Microsoft 365 Briefing Quartal 4/2024

von Thomas Maier | 20. Dezember 2024 | 🎓 365 Akademie, 💻 Modern Work Manager

Microsoft 365 Briefing Quartal 4/2024 – Modern Work mit Microsoft

📣Microsoft 365 – Neuerungen

Was ist neu in Microsoft 365, was hat sich geändert, was solltest du wissen?!

Copilot bekommt einige neue Funktionen: Copilot antwortet mit mehr Inhaltstypen (Artefakten) wie z.B. Code, Diagrammen, Tabellen und Mindmaps. Auf die neuen Pages lassen sich die Ergebnisse von Copilot mit anderen gemeinsam nutzen. Actions helfen künftig dabei alltägliche Aufgaben zu automatisieren.

Teams bekommt eine neue „Storyline“ Funktion von Microsoft. Außerdem wird der Outlook Kalender künftig in Teams verfügbar sein und somit deutlich mehr Funktionen bieten wie der bisherige Teams Kalender. Die neue Chat- und Kanal-Erfahrung dürfte mittlerweile bei allen angekommen sein: Teams und Chats befinden sich jetzt in einer einzigen Ansicht.

Microsoft hat einen ganzen Rundumschlag vollzogen, und schwer aussortiert. Delve, der Microsoft 365 Feed, Stream, Viva Goals, die Universal Apps sowie OneNote für Windows 10 sind allesamt abgekündigt.

Das neue Design von Planner, welches bereits in der integrierten Planner App innerhalb von Teams verfügbar war ist nun auch über die Web-Oberfläche erreichbar und verfügbar.

🎓 News aus der 365 Akademie

Beitragsbild Next Level Evergreen Management

Beitragsbild - Wie AUNDE Group Microsoft 365 erfolgreich in die Nutzung bringen

Alle Webinar-Aufzeichnungen und die PPT’s, sowie andere Adoption-Unterlagen zu den Themen finden Sie exklusiv in unserer Modern Work 365 – Manager Community. Mitglieder erhalten auch regelmäßig Einladungen zu den Sessions. Möchten Sie beim nächsten Webinar auch dabei sein? Kommen Sie in unsere Modern Work 365 – Manager Community!
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🎬 Die Neusten Videos & Lernpfade

What is Bookings

Was ist Delve
Set and change my profile and profile picture
What is Delve
Does anyone have my password – My Sign-Ins

Edge – Tips for Daily Use
Edge Features for Productive Browsing
Set Up Edge Correctly
What is Edge – Your modern browser on all devices

Auswertungen mit Pivot-Tabellen
Interessante Darstellung – Alternativen zum klassischen Balkendiagramm
Show changes in Excel

Umfrage während einer Besprechung
What is Forms
Collect information and files from several people
Integrating Videos into Teams
More Interactive Videos – Include a Hint, Survey, or Quiz
Poll during a meeting in Teams

Liste mit Listenelemente kopieren – auch auf eine andere Website
Board-View in Lists
Kalenderansicht für meine Liste einrichten
Was ist Lists
Calendar view for your list
What is Lists

Nachricht an mich selbst – Notizen im Teams-Chat
Online Besprechungen vorbereiten und nachbearbeiten
Loop component – insert content and comments
Message myself – Notes in private Teams chat

Asynchrone Zusammenarbeit
Microsoft 365 App auf dem Smartphone
Office.com – Your Microsoft 365 Homepage
Wie hole ich am meisten aus Microsoft 365 raus – Den Service der 365 Akademie nutzen

PDF Dateien am Smartphone bearbeiten und signieren
Große Dateianhänge bis 100 GB mit Outlook verschicken
Dateien freigeben und vor Veränderung und Download schützen
OneDrive Mobile App
OneDrive Mobile App – Überblick
Besprechungen aufzeichnen
Edit and Sign PDF Files on Your Smartphone
What is OneDrive for Business
Which OneDrive files are shared with others
Share files – using expiration date
Move personal files from OneDrive to SharePoint or Teams to collaborate
9 Tips – Sync SharePoint and OneDrive with Windows Explorer
Edit and comment PDF files

Offline Arbeiten – OneNote Notizbücher offline verfügbar machen
Offline Arbeiten – Informationen aus Teams offline zugreifbar machen
Create a table of contents in OneNote
What is OneNote
Working Offline – Making OneNote Notebooks Available Offline
Use notes together – OneDrive SharePoint and Teams
Meeting notes and meeting minutes

Eigene Kontakteordner als E-Mail-Adressbuch anzeigen
Kalenderwoche in Outlook anzeigen lassen
Kommentare und Anmerkungen in Mails automatisch kennzeichnen
Mails mit Textbausteinen schnell schreiben und beantworten
Mehrere Zeitzonen im Outlook Kalender
Outlook professionell durchsuchen
Senden von Mails planen und zeitversetzt versenden
Terminerinnerungen für vergangene Termine abschalten
Editor-Bereich – Verbesserte Rechtschreib und Grammatikprüfung
Archive emails in Outlook
Automatically dismiss reminders for past calendar events in Outlook
Find emails fast – How to use SEARCH in Outlook
Mark comments in emails automatically
Share contacts
Show multiple time zones in your Outlook calendar
Use Quick Parts to write emails faster
Edit series events without changing old events
Send and share large file attachments up to 100 GB with Outlook
Room Booking in Outlook – Room Finder
Send later – set a date and time for sending an email
Search in Microsoft 365 – Use Search Operators
Create recurring tasks
Create tasks and events from mails

Besprechungen und Tagesordnungspunkte mit Planner organisieren
Wo landen Dateien aus Planner
Externe Personen in einen Planner Plan einladen
Copy a plan in Planner
Create a new plan within an existing Microsoft 365 group
Invite external users to a plan in planner
Set a background for a plan
What is Planner
Export a Planner Plan to Excel

