Weil Datei-Chaos so gar nicht Modern Work ist: Was Ihr Team über OneDrive wissen muss, um produktiv zu arbeiten!

von Johanna Wrede | 20. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Wie verwalten Sie Ihre Daten, damit kein Datei-Chaos entsteht?

In vielen Unternehmen ist es eine alltägliche Herausforderung: Der unorganisierte Umgang mit Dateien führt dazu, dass Ihre Mitarbeitenden täglich viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen. Dies verursacht nicht nur Stress, sondern mindert auch die Produktivität. Wussten Sie, dass Ihre Mitarbeitenden im Durchschnitt rund 30 Minuten pro Tag mit der Suche nach Dateien verbringen? Diese Zeit könnte viel sinnvoller in den Arbeitsalltag investiert werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie effektives Datenmanagement das Datei-Chaos beseitigt und Ihre Mitarbeitenden zu einer produktiveren Arbeitsweise befähigt.

Die größten Herausforderungen bei unstrukturiertem Datenmanagement

Ein häufiges Problem, das Sie in Ihrem Unternehmen feststellen, ist der chaotische Umgang mit Dateien. Wenn Ihre Mitarbeitenden jeden Tag viel Zeit mit der Suche nach wichtigen Dokumenten verbringen, verlieren sie nicht nur wertvolle Arbeitszeit – im Durchschnitt sind das etwa 30 Minuten täglich –, sondern kämpfen auch mit steigendem Stress. Die ständige Suche führt zu Frustration und beeinträchtigt die Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Wichtiges Wissen bleibt unzugänglich, und Entscheidungen verzögern sich.

Diese Ineffizienz durch unzureichendes Datenmanagement hat weitreichende Auswirkungen auf Ihre Produktivität und Ihr Unternehmensergebnis. Wie viel Zeit kostet Sie dieses Problem täglich? Es ist an der Zeit, einen klaren und strukturierten Umgang mit Ihren Dateien zu etablieren!

Unübersichtliche Ablagestruktur: Ohne klare Strukturen wird es schnell unübersichtlich. Dateien sind oft an verschiedenen Orten gespeichert, was die Suche unnötig kompliziert macht.

Rollen und Verantwortlichkeit klären: Eine unzureichende Rollenverteilung kann dazu führen, dass Mitarbeitende auf unnötige Informationen zugreifen. Stellen Sie sicher, dass jeder nur die für seine Aufgabe erforderlichen Zugriffsrechte hat, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Offline-Funktionen: Die Offline-Funktionen in OneDrive werden oft ignoriert. Dabei sind sie wichtig, um ohne Internetverbindung an Dokumenten zu arbeiten. Fördern Sie die Nutzung, um die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu erhöhren.

Warum ein effektives Datenmanagement entscheidend ist!

Um diesen Herausforderungen entgegenzuwirken, ist es für Unternehmen wichtiger denn je, klare Strukturen und effiziente Prozesse in der Datenverwaltung zu implementieren. Hierbei sollten folgende Punkte besonders beachtet werden:

Mit einer modernen Arbeitsumgebung, die Cloud-basierte Lösungen integriert, schaffen Sie ein zentrales Ablagesystem, das Ihren Mitarbeitenden die einfache Speicherung und das problemlose Teilen von Dokumenten ermöglicht. Diese Flexibilität steigert die Effizienz und Produktivität in Ihrem Team.

Um die Suche nach wichtigen Informationen zu erleichtern, sollten Sie Dateien systematisch kategorisieren und mit geeigneten Schlagworten versehen. So haben Ihre Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf die benötigten Dokumente und sparen wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.

Achten Sie zudem darauf, dass die Zugriffsrechte klar definiert sind. Ihre Mitarbeitenden sollten nur auf die Informationen zugreifen können, die für ihre jeweiligen Aufgaben notwendig sind. Das schützt sensible Daten und sorgt für eine strukturierte Arbeitsweise.

OneDrive fördert die Echtzeit-Zusammenarbeit an Dokumenten und ermöglicht eine nahtlose Kommunikation innerhalb des Teams. Nutzen Sie diese Funktion, um den Austausch von Ideen zu erleichtern und damit schnellere Ergebnisse in Ihrem Team zu erzielen. Durch diese moderne Herangehensweise an die Zusammenarbeit optimieren Sie nicht nur Ihre Effizienz, sondern stärken auch die Teamdynamik.

Umso wichtiger wird es für Unternehmen, klare Strukturen und effiziente Prozesse in der Datenverwaltung zu implementieren. Nur wenn die richtigen Technologien effektiv genutzt werden, können Frustration und Ineffizienz vermieden werden. Ein unzureichendes Schulungsangebot kann hier schnell zum Hemmnis werden und somit die gesamte Arbeitsatmosphäre negativ beeinflussen.

