Wie auch dein Unternehmen von einer optimalen Implementierung von Microsoft 365 und Copilot profitieren kann

Im Modern Workplaces ist die effektive Nutzung von Technologien wie Microsoft 365 und KI-gestützten Tools wie Copilot entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Im modernen Arbeitsplatz ist der effektive Einsatz von Technologien wie Microsoft 365 und KI-gestützten Tools wie Microsoft Copilot mittlerweile für den Erfolg Ihres Unternehmens entscheidend, da dieses praktische Tool Ihre Mitarbeitenden produktiver machen kann. Doch es ist wichtig, dass Sie Ihren M365-Nutzenden realistische Erwartungen vermitteln. Häufig werden unterhaltsame, aber wenig relevante Beispiele gewählt – wie fliegende Hunde im Superman-Kostüm oder ein Papst in einer Superjacke. Solche Beispiele sind zwar lustig, verdeutlichen jedoch nicht den praktischen Nutzen von Copilot im Arbeitsalltag Ihrer User:innen.

In unserem Webinar „Copilot Showcase – Begeisterung wecken mit den besten Use-Cases“ haben wir den Teilnehmenden wertvolle Einblicke in die Akzeptanz und Herausforderungen bei der Nutzung von Copilot gegeben. Ergänzt wurden diese Informationen durch praxisnahe Use-Cases sowie durch Einblicke in die Copilot-Site unseres Kunden KWS Group, vorgestellt von York Thielebeule.

Wissen, was möglich ist: Unbewusste Inkompetenz

Ein zentrales Thema zum Einstieg war das Konzept der unbewussten Inkompetenz im Webinar. Viele Ihrer Mitarbeitenden sind sich vermutlich nicht bewusst, welche Möglichkeiten und Funktionen Microsoft 365 und Copilot bieten. Diese unbewusste Inkompetenz kann dazu führen, dass wertvolle Tools und Funktionen ungenutzt bleiben, was letztlich die Effizienz und Produktivität des Unternehmens beeinträchtigt.

Akzeptanz und Herausforderungen bei der Nutzung von Copilot: Hürden überwinden für nachhaltigen Erfolg

Die Einführung von Copilot bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen für viele Unternehmen mit sich. Während viele Ihre Mitarbeitenden begeistert von den neuen, modernen Möglichkeiten sind, die KI-gestützte Unterstützung bietet, gibt es auch Bedenken hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit und des Verständnisses der Technologie.

• • Widerstand gegen Veränderungen: Einige Ihrer Mitarbeitenden könnten skeptisch gegenüber neuen Technologien sein oder Angst haben ihre gewohnten Arbeitsweisen aufzugeben.
  • Unzureichendes Wissen über Funktionen: Ohne ausreichende Wissensvermittlung wissen viele Nutzer nicht welche Funktionen Copilot bietet oder wie sie diese effektiv nutzen können.
  • Governance-Bedenken: Fragen zur Datensicherheit und Compliance können ebenfalls Bedenken hervorrufen.

Copilot weiß was in Microsoft 365 los ist (aber nicht alles)

Akzeptanz fördern

Um diese Herausforderung zu meistern, ist es für Ihr Unternehmen sinnvoll, eine Kultur des Lernens und der Offenheit zu fördern. Die 365 Akademie setzt genau hier an: Durch gezielte Schulungen und Kampagnen werden Ihre Mitarbeitenden nicht nur über die grundlegenden Funktionen von Microsoft 365 informiert, sondern kontinuierlich begleitet und zum Modern Workplace befähigt.

Durch kontinuierliche Lernbegleitung und Adoption- und Change Management schaffen wir ein Umfeld, in dem Ihre Mitarbeitenden ermutigt werden, neue Technologien aktiv zu nutzen und deren Potenzial voll auszuschöpfen. So wird aus unbewusster Inkompetenz schrittweise bewusste Kompetenz – ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation im Unternehmen.