Aktionen – Benachrichtigung auf dem Smartphone
Dateien in SharePoint automatisch aussortieren – Power Automate
Automatisierung in Teams – Flows aus Teams heraus auslösen
Save responses to a Forms survey in a SharePoint list

What is Power BI

Multiple languages in one presentation
Show PowerPoint presentation in window – Hidden feature

Gemeinsames Bearbeiten oder Ein- und Auschecken
Metadaten für Websiteseiten – Seiten organisieren
Access files and information faster – follow sites
Address in SharePoint – location column
Content Types – file storage
Design pages in SharePoint incl header
Individual content – audiance targeting
Move files from a network drive to SharePoint
Navigation in SharePoint with the Quicklinks webpart
Permissions in SharePoint – who has access to the information
Schedule news posts in SharePoint
Share files in SharePoint
SharePoint limits
SharePoint mobile app
SharePoint page navigation using images – Hero Webpart
Visualize SharePoint data with the quick chart webpart
What is SharePoint
Which files in SharePoint were shared externally
Use plans from Planner in SharePoint – webpart

Interaktivere Videos – Hinweis, Umfrage oder Quiz einbinden
What is Stream
Stream Classic is replaced by Stream on SharePoint
Record Teams Meetings

Was ist Sway

Aktivitätenfeed filtern
Befehlszeile in Teams nutzen
Beitritt zu einem Team per Link
Benachrichtigung sobald Anrufer der Besprechung beitreten
Benachrichtigungen in Teams – nichtstören und Stummschaltung
Besprechung für alle beenden oder verlassen
Besprechungen schützen vor ungebetenen Gästen – Wartebereich
Bevor es peinlich wird – 5 Tipps zum Teilen des Bildschirms
Breakout Rooms in Teams – Gruppenräume
Dateien direkt im Team Kanal oder SharePoint speichern – Standardspeicherorte definieren
Dringende und wichtige Nachrichten in Teams verschicken
Gelöschte Dateien in Teams wiederherstellen
Gemeinsames Arbeiten an Dateien in Teams
Gruppenräume – verwalten durch andere Person – Moderator festlegen
Kanäle freigeben für Nicht-Team-Mitglieder – Shared Channels
Kanäle löschen und wiederherstellen
Mails vermeiden – Zeit sparen – Unterhaltungen nutzen
Nur kurz etwas sagen – Stummschaltung per Tastenkombination vorrübergehend aufheben
Protokollführer in Teams – Teilnehmerliste und Transkript Untertitel
Sprachnachricht und Standort per Teams verschicken
Status Nicht stören – Ausnahmen zulassen
Teams auf dem iPad nutzen
Teams aufhübschen – Emojis
Teams Mobile App – Überblick
Über eine Datei diskutieren
Video mit Ton in einer Besprechung – Computer Sound einschließen
Video Nachricht im Teams Chat
Walkie-Talkie Funktion nutzen
Was passiert wenn ich Mitglieder aus meinem Team entferne
Wer ist verfügbar – Anwesenheitsinformationen im Blick
Wie gut wird das Team genutzt – Verwendungsbericht und Analyse
Mitarbeiterplanung – Massenbearbeitung und Auswertungen mit Import und Export in der Schichten-App
Mitarbeiterplanung – Zeitpläne drucken
Zusammenarbeit in der Teams Unterhaltung – Texte Tabellen und Listen
Einzelne Dateien aus OneDrive über Teams teilen
Besprechungsteilnehmer anonym einladen – BCC
Avoid common problems with online meetings
Avoid emails – save time – use chat and conversations
Backgrounds in Teams Meetings
Before you get embarrassed, tips on sharing your screen
Breakout Rooms – assign presenter to manage rooms
Breakout Rooms in Teams
Calls in Teams – Delegation
Chats and conversations in Teams
Choose co-organizers for Teams meeting
Collaborate within a Teams conversation – text tables and lists
Collaboration – when to use what – group chat or team
Contact someone quickly in Teams
Delete and restore channels
Discuss a file
Do not disturb status – allow exceptions
Emojis in Teams
Filter your activity feed
How to use links in Teams
How well is the team used – analytics
Improve camera image – brightness and soft focus
Invite participants anonymously BCC – Teams meetings
Join a Microsoft Teams Team via link
Keep an overview in Teams – Activity feed
Limits in Teams – Members, Channels and more
Meeting Minutes in Teams – attendance and transcript
Mention persons, channels and teams in Teams
Mirror webcam image and make it larger
Moderate channels in Teams
Out of office – Status in Teams
Plan and start online meetings with Teams
Prepare and follow up meetings with Teams
Presentation-Tips for Teams – Presenter mode and Spotlight
Protect meetings from uninvited guests – activate the lobby
Search feature and filter in Teams
Security risk meeting chat – who reads along
Send files in a chat – the file is only shared
Send urgent and important messages in Teams
Sending Voice Messages and Location via Teams
Set notifications in Teams – do not disturb and mute
Share a video with sound in a Teams meeting
Share channels with non-team members – Shared Channels
Share screen via PC and smartphone
Teams mobile app
Temporarily unmute mic during Teams meeting – Shortcut
The new Teams channel experience – everything upside down
The owner and Community Manager of a team in Microsoft Teams
Top 5 Teams hacks for personal productivity
Use announcements for attention in Teams
Use compact view Teams chat
Work together on files in Teams
Share files from OneDrive via Teams Chat
Start Teams chat in Outlook
Project planning with Teams and Planner
Use approval requests in Teams – Approvals App
Private channels in Teams

Block time for tasks in calendar – Drag To Dos to the calendar
To do lists for me and my team – task management