Vom Datenchaos zur Produktivitätsquelle

Die Umfrageergebnisse aus unserem Webinar zeigen ein solides Grundverständnis der Funktionen von OneDrive. Dennoch besteht ein erheblicher Bedarf an gezielten Schulungen, um das Datei-Chaos zu bewältigen.

Umfrage Posting Wie vertraut ist dein Team mit den Funktionen von OneDrive; um Dateien sicher zu teilen

Vertrautheit mit OneDrive

33 % der Teilnehmenden fühlen sich „sehr vertraut“ mit den Funktionen von OneDrive, während 43 % sich als „etwas vertraut“ einstufen. Das bedeutet, dass die Mehrheit der Teilnehmenden einige Kenntnisse über die Plattform haben. Auf der anderen Seite gaben 24 % an, „kaum vertraut“ zu sein – hier besteht ein Bedarf an gezielter Unterstützung, um das volle Potenzial von OneDrive ausschöpfen zu können.

Offline-Zugriff auf Dateien in OneDrive

Die Umfrage ergab, dass 15 % den Offline-Zugriff als „sehr wichtig“ und 35 % als „wichtig“ erachten. 45 % der Teilnehmer nutzen diese Funktion eher weniger, während 5 % sie als „überhaupt nicht wichtig“ einstufen. Diese Zahlen deuten darauf hin, dass der Offline-Zugriff für viele Teams keine Priorität hat.

Umfrage Posting Wie wichtig ist für dich und dein Team die Möglichkeit, mit OneDrive auf Dateien jederzeit offline zuzugreifen

Strategien zur optimalen Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden

Nie war es einfacher Dateien mit der Außenwelt zu teilen. Gewollt oder ungewollt!

Die 365 Akademie hat sich darauf spezialisiert, Lösungen zu entwickeln, die die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden im Umgang mit Microsoft 365, nachhaltig steigern.

Wir bieten maßgeschneiderte Lerninhalte mit über 1.000 detaillierten Erklärvideos zu Microsoft 365, insbesondere OneDrive. Ihre Teams finden blitzschnell Antworten auf ihre Fragen – von grundlegenden Funktionen bis hin zu komplexen Anwendungen.

Dank unserer monatlichen Aktualisierungen sind Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand und integrieren Neuerungen direkt in ihren Arbeitsalltag. Dies führt zu kontinuierlicher Verbesserung der Kompetenzen, erhöhter Agilität und Wettbewerbsfähigkeit. Sie reduzieren Einarbeitungszeiten und steigern die Produktivität – alles, was Ihre Organisation für den digitalen Wandel braucht.

Beispiel für eine Monatskampagne „OneDrive for Business“

Unsere Lerninhalte sind auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten, sodass unterschiedliche Wissensstände und Herausforderungen berücksichtigt werden. Dies verbessert die Lernerfahrung und fördert die effektive Anwendung des Gelernten in der Praxis.

Ihre IT-Abteilung spart wertvolle Zeit, da der aufwendige Prozess der internen Schulungsplanung entfällt. So können Sie Ressourcen gezielt für wichtigere Aufgaben nutzen und gleichzeitig die Qualität der Weiterbildung sichern.

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Die Aufzeichnung liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community, zusammen mit vielen weiteren Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen.

Um das volle Potenzial von OneDrive und Microsoft 365 optimal zu nutzen, ist eine kontinuierliche Schulung Ihrer Mitarbeitenden entscheidend. Deshalb bieten wir maßgeschneiderte Lernkampagnen, die speziell auf die Bedürfnisse Ihres Teams abgestimmt sind. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie unsere Lerninhalte Ihre Mitarbeitenden für den modernen Arbeitsplatz befähigen können?

Als Mitglied der Modern Work 365 – Manager Community haben Sie exklusiven Zugang zu unserer Demoumgebung. Entdecken Sie, wie wir Sie dabei unterstützen können, die Effizienz in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu steigern.

Zudem finden dort regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare über Microsoft 365 statt, sowie ein monatlicher Talk und Experten Round Tables.

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🔴Aufzeichnung

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Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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Microsoft 365 statt Drittanbietertools: So überzeugen Sie Ihre AnwenderInnen in 5 einfachen Schritten!

von Johanna Wrede | 14. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass Ihre Mitarbeitenden Drittanbietertools nutzen, obwohl bereits leistungsfähige Microsoft 365-Lösungen zur Verfügung stehen. Doch warum greifen Teams auf externe Tools zurück, und wie können Sie sie davon überzeugen, die Microsoft-Apps zu nutzen? In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen fünf konkrete Schritte, um Ihre AnwenderInnen zu motivieren und die Vorteile von Microsoft 365 zu verdeutlichen. Erfahren Sie, warum es sich lohnt, etablierte Arbeitsweisen zu überdenken, und wie Sie dadurch die Effizienz Ihrer Teams steigern und die Sicherheit Ihrer Daten verbessern.

