrennte Ansicht mehr Übersichtlichkeit und Fokussierung auf einzelne Elemente bietet.

Umfrage Posting Welche Ansicht findest du besser

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Was denken Sie über diese Ergebnisse? Welche Ansicht finden Sie besser? Ihre Meinung ist uns wichtig. Wir laden Sie herzlich ein, in unsere Modern Work 365 – Manager Community zu kommen. Hier haben Sie nicht nur Zugang zu einer Vielzahl von Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen, sondern auch exklusiven Adoption-Materialien und Learning-Unterlagen von Microsoft 365. Zusätzlich können Sie auf alle Videos und Lerninhalte der 365 Akademie zugreifen.

Kommen Sie gerne regelmäßig zu den spannenden Adoption Talks und News-Webinare zu Microsoft 365 sowie einem monatlichen Talk und Experten-Round-Tables.

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📄Präsentation

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

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Learningmaterial zu Word, Excel, PowerPoint? Warum das nicht ausreicht!

von Thomas Maier | 28. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Wir haben bereits Lernmaterial zu Word, Excel und PowerPoint!

Es gibt viele Gründe, warum es nicht ausreicht, nur die Basics zu verwenden oder warum es sogar die Produktivität steigert, wenn ein Unternehmen die volle Bandbreite an Microsoft 365 Apps nutzt. Die vollständige Nutzung der Microsoft 365 Suite kann einen deutlichen Unterschied machen – aber nur, wenn Ihre Teams die umfassenden Möglichkeiten kennen und anwenden können.

Ungenutzte Potenziale in Microsoft 365

Viele Unternehmen überlegen, ob die bestehenden Schulungen zu Word, Excel und PowerPoint nicht ausreichend sind. Doch die Realität sieht oft anders aus. Viele ihrer Mitarbeitenden nutzen nur einen kleinen Teil der verfügbaren Funktionen in Microsoft 365. Wenn Ihre Teams nur „Hammer und Schraubenzieher“ – sprich: Word, Excel und PowerPoint – kennen und anwenden, gehen ihnen viele Möglichkeiten verloren. Die Herausforderung besteht darin, das Bewusstsein für die verschiedenen Microsoft 365-Anwendungen und deren Nutzen zu schaffen und Ihre Mitarbeitenden darauf vorzubereiten, diese in ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend einzusetzen.

Grafik: Das was jeder kennt Microsoft Apps

Typische Herausforderungen bei der optimalen Nutzung von Microsoft 365

Microsoft 365 bietet viele Funktionen und Tools, die über die Standard-Programme hinausgehen, aber die Einführung ist mit einigen Hürden verbunden.

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Begrenzte Nutzung von Microsoft 365:

Die Teams verwenden häufig nur grundlegende Funktionen, während viele nützliche Tools ungenutzt bleiben.

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Unzureichende Schulungsinhalte:

Lernmaterialien beschränken sich oft auf Word, Excel und PowerPoint, was nicht genügt, um alle Potenziale von Microsoft 365 auszuschöpfen.

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Mangelndes Bewusstsein:

Ihre Nutzenden wissen oft nicht, welche zusätzlichen Anwendungen und Funktionen Microsoft 365 bietet, die ihre Produktivität steigern könnten.

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Fehlender Anwendungsbezug im Alltag:

Theoretisches Wissen allein genügt nicht; es muss in den Arbeitsalltag integriert werden.

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Standardisierte Schulungen ohne Anpassung an spezifische Anforderungen:

Generische Lerninhalte helfen wenig, wenn sie nicht auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer User abgestimmt sind.

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Kontinuierliche Weiterentwicklung:

Microsoft 365 wird ständig aktualisiert. Die Schulungsinhalte müssen daher regelmäßig erneuert werden, um relevant zu bleiben.

Diese Herausforderungen müssen gemeistert werden, damit Ihre Mitarbeitenden das volle Potenzial von M365 ausschöpfen und zu einem nachhaltig erfolgreichen Team beitragen können.

Maßgeschneiderte Lernangebote für Ihr Unternehmen

Ihr Unternehmen profitiert enorm, wenn die Teams die gesamte Microsoft 365-Palette beherrschen. Die gezielte Schulung zu Anwendungen wie SharePoint, Microsoft Teams und OneNote ermutigt Mitarbeitende, die vielseitigen Funktionen in ihre Arbeit zu integrieren. Dies führt nicht nur zu einer Steigerung der Produktivität, sondern fördert auch eine kollaborative und effiziente Arbeitsweise.

Wenn Ihre Mitarbeitenden über die Grundlagen hinaus geschult werden, sind sie in der Lage, neue Lösungen zu entwickeln und innovative Ansätze für ihre Aufgaben zu finden. Dies fördert ihre Selbstständigkeit und schafft ein positives, motiviertes Arbeitsklima.

Die Vorteile einer umfassenden Nutzung von Microsoft 365 im Überblick

Produktivitätssteigerung:

Mit dem Wissen um die zahlreichen Funktionen und Anwendungen in Microsoft 365 arbeiten Ihre Teams effizienter und schneller.

Förderung der Zusammenarbeit:

Tools, wie SharePoint und Microsoft Teams, ermöglichen eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Team, wodurch Projekte schneller und reibungsloser ablaufen können.

Entwicklung neuer Lösungen:

Schulungen über die Grundlagen hinaus regen Ihre Mitarbeitenden dazu an, Herausforderungen kreativ zu meistern und neue Ansätze zu entwickeln.

Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit:

Wenn Ihre User die Tools sicher beherrschen, steigt ihre Zufriedenheit und Motivation im Job – ein wichtiger Faktor für eine langfristige Mitarbeiterbindung.

Symbol kontinuierliche Weiterentwicklung

Kontinuierliche Weiterbildung:

Regelmäßige Updates zu neuen Funktionen und Best Practices sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand bleiben und ihre Fähigkeiten fortlaufend erweitern können.

Anpassungsfähigkeit:

Ihre Mitarbeitenden können sich leichter an sich ändernde Anforderungen und Technologien anpassen, was die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärkt.

Effiziente Wissensnutzung:

Durch die Integration von Wissen und Fähigkeiten innerhalb der Microsoft 365-Umgebung nutzen Ihre Mitarbeitenden die vorhandenen Ressourcen optimal.

Durch diese Vorteile entwickeln sich nicht nur Ihre Teams weiter, sondern Sie stärken auch die gesamte Organisation nachhaltig. Schauen Sie sich in unserer Demoumgebung an, wie Ihre Inhalte ganz unkompliziert eingebettet werden können. So werden Neuerungen integriert, ohne dass Sie sich und Ihre Mitarbeitenden umfassend informieren müssen.

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