Professioneller Chat in Viva Engage mit Hashtags und Mails
Start in Viva Engage – Überblick
Viva Engage Communities anlegen – Intern Extern Öffentlich oder Privat
Viva Engage Mobile App – Überblick
Wichtiges Thema – Unterhaltung oben anpinnen
Wie gut wird Viva Engage genutzt – Verwendungsberichte
What is Viva Engage

Alles aktuell halten – Check ins
Objectives und Key Results anlegen in Viva Goals
OKRs nachverfolgen
Projekte in Viva Goals anlegen
Überblick behalten über Ihre OKRs
Viva Goals richtig einstellen – Administration
Viva Goals und OKRs in Teams
Wie Sie OKRs schließen und verschieben

What is Viva Insights

Whiteboard am Tablet und Smartphone nutzen
What is Whiteboard

Protect your eyes with night light – block blue light

Create a PDF with clickable table of contents in Word
Edit SharePoint metadata in Word

Möchten Sie von unserem Microsoft 365 New Work Enablement und Lerninhalten profitieren? Kontaktieren Sie uns, um die Lernbegeisterung in Ihrem Team zu wecken und den Frust im Unternehmen einzustellen!

Denken Sie Ihre Mitarbeitenden könnten effizienter Arbeiten, wenn sie die für sie wichtigsten und nützlichsten Funktionen und Apps von Microsoft 365 kennen würden? Könnte durch eine proaktive Kommunikation möglicherweise Unsicherheit und Frustration im Zusammenhang mit neuen Entwicklungen und Veränderungen vermieden werden?

Seit Jahren widmen wir uns des New Work Enablements für Ihre Mitarbeitenden und der Steigerung der Arbeitseffizienz. Unser vorrangiges Ziel besteht darin, eine Lernumgebung zu schaffen, die Ihr Team mit individuellen Microsoft 365-Inhalten dazu befähigt, auf höchstem Niveau zu arbeiten. Unsere maßgeschneiderten Lösungen konzentrieren sich dabei auf Evergreen-Begleitung, individuelle Lernunterstützung, erfolgreiche Implementierung sowie Change Management im Kontext von Microsoft 365 und dem Digital Workplace.

Die 8 Herausforderungen von Microsoft 365 eLearnings: Wie Sie Ihre Mitarbeitenden mit Microsoft 365 wirklich produktiver machen

von Thomas Maier | 19. Dezember 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Warum gelten eLearnings oft als perfekte Lösung fürs Homeoffice? Weil sie scheinbar so flexibel sind, dass man nebenbei E-Mails checken, die Waschmaschine anstellen und so tun kann, als würde man konzentriert lernen. Klingt witzig, oder? Doch genau hier liegt das Problem: Viele klassische eLearnings liefern im Alltag keinen echten Mehrwert.

Warum das so ist und wie Sie Ihren Teams stattdessen eine spürbare Unterstützung bieten können, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag zeigen.

Unser Gründer der 365 Akademie, Thomas Maier, ist seit über zehn Jahren Microsoft-zertifizierter Trainer. Er hat in dieser Zeit viele Schulungen konzipiert, durchgeführt und selbst an unzähligen teilgenommen. Dabei hat er immer wieder erlebt, dass die klassischen Ansätze bei Microsoft 365 leider nicht funktionieren – weil sie weder flexibel noch praxisnah genug sind.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeitenden Microsoft 365 optimal nutzen, ohne dabei wertvolle Zeit zu verschwenden, sind Sie hier genau richtig. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was bei traditionellen eLearnings schiefläuft und wie Sie es besser machen können.

Warum herkömmliches eLearning oft nicht funktioniert

Stellen Sie sich vor, Ihre Mitarbeitenden erhalten jederzeit genau die Unterstützung, die sie benötigen – schnell, unkompliziert und direkt in ihrer Arbeitsumgebung. Leider sieht die Realität oft anders aus: Klassische eLearnings zu Microsoft 365 bringen selten echten Mehrwert, weil sie auf die falschen Fragen setzen. Statt sich auf die Herausforderungen Ihrer Mitarbeitenden zu konzentrieren, erklären sie nur, was Microsoft 365 kann – aber nicht, wie es konkret hilft. Warum ist das so? Die meisten eLearnings basieren auf veralteten Ansätzen, die Ihre AnwenderInnen frustrieren und diese somit wertvolle Zeit verschwenden. Hier sind die 8 typischen Probleme klassischer eLearnings – und wie wir sie lösen, damit Sie echte Ergebnisse erzielen.

Warum klassische eLearnings bei Microsoft 365 oft scheitern

Auf den ersten Blick scheinen eLearnings ideal: Sie sind flexibel, modern und ortsunabhängig. Doch gerade bei einem komplexen und sich ständig verändernden System wie Microsoft 365 stoßen sie schnell an ihre Grenzen.

Microsoft 365 entwickelt sich laufend weiter, ist extrem vielseitig und wird von jedem Nutzenden anders gebraucht. Allgemeingültige, starre Kursinhalte reichen da nicht aus – sie sind oft zu oberflächlich, nicht individuell genug und schnell veraltet.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen die 8 häufigsten Fehler klassischer eLearnings aufzeigen und erklären, wie unsere modernen Methoden diese umgehen. Ziel ist es, dass Ihre Mitarbeitenden nicht nur lernen, sondern das Gelernte auch direkt anwenden können – in ihrer Arbeitsumgebung, individuell zugeschnitten und ohne Zeitverschwendung.

1. Fehlender Bezug zum Use Case

Das größte Problem vieler eLearnings ist deren Ausrichtung. Sie erklären die Software – oft als verfilmtes Handbuch – statt konkreter Lösungen für spezifische Aufgaben oder Use Cases zu bieten. Doch genau das ist es, was Ihre Mitarbeitenden brauchen: Anleitungen, die direkt auf ihre Probleme und Ziele eingehen.

Wer sich mit einer Herausforderung auseinandersetzt, sollte nicht mühsam Informationen aus verschiedenen Kursen zusammensuchen müssen. Es ist Aufgabe des Trainers, diese Transformationsleistung zu erbringen.