Use-Cases aus dem Webinar: Praktische Anwendungen für den Arbeitsalltag

Im Webinar wurden mehrere praxisnahe Use-Cases vorgestellt, die verdeutlichen, wie Copilot konkret im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann:

• • Effiziente Dokumentenerstellung: Ein Beispiel war die Verwendung von Copilot zur automatisierten Erstellung von Berichten aus Rohdaten in Excel. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch menschliche Fehler.
  • Intelligente E-Mail-Antworten: Ein weiterer Use-Case zeigte auf, wie Copilot Vorschläge für E-Mail-Antworten generieren kann. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, schneller auf Anfragen zu reagieren und ihre Kommunikation effizienter zu gestalten.
  • Übersetzungen in Teams: Das Webinar beleuchtete auch die Funktionalität von Übersetzungen innerhalb von Microsoft Teams. Dies ist besonders nützlich für internationale Teams oder Projekte mit Beteiligten aus verschiedenen Sprachräumen.

Diese Use-Cases verdeutlichen nicht nur die Vielseitigkeit von Copilot, sondern auch dessen Potenzial zur Steigerung der Effizienz und Produktivität im Unternehmen.

Was unsere Webinar-Teilnehmer sagen: Einblicke und Feedback

Wenn Sie unser Webinar verpasst haben, bieten Ihnen die folgenden Erkenntnisse einen Überblick darüber, wie die Teilnehmer:innen Microsoft Copilot nutzen und welche Vorteile sie daraus ziehen.

Welche Use-Cases sind in Copilot am beliebtesten?

Die Beliebtheit spezifischer Use-Cases wie „Zusammenfassen“, „Meetingzusammenfassung“ und „Excel Tabellen Formeln“ zeigt deutlich, dass Copilot vor allem bei Aufgaben glänzt, die Routinearbeit erleichtern und strukturierte Daten verarbeiten. Dies unterstreicht seine Fähigkeit sowohl administrative als auch kreative Aufgaben zu unterstützen – was seine Vielseitigkeit und Nützlichkeit in verschiedenen Kontexten hervorhebt.

Erspart euch Copilot Zeit im Arbeitsalltag?

Wie war das Feedback bislang zu Copilot von deinen Anwendenden?

Die Mehrheit unserer Webinar-Teilnehmenden (79%) der Nutzer ist von Copilot überzeugt und möchte es weiter nutzen; dies weist auf eine hohe Zufriedenheit und Akzeptanz hin. Diese positive Resonanz zeigt zudem, dass Copilot die Erwartungen der Nutzer erfüllt und als wertvolle Unterstützung im Arbeitsalltag angesehen wird – während der Anteil jener ohne Nutzen relativ gering bleibt.

Unser ganzheitlicher Ansatz zur User-Adoption

Die 365 Akademie bietet eine umfassende Lösung zur Unterstützung der User Adoption durch gezielte Lernkampagnen im Rahmen des Learning-as-a-Service für Ihren M365 New Work Enablements. Diese umfassen:

1. 1. Lernkampagnen: Sie müssen sich nicht um die Schaffung von Bewusstsein für neue Funktionen kümmern – das übernehmen wir für Sie. Durch gezielte Kampagnen bringen wir Ihren Mitarbeitenden die neuesten Features näher. Beispielsweise haben wir im Webinar gezeigt, wie sie durch effektive Übersetzungen in Teams in mehreren Sprachen kommunizieren können. So stellen wir sicher, dass Ihre Teams die besten Tools nutzen, ohne dass Sie sich mit der Einführung auseinandersetzen müssen.
   2. Interaktive Lernpfade: Überlassen Sie uns die Erstellung von Lernpfaden, die Ihre Mitarbeitenden zur Selbständigkeit befähigen. Wir stellen Ihnen maßgeschneiderte Lernpfade zur Verfügung, die Videos, Grafiken und interaktive Elemente wie Umfragen enthalten. Diese sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeitenden sich eigenständig mit neuen Themen vertraut machen können und Ihr Wissen effektiv erweitern – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
   3. Tipps und Tricks: Lassen Sie uns die praktischen Tipps bereitstellen, die Ihren Mitarbeitenden echten Mehrwert bieten. Unsere Tipps sind so gestaltet, dass sie den Arbeitsalltag erleichtern und Zeit sparen – ganz gleich, ob es um einfache Klicks oder komplexere Aufgaben geht. So können Ihre Mitarbeitenden sofort von nützlichen Tricks profitieren, ohne dass Sie sich um die Details kümmern müssen.
   4. Zentrale Informationsplattform: Unsere SharePoint-basierte Plattform dient als zentraler Informationshub, an dem Ihre Mitarbeitenden alle relevanten Informationen rund um Microsoft 365 und Copilot finden. Durch diesen zentralen Zugang haben Ihre Mitarbeitenden stets die benötigten Ressourcen zur Hand, ohne dass Sie sich um die Verwaltung und Organisation der Informationen kümmern müssen.
   5. Regelmäßige Austauschformate: Unsere exklusive Community bietet regelmäßige Sessions und einen spannenden Austausch wie beispielsweise die „Copilot-Couch“, bei denen Copilot-Nutzende Erfahrungen austauschen und Best Practices diskutieren können.