Sind Drittanbietertools ein Risiko für Ihr Unternehmen?

Laut aktuellen Statistiken verwenden rund 50 Prozent der Mitarbeiter in Unternehmen Drittanbietertools, häufig ohne das Wissen oder die Zustimmung der IT-Abteilung. Trotz der umfassenden Funktionen von Microsoft 365 greifen viele dennoch auf externe Lösungen zurück, was Risiken birgt:

Ineffiziente Arbeitsprozesse: Der Einsatz von Drittanbietertools kann zu fragmentierten Abläufen führen, da diese oft nicht nahtlos in die bestehenden Systeme integriert sind.
Erhöhte Sicherheitsrisiken: Daten in nicht geschützten Tools sind anfälliger für Cyberangriffe und unbefugten Zugriff.
Datenschutzprobleme: Werden Daten außerhalb der Unternehmenssysteme verwaltet, ist der Datenschutz gefährdet.

Um diese Herausforderungen anzugehen, lohnt es sich, den Fokus auf die Vorteile von Microsoft 365 zu legen und Ihre Teams zu motivieren, auf integrierte Lösungen zu setzen.

Mit 5 Schritten zur Nutzung von Microsoft 365

In der Zusammenarbeit mit unseren Kunden verfolgen wir einen strukturierten Ansatz, der in mehrere Stufen unterteilt ist.

Schritt 1: Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Zunächst informieren wir die Mitarbeitenden über die Risiken von Drittanbietertools. Zu den häufigsten Problemen gehören:

Datenverlust: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, besteht die Gefahr, dass wichtige Daten verloren gehen.
Fehlende Backups: Oftmals gibt es keinen klaren Backup-Plan für externe Tools, was zu einem hohen Risiko führt.
Unklare Sicherheitsrichtlinien: Häufig werden private Verträge verwendet, die nicht ausreichend geschützt sind und vielleicht sogar Daten in andere Länder speichern.
Gesetzesverstöße: Kritische Informationen, die das Unternehmen oder sogar das Land verlassen, können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Lizenzverstöße: Die Nutzung von Werkzeugen, die nur für den privaten Gebrauch gedacht sind, kann zu weiteren Problemen führen.

Grafik Sensibilisierung der Mitarbeitenden

Darüber hinaus klären wir die Mitarbeitenden über die geteilte Verantwortung auf: Jeder, der externe Tools nutzt, trägt zur Sicherheitslage des Unternehmens bei. Diese Aufklärung schafft ein Bewusstsein für die Problematik.

Schritt 2: Nutzungserfassung

Identifizieren Sie, welche Drittanbietertools im Einsatz sind. Häufig zeigt sich, dass Ihre Mitarbeitenden auf Alternativen ausweichen, weil sie nach produktiveren Lösungen suchen. Dieses Bedürfnis können Sie durch die passende Microsoft 365-Anwendung abdecken.

Schritt 3: Gezielte Maßnahmen

Auf Grundlage der gesammelten Erkenntnisse entwickeln wir gezielte Maßnahmen. Ein Beispiel: Wenn Dropbox häufig genutzt wird, starten wir eine Kampagne, die die Vorteile von OneDrive for Business und SharePoint hervorhebt. Wir verzichten auf den erhobenen Zeigefinger und bieten stattdessen hilfreiche Inhalte an. So zeigen wir den Mitarbeitenden aktiv, wie sie ihre Dateien von Dropbox zu Microsoft 365 migrieren können, und verdeutlichen die Vorteile der integrierten Lösungen.

Schritt 4: Vorteilsdarstellung

Kommunizieren Sie die Vorteile von Microsoft 365 klar und praxisnah. Erklären Sie, wie Tools wie Teams und SharePoint die Zusammenarbeit fördern, und heben Sie hervor, dass der Copilot zum Beispiel nur auf Informationen zugreifen kann, die innerhalb von Microsoft 365 verfügbar sind.

Schritt 5: Nachverfolgung und Feinjustierung

Überprüfen Sie, ob sich das Nutzungsverhalten Ihrer Teams ändert, und analysieren Sie interne Hürden, die die Nutzung von Microsoft 365 einschränken könnten. So können Sie gezielt Anpassungen vornehmen und die User-Experience verbessern.