Unser Ansatz: Wir starten mit den Use Cases Ihrer Mitarbeitenden. Unsere Inhalte sind praxisorientiert und sprechen die Themen an, die für sie wirklich relevant sind. Mit einer großen Bibliothek häufig benötigter Use Cases holen wir Ihre NutzerInnen genau dort ab, wo sie stehen – unabhängig von ihrem Wissensstand.

2. Das eLearning ist in Kapitel und Kurse eingeteilt

Viele eLearning-Inhalte scheitern, weil sie sich zu sehr auf theoretisches Wissen und umfassende Funktionsübersichten von Microsoft 365 konzentrieren. Statt Ihren Mitarbeitenden konkrete Lösungen für ihre täglichen Aufgaben zu bieten, bleiben die Inhalte oft abstrakt und wenig praxisnah. Die klassische Einteilung in Kapitel und Kurse mag für Universitäten geeignet sein, nicht aber für den modernen Arbeitsalltag. Ihre Mitarbeitenden benötigen keine umfassende Schulung, sondern schnelle und gezielte Lösungen. Deshalb sind unsere Lerneinheiten in sich abgeschlossen und maximal 15 Minuten lang – perfekt für den spontanen Einsatz im Tagesgeschäft, ohne lange Planungen oder Terminabsprachen.

3. Unkenntnis über Tools und Apps

Standard-eLearnings erklären die Software, wie sie von Microsoft gedacht ist – nicht, wie sie in Ihrem Unternehmen genutzt wird. Wenn Apps deaktiviert oder Funktionen angepasst wurden, führt das bei den Nutzenden oft zu Frust: Sie versuchen, das Gelernte anzuwenden, nur um festzustellen, dass es in ihrer Umgebung gar nicht funktioniert.

Unser Content wird individuell an Ihre Unternehmensumgebung angepasst. Ihre Mitarbeitenden lernen genau das, was sie in ihrer täglichen Arbeit benötigen – keine theoretischen Szenarien, sondern praxisrelevante Inhalte.

4. Fehlender Bezug zur Unternehmensumgebung

Viele eLearnings werden in separaten Plattformen oder LMS-Systemen bereitgestellt, die schwer zugänglich und umständlich zu navigieren sind. Doch Wissen sollte immer dorthin gelangen, wo es gebraucht wird – und nicht umgekehrt.

Unser Content wird direkt in Ihrer Microsoft 365-Umgebung bereitgestellt. Über die Microsoft-Suche ist er leicht auffindbar, egal ob in Teams, SharePoint oder Outlook. Die Integration sorgt nicht nur für einfache Zugänglichkeit, sondern zeigt gleichzeitig, wie die Tools in der Praxis genutzt werden können.

5. Schwierige Zugänglichkeit und Auffindbarkeit von Inhalten

Wissen ist wertlos, wenn man es nicht findet. Wenn Mitarbeitende externe Websites besuchen müssen, um Lernmaterialien abzurufen, führt dies oft zu Frustration und mangelnder Nutzung der Angebote. Umständliche Zugriffswege mindern nicht nur die Motivation, sondern auch den tatsächlichen Nutzen der Weiterbildung.

Die Lösung: Integrieren Sie die Lerninhalte direkt in Microsoft 365. So können Ihre Mitarbeitenden über die Microsoft-Suche oder Tools wie Teams und SharePoint genau im Moment of Need auf die benötigten Informationen zugreifen – ohne zusätzliche Plattformwechsel. Diese nahtlose Einbindung macht die Inhalte nicht nur leichter zugänglich, sondern steigert auch die Nutzung und den Mehrwert Ihrer Trainingsangebote. Unser Content ist suchmaschinenoptimiert und transkribiert, sodass er über die Microsoft-Suche direkt auffindbar ist – egal ob per Desktop, Smartphone oder Tablet.

6. eLearning ohne Interaktivität

Klassisches eLearning kann für Ihre Mitarbeitenden oft nicht motivierend oder sogar langweilig wirken, da es an interaktiven Elementen mangelt. Ohne die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder den Lernstoff aktiv zu hinterfragen, bleibt der Lernerfolg oft auf der Strecke. Zudem führt das Fehlen von Diskussionen und Gruppenarbeit dazu, dass das Lernen isoliert erfolgt und der Austausch untereinander eingeschränkt bleibt.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, sollte eLearning gezielt interaktive Elemente einbeziehen. Funktionen wie die Möglichkeit, Inhalte zu kommentieren oder an Diskussionen teilzunehmen, sind hierbei super wichtig. Wir setzen in unserem Learning-as-a-Service auf Kommunikation: Unsere Inhalte werden über zielgerichtete Kampagnen beworben, die Ihre Nutzenden gezielt informieren.

7. Veraltete Inhalte

Veraltete eLearning-Inhalte nicht nur nutzlos, sondern auch frustrierend. Wenn Schulungsmaterialien nicht regelmäßig aktualisiert werden, bleiben Ihre Mitarbeitenden im Dunkeln über neue Funktionen und Tools. Das führt zu ineffizienter Nutzung und sinkendem Engagement.

Unsere Inhalte werden monatlich aktualisiert, um Neuerungen in Microsoft 365 sofort abzubilden – ohne zusätzlichen Aufwand für Sie. Jede neue Funktion wird zeitnah integriert, damit Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand sind. Ein Beispiel: Sobald Microsoft Teams eine neue Funktion erhält, wird diese in unseren eLearnings berücksichtigt. So sichern Sie nicht nur die Relevanz Ihrer Schulungsangebote, sondern ermöglichen es Ihren Teams, effizient und produktiv zu arbeiten – stets mit dem Wissen, das sie wirklich brauchen.