→ Möchten Sie bei der nächsten Copilot-Couch dabei sein? Hier geht’s zur Anmeldung, exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community:

Tipps und Erfahrungen zur Einführung von Copilot: Einblicke unseres Kunden KWS von Jörg Thielebeule

Im Webinar hatten wir die Teilnehmenden die Gelegenheit, wertvolle Tipps von erfahrenen Personen zu erhalten:

Jörg Thielebeule ist IT-Leiter bei unserem Kunden KWS Group mit umfangreicher Erfahrung in der Implementierung neuer Technologien in großen Organisationen. Er erklärte im Webinar die Notwendigkeit einer fundierten Einführung neuer Technologien: „Wir möchten unsere Mitarbeitenden nicht einfach ins kalte Wasser werfen. Es ist wichtig dass sie verstehen was Microsoft 365 kann und welche Governance-Themen dabei zu beachten sind.“ York Thielebeule hob hervor dass eine klare Kommunikation über den Nutzen von Tools wie Copilot entscheidend sei für deren Akzeptanz im Team.

Key-Learnings aus dem Webinar:

Hier sind die wesentlichen Erkenntnisse aus unserem Webinar zusammengefasst, die Ihnen dabei helfen werden, das Potenzial von Copilot voll auszuschöpfen und Ihre Nutzung von Microsoft 365 zu optimieren:

• • Copilot als Assistent: Copilot ist ein KI-basierter Assistent für Microsoft 365, der je nach App oder Kontext verschiedene Funktionen und Fähigkeiten bietet.
  • Effektive Nutzung: Um Copilot sinnvoll zu nutzen, ist es wichtig, eine solide Basis in Microsoft 365 zu haben, die Umgebung gut vorzubereiten und klare sowie präzise Anfragen an Copilot zu stellen.
  • Unterstützung: Copilot kann bei verschiedenen Aufgaben unterstützen, wie zum Beispiel Meetings zusammenfassen, Dokumente überprüfen, Tabellen erstellen, Inhalte strukturieren oder übersetzen. Dabei sollten jedoch immer die technischen Limits, Datenschutzrichtlinien und die Qualität der Ergebnisse beachtet werden.
  • Weiterentwicklung: Copilot ist ein sich ständig weiterentwickelndes Produkt, das täglich besser und schlauer wird. Es ist entscheidend, die Mitarbeitenden zu informieren, zu schulen und zu begleiten, um das volle Potenzial von Microsoft 365 und KI auszuschöpfen.

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Die Aufzeichnung liegt exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community, zusammen mit vielen weiteren Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen.

Kommen Sie gerne in unsere Modern Work 365 – Manager Community in Teams! Dort haben Sie kostenfreien Zugriff auf Adoption Material von Microsoft 365, kostenlose Learning-Unterlagen, kostenlosen Zugriff auf alle Videos und Learning-Inhalte der 365 Akademie (Demoumgebung) und alle Webinar-Aufzeichnungen!

Zudem finden dort regelmäßige Adoption Talks und News-Webinare über Microsoft 365 statt, sowie ein monatlicher Talk und Experten Round Tables.

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