Grafik: Mit 5 Schritten zur Nutzung der Microsoft 365 Apps

Microsoft 365 praxisnah und nachhaltig einführen & Ihre Mitarbeitenden zum modernen Arbeitsplatz befähigen

Die 365 Akademie hilft Ihnen als Modern Work Manager, Microsoft 365 im Unternehmen gezielt und nachhaltig einzuführen. Mit passgenauen Lösungen, die Ihren Teams wirklich helfen und greifbaren Mehrwert schaffen.

Ihre Mitarbeitenden lernen in den unterschiedlichen Lernformaten (Themen-Kampagnen, Lernvideos, Cheatsheets, usw.) und Live-Sessions genau die Funktionen von Microsoft 365 kennen, die sie in ihrem Arbeitsalltag auch wirklich benötigen. Das ist nicht nur praxisnah, sondern fördert auch die Eigenständigkeit und Effizienz Ihrer Teams. Mit unseren maßgeschneiderten Lerninhalten holen wir Ihre Mitarbeitenden genau dort ab, wo sie stehen, und bieten ihnen das Wissen, das ihnen im Alltag wirklich hilft. So steigern wir nicht nur die Effizienz, sondern auch die Datensicherheit im Unternehmen.

Banner Modern Work braucht Modern Learning

Gezielte Bedarfsanalysen zeigen Ihnen klar und verständlich, wo die Anforderungen und Herausforderungen in Ihrem Unternehmen liegen. Auf dieser Grundlage schaffen wir eine Kommunikation, die Ihren Teams aufzeigt, wie Microsoft 365 Risiken von Drittanbietertools minimiert und sicherer eingesetzt wird.

Briefing anfordern

Wir haben zu diesem Thema bereits ein umfassendes Briefing erstellt. Wenn du es gerne durchlesen möchtest, kannst du es exklusiv als Mitglied der Modern Work 365 – Manager Community (kostenlose Community in Teams) anfordern. Hier geht’s zum Beitritt:

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Wie AUNDE Group Microsoft 365 erfolgreich in die Nutzung bringen – 25.000 Nutzer durch Weiterbildung & Change begleiten

von Selina Bailer | 7. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 💡 Experteninterviews, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

Die Einführung von Microsoft 365 stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen – besonders, wenn Tausende von Mitarbeitenden an global verteilten Standorten die neuen Tools effizient nutzen sollen.

Unser Kunde, die AUNDE Group mit den Marken AUNDE, ISRINGHAUSEN, FEHRER und REINERT ist ein weltweit führender Hersteller von Fahrzeugsitzen und Innenraumausstattungen mit einem umfassenden Portfolio, das vom Garn bis hin zum automobilen Interieur-Erlebnis reicht. Die AUNDE Group hat diesen Schritt gewagt und dabei die 365 Akademie als Partner an Bord geholt. Eine Schlüsselperson in diesem Projekt war Oliver Große Büning, der als Modern Workplace Manager bei der AUNDE Group die Einführung von Microsoft 365 geleitet und zusammen mit seinem Fachteam durchgeführt hat.

Digitaler Wandel: Die IT als Dienstleister

Seit September 2021 ist Oliver Große Büning als Modern Workplace Manager bei der AUNDE Group tätig. Gemeinsam mit seinem Team verantwortet er die digitale Transformation des Unternehmens und setzt sich dafür ein, Microsoft 365 nicht nur technisch zu implementieren, sondern integrativ in die Unternehmenskultur einzuführen.

„Die IT muss sich von der reinen Bereitstellung hin zu einem echten Dienstleister für die Mitarbeitenden entwickeln.“

Diese Philosophie führte er erfolgreich in das Projekt ein, das in partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit der 365 Akademie durchgeführt wurde.

Microsoft 365 in einem globalen Unternehmen implementieren – Effektive Mitarbeiterschulung mit der 365 Akademie

Für ein Unternehmen wie die AUNDE Group, das über 25.000 Mitarbeitende an 116 Standorten weltweit beschäftigt, ist die Einführung eines neuen Systems wie Microsoft 365 eine Mammutaufgabe. Neben der Technologie stand vor allem die Frage im Raum: Wie können die Mitarbeitenden so geschult werden, dass sie die neuen Tools nicht nur verstehen, sondern auch im Alltag anwenden?

Die IT-Abteilung alleine konnte diese Aufgabe nicht stemmen, daher entschied sich AUNDE für die Zusammenarbeit mit der 365 Akademie – mit einem klaren Ziel: die IT von einem reinen Techniklieferanten zu einem echten Dienstleister und Lösungsanbieter für das Unternehmen zu machen.