8. Fehlende soziale Lernmöglichkeiten

Traditionelles eLearning kann oft isoliert wirken und fördert keinen aktiven Austausch zwischen Ihren Mitarbeitenden. Diese isolierte Lernumgebung führt dazu, dass es kaum Möglichkeiten gibt, Wissen zu teilen oder von anderen zu lernen. Zudem kann die Motivation sinken, da der Lernprozess häufig als abstrakt und nicht als greifbar wahrgenommen wird.

Um diesem Problem entgegenzuwirken, sollte Social Learning ein fester Bestandteil Ihres eLearning-Prozesses sein. Ihre Mitarbeitenden sollten die Möglichkeit haben, Inhalte zu kommentieren, zu teilen und mit ihren Kolleginnen und Kollegen zu interagieren, um voneinander zu profitieren. Microsoft 365 bietet hierfür die perfekte Plattform: Tools wie Teams und Viva Engage ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, Inhalte aktiv zu diskutieren und ihr Wissen auszutauschen.

Ein Beispiel hierfür könnte die Gründung einer Champions Community in Teams sein, wo Ihre Mitarbeitenden Fragen stellen, Ideen austauschen und gemeinsam an Lösungen arbeiten können. Dies fördert nicht nur den sozialen Austausch, sondern steigert auch die Motivation und das Engagement im Lernprozess erheblich.

Wie modernes eLearning Ihre Mitarbeitenden wirklich unterstützt

Wenn Sie sehen möchten, wie ein eLearning wirklich zur Unterstützung Ihrer Mitarbeitenden beitragen kann, dann schauen Sie sich an, wie wir das bei unseren Kunden umgesetzt haben. Die 8 größten eLearning-Probleme, die wir besprochen haben, sind genau der Grund, warum Thomas Maier die 365 Akademie gegründet hat– weil bestehende Angebote zwar die Anforderungen der HR-Abteilungen erfüllen, aber nicht die Bedürfnisse Ihrer AnwenderInnen.

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▪️Praxisnahe Lösungsansätze für besseres Lernen.

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Dann kommen Sie hier zur Checkliste:

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Austausch und News für Modern Work Manager

von Thomas Maier | 9. Dezember 2024 | 📃 Alle Beiträge, 🎓 365 Akademie, 💻 Modern Work Manager

Willkommen im Modern Work-Team für Manager, Digitalisierungsverantwortliche, Transformation- und Change-Manager!

Bereits seit mehreren Jahren läuft unser Projekt, ein Team in Microsoft Teams als Austausch für „Modern Work Manager“ von größeren Unternehmen einzurichten. Mittlerweile haben wir die Mitgliederzahl von 300 überschritten!

Was passiert im Modern Work-Team?

✔ Austauschplattform

✔ Monatlicher Talk: Die wichtigsten Infos rund um Microsoft 365

✔ Zugriff auf Cheatsheets und Adoption Material rund um Microsoft 365

✔ Checklisten rund um den modernen Arbeitsplatz

✔ Webinar-Aufzeichnungen

✔ Folien der Champions News Sendung als PPT zur internen Weiterverwendung

✔ Geschützt vor Werbung und Headhunter: Nur Manager aus Endkunden-Unternehmen

Einladung: Möchten Sie auch dabei sein?

Sind Sie selbst für das Thema „Microsoft 365“, „Modernes arbeiten“ oder „Digitalisierung“ und „Change Management“ verantwortlich und arbeiten bei einem mittleren oder großen Unternehmen? Kommen Sie gerne ins Team! Gehören Sie nicht zu dieser Zielgruppe? Haben Sie bitte Verständnis dafür, dass wir Sie in dieses Team nicht aufnehmen können.

Ansprechpartner

Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie gerne Dominik Ammann oder mich! Wir freuen uns darauf!

Microsoft Teams-Update: Die neue Chat- und Kanalerfahrung – Was bedeutet das für Modern Work ManagerInnen?

von Thomas Maier | 3. Dezember 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager, 📅 Webinare

In unserem Webinar zum neuen Microsoft Teams-Update haben wir die Teilnehmenden dazu eingeladen, über Ihre Erfahrungen und Herausforderungen mit dem neuen Teams-Update zu sprechen. Das Update zielt darauf ab, Chats und Kanäle zu vereinen, um eine optimierte Benutzeroberfläche sowie effizientere Kommunikationswege in MS Teams zu schaffen. Dabei wurde jedoch deutlich, dass solche Veränderungen Fragen aufwerfen und eine gewisse Eingewöhnung erfordern können. Besonders für Sie als Modern Work ManagerIn stellen sich neue Herausforderungen, die es zu meistern gilt. In diesem Artikel möchten wir Ihnen praxisnahe Best Practices aus unserer Erfahrung als M365-Learning-Experten an die Hand geben, um Sie bei der erfolgreichen Umsetzung dieser Neuerungen zu unterstützen.

Vorallem im Modern Workplace spielen digitale Tools wie Microsoft Teams eine zentrale Rolle. Das neueste Update bringt zwar einige Verbesserungen mit sich, aber auch neue Herausforderungen, die die Nutzung von M365 im Unternehmen erschweren können. Als Modern Work ManagerIn wissen Sie, wie wichtig es ist, diese Hürden frühzeitig zu erkennen und zu überwinden, um eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Durch ein- und ausklappbare, personalisierbare Abschnitte können Sie und Ihre AnwenderInnen schnell auf Ihre bevorzugten Chats und Kanäle zugreifen. Zudem lässt sich die Struktur gezielt an die Bedürfnisse Ihrer Teams, Projekte oder Kunden anpassen. So behalten Sie und Ihre Mitarbeitenden den Überblick und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

Warum das neue Microsoft Teams-Update Herausforderungen mit sich bringt

Unsere im Webinar durchgeführte Umfrage hat gezeigt, dass 75 % der Teilnehmenden angaben, dass ihre Mitarbeitenden Klärungsbedarf zu den Unterschieden und Use Cases von Chats und Kanälen haben. Lediglich 6 % der Befragten sind überzeugt, dass Ihre Mitarbeitenden diese Unterschiede vollständig verstehen, während 18 % angeben, dass das Verständnis fehlt. Diese Unsicherheiten können die Effizienz und Zusammenarbeit in Ihrem Team erheblich beeinträchtigen.