New Way of Work: Lernen effizient & leicht gemacht

Gemeinsam mit der 365 Akademie entwickelte AUNDE die “New Way of Work Academy”, eine speziell auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zugeschnittene Lernplattform. Diese Plattform bot allen Mitarbeitenden Zugang zu individualisierten Trainingsinhalten, die ihnen die nötigen Fähigkeiten vermittelten, um die zahlreichen Microsoft 365-Tools in ihre täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse bei diesem Projekt war, dass Lernen Spaß machen und leicht zugänglich sein muss. Durch kurze, praxisorientierte Videoinhalte und klare Lernpfade konnten die Mitarbeitenden ihre Fähigkeiten gezielt aufbauen – wann immer sie es brauchten.

Der Rollout: Kreativität und Engagement durch Gamification

Doch eine neue Lernplattform allein reicht nicht aus. AUNDE setzte gemeinsam mit der 365 Akademie auf eine kreative Rollout-Strategie, die das Interesse der Mitarbeitenden weckte und das Engagement von Beginn an förderte.

Eine Roadshow mit Live-Demos an den größten Standorten in Deutschland, Gamification-Elemente wie Gewinnspiele und ein interaktives Maskottchen sorgten dafür, dass die Einführung von Microsoft 365 zu einem spannenden Ereignis wurde. Diese Maßnahmen steigerten die Neugier der Mitarbeitenden und führten zu einer schnellen Adoption der neuen Tools.

Langfristiger Erfolg durch Evergreen Learning

Ein weiterer Schlüsselfaktor für den Erfolg der AUNDE Group war das Konzept des Evergreen Learning. In der dynamischen Microsoft 365-Welt, in der ständig neue Funktionen hinzukommen, war es entscheidend, dass die Lernplattform kontinuierlich aktualisiert wurde. Durch regelmäßige Updates und monatliche Live-Sessions mit der 365 Akademie stellte AUNDE sicher, dass die Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand blieben und die Tools effizient nutzen konnten.

Vom Support zur Lösung: IT neu gedacht

Eine zentrale Erkenntnis des Projekts war, dass sich die und das Verständnis, der IT-Abteilung, innerhalb des Unternehmens verändern muss. Oliver Große Büning, Modern Workplace Manager bei AUNDE, beschreibt diesen Wandel treffend: „Die IT muss sich weg von der reinen Bereitstellung und Verwaltung hin zu einem echten Dienstleister und Lösungsanbieter für die Mitarbeitenden entwickeln.“

Dank der kontinuierlichen Unterstützung durch die 365 Akademie konnte die IT-Abteilung von AUNDE diesen Wandel erfolgreich vollziehen und wurde zum zentralen Partner für die Mitarbeitenden bei der Nutzung von Microsoft 365.

So gelingt der Microsoft 365 Rollout: Erfolgsgeheimnisse der AUNDE Group enthüllt

Die Einführung von Microsoft 365 war für unseren Kunden AUNDE Group ein voller Erfolg. Die maßgeschneiderte Lernplattform, die kreative Rollout-Strategie und das Konzept des Evergreen Learnings sind entscheidende Erfolgsfaktoren, von denen auch andere Unternehmen profitieren können.

Neugierig geworden?

Im September 2024 haben unser Inhaber und Microsoft MVP Thomas Maier sowie Oliver Große Büning von der AUNDE Group auf dem M365 Summit spannende Einblicke in die erfolgreiche Einführung von Microsoft 365 bei AUNDE gegeben. Der Vortrag zeigt, wie durch gezielte Maßnahmen und eine starke Zusammenarbeit die Modern-Workplace-Transformation gelungen ist.

Für alle, die sich die Session in voller Länge anschauen möchten, steht die Aufzeichnung zur Verfügung:

Die gesamte Success Story, inklusive der „6 goldenen Regeln“ zur erfolgreichen Einführung und Nutzung von Microsoft 365, sowie die Präsentationsunterlagen des Vortrags sind exklusiv in unserer Modern Work 365 Manager Community verfügbar. Hier erhalten Sie alle Details zur Zusammenarbeit sowie Best Practices und wertvolle Learnings, die Ihnen helfen, diese Regeln auch in Ihrer eigenen Strategie anzuwenden.

Sind Sie bereits Mitglied der Modern Work 365 – Manager Community? Dann finden Sie alle Dateien hier:

Kostenlose Lerninhalte schaffen mehr Probleme als sie lösen – Top 10 Herausforderungen bei der Nutzung

von Johanna Wrede | 28. Oktober 2024 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

In der heutigen digitalen Arbeitswelt haben die Mitarbeitenden im Unternehmen oftmals Zugang zu zahlreichen M365-Lernressourcen – viele davon sind kostenfrei verfügbar. Viele Unternehmen und auch Kunden von uns haben sich genau deshalb auch die Frage gestellt.

Warum sollten wir Geld in Learning Content investieren, wenn es doch alles kostenlos gibt?

Doch ist diese Option wirklich die beste Wahl für Ihr Unternehmen?

In diesem Beitrag werfen wir einen genauen Blick auf die Herausforderungen, die mit der Nutzung dieser Ressourcen einhergehen und zeigen auf, warum qualitativ hochwertige und maßgeschneiderte Inhalte entscheidend sind, um die Nutzung von Microsoft 365 in Ihrem Team zu optimieren. Oft fehlt bei den kostenlosen Lernressourcen fehlt der Praxisbezug und der rote Faden, um die Tools wirklich effizient im Arbeitsalltag zu integrieren. Und das kostet am Ende mehr Zeit und Energie – nicht nur für Ihre Mitarbeitenden, sondern auch für Sie und Ihr Unternehmen!

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Die Herausforderungen mit kostenlosen Lernvideos

Auch wenn das Internet eine Fülle an kostenlosen Lerninhalten bietet, zeigt sich in vielen Unternehmen: Mitarbeitende nutzen Microsoft 365 oft nicht effektiv. Der bloße Zugang zu Informationen reicht nicht aus. Häufig sind die Inhalte nicht auf die spezifischen Bedürfnisse und den Arbeitsalltag abgestimmt. Das führt zu Frustration, da veraltete oder irrelevante Informationen die Mitarbeitenden nicht weiterbringen.

Wenn Technologien nicht optimal eingesetzt werden, leidet die Produktivität – und das wirkt sich direkt auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus. Ein durchdachtes, auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmtes Lernkonzept ist entscheidend, um Microsoft 365 erfolgreich zu nutzen.

Haben Sie sich auch schon gefragt, warum kostenlose M365-Lerninhalte möglicherweise nicht die beste Wahl für Ihr Unternehmen sind? Auch wenn sie auf den ersten Blick verlockend wirken, gibt es einige entscheidende Nachteile.

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Nicht Use-Case-basiert

Die Inhalte passen oft nicht zu den spezifischen Anforderungen Ihrer AnwenderInnen.

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Veraltete Inhalte

Alte Videos bleiben online, obwohl sie nicht mehr aktuell sind, was zu falschen Annahmen führt.

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Unpersönliche Inhalte

Keine Anpassungsmöglichkeiten – viele Videos nutzen generische Computer- oder KI-Stimmen

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Keine Verfügbarkeit nach Bedarf

Die Ersteller veröffentlichen Inhalte, wann es ihnen passt und nicht, wenn Sie die Inhalte benötigen.

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Kein „Moment of Need“

Ihre Mitarbeitenden können die Videos oft nicht genau dann abrufen, wenn sie sie brauchen.

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Mangelnde Integration

Die Inhalte passen nicht in die Unternehmensumgebung und lassen sich nicht nahtlos einbinden.

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Relevanz fehlt

Die Videos bieten oft nicht die Lösung, nach denen Ihre AnwenderInnen suchen.

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Marketingfokus

Viele Inhalte dienen dem Clickbait und liefern keine echten Erfahrungswerte oder Expertenwissen.

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Keine Kontrolle

Sie haben keine Kontrolle über die Inhalte und deren Aktualität.

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Klickorientierter Aufbau

Der Fokus liegt auf maximalen Klicks statt auf guter Erklärung mit wirklichem Mehrwert.

„Hauptsache die Information ist da“ – Das sehen wir anders!

Maßgeschneiderte Lerninhalte, die exakt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihre Mitarbeitenden zugeschnitten sind, bieten klare Vorteile gegenüber dem Versuch, eine eigene Lernplattform aufzubauen. Viele Unternehmen stellen oft nach ersten eigenen Versuchen fest, dass es deutlich schneller, einfacher und effektiver ist, auf die Expertise von Learning-Experten zurückzugreifen. Die Unterstützung durch erfahrene Experten spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Mitarbeitenden direkt die Inhalte erhalten, die sie brauchen – strukturiert, praxisnah und ohne Verwirrung durch mehrere Anläufe. So wird der Lernprozess effizienter und Ihre Mitarbeitenden werden schneller produktiver mit Microsoft 365 im Arbeitsalltag.

Update, upskill, repeat – so geht zeitgemäßes Lernen! Individualität: Inhalte, die auf die spezifischen Rollen und Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden abgestimmt sind.

Integration: Nahtlos in Ihre Microsoft 365-Umgebung integriert, sodass Ihre Teams schnell auf relevante Informationen zugreifen können, ohne lange suchen zu müssen.

Aktualität: Monatliche Updates, die sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden immer die neusten Funktionen und Best Practices lernen.