Umfrage Posting Haben deine Mitarbeitenden bereits die Unterschiede und Use Cass für den Chat und die Kanäle verstanden?

Umfrage Posting Wie bewertest du den Umgang mit dem Teams-Update?

Zusätzlich bewerten 70 % der Teilnehmenden den Umgang ihrer Mitarbeitenden mit dem neuen Teams-Update als „schlecht„. Nur 30 % stufen die Performance als „gut“ ein, während kein Teilnehmender das Update als „sehr gut“ oder „sehr schlecht“ beurteilt. Die Trennung von Chats und Kanälen scheint zunehmend zu verschwimmen, was die Nutzererfahrung erschwert. Es ist entscheidend, gezielte Schulungen und Unterstützung anzubieten, um Ihre Mitarbeitenden in der Nutzung von Microsoft Teams zu befähigen und so den vollen Nutzen aus den neuen Funktionen zu ziehen.

6 häufige Stolpersteine und wie Sie sie überwinden, um Ihre Teamkommunikation zu optimieren

Der Unterschied zwischen Chats und Teams

Chats in Microsoft Teams sind ideal für kurzfristige, informelle Gespräche in kleinen Gruppen, während Kanäle für langfristige Projekte und größere Teams konzipiert sind und eine strukturierte Umgebung bieten, um Informationen und Diskussionen zu spezifischen Themen zu zentralisieren.

Durch kontinuierliche Updates können die Grenzen zwischen Chats und Kanälen verschwimmen. Um die Effizienz Ihrer Kommunikation zu maximieren, ist es wichtig, diese Unterschiede klar zu verstehen und gezielt zu nutzen. So gewährleisten Sie eine optimale Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams und vermeiden Zeitverluste durch unklare Strukturen.

Gruppenchats sind zwar beliebt, fehlen jedoch oft an der Struktur, die Kanäle bieten. Während Kanäle klare Gliederungen und thematische Fokussierungen ermöglichen, werden Gruppenchats schnell unübersichtlich, was zu verloren gegangenen Informationen und übersehenen Beiträgen führt.

Eine strukturierte Kommunikation ist entscheidend, um die Effizienz und Produktivität Ihres Teams zu steigern. Durch die Nutzung von Kanälen können Sie spezifische Themen klar abgrenzen und relevante Inhalte bereitstellen. So fördern Sie Transparenz und erleichtern den Zugang zu Informationen.

Indem Sie Gruppenchats auf ihre Kernaufgaben fokussieren und Kanäle für projektbezogene Kommunikation nutzen, schaffen Sie eine organisierte Arbeitsumgebung, die Ihrem Team hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und Zeit effizient zu nutzen.

In Gruppenchats kann es schnell zu Informationsverlust kommen, besonders bei langen Chatverläufen oder wenn Mitglieder den Chat verlassen. Wichtige Nachrichten und Dateien sind dann oft nicht mehr auffindbar. Im Gegensatz dazu bieten Teams-Kanäle eine strukturierte Ablage, in der Dateien und Nachrichten dauerhaft gespeichert bleiben, was die Nachverfolgbarkeit verbessert.

Ein weiteres Problem in Gruppenchats ist die Freigabe von Dateien über OneDrive. Verlässt ein Mitglied den Chat, gehen oft auch die Zugriffsrechte auf freigegebene Dokumente verloren, was zu Informationsverlust führt. Mit Teams-Kanälen bleibt alles zentral verfügbar, sodass Ihr Team jederzeit auf benötigte Ressourcen zugreifen kann. So fördern Sie effiziente Zusammenarbeit und reduzieren das Risiko von Informationsverlust erheblich.

Gruppenchats sind gerade für die Teamkommunikation wertvoll und werden oft genutzt – können jedoch schnell überladen werden, besonders bei zahlreichen Nachrichten. Diese Informationsflut führt oft zu Verwirrung und Überforderung, da wichtige Informationen untergehen. Um dem entgegenzuwirken, sollten klare Kommunikationsrichtlinien etabliert werden, etwa durch die Nutzung von Themenkanälen oder festgelegte Zeitfenster für Ankündigungen.

Durch die Reduzierung der Nachrichtenfrequenz und gezielte Strukturierung können Ihre Mitarbeitenden effektiver arbeiten und sich besser konzentrieren. Eine bewusste Handhabung von Gruppenchats steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden.

Mitarbeitende verwenden oft Gruppenchats für schnellen Informationsaustausch, was jedoch die strukturierte Nutzung von Microsoft Teams beeinträchtigen kann. Während Gruppenchats sofortige Antworten ermöglichen, gehen wichtige Informationen leicht in der Nachrichtenflut verloren.

Außerdem wird die Dokumentenablage unübersichtlich, wenn relevante Dateien nicht zentral gespeichert werden. Um Effizienz und Transparenz zu gewährleisten, sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Kommunikationskanälen etabliert werden. Eine bewusste Auswahl des Kanals entsprechend der Dringlichkeit fördert eine strukturierte Zusammenarbeit und verbessert langfristig die Prozesse in Ihrem Unternehmen.

In Gruppenchats innerhalb von Microsoft 365 ist es oft unklar, wer Zugriff auf bestimmte Inhalte hat, was das Risiko birgt, dass vertrauliche Daten ungewollt geteilt werden. Im Gegensatz dazu bietet Microsoft Teams in seinen Kanälen eine klare Berechtigungsstruktur, mit der Sie gezielt festlegen können, welche Mitglieder Zugriff auf bestimmte Inhalte haben und welche Rollen sie übernehmen.