Mehr Infos zu unseren maßgeschneiderten Lerninhalten finden Sie hier:

Sie wollen, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur die M365-Basics der Tools kennen, sondern sie wirklich effizient im Arbeitsalltag nutzen? Dann lass uns gemeinsam eine maßgeschneiderte Lernstrategie entwickeln, die direkt in den Arbeitsalltag Ihrer Nutzenden passt!

Vereinbaren Sie jetzt einen Termin – ich freue mich auf das Gespräch und darauf, mit Ihnen zusammen einen echten Unterschied im Arbeitsalltag Ihres Teams zu machen!

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

Entdecken Sie, wie Sie Microsoft 365 noch gezielter einsetzen können. Unser M365-Learning-Spezialist unterstützt Sie dabei, die Zusammenarbeit in Ihrem Team zu stärken und das Lernen in Ihrem Unternehmen zu fördern. Gemeinsam entwickeln wir eine passgenaue Lösung, damit Ihre Mitarbeitenden die Tools sinnvoll und effizient nutzen können.

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Microsoft 365 Lerninhalte im LMS werden nicht genutzt – 7 Tipps aus der Praxis

von Selina Bailer | 15. August 2024 | 🎓 365 Akademie, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Microsoft 365 Lerninhalte im LMS werden nicht genutzt – 7 Tipps aus der Praxis

Fühlen Sie sich als Modern Work Manager frustriert, weil die vielen produzierten oder gekauften Microsoft 365 Lerninhalte in Ihrem LMS einfach nicht genutzt werden?

In diesem Beitrag teilen wir 7 praktische Tipps aus der Erfahrung, um Ihnen dabei zu helfen, diese Inhalte effektiver in den Arbeitsalltag zu integrieren und somit Ihre Mitarbeiter optimal zu unterstützen.

Warum Ihre Lerninhalte nicht genutzt werden

Sie haben wertvolle Microsoft 365 Lerninhalte erstellt oder erworben und diese perfekt in Ihr Learning Management System (LMS) integriert. Doch die Realität sieht oft so aus: Die Lerninhalte bleiben ungenutzt. Warum ist das so? Sie als Modern Work Manager:in sind davon überzeugt, dass diese Lerninhalte nützlich wären, doch trotzdem schreien ihre Mitarbeitenden nicht „Juhu!“ und nutzen die Lerninhalte nicht. Das ist ein typisches Szenario, das viele Modern Work Manager:innen nur allzu gut kennen.

Die Natur des LMS verstehen

Der erste und grundlegende Punkt ist, die Natur eines LMS richtig zu akzeptieren. Ein LMS ist hervorragend darin, Lerninhalte zu verwalten, Kurse zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen. Es ist perfekt für formelle Schulungen wie Sicherheitsinstruktionen oder Compliance-Themen. Doch für modernes Lernen, das schnelle, unmittelbare Lösungen während des Arbeitsalltags bietet, ist ein LMS oft nicht geeignet. Die LMS-Umgebung fühlt sich häufig abgekapselt und zeitaufwendig an – genau das Gegenteil von dem, was Ihre Mitarbeitenden in ihrer täglichen Arbeit brauchen.

Tipps für effektives M365-Lernen in der modernen Arbeitswelt

In den folgenden Tipps zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre M365-Lerninhalte bereitstellen können, um die Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu maximieren. Unsere Ansätze berücksichtigen dabei die modernen Anforderungen an Lernen und Weiterbildung und ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, in ihrem gewohnten Umfeld zu lernen – ohne zusätzliche Hürden.

1

Einfache und schnelle Auffindbarkeit

Ihre Mitarbeitenden brauchen während ihrer Arbeit schnelle Antworten auf spezifische Fragen. Verwenden Sie daher die allgemeine Microsoft 365 Suche, um Ihre Inhalte auffindbar zu machen. Dadurch wird kein plattformübergreifender Wechsel oder eine zusätzliche Anmeldung nötig.

2

Lernen ohne terminliche Verpflichtungen

Moderne Lerninhalte sollten keine langatmigen Kurse sein, die erst nach mehreren Stunden durchgearbeitet sind. Stattdessen sollten sie kurze, prägnante Impulse bieten, die in 1-10 Minuten konsumiert werden können – wie ein kurzes Gespräch mit einem Kollegen.

3

Lerninhalte dort bereitstellen, wo die Arbeit stattfindet

Anstatt Lerninhalte in einem separaten LMS bereitzustellen, integrieren Sie diese direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung Ihrer Mitarbeitenden, nämlich Microsoft 365. Ihre Mitarbeitenden sollten schnell und einfach auf die Lerninhalte zugreifen können, ohne sich in ein weiteres System einloggen zu müssen. Die Microsoft 365 Suite mit SharePoint, Teams und der intelligenten Microsoft 365 Suchfunktion bietet bereits alle notwendigen Werkzeuge dafür.