Diese Transparenz fördert die Zusammenarbeit und erhöht das Sicherheitsniveau Ihrer Daten. Durch die Zuweisung von Rechten stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können, was den Datenschutz verbessert und das Sicherheitsgefühl Ihrer Mitarbeitenden stärkt. Nutzen Sie Teams, um eine sichere und transparente Arbeitsumgebung zu schaffen.

Herausforderungen und Best Practices zur Nutzung des neuen Microsoft Teams-Updates



Verwirrung zwischen Chats und Kanälen:

Klare Kommunikation über die spezifischen Use Cases beider Funktionen.



Strukturierung von Gruppenchats:

Best Practices zur Reduzierung der Informationsüberflutung; z.B. Einschränkung der Chat-Teilnehmerzahl und gezielte Verwendung von Themenkanälen.



Informationsmanagement:

Strategien zum Speichern und Organisieren von Dateien innerhalb der Kanäle, um dem Verlust von Informationen vorzubeugen.



Kommunikationsrichtlinien:

Entwicklung und Implementierung von klaren Richtlinien zur Nutzung von Chats und Kanälen, um die Effizienz zu steigern.



Berechtigungsmanagement:

Schulungen zur Einsichtnahme in die Berechtigungsstruktur der Kanäle; Sicherstellung, dass nur autorisierte Nutzer auf vertrauliche Informationen zugreifen können.



Schulung und Unterstützung:

Etablierung eines kontinuierlichen Schulungsprogramms, um Ihren Mitarbeitenden stets aktuelle Informationen und Ressourcen zur Verfügung zu stellen.

Gegenüberstellung getrennte und kombinierte Chats

Das Teams-Update in der Live-Demo: Personalisierte Übersicht und Kommunikation

In DominiksLive-Demo wurde das Update in der Praxis vorgestellt.. Besonders hervorzuheben sind die personalisierbaren Abschnitte, die es M365-Anwendern ermöglichen, ihre Chats und Kanäle nach Projekten oder Prioritäten zu gruppieren. Dies führt zu einer vereinfachten Navigation und einer besseren Übersicht. Zudem können häufig genutzte Chats und Kanäle im Favoritenbereich angeheftet werden, was den Zugriff auf wichtige Informationen erheblich beschleunigt. Die neuen Filterfunktionen erleichtern das Auffinden von ungelesenen Nachrichten sowie wichtigen Chats und Kanälen. Darüber hinaus können Sie wichtige Unterhaltungen anheften, um die Nachvollziehbarkeit von Diskussionen zu optimieren. Diese Updates helfen Ihnen als Modern Work ManagerIn, wertvolle Zeit zu sparen und Ihre Teamkommunikation effizienter zu gestalten.

Für weitere Informationen zu unseren Lerninhalten und Demovideos, die Ihnen helfen, die neuen Funktionen von Microsoft Teams besser zu verstehen, können Sie hier klicken.

So gehen wir das Thema gemeinsam mit unseren Kunden an: Der Kommunikationsfahrplan als Beispiel

Unser Kommunikationsfahrplan ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Strategie, um das neue Teams-Update erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu integrieren. Unser Ansatz beginnt mit der ersten Information und Sensibilisierung, indem wir Ihnen einen Newsletter oder eine Live-Session anbieten, um Ihre Mitarbeitenden über die Neuerungen und deren Vorteile zu informieren.

Darauf folgt die Einführung von Best Practices, unterstützt durch Videos und Cheatsheets, die als schnelle Referenz für häufige Fragen dienen. Anschließend bieten wir gezielte M365-Lerninhalte an, die Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, die neuen Funktionen zu verstehen und anzuwenden.

Regelmäßige Kommunikation und Updates sind für uns als M365-Learningexperten in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden sehr wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert bleiben und Unterstützung erhalten. Das Einholen von Feedback ist ein integraler Bestandteil unseres Fahrplans, um Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

Zusammengefasst umfasst unser Kommunikationsfahrplan eine strukturierte Einführung, die auf Bewusstsein und Verständnis abzielt, um die Nutzung des neuen Teams-Updates nachhaltig zu fördern.

Welche Ansicht bevorzugen Sie?

Die Frage nach der bevorzugten Ansicht von Kanälen und Chats ist für viele Benutzer von großer Bedeutung. Aktuelle Umfragen zeigen, dass 48 % der Webinarteilnehmer die kombinierte Ansicht favorisieren, während 52 % die getrennte Sichtweise bevorzugen. Diese unterschiedlichen Präferenzen spiegeln Ihre individuellen Arbeitsstile und Kommunikationsbedürfnisse wider. Eine kombinierte Ansicht ermöglicht eine effizientere Nutzung des Bildschirms und fördert die schnelle Interaktion, während die getrennte Ansicht mehr Übersichtlichkeit und Fokussierung auf einzelne Elemente bietet.

Umfrage Posting Welche Ansicht findest du besser

Aufzeichnung und Zugang zur Präsentationsfolie

Was denken Sie über diese Ergebnisse? Welche Ansicht finden Sie besser? Ihre Meinung ist uns wichtig. Wir laden Sie herzlich ein, in unsere Modern Work 365 – Manager Community zu kommen. Hier haben Sie nicht nur Zugang zu einer Vielzahl von Webinar-Aufzeichnungen und Präsentationen, sondern auch exklusiven Adoption-Materialien und Learning-Unterlagen von Microsoft 365. Zusätzlich können Sie auf alle Videos und Lerninhalte der 365 Akademie zugreifen.

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Learningmaterial zu Word, Excel, PowerPoint? Warum das nicht ausreicht!

von Thomas Maier | 28. November 2024 | 🎓 365 Akademie, 📃 Alle Beiträge, 🏆 Modern Work Champions, 💻 Modern Work Manager

Wir haben bereits Lernmaterial zu Word, Excel und PowerPoint!