4

Stetige Aktualisierung der Inhalte

Microsoft 365 und die damit verbundenen Technologien entwickeln sich ständig weiter. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lerninhalte kontinuierlich aktualisiert werden. Eine agile, regelmäßig aktualisierte Inhalte-Bereitstellung ist der Schlüssel, um relevant zu bleiben.

5

Individuelle Bedarfsdeckung

Jeder Ihrer Mitarbeitenden hat unterschiedliche Anforderungen und Arbeitsaufgaben. Anstatt allen alles beizubringen, bieten Sie gezielte, bedarfsorientierte Inhalte an, die auf die spezifische Arbeitssituation und den individuellen Bedarf der Mitarbeitenden abgestimmt sind.

6

Nutzerzentrierte Organisation der Inhalte

Ordnen Sie die Lerninhalte nicht aus Sicht der Apps, sondern aus der Perspektive der Nutzer. Inhalte sollten nach Arbeitsanforderungen und Use Cases organisiert sein, nicht streng nach Anwendungen sortiert. Das verbessert die Auffindbarkeit und Relevanz der Lerninhalte erheblich.

7

Kollaboratives Lernen fördern

Microsoft 365 bietet bereits eine optimale kollaborative Lernumgebung. Nutzen Sie SharePoint, um Inhalte zu hosten, Teams, um die Kommunikation zu fördern, und die hervorragenden Such- und Kommentarfunktionen, um den Austausch zu erleichtern. Ihre Mitarbeitenden lernen nicht nur die Lerninhalte, sondern auch die Werkzeuge selbst besser kennen.

Mehr Informationen zu unseren Lerninhalten?

Erfolgreiche Integration

„Seit wir unsere Lerninhalte direkt in Microsoft 365 integriert haben, hat sich die Nutzerbeteiligung um 70% erhöht. Unsere Mitarbeitenden schätzen es, schnelle Lösungen ohne Unterbrechung ihrer Arbeit zu finden.“

Unsere Kunden setzen es bereits erfolgreich um. Eine kürzliche Fallstudie zeigte uns wie einer unserer Kunden durch die Integration von Lerninhalten direkt in Microsoft 365 die Nutzungsraten erhöhen konnte. Auch das Feedback der Mitarbeitenden im Unternehmen zeigte, wie leicht und intuitiv die Lerninhalte in den täglichen Arbeitsablauf integriert werden konnten.

Diese tolle Success-Story wird demnächst veröffentlicht – Stay tuned!

Möchten auch Sie Ihre Microsoft 365 Lerninhalte effektiver nutzen?

Buchen Sie jetzt einen Termin mit unseren M365 Learning Spezialisten und erfahren Sie mehr darüber, wie wir eine nahtlos integrierte Learning-Plattform in Ihr M365 aufbauen können.

Maximales Potenzial mit Microsoft 365

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Experteninterview mit Benjamin Stierle: Wildwuchs und Chaos in Teams vermeiden

von Thomas Maier | 25. Mai 2023 | 💡 Experteninterviews, 🏆 Modern Work Champions

Im neuesten Experteninterview spricht unser Gast Benjamin Stierle darüber, wie Wildwuchs und Chaos in Teams vermieden werden kann.

Hier können Sie sich das komplette Video zum Thema „Wildwuchs und Chaos in Teams vermeiden“ ansehen:

Wildwuchs und Chaos in Teams vermeiden

Die Themen des Interviews:

Herausforderungen bei der Einführung von Microsoft Teams (IT vs. Benutzer)
Wildwuchs vermeiden: Wann lege ich ein Team an und für was?
Was der Nutzer gegen Chaos tun kann
Typische Kosten und Zufriedenheitsentwicklung beim Betrieb von Microsoft Teams
Die richtige Balance zwischen Nutzerfreiheit und Kontrolle
Über Benjamin Stierle & Teams Center – Nutzen für den User bei der täglichen Arbeit

Über Benjamin Stierle

Als Digital Workplace Berater unterstützt Benjamin die Kunden von CollabStack als Lösungsarchitektur auf Basis des Microsoft 365 Technologie Stacks (Teams, SharePoint, OneDrive und Power Platform). Zusätzlich ist er CTO bei der Valprovia GmbH und verantwortet dort die technische Umsetzung der Teams Center Lösung.

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Experteninterview mit Benjamin Stierle: Wildwuchs und Chaos in Teams vermeiden

Nachfolgend finden Sie die LinkedIn-Kontaktdaten von Benjamin Stierle, CollabStack GmbH sowie der Valprovia GmbH und Thomas Maier.