Es gibt viele Gründe, warum es nicht ausreicht, nur die Basics zu verwenden oder warum es sogar die Produktivität steigert, wenn ein Unternehmen die volle Bandbreite an Microsoft 365 Apps nutzt. Die vollständige Nutzung der Microsoft 365 Suite kann einen deutlichen Unterschied machen – aber nur, wenn Ihre Teams die umfassenden Möglichkeiten kennen und anwenden können.

Ungenutzte Potenziale in Microsoft 365

Viele Unternehmen überlegen, ob die bestehenden Schulungen zu Word, Excel und PowerPoint nicht ausreichend sind. Doch die Realität sieht oft anders aus. Viele ihrer Mitarbeitenden nutzen nur einen kleinen Teil der verfügbaren Funktionen in Microsoft 365. Wenn Ihre Teams nur „Hammer und Schraubenzieher“ – sprich: Word, Excel und PowerPoint – kennen und anwenden, gehen ihnen viele Möglichkeiten verloren. Die Herausforderung besteht darin, das Bewusstsein für die verschiedenen Microsoft 365-Anwendungen und deren Nutzen zu schaffen und Ihre Mitarbeitenden darauf vorzubereiten, diese in ihrem Arbeitsalltag gewinnbringend einzusetzen.

Grafik: Das was jeder kennt Microsoft Apps

Typische Herausforderungen bei der optimalen Nutzung von Microsoft 365

Microsoft 365 bietet viele Funktionen und Tools, die über die Standard-Programme hinausgehen, aber die Einführung ist mit einigen Hürden verbunden.

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Begrenzte Nutzung von Microsoft 365:

Die Teams verwenden häufig nur grundlegende Funktionen, während viele nützliche Tools ungenutzt bleiben.

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Unzureichende Schulungsinhalte:

Lernmaterialien beschränken sich oft auf Word, Excel und PowerPoint, was nicht genügt, um alle Potenziale von Microsoft 365 auszuschöpfen.

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Mangelndes Bewusstsein:

Ihre Nutzenden wissen oft nicht, welche zusätzlichen Anwendungen und Funktionen Microsoft 365 bietet, die ihre Produktivität steigern könnten.

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Fehlender Anwendungsbezug im Alltag:

Theoretisches Wissen allein genügt nicht; es muss in den Arbeitsalltag integriert werden.

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Standardisierte Schulungen ohne Anpassung an spezifische Anforderungen:

Generische Lerninhalte helfen wenig, wenn sie nicht auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer User abgestimmt sind.

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Kontinuierliche Weiterentwicklung:

Microsoft 365 wird ständig aktualisiert. Die Schulungsinhalte müssen daher regelmäßig erneuert werden, um relevant zu bleiben.

Diese Herausforderungen müssen gemeistert werden, damit Ihre Mitarbeitenden das volle Potenzial von M365 ausschöpfen und zu einem nachhaltig erfolgreichen Team beitragen können.

Maßgeschneiderte Lernangebote für Ihr Unternehmen

Ihr Unternehmen profitiert enorm, wenn die Teams die gesamte Microsoft 365-Palette beherrschen. Die gezielte Schulung zu Anwendungen wie SharePoint, Microsoft Teams und OneNote ermutigt Mitarbeitende, die vielseitigen Funktionen in ihre Arbeit zu integrieren. Dies führt nicht nur zu einer Steigerung der Produktivität, sondern fördert auch eine kollaborative und effiziente Arbeitsweise.

Wenn Ihre Mitarbeitenden über die Grundlagen hinaus geschult werden, sind sie in der Lage, neue Lösungen zu entwickeln und innovative Ansätze für ihre Aufgaben zu finden. Dies fördert ihre Selbstständigkeit und schafft ein positives, motiviertes Arbeitsklima.

Die Vorteile einer umfassenden Nutzung von Microsoft 365 im Überblick

Produktivitätssteigerung:

Mit dem Wissen um die zahlreichen Funktionen und Anwendungen in Microsoft 365 arbeiten Ihre Teams effizienter und schneller.

Förderung der Zusammenarbeit:

Tools, wie SharePoint und Microsoft Teams, ermöglichen eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Team, wodurch Projekte schneller und reibungsloser ablaufen können.

Entwicklung neuer Lösungen:

Schulungen über die Grundlagen hinaus regen Ihre Mitarbeitenden dazu an, Herausforderungen kreativ zu meistern und neue Ansätze zu entwickeln.

Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit:

Wenn Ihre User die Tools sicher beherrschen, steigt ihre Zufriedenheit und Motivation im Job – ein wichtiger Faktor für eine langfristige Mitarbeiterbindung.

Symbol kontinuierliche Weiterentwicklung

Kontinuierliche Weiterbildung:

Regelmäßige Updates zu neuen Funktionen und Best Practices sorgen dafür, dass Ihre Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand bleiben und ihre Fähigkeiten fortlaufend erweitern können.

Anpassungsfähigkeit:

Ihre Mitarbeitenden können sich leichter an sich ändernde Anforderungen und Technologien anpassen, was die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärkt.

Effiziente Wissensnutzung:

Durch die Integration von Wissen und Fähigkeiten innerhalb der Microsoft 365-Umgebung nutzen Ihre Mitarbeitenden die vorhandenen Ressourcen optimal.

Durch diese Vorteile entwickeln sich nicht nur Ihre Teams weiter, sondern Sie stärken auch die gesamte Organisation nachhaltig. Schauen Sie sich in unserer Demoumgebung an, wie Ihre Inhalte ganz unkompliziert eingebettet werden können. So werden Neuerungen integriert, ohne dass Sie sich und Ihre Mitarbeitenden umfassend informieren müssen.